Untitled Document

Вы находитесь на страницах старой версии сайта.
Переходите на новую версию Interface.Ru

Тропа через бумажные джунгли,
или Система корпоративного документооборота PayDox

©Статья была опубликована в журнале iBusiness №9-10'2002

Увы! Надежда, что умные компьютеры спасут человека от засилья бумаг и леса Сибири и Амазонки от вырубания, обернулась своей жесточайшей противоположностью. Так называемые информационные технологии, под чьим управлением мы сейчас живем, производят количество бумаг и документов, в сотни и тысячи раз превышающее то, что было в докомпьютерную эру... Системы документооборота спасают далеко не всегда, а зачастую и затрудняют людям жизнь... Что делать?

Вспомните, как часто бывало, что ваш коллега, неожиданно уйдя в отпуск, забывал оставить свой пароль доступа к корпоративной информационной системе! Звонок на Канары оплачивали из своего кармана вы - ведь вам нужна была его электронная подпись на очередном документе. Чтобы защитить вас от множества подобных неприятностей, система документооборота должна быть очень гибкой!

PayDox - система управления корпоративными документами нового поколения. Ее возможности с уклоном в общекорпоративные функции (расчет балансов платежных документов, создание отчетности, ведение учета) превосходят возможности обычных систем документооборота, а эксплуатация и поддержка системы на порядок проще и удобнее.

На нас работает Интернет

Система разработана на интернет-технологиях и использует средства защиты данных, применяемые западными финансовыми институтами для обеспечения безопасности финансовых транзакций. Возможно использование системы как через закрытую от доступа извне локальную сеть компании, так и через Интернет - для организации единой корпоративной системы документооборота между территориально удаленными подразделениями компании.

Так просто?

Система интегрирована с MS Office, так что данные из карточек документов автоматически подставляются в вызываемый с веб-сервера пользователем документ MS Word или MS Excel. Работа с документами для пользователей кардинально упрощается, пользователь общается с привычными файлами программ MS Word или MS Excel, которые он добавляет в систему и при необходимости изменяет их, а система в момент вызова документа вставляет в них актуальные данные. Сами документы находятся на сервере, а не на компьютерах пользователей, что существенно повышает безопасность. Необходимые для работы документы могут быть загружены из системы на компьютер пользователя.

Поддержка бизнес-процессов

Система PayDox может быть настроена на различные типы документов, относящихся к разным бизнес-процессам, карточка документа создается в зависимости от количества и типов используемых в документе информационных полей.

Для финансовых и платежных документов ведется учет баланса платежей по документу, позволяющий получать оперативную информацию о состоянии дел по данным финансовых и платежных документов. Для документов материально-технического учета создаются отчеты, позволяющие осуществлять материальный учет и контроль движения товаров и материалов по всей номенклатуре единиц материального учета предприятия. Для сложных составных изделий, система позволяет вести спецификации состава изделий. При подготовке учетных документов система может автоматически рассчитывать спецификации на комплектующие для сложных составных изделий.

Архитектура системы PayDox позволяет вести централизованный складской учет для произвольного количества складов и получать отчеты о движении товаров и материалов и остатках на складах в режиме реального времени.

PayDox позволяет организовать интерфейс с системами онлайновой торговли и аукционами. Партии товаров могут быть сформированы в системе и выставлены на продажу в онлайновых торговых системах.

Система имеет несколько уровней доступа сотрудников к документам. Разграничивается также доступ на чтение и исправление или удаление документов и справочников.

Новый подход к документообороту

Еще одной важной особенностью системы является возможность разделения всех корпоративных документов на два класса - официальные (отчетные) и внутренние (управленческие). К документам внутреннего управленческого учета сотрудники должны иметь специальный допуск. Для обеспечения сохранности и безопасности база данных документов внутреннего управленческого учета может располагаться на отдельном носителе, например съемном жестком диске.

Гибкость

Одной из важных особенностей системы является возможность настройки на любые виды спецификаций, используемых в документах. Под спецификацией в системе понимается список любых наименований с набором реквизитов для каждого наименования. С помощью механизма ведения спецификаций система позволяет вести спецификации на товары, указываемые в контракте или счете-фактуре, вести списки сотрудников для кадрового учета или расчета зарплаты. Для расчетных реквизитов документов в систему вводятся формулы расчетов данных реквизитов, после чего такие реквизиты будут рассчитываться системой автоматически. То есть, например, для счета-фактуры суммы налогов и суммарные значения стоимости товаров будут рассчитываться автоматически.
Система PayDox легко интегрируется с уже существующим на предприятии корпоративным Web-сайтом и системой корпоративной электронной почты.

Одним из важных достоинств системы является простота ее эксплуатации и поддержки. Система устанавливается только на корпоративный сервер и не требует установки на компьютеры пользователей никакого специального программного обеспечения пользователи работают с системой через обычный браузер. Это кардинально упрощает эксплуатацию и поддержку системы. Пользователи могут работать с системой с любого доступного компьютера. Удаленные пользователи или сотрудники филиалов могут работать с системой как через Интернет, так и через прямую модемную связь с корпоративным сервером.

Статья была опубликована в журнале iBusiness ?9-10'2002