Сравнительный анализ систем корпоративного документооборота

© Максим Сычевский,
системный аналитик Interface Ltd.

В настоящее время в учреждениях и организациях возникает насущная потребность в применении современных автоматизированных систем документооборота, основанных на корпоративных технологиях. Руководителей и топ-менеджеров интересуют принципиально новые возможности получения оперативной информации. Что предлагается сегодня на российском рынке? Чем отличаются представленные системы? Эти вопросы и были поставлены во главу угла при подготовке статьи.

Все присутствующие на Российском рынке системы управления документами можно разделить на несколько классификационных групп, каждая из которых ориентирована на решение специфических задач и занимает свою "нишу" в рамках организации документооборота и делопроизводства. Их отличия обусловлены в способах реализации задач делопроизводства, что объясняется особенностями используемых концепций и моделей процессов, положенных в основу разработок.

Рассмотрим перечень категорий, по которым программные системы можно позиционировать на рынке:

Системы WorkFlow

Данный класс представлен системами управления потоками работ, так называемыми системами WorkFlow. В этих системах четко прописаны бизнес-процессы организации, ее функциональные бизнес-правила, способы и сроки передачи документов и предоставления отчетности. Такие системы, в основном, ориентированы на предприятия и организации, в которых уже устоялись бизнес-правила, четко прописаны функциональные обязанности сотрудников, а документооборот, обладая простой структурой, носит массовый характер. Системы WorkFlow идеально подходят для внедрения в организациях с процессно-ориентированным управлением, деятельность которых основана на выполнении повторяющихся процессов коллективной обработки данных с соблюдением определённой технологии. К такому типу организаций относятся дистрибьюторские компании, снабженческо-сбытовые организации, банки, финансовые и юридические организации. Российский рынок систем класса WorkFlow представлен следующими системами:

Системы делопроизводства

Системы данного класса, в основном, разработаны отечественными специалистами для решения задач автоматизации традиционного (Российского) документооборота. Основой разработки таких систем являются рекомендации Государственной Системы Документационного Обеспечения Управления (ДОУ). Системы делопроизводства ориентированы на крупные организации, в которых ярко выражена вертикальная составляющая управления, а также на государственные учреждения. Данные системы обеспечивают пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цикла документов: от приема или создания, до передачи в архив или уничтожения.

Наличие специализированных справочников делопроизводства (группы документов, стандартные тексты, рубрикатор, номенклатура дел и т.д.), а также иерархический способ их представления, снижают трудоемкость операций по обработке документов сотрудниками службы делопроизводства при работе с системами данного класса.

Все системы наряду с общими функциями имеют уникальные особенности, которые отличают их друг от друга. В системе "Дело", в частности, реализованы возможности распределения ролевых функций между участниками делопроизводственного процесса. Введено понятие должностных лиц учреждения, принимающих и исполняющих решения (резолюции). На Российском рынке системы данного класса представлены широко вследствие популярности данного направления разработок в 90-е годы. Ведущая роль в данной категории принадлежит следующим системам:

Электронные архивы документов

Основной целью создания электронных архивов является структурирование имеющихся в компании документов, организация их хранения в электронном виде и поиска. Примером систем данного класса являются экспертные системы хранения интеллектуального капитала компании, позволяющие быстро ориентироваться во множестве знаний ее сотрудников, накопленные ими при разработке продуктов и оказании услуг.

Ведущая компания в области IT-консалтинга Gartner Group данный класс систем охарактеризовала следующим образом: "Управление знаниями - это дисциплина, которая обеспечивает интегрированный подход к созданию, сбору, организации и использованию информационных ресурсов предприятия и доступу к ним. Эти ресурсы включают в себя фактографические данные, текстовую информацию, правила и процедуры, и, что наиболее важно, знания и опыт сотрудников".

Электронные архивы документов применяются в организациях и учреждениях, где требуется хранить большое количество документов в структурном порядке, производить их поиск, отслеживать изменения. К таким организациям относятся архивы, аналитические службы, информагентства, ситуационные центры, силовые ведомства, промышленные предприятия и т.д. Российский рынок электронных архивов документов представлен следующими системами:

Системы коллективной обработки документов (groupware)

Системы данного класса призваны обеспечить группу пользователей, объединенных решением общей задачи, информацией распределенной по компьютерной сети в виде общих документов. При этом необходима организация хранения документов, репликация на удаленные рабочие места и группы, оперативное отслеживание изменений и контроль всех версий документа. Такие программные продукты часто интегрируют в себе средства обмена информацией и пересылки документов между пользователями сети в виде электронной почты. Такие программные продукты на Российском рынке впервые появились с началом внедрения проектов сетевой интеграции и в настоящее время представлены следующими продуктами:

Комплексные системы управления документами

К отдельному классу систем делопроизводства и документооборота можно отнести систему PayDox компании PayBot, LLC. В данной системе наряду с традиционными функциями делопроизводства (регистрация документов, привязка к документам поручений, контроль исполнения документов, визирование) присутствуют функции создания и обработки финансовых и управленческих документов. С их помощью может быть организован контроль платежей, контроль движения товаров, материалов и складской учет, планирование бюджета и разработка финансовых и платежных документов и др. Количество видов документов, используемых в системе, и их реквизитов может быть настроено с учетом особенностей организации. Отличительной особенностью системы является возможность формирования отчетов по реквизитам документов в системе. Все перечисленные функции, а также наличие специализированных справочников и использование web-технологии делают данную систему предпочтительной при внедрении ее в мелких и средних организациях с территориально-распределенной структурой, специализирующихся на оптовой торговле, оказании сервисных услуг, обучения и т.д.

Детальный анализ некоторых систем представлен в таблице:

 

Наименование системы	Optima -WorkFlow	Staffware 97	WorkRoute	"Дело"	LanDocs	Золушка	DOCS Open	Excalibur	PayDox
Фирма- разработчик	Optima, Россия	Staffware plc, Great Britain	«Весть - Мета Технология», Россия	Электронные офисные системы, Россия	Ланит, Россия	НТЦ ИРМ	PC DOCS, США	Excalibur Technologies Corp., США	компания PayBot, LLC
Свойства и параметры системы	1	2	3	4	5	6	7	8	9
Класс системы	Управление потоками работ WorkFlow	Управление потоками работ WorkFlow	Управление потоками работ WorkFlow	Управление картотеками документов	Управление картотеками документов	Управление картотеками документов	Управление архивами документов	Управление архивами документов	Комплексная система документооборота
Стоимость за 1 клиентское место, у.е.	80	770	300	388	318	от 150		12500	50
Архитектура системы	Клиент-сервер	Клиент-сервер	Клиент-сервер	Клиент-сервер	Клиент-сервер	Клиент-сервер	Клиент-сервер	Клиент-сервер	Клиент-сервер
WEB-технология	●	●	●	●	●	●	●	●	●
Защита данных в системе
Стандарт защиты информации	● (Российский)	●	● (Российский)	● (Российский)	● (Российский)	● (Российский)			● (Западные)
Сертифицированное шифрование	● (Российский)	●	● (Российский)	● (Российский)	● (Российский)	● (Российский)		●	●  (Западные)
Сертифицированная электронно-цифровая подпись	● (Российский)	●	● (Российский)	● (Российский)	● (Российский)	● (Российский)			●  (Западные)
Управление потоками работ
Жесткая маршрутизация	●	●	●	○	○	●	○	○	● (Используется шаблон)
Свободная маршрутизация	●	●	●	●	●	●	○	○	●
Автоматич. отправка документов по маршруту	●	●	●	○	○	●	○	○	●
Редактор маршрутных схем	● (Графический)	● (Графический)	● (Графический)	○	○	○	○	○	○
Описание параметров технологических этапов	●	●	●	○	○	○	○	○	○
Формирование календаря рабочего времени	●	●	●	○	○	○	○	○	○
Обеспечение документооборота
Поддержка отечественной схемы документооборота	●	○	●	●	●	●	○	○	●
Поддержка западной схемы документооборота	●	●	●	○	○	●	●	●	●
Формирование документов в системе	○	○	○	○	○	○	○	○	●
Реализация управленческого учета	○	○	○	○	○	○	○	○	●
Хранение всех версий документов	●	●	●	●	●	●	●	●	●
Использование бланков документов в формате MS○Word	○	○	○	○	○	○	○	○	●
Контроль версий документов	●	●	●	○	○	○	●	●	●
История обработки документов	●	●	●	●	●	●	●	●	●
Регистрация документов (картотека)	●	●	●	●	●	●	●	●	●
Редактор регистрационных карточек	● Графический	●	●	○	○	●			●
Автоматический расчет параметров документов	○	○	○	○	○	○	○	○	●
Поиск документов по атрибутам регистр. карточек	●	●	●	●	○	●	●	●	●
Контроль потоков работ и документов
Возможность задания нормативных значений	●	●	●	○	○	○	○	○	○
Возможность постановки/снятия с контроля	●	●	●	●	●	●	○	○	●
Контроль сроков выполнения	● (в минутах)	● (в минутах)	● (в минутах)	● (в днях)	● (в днях)	● (в днях)	○	○	● (в днях)
Контроль работы исполнителей	●	●	●	●	●	●	○	○	●
Уведомление о постановке на контроль	●	●	●	●	●	●	○	○	●
Уведомление о выполнении этапа	●	●	●	●	●	●	○	○	●
Напоминание о истечении сроков исполнения	●	●	●	●	○	●	○	○	●
Резолюции	●	●	●	●	●	●	○	○	●
Отчетность
Развитая отчетность	●	●	●	●	○	●	●	●	●
Статистический анализ	●	●	●	●	○	○	●	●	●
Отчетность по реквизитам документов	○	○	○	○	○	○	○	○	●
Администрирование системы
Определение прав доступа пользователей	●	●	●	●		● многоуровневая, включая отдельные пункты документа	●	●	●
Регистрация событий в системном журнале	●	●	●	●		●			●
Совместимость с программными системами
Интеграция с КИС	○	○	○	○			○	○	●
Совместимость с программными продуктами	MS Word, Excel, Access, PowerPoint, CorelDrow, PageMaker, MS Outlook, MS Project, WordPad	MS Word, Excel, Access, PowerPoint, CorelDrow	MS Word, Excel, Access, PowerPoint, CorelDrow, PageMaker, MS Outlook, MS Project, WordPad	MS Word, Excel, с любыми приложениями					MS Word, Excel, с любыми приложениями
Операционная система	Windows 95/98/NT 4.0	Windows NT 4.0 IBM OS/2	Windows 95/98/NT 4.0	Windows 95/98/NT 4.0/2000	Windows 95/98/NT 4.0/2000	Windows 95/98/NT 4.0/2000, MacOs 7.x	UNIX, Windows 95/98/NT 4.0	UNIX, Windows 95/98/NT 4.0	Windows 95/98/NT 4.0/2000
База данных	ODBC-стандарт (MS Exchange Server, MS SQL Server, ORACLE, Informix, SyBase)	ODBC-стандарт (MS SQL Server, ORACLE, Informix, SyBase)	ODBC-стандарт (MS SQL Server, ORACLE, Informix, SyBase)	ODBC-стандарт (MS SQL Server, ORACLE)	ODBC-стандарт (MS SQL Server, ORACLE, Informix, SyBase)	СУБД Clarion for Windows, MS SQL, Oracle, Informix, Sybase, Lotus Notes, любая СУБД, имеющая драйвер для ODBC	ODBC-стандарт	ODBC-стандарт	ODBC-стандарт (MS SQL Server, ORACLE)