Внутрифирменные стандарты деятельности - необходимость и преимущества внедрения

Предыдущая часть

© М. Ю. Гордеев,
зам. Исполнительного директора ЗАО "Евроменеджмент",
© консультационная компания "Евроменеджмент"
Статья была опубликована на сайте www.emd.ru

• Кризис роста как феномен развития успешных российских компаний
• Критерии внедрения внутрифирменных стандартов
• Результаты реорганизации системы управления
• Способы проведения реорганизации
• Подходы
• Методы
• Документация

Способы проведения реорганизации

Важным этапом внедрения изменений является разработка и оформление комплекта взаимоувязанных организационных и нормативных документов, официально фиксирующих административное подчинение субъектов управления, их функциональное взаимодействие, регламентирующих стандарты деятельности.

Так в небольших компаниях, где численность сотрудников позволяет руководителю непосредственно контролировать деятельность всех сотрудников, закрепление стандартов деятельности в специально разработанных организационных и нормативных документах нецелесообразно, так как стоимость создания комплекта регламентирующих документов может превысить эффект от их внедрения. Такие компании, численностью 30 –50 человек могут регламентировать свою деятельность, не создавая официальных документов. Как правило, разработка полного комплекта взаимосвязанных регламентирующих документов нецелесообразна на предприятиях, не имеющих цикличных, формализованных бизнес-процессов. То есть стабильных деловых процедур. Каждый новый проект, выполняемый в Компании, в этом случае требует новых решений и предприятие настолько динамично, что разрабатываемые регламентирующие документы инструкции устаревают “до окончания их разработки”.

Напротив, крупные предприятия, имеющие критическую массу управления (численность предприятия превышает 100 человек), стабильно выполняющие определенный набор бизнес-процессов, не могут эффективно работать без строго определенной системы управления и жесткой регламентации принципов взаимодействия, административной и функциональной подчиненности, зафиксированной в комплекте взаимосвязанных документов.

Официальная регламентация деятельности компании создает основу системы управления, которая позволяет разгрузить руководителя от решения проблем, не требующих его внимания. Делает бизнес более “прозрачным” и легко управляемым. Результаты работы легко контролируются, критерии оценки определены и известны, процедуры планирования формализованы, информационные потоки управляемы и процедуры принятия решений обеспечены необходимой информационной поддержкой.

В зависимости от факторов, характеризующих компанию (численность, форма собственности и специфика работы) возможны несколько подходов к регламентации деятельности.

Самым распространенным способом в Компаниях, не уделяющих внимания осознанному построению эффективной системы управления, является официальная регламентация деятельности в распорядительных документах. Примером подобной практики может служить приказ руководителя предприятия о порядке подготовки и согласования коммерческих договоров. Подобный подход нельзя назвать удачным, так как, во-первых, очень сложно отследить непротиворечивость ранее изданных приказов, посвященных смежным вопросам, а во-вторых, для поиска необходимой информации сотрудники должны просмотреть множество приказов без гарантии, что интересующая их информация существует. Кроме того, если создаваемый распорядительный документ описывает не общие принципы, а конкретную ситуацию, то для регламентации следующей циклически повторяющейся процедуры необходимо издать новый документ, который, возможно почти полностью повторяет все аналогичные, изданные перед этим.

Другим способом является внедрение стандартов деятельности Компании с помощью разработки и внедрения организационных документов – Положений о подразделениях и должностных инструкций, которые полностью регламентируют всю деятельность субъектов управления. Недостатком такого подхода является необходимость пересмотра и корректировки множества организационных документов при внедрении новых или внесения корректировок в уже существующие бизнес-процессы. Это, кроме того, может приводить к путанице, пробелам в описаниях и определениях ответственности при регламентации бизнес-процессов.

На наш взгляд, наиболее целесообразно внедрять стандарты деятельности на крупных предприятиях, имеющих развитую систему управления, используя подход, предполагающий последовательную разработку полного комплекта регламентирующих документов, взаимосвязанных между собой и обеспечивающих быстрый поиск необходимой информации, возможность поддержания всех документов в непротиворечивом актуальном состоянии (внесения изменений в один документ позволяет легко определить корректировки связанных с данным документов) и строго описывающих как организационную структуру, так и регламенты выполнения бизнес-процессов и принципов работы обеспечивающих подразделений. При таком подходе регламентирующие документы не устаревают в течении квартала, а реально используются в работе, выполняя свое предназначение. В этом случае затраты на их разработку и поддержание в актуальном состоянии окупаются отлаженной системой управления.

Включение в комплект документов инструкции, описывающей принципы и правила создания новых и внесения изменений в существующие документы, делает систему замкнутой и строгой, внедряя стандарты подготовки и работы с ДОУ.

Подходы

Описываемый подход к созданию системы документационного обеспечения управления в Компании и предлагаемая классификация документов по типам и видам позволяет последовательно и осознано создавать комплект согласованных регламентирующих документов, фиксирующих организационную и административную структуру Компании и содержащих описания внутрифирменных стандартов деятельности, включая должностные обязанности сотрудников и правила выполнения бизнес-процессов.

Используемый подход позволяет строго соблюдать актуальность комплекта документов, четко представлять место вновь создаваемых документов в общем пакете, что обеспечивает быстрый поиск нужной информации и отслеживание внесений изменений во все взаимосвязанные документы.

Общая структура документационного обеспечения управления приведена на схеме 1.

Основой регламентации деятельности Компании является “Положение об аппарате управления”, в котором фиксируется организационная структура Компании, административная подчиненность субъектов управления и должностных лиц.

Регламентирующие документы подразделяются на три типа:

• Распорядительные документы;
• Организационные документы;
• Нормативные документы

Организационная структура, определенная в “Положении об аппарате управления” конкретизируется в организационных документах “Положения о департаментах”, которые разрабатываются для профитных подразделений (подразделения приносящие прибыль и непосредственно осуществляющие бизнес-процессы) и в “Положениях об управлениях и службах”, которые разрабатываются для обеспечивающих подразделениях (Управление делами, бухгалтерия, отдел кадров и т.д.).

Следующим уровнем иерархии организационных документов являются “Положения об отделах и группах”, которые регламентируют организационное и административное взаимодействие субъектов управления внутри подразделений.

Подробно функциональные обязанности должностных лиц и сотрудников регламентируют “Должностные инструкции” и “Описания рабочих мест” (Job descriptions). Документы этого уровня максимально детализируют организационную структуру Компании до уровня конкретных рабочих мест.

Конкретные направления и предмет деятельности профитных подразделений регламентируются в нормативных документах “Положения о направлении деятельности”, а для обеспечивающих подразделений в “Положениях о функциях управления”.

Конкретные бизнес-процессы, выполняющиеся профитными подразделениями (в случае, если предварительный анализ указывает необходимость их официальной регламентации) регламентируются специально разрабатываемыми “Инструкциями по регламентации бизнес-процесса”.

Деятельность обеспечивающих подразделений регламентируется “Инструкциями по регламентации функций управления”.

Кроме собственно нормативных документов в работе как профитных, так и обеспечивающих подразделений могут использоваться другие материалы и руководства, обозначенные на схеме 1, как “Методические рекомендации по выполнению процедур”. Эти материалы носят рекомендательно-справочных характер, и контроль соблюдения изложенных в них принципов осуществляется непосредственно на рабочем месте.

Документы распорядительного типа создаются в виде Приказов единоличного руководителя Компании, в виде Распоряжений вице-президентов, выполнение которых обязательно в рамках подчиненных им непосредственно субъектов управления, а также в виде Указаний, которые могут отдаваться как руководителем Компании, так и вице-президентами в отношении зависимых или дочерних структур, непосредственно не подчиненных Руководству Компании. Кроме того, к распорядительным документам относятся Решения коллегиальных органов, работающих в рамках Компании.

Рис. 3. Регламентация деятельности Компании

Другими типами документов являются финансовые, коммерческие, информационно-справочные, планово-учетные и кадровые документы, общие принципы работы с которыми (документирование, документооборот и делопроизводство) регламентируются в соответствующих инструкциях о регламентации функций управления, разрабатываемых, как правило, в Управлении делами Компании. Порядок их использования регламентируется в Инструкциях, относящихся к конкретным бизнес-процессам и функциям управления в обеспечивающих подразделениях.

В качестве иллюстраций предлагаемого подхода к разработке комплекта организационных и нормативных документов в Приложениях приводятся образцы документов, реально внедренных в Компаниях, официально регламентирующих принятые стандарты деятельности.

Методы

Поводом для привлечения внешних консультантов может служить тот факт, что оценка существующей в компании системы управления, определение ее возможностей, сильных и слабых сторон не могут быть проведены предприятием (получить объективную оценку собственного стиля управления руководитель не может ни лично, ни от сотрудников).

Используемые на практике методы и способы оценки и анализа существующего положения дел в Компании для каждой конкретной организации сильно зависят от специфики деятельности, используемого стиля руководства, традиций Компании и внутрифирменной культуры. Однако, методологический подход к реорганизации деятельности предприятия общий для большинства Компаний и на практике подтвердил свою универсальность и продуктивность.

Работа консультантов начинается с экспресс-диагностики Компании, анализ результатов которой позволяет сформулировать план дальнейших действий, цели и задачи проекта. В качестве входной информации на этапе диагностики используются интервью с руководителями Компании и ведущими специалистами, изучение существующих нормативных документов, анализ наличия и непротиворечивости целей и стратегии Компании друг другу и существующей системе управления.

Решения о необходимости проведения отдельных этапов работ по реорганизации деятельности предприятий принимаются на основании следующих оценок текущей деятельности Компании:

• качество стратегического и оперативного планирования
• скорость принятия важных решений (возможность оперативного реагирования управленческой системы на изменения рыночной ситуации);
• обоснованность принятия важных решений (информационная обеспеченность процесса и необходимость компетентной оценки результатов);
• реальное делегирование полномочий (управленческая система работает эффективно при налаженных горизонтальных взаимодействиях всех звеньев, что требует делегирования значительной доли полномочий на нижние уровни иерархии – положительная оценка означает, что отсутствие высшего руководителя не тормозит деятельность предприятия);
• потенциальная возможность делегирования полномочий (готовность руководителя делегировать полномочия);
• контроль выполнения решений и существующая система поощрений и наказаний (без эффективного контроля управление “пробуксовывает”, с ростом предприятия вероятность этого возрастает);
• свободное прохождение информации от руководства вниз к сотрудникам и обратно – от сотрудников вверх к руководству;
• проработанная кадровая политика;

В процессе выполнения плана дальнейших работ по управленческому консультированию составляется перечень основных бизнес-процессов, происходящих в Компании, их оценка, при необходимости моделирование и оптимизация. После конкретизации целей и стратегии Компании, параллельно с оптимизацией бизнес-процесов разрабатывается оптимальная организационная структура и определяются области деятельности, требующие официальной регламентации.

В рамках перечисления и описания бизнес-процессов, выполняющихся в Компании, проводится анализ используемых методов планирования, маркетинга, сбыта и учета. Оценка их глубины, продуманности и непротиворечивости, во-первых, дает информацию для более обоснованного выбора организационной структуры, а во-вторых, после этапов моделирования и определения стоимостных характеристик позволяет сделать предложения по изменению ключевых бизнес-процессов, то есть на практике использовать методологию реинжениринга бизнес-процессов.

Согласованные с руководством Компании предложения по реорганизации деятельности также находят свое отражение в нормативных документах, регламентирующих ключевые бизнес-процессы и фиксирующие внутрифирменные стандарты деятельности.

Вопрос о необходимости официальной регламентации отдельных положений решается на этапе анализа существующих бизнес-процессов и их оптимизации.

Документация

• BPwin: ведущее CASE-средство для реорганизации бизнес-процессов

Дополнительную информацию Вы можете получить в компании Interface Ltd.

Отправить ссылку на страницу по e-mail
Обсудить на форуме