© С.Л. Кузнецов, к.и.н. (kouznets@mtu-net.ru), Горбачев-Фонд
Эта статья была опубликована в журнале"Секретарское Дело" №9 2005
© Издательство "Топ-Персонал"
Сегодня многие организации, от небольших фирм до крупных корпораций, понимают необходимость внедрения современных автоматизированных технологий в сферу управления, в том числе и автоматизацию делопроизводства. Соответственно встает вопрос: какую систему автоматизации использовать? Неправильное решение тут чревато не только зря потраченными на приобретение и внедрение программы средствами, но и компрометацией самой идеи внедрения современных автоматизированных технологий в глазах руководства и рядовых сотрудников компании, фирмы, учреждения.
Практически в каждой организации есть своя компьютерная служба. В небольшой организации - это один-два специалиста, в средних и крупных - IT-отделы и департаменты. Однако составление технического задания и принятие решения о выборе и внедрении той или иной системы автоматизации возможно только при непосредственном участии пользователей системы автоматизации, делопроизводственной службы, секретарей, секретарей-референтов, так как только они сами, детально представляя специфику своей работы, могут определить основные требования к функциональности и работе автоматизированной системы. Кроме того, сегодня все чаще ставится задача интеграции систем делопроизводства с уже существующими в организациях автоматизированными информационными системами.
Поэтому в нашем журнале мы регулярно рассказываем читателям о наиболее известных программах для автоматизации делопроизводства, предлагаемых на отечественном рынке.
Примером программы, построенной полностью на Web-технологиях, обеспечивающих работу с системой с любого компьютера через обычный браузер и возможность интеграции данных из различных корпоративных приложений, является система PayDox, предлагаемая компанией Interface Ltd.
Эта компания была образована еще в 1990 году. Основные направления деятельности: разработка, внедрение и поддержка программного обеспечения, поставщик программ крупных зарубежных производителей, таких как: Microsoft, Oracle, Computer Associates/Platinum Technology и других, поставляющих программы для корпоративного применения. Это и средства разработки и тестирования программных продуктов, управления базами данных, управление проектами, системы поддержки принятия решений и многое другое. В области автоматизации делопроизводства компания предлагает программный продукт PayDox, разработка PayBot, LLC. Компания Interface Ltd. является одним из поставщиков системы на российский рынок. Системе PayDox посвящен отдельный сайт (www.paydox.ru или www.paydox.com).
PayDox - система управления корпоративными документами. Система имеет расширенные возможности в части работы с финансовыми, платежными документами, что делает ее особенно удобной в организациях банковской, торговой сферы, для промышленных предприятий и аналогичных организаций.
Компания PayBot, LLC выделяет следующие основные возможности и преимущества своей системы:
Разработчики системы подчеркивают, что, кроме собственно функциональности Управления Документами (Document Management, DM, электронный документооборот) и Управления Бизнес-Процессами (Business Process Management, BPM) важнейшим современным требованием к таким системам является наличие в них функциональности Управления Записями (Records Management, RM). Данная функциональность позволяет любому корпоративному документу или (в более широком смысле) любому требующему учета факту либо событию поставить в соответствие запись (набор информационных реквизитов) в корпоративной базе данных и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведение этой информации пользователями и получение необходимой отчетности. Система PayDox позволяет сочетать функциональность системы автоматизации делопроизводства и системы управления информацией.
Сегодня все больше коммерческих организаций приходят к необходимости использования систем управления взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management, CRM). Такие программы в части ведения адресной базы обычно интегрируются с системами регистрации документов (ведение адресной книги). В данном случае система PayDox уже включает в себя CRM модуль. Эта функциональность позволяет вести историю взаимоотношений с партнерами и клиентами, хранить информацию о компаниях-партнерах и клиентах, их сотрудниках и контактных лицах, осуществленных контактах по телефону, факсу или e-mail, осуществлять рассылку информации партнерам и клиентам, предоставлять партнерам и клиентам доступ к информации (например, о состоянии заказа) и т.п.
Отдельная проблема, которая встает перед многими компаниями, - организация документооборота с удаленными офисами. В тех случаях, когда филиал, отделение, удаленный сотрудник не имеет постоянного скоростного подключения к сети Интернет, программа поддерживает возможность организации работы с документами средствами электронной почты.
Программа построена полностью на Интернет-технологиях. Развитые встроенные средства защиты данных обеспечивают безопасность работы. Работа с программой осуществляется через web-браузер, например, Internet Explorer, имеющийся на каждом компьютере. Практически пользователям не надо осваивать новую программу, новый интерфейс - они продолжают работать с привычным программным обеспечением Microsoft - MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.
Особенностью системы является развитая интеграция с документами MS Office - MS Word и MS Excel. Работа программы строится на использовании шаблонов документов, в которые автоматически вставляются необходимые сведения из баз данных. Так, например, регистрационная карточка документа может как просматриваться в стандартном для программы окне Web-браузера, так и быть получена в привычном пользователю виде в формате файла MS Word или MS Excel, при этом реквизиты из карточки документа могут "на лету" подставляться в вызываемый файл MS Word или Excel.
Документы и данные хранятся централизованно на сервере, где, собственно, и устанавливается сама программа. А поскольку установки программы непосредственно на рабочие места сотрудников не требуется, это существенно упрощает настройку и дальнейшее администрирование системы.
В программе активно используются всплывающие подсказки, что ускоряет знакомство с программой и ее использование на начальном этапе.
Web-интерфейс системы значительно упрощает ее настройку, которая вам обязательно потребуется. Так, в типовой версии стандартно отсутствует на первой странице кнопка регистрации нового документа, что несколько затрудняет процесс регистрации. Пользователю необходимо зайти в подраздел в соответствии с видом документа и нажать кнопку "Создать", находящуюся на правом поле. В то же время регистрационная карточка построена достаточно логично, снабжена подсказками. Многие поля снабжены кнопками, позволяющими вызвать дополнительное окно справочников. Правда, не все в программе очевидно для специалистов, привыкших к традиционной делопроизводственной терминологии, например, виды документов попали у разработчиков в справочник "Категории".
Интересно реализовано присвоение документу регистрации оного номера. Система не присваивает номер документу автоматически, а при нажатии кнопки "Получить номер" открывается окно, в котором указываются последние по времени введенные номера документов, и на основании этой информации сотрудник сам присваивает документу очередной номер. Правда, следует отметить, что в больших организациях при параллельной регистрации документов несколькими сотрудниками это может вызывать проблемы и необходимость исправления регистрационного номера. Поддерживается автоматическая генерация буквенно-цифровых индексов, которые могут отражать вид документа, индекс структурного подразделения и т.п.
В целом работа с системой организована достаточно просто. Слева в основном меню (списке) находятся основные группы документов и операции с ними: "Виды деятельности", "Документы", "Отчеты", "Регистрация", "Бизнес-процессы", "Справочники". Раскрыв меню "Документы", можно выбрать конкретный вид документа. В верхней части окна постоянно находится система поиска, позволяющая быстро отобрать необходимые документы по хронологическому признаку (за какой-то месяц или квартал, на конкретную дату, произвольный временной интервал, в соответствии со статусом документа в системе (исполненные, неисполненные, просроченные и т.п.)). Ниже основную часть экрана занимает собственно список отобранных документов.
Для организации движения документов (уведомления о поступлении документа на согласование (утверждение)) может использоваться электронная почта.
Стандартно программа работает на платформе Microsoft SQL Server, однако существует и версия, работающая на СУБД Microsoft Access, входящей в комплект MS Office Professional. Хотя у этой системы управления базами данных надежность в работе, безопасность доступа к данным и производительность существенно ниже, чем у баз данных MS SQL Server, но для небольших рабочих групп (до 15 человек) это может быть интересным вариантом, так как отпадает необходимость покупки дорогостоящей лицензии на сам Microsoft SQL Server и лицензий на доступ к SQL серверу (CAL) - порядка $700 за собственно SQL Server плюс более $150 за каждое рабочее место. Собственно, стоимость самой программы PayDox составляет порядка $100 за каждое рабочее место, но к этой сумме при создании новых рабочих мест необходимо прибавить стоимость MS Office prof. (для небольшой организации, в случае покупки версии PayDox Light) или стоимость Microsoft SQL Server (в случае покупки версии PayDox Enterprise). Кроме того, при планировании бюджета на покупку программного обеспечения необходимо предусмотреть затраты на работы по адаптации системы под специфику конкретной организации. Чем больше используемая в вашей организации схема работы с документами отстоит от того, что уже заложено в стандартной конфигурации программы, тем больше времени и средств потребуется на ее адаптацию.
Впрочем, во многих случаях в организации на рабочих местах уже стоит MS Office, а в средних и крупных организациях СУБД MS SQL Server используется достаточно широко как наиболее распространенная платформа для баз данных, например, для бухгалтерских программ типа 1С и аналогичных, так что в этом случае дополнительные расходы на покупку СУБД не потребуются. Кстати, в этом случае упрощается и возможная интеграция программ, работающих на общей платформе, например PayDox и той же 1С. В то же время, например, если в организации закупаются компьютеры и планируется приобретение программы PayDox Light, имеет смысл сразу устанавливать на компьютеры именно профессиональную версию MS Office, включающую в себя MS Access, а не более дешевые Basic, Standard или SMB (версия для малого бизнеса), чаще всего поставляемые с новыми компьютерами, но не включающие в себя компонент для управления базами данных MS Access.
Также при рассмотрении вопроса о покупке данной программы немаловажной является возможность получения предварительного представления о принципах работы с программой, работая с демонстрационной версией непосредственно через сайт www.PayDox.ru (или www.paydox.com). Так как программа изначально рассчитана на работу с Internet Explorer, ничто не мешает вам напрямую поработать с программой через Интернет. В то же время с сайта можно скачать полнофункциональную ознакомительную версию (размер файла 45 Mb.), которая не требует MS SQL Server для своей работы и может быть легко установлена IT-специалистом вашей организации, руководствуясь несложной инструкцией, размещенной на сайте. В дальнейшем, если программа вам подошла, для ее превращения в рабочую версию достаточно будет ввести регистрационный ключ. Это позволит сохранить все настройки, которые были сделаны в процессе ознакомления и пробной работы с программой.
Возможность выгрузки описания документа в формате XML в файл позволяет обеспечить интеграцию (обмен данными и документами) с другими организациями (территориально удаленными подразделениями), а использование формата XML максимально облегчает взаимодействие с программным обеспечением других производителей в соответствии со Стандартом взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления.
В целом программа, безусловно, интересная и заслуживает внимания при решении вопроса автоматизации делопроизводства и работы с документами в организации в целом. Особенно полезной она может оказаться для организаций, территориально разделенных, имеющих филиалы или потребность в организации удаленного доступа сотрудников к документам. Кроме того, расширенная функциональность системы позволит автоматизировать не только чисто делопроизводственные функции, процессы информационно-документационного обслуживания сферы управления, но и многие другие сферы работы.
За дополнительной информацией обращайтесь в компанию Interface Ltd.
| INTERFACE Ltd. |
| ||||
