Задача локализации западных ERP-систем технически очень непроста. Основной проблемой является не “русификация интерфейса пользователя”, а адаптация системы, спроектированной и воплощенной западными специалистами, к требованиям российского законодательства. Отсутствие однозначного соответствия между бухгалтерскими операциями в стандарте GAAP и по российскому законодательству порождает множество проблем. Потребность в ведении учета одновременно в обоих стандартах еще более усложняет задачу.
В данной статье описывается оригинальное решение, которое поможет использовать мощный потенциал системы iRenaissance, и вести документацию в соответствии с существующими требованиями российского законодательства, минимизируя трудозатраты. В настоящее время существует несколько таких решений, каждое имеет свои плюсы и минусы. Предлагаемая вашему вниманию разработка, способна основательно решить вопросы адаптации и локализации системы.
Основой решения является специальный компонент, который отслеживает документооборот в базовых модулях системы iRenaissance и вносит соответствующие изменения в БД. Агент может работать постоянно или по команде системного администратора. При постоянной работе обеспечивается синхронизация данных в течение секунды. Принцип работы агента следующий: в БД системы iRenaissance устанавливаются триггеры на соответствующих таблицах. Задача этих триггеров – занести информацию о документах системы iRenaissance в специальные, дополнительно созданные, таблицы. Из этих таблиц агент забирает информацию по документообороту, используя таблицу соответствия между видами транзакций системы iRenaissance и сценариями обработки модуля “Финансовый учет”. Базовым звеном этой схемы является механизм преобразования документа базовых модулей системы iRenaissance в документ модуля “Финансовый учет”. Для решения этой задачи для каждого вида транзакций базовых модулей системы iRenaissance создается соответствующий сценарий в модуле “Финансовый учет”. Каким образом должны быть написаны сценарии, какие бухгалтерские документы должны быть созданы – решается отдельно для каждого конкретного предприятия в соответствии с принятой на нем учетной политикой.
Конечно, существуют и однотипные сценарии, но в большинстве случаев реализация этой части обусловлена спецификой предприятия, построением плана счетов и системы аналитического учета. Важной особенностью такого подхода является возможность воссоздать перенесенные документы – таким образом можно изменить сценарий и перенести документы заново, что может оказаться полезным в условиях постоянно изменяющихся требований.
Финансовый учет
Модуль “Финансовый учет” предназначен для ведения российского бухгалтерского учета в разделах складского учета, учета основных средств, учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, анализа себестоимости и т. п., а также для составления различных форм бухгалтерской отчетности.
Подсистемы модуля “Финансовый учет”:
Финансовые документы
Подсистема предназначена для ввода, печати и хранения типовых финансовых документов, таких как платежные поручения, счета, счета-фактуры, доверенности и пр. При создании документов могут быть активизированы сценарии ввода и сформированы соответствующие проводки в общем реестре. Существует возможность автоматического формирования книги продаж по зарегистрированным счетам-фактурам и документам об оплате из общего реестра. Книга продаж также может быть сформирована вручную.
Финансовые операции
Подсистема предназначена для ввода и накопления информации о совершенных хозяйственных операциях и формирования внутренней и внешней отчетности. Подсистема является стержнем всей автоматизированной системы бухгалтерского учета. Здесь ведется общий реестр документов и составляется результирующая отчетность по всем участкам учета в суммовом выражении. Общий реестр представляет собой список документов, связанных с бухгалтерскими проводками. В нем отражаются все проводимые бухгалтерские операции. Для организации ввода документов используется система сценариев ввода. Эта система позволяет с помощью встроенного графического редактора создать произвольную форму ввода документов и с помощью внутреннего объектно-ориентированного языка задать поведение системы при создании нового документа, его редактировании или удалении. Во внутренний язык может быть встроено множество полезных функций, но главное - возможность расширения набора функций путем создания дополнительных модулей с помощью любых средств разработки, поддерживающих формирование стандартных динамических библиотек DLL, например, MS Visual C++, Delphi, C++Builder и т.д. Планируется также реализовать работу с внедренными COM-объектами. Информация накапливается по рабочим периодам. Всегда можно получить отчетность за любой период, вернуться на несколько месяцев назад и поднять необходимые документы. Учтена возможность ведения многовалютного учета и ведения учета в разрезе нескольких планов счетов. Для анализа накопленной информации подсистема снабжена мощной системой отчетов, которая позволяет получить большое количество форм отчетности в различных разрезах. Существует множество встроенных типовых форм отчетности, от карточки учета операций по счету до баланса предприятия. Для составления отчетов произвольной формы используются средства подсистемы “Финансовый анализ”.
Финансовый анализ
Данная подсистема является средством анализа накопленной в системе финансовой информации и позволяет пользователю создавать отчеты произвольной формы по финансово-экономической деятельности предприятия. Основой программы является расширенный вариант электронных таблиц (MS Excel), с помощью которого пользователь составляет макеты требуемых отчетов. Каждый макет содержит форму отчета и формулы расчета каждого показателя. В простейшем случае можно использовать стандартные средства формирования расчетных показателей. Для расчета более сложных показателей в систему интегрирован мощный внутренний язык. Возможность расширения языка с помощью внешних функций позволяет описать сложные варианты расчета, ориентированные на большие объемы данных и развитую аналитику. Стандартные средства формирования расчетных показателей ориентированы на бухгалтера и используют простой и понятный механизм выбора параметров - предлагается выбрать вид требуемого результата (сальдо, оборот), отчетный период, счет, статью аналитического учета и т.д. В момент задания этих характеристик сразу же показывается результат расчета, что существенно облегчает составление макета. Механизмы импорта/экспорта позволяют на основе заранее подготовленных данных составлять сводные отчеты для предприятий с холдинговой структурой, когда требуется собрать в одном отчете данные из нескольких организаций. Также предусмотрен механизм расчета условий для проверки согласованности отчетов, с помощью которого пользователь может задать ряд контрольных формул. В дальнейшем, на основе созданного макета, пользователь имеет возможность получить отчеты за заданный период как для всего предприятия в целом, так и для произвольного набора подразделений.
Учет основных средств и нематериальных активов
Подсистема предназначена для ведения аналитического учета основных средств (ОС) и нематериальных активов (НА) и обеспечивает возможность получения данных об их наличии и движении. Предусматривает выполнение следующих функций:
- ведение картотеки
- учет движения (поступление, выбытие и перемещение)
- учет амортизационных отчислений с занесением результирующих документов в общий реестр
- проведение переоценки
Управление персоналом
Модуль предназначен для автоматизации работ, связанных с учетом кадровой информации предприятия. Модуль состоит из следующих основных подсистем:
Штатное расписание
Подсистема предназначена для автоматизации функций работника планового отдела и служит для подготовки и ведения штатного расписания. Ее функциональность построена в соответствии с принципами работы плановой службы и позволяет редактировать штатное расписание в различных режимах, проводить автоматическую индексацию тарифов и ставок, получая соответствующие стандартные отчетные документы. Любое изменение в штатном расписании привязано к конкретному перечню изменений. После проведения всех необходимых корректировок сотрудник планового отдела регистрирует перечень, и с этого момента изменения становятся доступны в отделе кадров. В режиме автоматической индексации по каждому изменению в штатных единицах делаются cоответствующие записи в послужных списках работников. Отсутствует необходимость ручного внесения информации в личную карточку работника (Форма Т-2).
Также предусмотрены возможности настройки на конкретное предприятие - редактирование параметров штатной единицы, в частности, настройка типа, числа и характера надбавок, соответствующих конкретному предприятию, задание структуры отделов и подразделений и т.п.
Кадровый учет
Подсистема предназначена для выполнения следующих основных операций: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпуска и др. в автоматизированном режиме. Все операции по приему, перемещению и увольнению производятся в соответствии с используемым штатным расписанием. Пользователь выбирает подразделение и должность, а оклад, система оплаты труда, разряд, коэффициент, надбавки и другая информация автоматически проставляются в соответствии с информацией, введенной в подсистеме “Штатное расписание” в плановом отделе. При оформлении приказа на перевод, увольнение, назначение или отпуск система автоматически формирует печатные формы приказов, которые пользователь может просмотреть и распечатать. Введенные приказы автоматически попадают в журнал приказов, который позволяет пользователю редактировать, удалять, регистрировать, разрегистрировать и печатать имеющиеся в этом журнале приказы.
Паспорт предприятия
Эта подсистема предназначена для получения статистической отчетности по кадровому составу предприятия и работает во взаимодействии с Microsoft Office.
Расчет заработной платы
Модуль предназначен для автоматизации всех процессов, связанных с финансированием трудовых ресурсов предприятия и состоит из непосредственно подсистемы “Расчет зарплаты” и компоненты “Экспорт данных”, которая создает экспортные файлы для Пенсионного фонда(системы “Оазис” и др.) и для налоговой инспекции, используя информацию по расчету зарплаты и данные по работникам из системы учета персонала.
Расчет зарплаты
Подсистема предназначена для автоматизации расчета заработной платы на предприятии и формирования соответствующих форм отчетности. Мощная система ввода и расчета начислений (удержаний) представляет собой сбалансированное решение по скорости и универсальности. Гибкие настройки позволяют реализовать множество вариантов расчета для различных систем оплаты труда. Встроенный язык сценариев дает возможность создавать различные расчетные таблицы с определяемой пользователем логикой работы. Для удобства работы в системе предусмотрены различные вспомогательные средства, такие как подстановка данных по умолчанию и шаблоны групповых начислений (удержаний). Персональные данные по штатным работникам берутся из модуля “Учет персонала”. После расчета заработной платы результирующие проводки передаются в общий реестр документов.
Экспорт данных
Компонента предназначена для передачи в отделения Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР) и налоговые инспекции информации о работниках, необходимой для ведения индивидуального (персонифицированного) учета. Вся информация собирается из справочников подсистем “Управление персоналом” и “Учет труда и заработной платы”. При необходимости возможна проверка, коррекция, либо полный ввод вышеперечисленных данных в самом приложении. АРМ производит проверку информации на соответствие требованиям налоговой инспекции (согласованность индексов, населенных пунктов и улиц) и осуществляет экспорт в программы, поставляемые Пенсионным фондом (“Оазис” и др.), а также позволяет составлять всю необходимую отчетность в электронном и печатном виде.