Программный инструментарий менеджера проектов

Станислав Турчин

Статья также опубликована на сайте itc-ua.com

Ни одна программа не существует сама по себе. Ее функциональные и архитектурные особенности напрямую связаны со средой ее использования. Поэтому знакомство с системами управления проектами будет неполным, если предварительно не рассказать о характере среды, в которой "трудятся" эти программы.

Среда управления

• Средства для календарно-сетевого планирования (КСП);
• средства для решения частных задач (предпроектный анализ, разработка бюджетов, анализ рисков, управление контрактами, временем и т. д.);
• средства для упрощенного доступа к проектным данным;
• средства для организации коммуникаций;
• средства для интеграции с другими приложениями.

Из средств для календарно-сетевого планирования наиболее четко выделены только две группы продуктов: пакеты для составления расписаний и комплексные системы.

Пакеты для составления расписаний (Project Schedulers) в первую очередь ориентированы на тех руководителей, которым время от времени приходится планировать простые проекты. Это ПО позволяет задавать взаимосвязи между работами, строить диаграммы Ганнта и сетевые диаграммы, рассчитывать критический путь, упрощенно оценивать загрузку ресурсов, стоимость проекта и т. д. В качестве примера таких программ (до $200) можно назвать: FastTrack Scheduler (AEC Software), Milestones Etc. (Kidasa Software), Visio Standard (Visio Corp.). К сожалению, эти относительно недорогие продукты абсолютно не представлены на отечественном рынке.

Комплексные системы предназначены для создания среды управления многочисленными сложными проектами (multi-project environment). Они включают в себя не только высокопрофессиональные инструменты для планирования, анализа и контроля за выполнением проектов, но и все необходимые средства для организации эффективных коммуникаций между участниками проектных команд и интеграции с комплексными АСУП. Такое ПО, в частности, выпускают компании Artemis Management Systems, Primavera Systems, Welcom Software Technologies, и его стоимость может превышать 10љтыс.љдолл.

Провести четкую границу между остальными системами, не попавшими в две вышеописанные группы, довольно сложно. Более того, в одну ценовую группу ($500--700) попадают и программы начального уровня, в которых упор сделан на легкость применения, и профессиональные системы с расширенной функциональностью. Большинство из них содержат средства для интеграции с другими приложениями и организации эффективных коммуникаций в проектной команде: обмен информацией по электронной почте, удаленный доступ через Web-броузер с возможностью обновления данных, мастера для создания Web-отчетов и т. д. В качестве примера таких систем можно назвать CA-Super Project (Computer Associated), Microsoft Project (Microsoft), Project Scheduler (Scitor), SureTrak Project Manager (Primavera Systems), Turbo Project (IMSI).

Средства для решения частных задач выпускаются как в виде самостоятельных продуктов, так и в виде дополнительных модулей к КСП-системам. Информацию о них можно найти на сайтах разработчиков или справочных Web-ресурсах (например, www.allpm.com).

В последнее время на рынке появились самостоятельные системы, которые предназначены для организации упрощенного доступа к проектной информации и эффективных коммуникаций между членами проектной команды. Они не содержат собственных инструментов для календарно-сетевого планирования, а интегрируются с большинством КСП-систем. Одни делают упор на анализ проектных данных и предлагают инструменты для OLAP-обработки (PMOffice фирмы Systemcorp), другие, наоборот, сконцентрированы на коммуникациях и предлагают развитые Internet-средства, такие, как организация дискуссионных групп и чат-каналов, удаленное хранение файлов и т. д. (WecomHome компании Welcom Software).

Рынок систем управления проектами постоянно меняется. Функции, которые ранее были доступны только в профессиональных системах, появляются в недорогих пакетах, а профессиональное ПО, в свою очередь, становится "дружелюбнее" к пользователю. Все системы различаются как по функциональности, так и по коммуникационным и интеграционным возможностям, поэтому выбор ПО превращается в довольно сложный проект, требующий системного подхода, аналогичного выбору любой АСУП.

Специализированные КСП-системы

Мы рассмотрим только специализированные системы для календарно-сетевого планирования, поскольку обзор КСП-модулей комплексных АСУП (Baan, Oracle Applications, SAP R/3, Scala и др.) заслуживает отдельной статьи.

Специализированные КСП-системы западных производителей представлены на рынках СНГ в основном продукцией фирм Microsoft, Primavera Systems и Welcom Software. ПО двух последних компаний предназначено в первую очередь для применения в проектно-ориентированных организациях.

Среди КСП-систем российских разработчиков можно выделить продукт Spider Project компании "Технологии управления Спайдер", предназначенный для профессиональных пользователей.

Microsoft

КСП-систему Microsoft Project можно без преувеличения назвать самой популярной в основном благодаря сочетанию простоты использования, дружественного интерфейса и наиболее необходимых инструментов для управления проектом, рассчитанных в первую очередь на пользователей, которые не являются профессионалами в этой области. По совокупности показателей пакету неоднократно присуждались первые места в тестах, проводимых различными специализированными изданиями.

Подкупает простота использования программы, чему во многом способствуют традиционно мощные для продуктов Microsoft Волшебники и справочная система, а также дополнительные функции, такие, как, например, Карта проекта (появилась в MS Projectљ98), интуитивно подсказывающая, что нужно делать на каждом этапе. Поэтому неудивительно, что на Западе он стал таким же естественным рабочим инструментом руководителей, как и программы, входящие в пакет MS Office.

Подавляющее большинство работающих с MS Project используют его для планирования небольших задач. По оценкам, встречающимся в печати, половина пользователей планируют проекты объемом до 50 работ, и лишь от 10% до 20% -- проекты, в которых более 100 работ. Это вызвано тем, что по функциональности MS Project до последнего времени уступал конкурирующим продуктам, ориентированным на профессиональных руководителей проектов. Однако надо отдать должное разработчикам -- в каждую последующую версию (текущая уже шестая) добавлялись новые функции планирования, контроля и анализа исполнения, присутствующие в более мощных продуктах других производителей.

В этом плане не является исключением и Microsoft Project 2000. Из основных особенностей, связанных с планированием и контролем за выполнением проекта, появившихся в новой версии, можно отметить следующие.

• Иерархические коды структур для задач и ресурсов;
• расходуемые материалы как вид ресурсов;
• месяц как единица длительности работ;
• индивидуальные календари для задач;
• графические индикаторы для наглядного представления "проблемных" задач;
• поля с вычисляемыми формулами, определяемыми пользователями;
• две шкалы времени (основная и вспомогательная);
• указание приблизительного периода выполнения задачи (с последующим уточнением);
• создание шаблонов проектов.

Улучшены функции поддержки иерархической структуры работ (WBS), определения приоритетов для задач, выравнивания загрузки ресурсов, расчета критического пути в группе проектов, просмотра сетевой диаграммы проекта.

Microsoft адресует свой продукт не только начинающим, но и профессиональным руководителям проектов. Для расширения функциональности системы производителем выпускаются Add-in-модули, доступные для бесплатной загрузки через Internet. Кроме того, существует большое число бесплатных и коммерческих продуктов сторонних производителей.

Что касается удобства работы, то теперь пакет поддерживает такие функции, как самонастраивающиеся меню, однооконный интерфейс, установку по запросу, перемещаемые профили пользователей, режим Windows Terminal Server и т. д. Справочная система позволяет пользователям добавлять в нее свою информацию.

Особое внимание уделено организации обмена информацией в команде проекта. Новый продукт Microsoft Project Central позволяет всем участникам проекта работать с актуальной проектной информацией. Доступ осуществляется либо через Web-броузер, либо через специальное приложение MS Project Central Client. Для мобильных и удаленных пользователей предусмотрена работа в режиме off-line с последующей синхронизацией информации.

Работая с системой, можно не только просматривать текущую информацию, но и обновлять данные -- вносить новые задачи, перераспределять задачи между исполнителями и т. д. Права доступа определяются администратором. Просмотр возможен как в режиме таблиц, так и в виде диаграммы Ганнта.

Поддерживается двунаправленный обмен информацией с Outlook. Руководитель проекта может передать исполнителям данные о задачах (в виде списка), которые необходимо выполнить, а те, в свою очередь, могут информировать его обо всех изменениях в рабочем календаре. Кроме того, пользователи MS Outlookљ2000 имеют возможность просматривать всю проектную информацию из этого приложения.

Primavera Systems

В рамках своей концепции Концентрического управления проектами (Concentric Project Management) компания Primavera предлагает ряд продуктов для построения интегрированной среды управления комплексными проектами.

Флагманский продукт Primavera Project Planner (P3) адресован организациям, работающим в таких отраслях, как машиностроение, строительство, архитектура, коммунальные услуги (энерго-, тепло- и водоснабжение) и телекоммуникации. Пакет рассчитан на профессионалов в области управления проектами и поддерживает все основные функции, характерные для программы своего класса.

P3 предоставляет удобные средства для просмотра информации о проекте. Например, можно разделить экран по горизонтали для независимого просмотра двух частей проекта или, используя функцию Progress Spotlight, быстро выделить работы, которые требуют внимания в заданный период времени. Особо следует отметить возможности, предоставляемые в режиме просмотра сетевой диаграммы. Окно Cosmic View ("вид из космоса") в мелком масштабе показывает, какой участок сетевой диаграммы изображен на экране монитора, а окно Trace Logic позволяет отследить логику выполнения выбранных работ.

Р3 частично локализована. На русский язык переведены документация, почтовая система для обмена информацией с участниками проекта. Названия всех полей и шкалы времени могут быть переведены на 28 языков (включая русский и украинский) "одним щелчком мыши". Англоязычной осталась только система меню самой Р3.

• отслеживать сроки подготовки документов (плановые и текущие) и маршрут их прохождения;
• готовить и рассылать пакеты документов участникам проекта;
• организовать хранение и поиск всей необходимой документации;
• контролировать доходы и расходы по проекту и оценить влияние вносимых изменений как на его стоимость, так и на расписание.

С пакетом поставляются дополнительные модули: Expedition Analyzer помогает анализировать проектную информацию в различных разрезах, а Expedition Express предоставляет доступ к информации удаленным пользователям через Web-броузер.

Крупным организациям компания предлагает комплексное решение для управления всей проектной информацией -- Primavera Project Planner for Enterprise (P3E). Система объединяет в себе развитые средства для календарно-сетевого и ресурсного планирования, анализа рисков, управления проектной документацией. Вся информация о проекте представлена на динамически обновляемом Web-сайте (работающий образец находится по адресу www.primavera.com/products/p3eproj/main.htm). Удаленные пользователи могут обновлять информацию, используя модуль Progress Reporter. Модуль Portofolio Analyst предоставляет мощные средства для анализа информации, позволяя изучать не только выполняемые, но и уже закрытые и только лишь планируемые проекты.

Все продукты Primavera могут быть интегрированы с комплексными АСУП. Разработчиком предлагаются готовые решения для Oracle Applications, SAP R/3, Baan, People Soft и J.D. Edwards.

Для облегчения интеграции с другими КСП-системами разработан модуль Ra, который представляет собой объектно-ориентированный сервер приложений OLE 2.0 с блоком расчета расписания P3. Модуль поддерживает стандартные языки программирования (Visual Basic, Microsoft Office/VBA, Java, Visual C++, Powerbuilder) и предоставляет возможность не только организовать доступ к данным P3 из других информационных систем, но и использовать блок расчета расписания Р3 в своих собственных приложениях.

Из интересных интеграционных решений стоит отметить систему для четырехмерного моделирования (четвертое измерение -- время) Plant Space Schedule Simulator компании Jacobus Technology. Она позволяет еще до начала работ просмотреть все этапы строительства объекта в виде трехмерного анимационного ролика (www.primavera.msk.ru/Integration/Jacobus/4d-jac.htm).

Welcom Software Technologies

В рамках собственной стратегии создания интегрированной среды управления проектами компания предлагает только одну систему для календарно-сетевого планирования -- Open Plan, которая выпускается в трех версиях: Professional, Desktop и Enterprise. Все продукты имеют одинаковую архитектуру и используют одинаковый формат данных, что существенно упрощает их взаимную интеграцию.

Open Plan Professional (OPP) ориентирован на руководителей сложных комплексных проектов и считается одним из наиболее мощных продуктов по возможностям ресурсного планирования.

Например, при назначении ресурсов можно указывать не конкретного исполнителя, а требуемую квалификацию. Система сама предложит наименее загруженные ресурсы по указанному критерию. Можно назначить основной и альтернативный ресурс, который будет использоваться в случае недоступности основного. ОРР позволяет проводить анализ и перепланирование не только для людей и оборудования, но и для материалов, при этом учитываются материалы с ограниченным сроком хранения.

Пакет содержит мощные инструменты для оценки вероятности выполнения работ в запланированные сроки. Поддерживаются методика PERT, когда для отдельных или всех работ проекта вводятся оптимистические и пессимистические сроки завершения, и проведение анализа рисков по методу Monte Carlo. Модуль Директор управления проектом позволяет настроить внутрикорпоративные стандартные процедуры планирования и контроля.

Версия Open Plan Desktop (OPD) предназначена для планирования индивидуальных проектов, которые являются частью комплексных, и групп внутренних подпроектов. В ней присутствуют все функции для планирования и контроля за выполнением проекта, но нельзя работать с внешними подпроектами, создавать пользовательские поля и отчеты, изменять настройки процедур Директора управления проектами. Руководители предприятия, используя OPD, могут просматривать комплексные проекты в укрупненном формате.

ОРР и OPD полностью локализованы.

Для управления бюджетом проекта Welcom предлагает систему Cobra, при разработке которой учитывались требования, предъявляемые к подобным системам Министерством обороны США (Cost/Schedule Control System Criteria -- C/SCSC). Компания поставляет ее не только коммерческим, но и государственным организациям. Cobra позволяет планировать бюджет проекта "сверху вниз", от предварительной укрупненной оценки затрат до уровня отдельных работ, учитывая как расходы, так и финансовые поступления. Возможно моделирование с учетом нескольких источников финансирования. Функции анализа "что будет, если..." позволяют создавать и оценивать несколько вариантов бюджета. Система имеет открытую архитектуру и может использоваться как самостоятельно, так и в рамках любой ИС.

Для удаленного доступа к проектным данным через любой броузер с поддержкой Java компания выпустила систему Spider. Ее возможности аналогичны программам других разработчиков.

Для построения более масштабных решений предлагается Open Plan Enterprise, который создан специально для интеграции возможностей систем ОРР и Cobra с комплексной АСУП Baan. Такая комбинация позволяет специалистам, занимающимся детальным планированием, использовать все ключевые возможности Оpen Рlan, а сотрудникам других подразделений и руководству предприятия -- вводить и просматривать необходимую им информацию непосредственно в среде Baan. В арсенале Welcom также имеется готовое решение и по интеграции с SAP R/3.

Отдельного упоминания заслуживает политика компании в отношении конкурирующих продуктов. Как отмечают разработчики, в новой версии системы Cobra будет реализована поддержка форматов файлов Р3 и MS Project 2000. На проходившей недавно ежегодной конференции пользователей Welcom (WelcomWorld 2000) она продемонстрировала интеграционные решения: Cobra с MS Project’98; Open Plan и MS Excel; Open Plan и ERP-системы; Cobra и Oracle Financials.

Технологии управления Спайдер

Как и большинство других профессиональных КСП-систем, Spider Project создана профессионалами в управлении проектами. В результате получился функционально мощный и достаточно интересный продукт. Первая его версия была выпущена в 1992 г., а сейчас пакет применяется как в России, так и за рубежом.

Ключевые отличия заключаются в использовании показателей физических объемов работ и производительности ресурсов. При расчете расписания западные пакеты оперируют заданной длительностью работ, а в Spider Project может задаваться не только этот параметр, но и объем работы. В последнем случае длительность будет рассчитываться исходя из производительности назначенных ресурсов. Соответственно при замене ресурса на более или менее производительный будет пересчитана длительность выполнения работы.

При проведении оценки длительности выполнения работ можно осуществлять расчеты исходя из пессимистических, оптимистических и наиболее вероятных значений производительности ресурсов. Именно этот показатель влияет на длительность работы, что позволяет моделировать не последствие, а источник риска.

В Spider Project введено понятие мультиресурса, т. е. группы ресурсов, которые выполняют работу вместе (бригада, программист с компьютером и т. д.). При определении мультиресурса происходит автоматическое назначение всех входящих в него ресурсов.

Система позволяет наглядно оценить периоды загрузки ресурсов с помощью диаграммы Ганнта. Другим очень удобным инструментом является линейная диаграмма. На горизонтальной оси откладываются метрические характеристики проекта (этажи, километры и т. д.), а на вертикальной -- время. Запустив анимацию (с любым временным интервалом), можно увидеть процесс исполнения проекта в динамике. Одновременно можно просматривать плановый и фактический графики выполнения работ, что позволяет вовремя выявить отставания.

Система отличается также технологическими решениями. В пакете Spider Project отсутствует возможность сетевой работы в традиционном понимании, т. е. когда все пользователи одновременно вносят изменения в проект. Здесь применена другая технология: каждый пользователь работает со своим файлом проекта, а изменения в общий проект вносятся "порционно", только с санкции ответственного. Она успешно используется в тех условиях, где нет возможности организовать сетевой доступ к общей базе данных проекта, например на удаленных строительных площадках. Сейчас Spider Project применяется для управления одним из крупнейших российских проектов -- строительством Каспийского трубопровода.

Пакет поддерживает механизмы OLE-автоматизации, но не содержит дополнительных инструментов для его интеграции с другими приложениями. Отсутствуют решения по интеграции с комплексными АСУП.

Более подробно о функциональности продукта можно прочесть в его описании.

Заслуживает внимания и лицензионная политика компании. При приобретении системы Spider Project заказчику также бесплатно поставляется программа для просмотра проектной информации, содержащая все функции, кроме расчета графика работ. Она предназначена для использования высшим руководством организации. Демо-версия системы Spider Project представляет собой полнофункциональную программу, единственным ограничением которой является количество работ -- не более 40. Компания рекомендует ее применять в рамках информационной системы управления проектами для планирования небольших фаз проекта.

Time Line Solutions

Рассказ о КСП-системах, представленных на нашем рынке, будет неполным, если не упомянуть о системе Time Line. Этот пакет появился в СНГ одним из первых -- в начале девяностых. Были локализованы две версии -- 5.0 для DOS и 1.0 для Windows, что в свое время способствовало росту популярности продукта.

Текущая версия пакета Time Line 6.5 вышла пять лет назад и сразу же получила очень высокие оценки экспертов. В то время это был единственный в своей ценовой группе продукт, реализованный в архитектуре клиент-сервер и поддерживающий работу с SQL-базой данных. Кроме того, он содержал продвинутые средства для планирования и позволял наглядно представлять проектную информацию. Пользователи могли создавать свои поля с вычисляемыми формулами. С системой поставлялся генератор отчетов Crystal Report. Усеченная версия Time Line (без поддержки WBS и генератора отчетов) одно время входила в состав пакета Corel Office.

Time Line содержал средства для интеграции с Novell GroupWise. Предлагались сетевая версия на пять пользователей и пакет Project Updater для удаленного доступа к проектной информации.

К сожалению, за последнее время продукт не изменился, разработчики не занимаются его дальнейшим развитием. Те же функции, которые несколько лет назад были передовыми, сейчас стали совершенно обычными для систем этого класса. Кроме того, появились гораздо более мощные системы.

Как сообщили представители российской компании A-Project, которая занималась локализацией и внедрением продуктов Time Line на рынке СНГ, учитывая сложившуюся ситуацию, фирма отказалась от их активного продвижения.

Дополнительную информацию Вы можете получить в компании Interface Ltd.

Отправить ссылку на страницу по e-mail