Microsoft Project Central в управлении проектами

Программа планирования работ, созданная фирмой Microsoft, — Microsoft Project 2000 — содержит новый компонент Project Central, позволяющий осуществлять взаимодействие с исполнителями работ и концентрирующий информацию о проекте таким образом, что она становится доступна не только менеджеру проекта, но и каждому исполнителю в части работ, его касающихся.

Так как этот компонент должен устанавливаться на сервер, то для его поддержки требуются наличие Internet Information Server и возможность работы с SQL сервером. Хотя последнее не обязательно, так как при установке Project Central дополнительно можно установить Microsoft Database Engine, выполняющую минимальную поддержку серверных баз данных. Предусмотрена также защита от несанкционированного доступа к информации о проекте и ее изменения. В приложении Project Central обеспечено специальное администрирование, создание учетных записей, аутентификация пользователей, в том числе с помощью паролей.

Конечно, менеджер проекта создает план работ и оптимизирует его средствами Project 2000. Поэтому на его компьютере обязательно должно быть установлено это приложение. Но задачи, назначенные в проекте всем исполнителям, будут доступны им для просмотра средствами Project Central с помощью обычного обозревателя, например Internet Explorer. Хотя и в этом случае фирма Microsoft предусмотрела необходимость покупки специальных лицензий для всех пользователей Project Central.

Опуская увлекательный и трудоемкий процесс создания плана проекта, будем считать, что он уже готов и требует доведения задач до всех исполнителей. Публикация проекта на сервере в Project Central осуществляется менеджером, с помощью команды Tools — Workgroups — Update Project to Web Server (Сервис — Рабочие группы — Обновить проект на сервере). После этого действия вся информация о проекте передается в серверную базу данных и становится доступна всем зарегистрированным пользователям Project Central, участвующим в проекте. Для уведомления исполнителей о назначенных задачах следует выполнить команду Tools — Workgroups — TeamAssign (Сервис — Рабочие группы — Назначения). В открывшемся окне с сообщением щелчок на кнопке Send (Отправить) выполняет рассылку. После чего каждый исполнитель, открыв главную страницу Project Central, увидит информацию в разделе Message о сообщениях, пришедших к нему, а в разделе Tasks — уведомления о новых задачах. Прочитать пришедшие сообщения можно, щелкнув на ссылке Microsoft Project Central Inbox. В отличие от почтовых программ, в Project Central нельзя составлять новые письма, можно только отвечать на сообщения TeamAssign, TeamUpdate и TeamStatus, либо переназначать задачи с помощью сообщений TaskDelegation.

Подробная информация о задачах доступна на странице Tasks, которая обеспечивает различные представления, в том числе Gantt View. Для перехода к нему следует выбрать пункт Personal Gantt в меню Tasks. На странице будет представлена диаграмма Ганта, отражающая задачи и их связи для исполнителя, подсоединившегося к серверу Project Central. На этой странице с помощью кнопки New Task (Создать задачу) пользователь может создавать и свои собственные задачи, которые могут входить в проект, либо быть самостоятельными. Информацию о вновь созданных задачах можно направить менеджеру проекта, для чего предусмотрена кнопка Send Update (Отправить обновления). Третья кнопка, представленная на странице, Save Changes (Сохранить изменения), предназначена для сохранения информации о результатах выполнения задач, которая вводится в таблицу списка задач представления Timesheet.

Задачи страницы Task можно фильтровать и группировать подобно тому, как это делается в программе Project. Это позволяет видеть задачи, относящиеся к одному из проектов, либо текущие задачи, которые выполняются в данный момент, и т.п.

Наконец, если менеджер проекта предусмотрел возможность передачи выполнения задачи другому исполнителю, то вкладка Delegation позволяет указать тот ресурс, которому следует назначить задачу, с указанием, будет ли сохранен контроль за ее выполнением своими силами, либо он будет передан менеджеру проекта. Такая возможность позволяет менеджеру проекта создавать общие задачи, решение которых поручается руководителю группы, а тот уже распределяет отдельные подзадачи по своим подчиненным.

Основное отличие при применении Project Central заключается в том, что из программы Project менеджер проекта может обратиться к инструменту TeamInbox, при помощи которого он просматривает сообщения членов рабочей группы и затем обновляет файл проекта.

Дополнительная информация