| СТАТЬЯ |
27.12.02
|
© М.В.
Петров руководитель проектов компании "Консультационная группа
АТК"
Статья была опубликована на сайте "Корпоративный
Менеджмент"
В настоящее время роль финансового директора в деятельности предприятия трудно переоценить. Финансы являются "кровью" предприятия. Именно в деньгах оцениваются проданные товары и оказанные клиентам услуги. Именно деньги являются универсальным измерителем необходимых предприятию ресурсов сырья и материалов, станков, человеческих ресурсов, информации и т.д. Поэтому планирование и прогнозирование, контроль и оптимизация финансовых потоков являются жизненно важными задачами финансовой службы.
Современный бизнес отличается высоким уровнем конкуренции и постоянно меняющимися условиями хозяйствования. Соответственно, повышается уровень сложности задач, которые приходится решать финансовому директору. Подсистема управления финансами тесно связана с другими подсистемами управления (закупками, продажами, производством…): например, может брать из них информацию о плановом и фактическом объемах выпуска продукции, потребления сырья и материалов, рыночных ценах и т.д., а может и являться ограничителем устанавливать максимально приемлемые цены на закупаемые сырье и материалы. Таким образом, все более высокие требования предъявляются к тем методам и механизмам, которые обеспечивают работу финансовой службы, органически встраивают ее в единый бизнес-процесс предприятия.
Среди инструментов, которые использует финансовый директор в своей работе, в настоящее время особое место занимают информационные технологии. Это происходит потому, что финансовой службе необходимо получать точные данные, быстро обрабатывать большой объем информации, применять сложные алгоритмы расчета. Именно эти факторы обусловливают необходимость использования программных продуктов ручная обработка информации не удовлетворяет требованиям сегодняшнего дня.
Давайте определим, какие продукты информационных технологий и каким образом могут помочь финансовому директору при выполнении его функций.
Для дальнейшего рассмотрения можно выделить следующие основные функции, которые выполняет финансовая служба предприятия.
Первый аспект это работа на оперативном уровне: планирование и контроль текущего финансового состояния предприятия (рассматриваемый временной горизонт от нескольких месяцев до года, предмет деятельности основной бизнес-процесс предприятия).
В работу по данному аспекту входят следующие функции:
Второй аспект это работа с историческими данными (анализ) и перспективное планирование и прогнозирование (рассматриваемый временной горизонт от года до нескольких лет, предмет деятельности как основной бизнес-процесс предприятия, так и различные проекты ее совершенствования и развития, например, крупномасштабные инвестиции в новое оборудование или реструктуризация бизнеса).
Работа по данному аспекту включает в себя:
Описанные функции схематично изображены на рисунке ниже.
Рис. 1. Функции финансового директора.
Как показывает опыт, выполнение основных функций по оперативной работе финансового директора могут эффективно обеспечить ERP-системы (Enterprise Requirements Planning) см. ниже рисунок Рис. 2.
Рис. 2. Информационные технологии в работе финансового директора.
В процессе управления деятельностью предприятия программный продукт класса ERP решает следующие основные задачи:
ERP-системы, как правило, содержат функции управления запасами и материальными потоками, производственными мощностями, снабжением и сбытом, проектированием, планово-предупредительными ремонтами, качеством, сервисным и гарантийным обслуживанием, транспортом, персоналом и т.д. Функции финансового директора в таких системах тесно интегрированы с функциями других подсистем управления. Таким образом, снижается необходимость в двойном вводе данных или стыковке информации из различных подсистем, уменьшается количество ошибок, повышается скорость доступа финансовых служб к необходимой информации.
Какие же возможности могут предоставить ERP-системы финансовому директору для выполнения его функций?
В области взаиморасчетов финансовый директор получает плановые графики: от отделов сбыта ? входящих платежей, от отделов снабжения ? исходящих платежей. Эти графики формируются автоматически в процессе ввода соответствующими подразделениями в систему заказов и прогнозов на продажу и заказов и прогнозов закупок (с использованием хранимых в единой БД договорных или плановых цен, договорных сроков оплат). Оформляя в системе фактические платежи, финансовый отдел формирует фактический график оплат и отслеживает выполнение условий сделок.
Полученные графики предоставляют также информацию для привлечения и размещения денежных средств. В те периоды, когда планируется интенсивное погашение кредиторской задолженности, собственных средств предприятия может не хватить, и поэтому финансовый директор должен планировать привлечение краткосрочных кредитов. В противоположном случае необходимо предусмотреть варианты размещения свободных денежных средств (например, в краткосрочные банковские депозиты). ERP-система поможет финансовому директору рассчитать процент по кредитам или депозитам, сделать необходимые "напоминания" (например, о следующем сроке уплаты процентов) и создать плановые платежи.
В области формирования и консолидации финансовой отчетности ERP-системы предоставляют следующие возможности. В каждой системе существуют механизмы настройки автоматического отражения финансово-хозяйственных операций в планы счетов российского учета, международного учета, управленческого учета и т.д. (т.е. при учете платежа в системе автоматически формируется проводка в плане счетов). Данные механизмы, как правило, существуют для 95% финансово-хозяйственных операций (в том числе для операций по консолидации отчетности). Также предусмотрены возможности ведения аналитического учета создания необходимых пользователю учетных измерений, по которым должна классифицироваться учитываемая информация. Кроме того, встроенный "конструктор отчетов" позволяет создать "на плане счетов" отчет практически любой сложности. Таким образом, один раз определив аналитический план счетов и настроив финансовые отчеты, финансовый директор имеет мощный инструмент получения финансовой информации о состоянии предприятия. При этом данная информация достаточно оперативна - записи учетных регистров формируются по мере ввода первичных документов. И не существует уже такой операции как "сведение баланса", он получается автоматически, снимая с финансового директора постоянную головную боль с задержками сроков подготовки отчетности и ошибками.
Этот же механизм отчетности может быть использован и для контроля ФХД (результатов финансово-хозяйственной деятельности). Используя механизм построения финансовой отчетности, в системе можно задать методики расчета необходимых коэффициентов и также оперативно их контролировать.
ERP-система может также быть использована и в целях бюджетирования.
С одной стороны, планирование доходной части бюджета происходит практически автоматически и основывается на информации, вводимой в систему сбытовыми подразделениями. Бюджет может строиться по регионам, группам товаров, комиссионным агентам, группам покупателей, филиалам и т.д.
Планирование затрат с использованием ERP-системы может осуществляться по следующим направлениям (см. Рис. 3).
Рис. 3. Направления планирования и учета затрат
Затраты на товарно-материальные ценности планируются после отработки тех модулей ERP-системы, которые отвечают за управление производством и снабжением на основании рассчитанной потребности предприятия в сырье и материалах и человеческих ресурсах и плановых цен. Затраты на работы (планово-предупредительный и текущий ремонт оборудования, косметический ремонт помещений и т.д.) получаются после составления смет этих работ вспомогательными подразделениями предприятия. Аналогично оценивается потребность предприятия в финансировании закупок тепла, электроэнергии, аренды помещений и т.д. Таким образом, финансовый директор автоматически получает проект бюджета компании. Его задача согласовать его доходную и расходную часть с центрами финансового учета, а также привести бюджет к заданным плановым показателям. Возможно, возникнет необходимость усилить функциональность ERP-систем в области бюджетирования специализированными программными средствами. Они могут помочь финансовому директору в организации процесса бюджетирования: провести анализ бюджета в зависимости от различных параметров (анализ "что если"), поддержать существование нескольких бюджетных моделей, поддержать алгоритм "скользящего" формирования бюджетов и т.д.
Одной из задач финансового директора является также организация такого документооборота, при котором финансовые документы (в первую очередь платежные) проходили определенный цикл согласования и утверждения. Например: каким-либо подразделением создается заявление на платеж, затем оно согласовывается с руководством вышестоящего подразделения, визируется менеджером по бюджету, утверждается финансовым директором и затем превращается в распоряжение на оплату, которое исполняет бухгалтерия. ERP-система может не поддерживать данного жизненного цикла документа. В этом случае может оказаться рациональным не дорабатывать ERP-систему, а после создания планового платежа в системе "выгрузить" его в систему документооборота (например, основанную на технологиях Lotus Notes), и уже в ней используя ее стандартные возможности, провести по всем необходимым стадиям согласований и утверждений. Затем в ERP-системе исполняется уже утвержденный платеж.
Особенно интересно рассмотреть пример совместного использования ERP-систем с системами документооборота и бюджетирования. Получив первичные данные для построения бюджета из ERP-системы, финансовый директор может передать их в систему бюджетирования, получить комплект бюджетных документов, затем уже с помощью системы документооборота провести весь цикл их согласования, визирования и утверждения, а затем передать из системы документооборота в систему бюджетирования окончательные бюджетные показатели. Сформированный затем в ERP-системе фактический платеж с помощью системы документооборота проходит цикл утверждений и попадает в систему бюджетирования для контроля исполнения бюджета.
На основании информации, предоставляемой ERP-системой, финансовый директор также может проанализировать доходность по различным продуктам, видам бизнеса, юридическим лицам холдинга и принять решения по оптимизации финансовых потоков предприятия/холдинга (например, определить приемлемые трансфертные цены на продукцию и услуги дочерних предприятий).
В областях, связанных с анализом и прогнозированием состояния предприятия, ERP-система также играет большую роль. В то же время, именно в этих областях следует рассмотреть возможности усиления функциональности ERP-системы другими специализированными программными продуктами. Это связано с тем, что специализированные программы могут выполнять функции, которые отсутствуют в ERP-системах, прежде всего, функции, связанные с многомерным анализом и многопараметрическим моделированием. При этом необходимо будет создать интерфейсы, которые позволили бы специализированным продуктам и ERP-системе обмениваться информацией друг с другом.
Выполняя функции по анализу и прогнозированию финансового состояния предприятия и управлению стоимостью бизнеса, финансовый директор использует ERP-систему как источник исторических данных. Эти данные могут быть обработаны специализированными статистическими и OLAP (On-Line Analytical Process) пакетами. Включение таких пакетов в состав ERP-систем среднего уровня, как правило, не практикуется, и более эффективно использовать сторонние продукты, "стыковав" их с ERP-системой. Следует подчеркнуть, что БД ERP-системы, являясь источником информации для таких пакетов, должна содержать в себе все необходимые аналитические признаки, по которым потом будут производиться выборки данных. Это должно обеспечиваться на этапе ввода информации в ERP-систему.
В области оценки инвестиционных проектов также более рациональным видится использование специализированных программных продуктов. Такой подход оправдан по следующим причинам. Во-первых, алгоритмы расчета достаточно сложны и специфичны. Во-вторых, непосредственно расчет инвестиционных проектов слабо связан с информационным потоком основных бизнес-процессов предприятия, на обработку которого, прежде всего, направлена ERP-система. Особое внимание здесь следует обратить на программы отечественной разработки, которые дают пользователю возможности учета особенностей российской системы налогообложения.
Дополнительная информация
За дополнительной информацией обращайтесь в компанию Interface Ltd.
| INTERFACE Ltd. |
| ||||
