Наиболее эффективные методы внедрения систем управления
© Квинтин Андерсон
© Статья была опубликована на сайте Корпоративный
менеджмент
Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления ресурсами
предприятия, как правило, дает следующую установку: система должна начать
действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета.
Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что
ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники,
которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию,
и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания ee функционирования.
Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения
внедренной системы.
Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле
терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях
управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально,
зачастую не
выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться
в рамках выделенного
бюджета. Тем не менее описанные ниже методы при их правильном применении
могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму.
При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные
сроки
и остаться в рамках бюджета.
С самого начала убедитесь, что проект правильно организован.
- Добейтесь веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет
ключевую роль в реализации проекта. Попросите этих людей добиться такой
же веры от
своих подчиненных.
- Определите, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы.
Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой
работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем.
- Четко определите и отразите в документах функции и обязанности, а также
сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над
проектом.
- Убедитесь, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми
навыками — особенно это касается знания русского языка.
- Разработайте подробный план работы, разбейте его на этапы, определите
сроки выполнения задач и придерживайтесь их.
Прежде чем приступить к внедрению системы, продумайте организационную
структуру и бизнес-процессы.
- Убедитесь, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах
по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.
- Опишите методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые
должны быть выполнены в результате их применения.
- При необходимости измените эти методы так, чтобы они обеспечивали более
эффективную работу и интеграцию новой системы.
- Опишите организационную структуру и подумайте о том, в максимальной
ли степени она отвечает целям вашего предприятия.
- Забудьте такие популярные клише, как “реинжиниринг” и “сокращения”.
Вам не обязательно начинать с нуля, осуществляемые изменения
не обязательно должны
носить радикальный характер, а число ваших сотрудников не
обязательно должно быть сокращено.
- Изучите наиболее эффективные методы, применяемые в вашей отрасли,
и попытайтесь использовать те из них, которые подходят
для вашей организации.
Обеспечьте создание необходимой технической инфраструктуры.
- Поручите соответствующим специалистам оценку вашей нынешней инфраструктуры
на основе требований, предъявляемых новой системой. Определите роль отдела
информационных систем и продумайте, каким изменениям он подвергнется
в новой среде.
- Осуществите необходимые изменения в перечисленных областях перед тем,
как передать систему в промышленную эксплуатацию. Ничего не делайте наспех:
новое сетевое оборудование, например, может сыграть ключевую роль в том,
чтобы
ваша новая система работала так, как запланировано, а связанные с этим
затраты будут весьма невелики в сравнении с расходами на оставшуюся часть
проекта.
Убедитесь, что система отвечает основным потребностям всех пользователей.
- Документально зафиксируйте потребности бизнеса с той степенью подробности,
которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.
- Всегда определяйте приоритеты.
- Пользуйтесь полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные
функции отвечают вашим потребностям.
Управляйте изменениями, подстраиваясь под своих сотрудников.
- Проводите изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники
могут освоить лишь определенное количество информации.
- С самого начала задействуйте всех, кто играет основную роль в осуществлении
проекта. Хороший способ добиться этого — попросить их высказывать свое
мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.
- Регулярно общайтесь с такими сотрудниками, давая им возможность быть
услышанными.
- Разработайте план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились
осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их
работа. Помогите пользователям системы увидеть “полную картину”.
Наиболее неэффективные методы внедрения
Иногда поджимающие сроки, бюджетные ограничения и/или попросту недостаток
опыта и знаний приводят к спешке, способной обречь проект на провал. Ошибок,
возникающих при внедрении системы, особенно трудно избежать в России, где
ограниченность в средствах зачастую носит более острый характер, чем на Западе.
Ваш проект по внедрению системы управления предприятием скорее всего потерпит
неудачу, если вы:
- при выборе системы будете основываться на ее присутствии на рынке, а
не на том, насколько она подходит для удовлетворения потребностей бизнеса
компании;
- приступите к внедрению, имея слабого руководителя проекта (или
вовсе без него) или план проекта, который не был тщательно продуман;
- не пересмотрите методы ведения хозяйственной деятельности компании до
выбора системы;
- не будете регулярно общаться с сотрудниками, стремясь привлечь
их к участию во внедрении системы и дать им возможность убедиться
в том, что их потребности
учтены;
- не будете следить за ходом выполнения проекта, сверяясь с намеченными
основными этапами и сроками выполнения задач;
- установите нереальные сроки и составите заниженный бюджет;
- не приведете в соответствие с новыми требованиями уровень подготовки
сотрудников отдела информационных систем;
- не поручите осуществление проекта кому-либо из тех, кто знает деятельность
вашей компании изнутри.
Дополнительная информация
За дополнительной информацией обращайтесь в компанию Interface Ltd.
Обсудить на форуме
