Данная статья служит ответом на следующие вопросы:

Менеджеров всегда волнуют проблемы контроля над деятельностью подразделения, улучшения прогнозирования, выполнения задачи в рамках бюджета и сроков, снижения рисков.

В качестве средства решения данных проблем были разработаны методики ведения деятельности с точки зрения проектов. Для проектных методик управления были разработаны различные средства автоматизации.

В данной работе мы рассмотрим методику ведения проектов в группе от 2 до 10 человек. Такая численность группы была выбрана потому, что таков типовой размер рабочей группы в средней российской компании. В качестве инструмента автоматизации ведения проектов используется MS Project 2000.

Наша методика построена на анализе сквозного примера ведения проекта по внедрению некого программного продукта. Внедренческий проект был выбран в качестве примера в связи с тем, что что у нас имеется богатый опыт ведения проектов такого типа. Внедрением ПО (программного обеспечения) вынуждена заниматься любая организация, поэтому частные особенности ведения таких проектов могут оказаться полезны всем. Сама методика ведения проектов не ориентирована на конкретный вид проектов и может быть использована для других видов работ.

Проекты по внедрению ПО интересны также тем, что, как правило, очень рискованны. Вероятность выполнить проект, уложившись в бюджет и сроки по мировой статистике от Standish Group не превышает 31%. Поэтому мы сможем достаточно подробно рассмотреть вопросы управления рисками в малых проектах.

Меня критикуют

В таких разделах я буду приводить сделанные возражения экспертов и комментировать их сам.

Замечание 1. "Это еще не методика - просто некоторые советы по составлению расписания и обсуждение типичных проблем. Движение в нужном направлении, но начальные шаги. В целом - приятное впечатление."

Все верно, работа посвящена начальному обучению проектным методикам и обсуждению тонких мест полезных и экспертам. По своему опыту, я заметил, что наиболее легко усваивается материал в виде живых примеров, а не сверхподробных указаний. Кроме того, я намерено пропустил некоторые моменты проектного менеджмента, на которых обычно не возникает проблем, и наоборот очень подробно остановился на частностях, которые могут быть причинами серьезных трудностей. Если быть формально точным, это скорее полезные методические рекомендации, а не полноценная методика как PMBOK. Я намеренно по ходу примера "заставляю" менеджера делать ошибки, т.к. именно по последствиям ошибок легче запоминаются необходимые требования к проектному управлению. Кроме того, менеджеры совершают те или иные ошибки в управление почти всегда и их больше интересует как исправить ошибку, а не только как надо было сделать до начала работы.

Замечание 2. Что-то не видно определения проекта, что вы понимаете под проектом?

Вопрос-ловушка. Как гласит PMBOK "Проект - это мероприятие, которое имеет уникальный результат и ограничено временными рамками. Что не попадает под данное определение - операционная деятельность". Тонкость вот в чем, даже операционную деятельность можно рассматривать как проект, например, квартальный план работ производственного цеха серийной продукции. Временем ограничено? Да. Уникальность результата есть? Есть, т.к. результат уникален по временной характеристике его достижения. Польза от рассмотрения операционной деятельности в виде проекта есть? Есть, используя данный подход можно внедрить средства проектного планирования и добиться большей управляемости квартальных работ.

Введение. Краткая теория управления проектами

Как уже упоминалось, мы рассмотрим общую методику ведения малых проектов, поэтому, прежде всего, сделаем краткий обзор элементов теории управления проектами. Обзору теории ведения проектов посвящен данный раздел.

Литература

Приведем список литературы, на которой базируется наша методика. Далее мы будем ссылаться на данные документы и публикации.

ISO 9000 (стандарты, регламентирующие проектную деятельность и поддержание качества)

PMI Standards. A guide to the project management body of knowledge (набор полноценных методик по ведению проектов)

SEI. The Capability Maturity Model (стандарт регламентирующий требования к софтверным проектам)

В. Куперштейн. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении (описание работы с MS Project с точки зрения пользователя)

Стандартный ход проекта

Стандартный подход к проектному управлению состоит из следующих этапов:

Во многих случаях под проектным управлением понимают только планирование, при этом, как правило, упускаются из вида документированная постановка цели и управление отслеживанием проекта (project tracking). Неудивительно, что по статистике такие проекты, как правило, значительно превышают запланированные бюджет и сроки, а также достигают не тех результатов, которые были запланированы.

Меня критикуют

Замечание 1. Не только в этом дело, не все ограничиваются планированием

Все верно, причин возможного кризиса больше, о них ниже.

Техника планирования

Этап планирования является одним из самых важных. На этом этапе определяются задачи, бюджет и сроки проекта. Довольно часто планирование понимают только как составление графика работ, упуская из вида управление ресурсами, составление бюджета и т. д.

Полноценная техника планирования включает в себя следующие этапы: