Основные положения
Управление портфелем технологий является существенным компонентом любой стратегии управления технологиями. Назначением данной статьи является достаточно детальное описание процесса управления портфелем технологий, позволяющее осуществить практическое управление портфелем в вашей организации. Статья дает представление о целях, достижению которых способствует этот процесс, описывает отраженные в процессе принципы успешного менеджмента портфелем, а также дает описание процесса на высоком уровне и подробное пошаговое описание. Этот процесс можно использовать в неизменном виде, взять его за основу для дальнейшей модернизации, либо просто воспользоваться наиболее подходящими для вас концепциями. В статье также обсуждается вопрос использования возможностей технологии Tempo от Borland в контексте этого процесса.
Управление портфелем технологий
Независимо от того, куда Вы обратитесь за экспертным заключением, вердикт уже вынесен. Управление портфелем технологий является важнейшей управленческой дисциплиной для любой хорошо организованной технической организации. Управление портфелем технологий помогает IT-подразделениям максимально эффективно использовать ресурсы, повысить чувствительность бизнес-компонентов к задачам определения приоритетов, которые необходимо решить для обеспечения выполнения нужных проектов, и в конечном счете достичь удовлетворительного соответствия между технологическими затратами и усилиями и кругом решаемых бизнес-задач.
Рассмотрим следующие факты в плане обсуждения проблемы окончательного включения данной дисциплины в число основных:
- Согласно проведенным компанией Hackett исследованиям, средняя компания США в настоящее время затрачивает 9000 долларов на одного служащего в год в области IT. Затраты некоторых крупнейших компаний в области IT в расчете на одного служащего в год составляют 22000 долларов.
- По оценке журнала CIO убытки компаний, понесенные ими в связи с реализацией неудачных программных проектов, составляют 78 млрд. долларов в год (не опечатка).
- Согласно данным Gartner Group, доля потерпевших неудачу крупных технологических проектов составляет 75%.
Проблема состоит в том, что управление портфелем слишком часто оказывается недостаточно определенной концепцией. Чтение промышленных изданий и сводок поставщиков может убедить в том, что управление портфелем является концепцией высокого уровня, философией, алгоритмом, способом представления отчетов или свойством программного продукта. Истина состоит в том, что управление портфелем содержит элементы всего вышеперечисленного, однако, в конечном счете, оно сводится к вычленению определенных принципов в рациональный бизнес-процесс, который можно использовать ежедневно и который поддерживается надлежащими средствами.
Следует отметить, что подробно описываемый ниже процесс разработан для текущего управления технологическим портфелем.
Реализация этого процесса позволит вашей организации добиться конечной цели построения полностью управляемого портфеля технологий путем включения в него всех новых проектов, инициатив и инвестиций. Для организаций, желающих незамедлительно применить дисциплину управления портфелем ко всем проектам, инициативам и другим капиталовложениям, может быть целесообразной предварительная тренировка в оценке портфеля. Обычно это можно осуществить с помощью разработки полностью автоматизированного простого процесса установления права собственности и сбора данных о текущих проектах с использованием тех же форм и метрик, которые применяются в описываемом в данной статье процессе. Полученный в результате образ портфеля можно использовать в качестве основы для проведения его модификаций вследствие ненужной избыточности и в погоне за максимальной прибыльностью бизнеса, а также в качестве отправной точки этого процесса.
"В дополнение к обеспечению централизованного обзора всех IT-проектов, хороший портфель позволит ИТ-менеджерам с легкостью убедиться в оптимальной сбалансированности их инвестиций в ИТ с точки зрения размера, риска и планируемой отдачи. При умелом применении он реально повысит ценность ИТ путем выявления раздутых или слишком рискованных проектов и при этом покажет, как переместить средства из малоперспективных капиталовложений в высокоперспективные, стратегические инвестиции", - журнал CIO Magazine, Скотт Беринато (Scott Berinato).
Задачи, решаемые с помощью процесса управления портфелем:
Описываемый процесс управления портфелем разработан для решения следующих задач:
- Возможности эффективного планирования и обучения. Управление портфелем в значительной степени относится к возможностям планирования и оценки инвестиций в успешный бизнес. При наличии эффективного процесса оценки, чем больше у вас будет возможностей и идей, тем лучше будет конечный результат. История показывает, что самые лучшие идеи в бизнесе порождаются на всех уровнях организации. В то же время возможности должны фильтроваться через мнение людей, достаточно хорошо разбирающихся в бизнесе, чтобы реально контролировать их. С учетом этого обстоятельства описываемый в данной статье процесс открывает широкие возможности, которые далее оцениваются назначенными старшими менеджерами.
- Исключение избыточности. Возможно первой и прямой выгодой, получаемой от реализации управления портфелем, является исключение избыточности. В момент создания единой согласованной картины всех технологических проектов, инициатив и других инвестиций становятся очевидными базирующиеся на избыточности возможности для слияния инвестиций. Только одно это позволяет немедленно и резко сократить издержки. C появлением новых возможностей и идей эффективный способ их оценки в контексте других возможностей и текущих инвестиций помогает избежать повторного появления избыточности.
- Сбор нужной информации от нужных людей. Полная картина стоимости/выгодности/рискованности любого проекта, инициативы или капиталовложения должна формироваться на основе нескольких источников. Разные люди, обладающие различным кругозором, базовыми знаниями и специализацией, вносят существенный вклад в создание этой картины. Сбор и синтез этой информации в согласованную практически значимую картину создает некоторые своеобразные проблемы. При рассмотрении этих проблем, обсуждаемый в этом документе процесс описывает роли, которые играют типичные участники, и методы, позволяющие вносить понятную им информацию на простом английском языке и которая может быть легко преобразована в содержательную систему показателей управленческих решений.
- Соглашение Фостера и фактор качественных и количественных соображений стоимости, выгоды и риска в принятии решений. После того как возможности будут определены, оценены, обоснованы, измерены, и результирующая информация будет приведена в стандартный вид, позволяющий проводить точные сравнения, любой человек получает возможность обратиться к одной и той же странице. Это существенно, если требуется поддерживать стремление организации к успеху для разных инициатив. Каждый сотрудник должен иметь доступ к одной и той же информации по требуемым ресурсам, ограничениям и прибыльности бизнеса. Несущие информацию о стоимости, риске и прибыльности метрики принятия решений могут использоваться для построения сравнительного анализа и графиков, которые позволяют принимающим решения командам сотрудничать между собой для выработки согласованных решений.
- Быстрое реагирование на изменения. Идентификация и одобрение проектов для включения в портфель связано с учетом ряда допущений на текущие инвестиционные возможности, приоритетные направления деятельности, планы затрат и ограничения по количеству ресурсов. Все эти факторы проявляют тенденцию к изменению со временем. Важно, чтобы по мере появления изменений соответствующие механизмы вводились в действие эволюционным способом.
- Непрерывное улучшение. Со временем требуется проведение измерения точности прогноза различных метрик, используемых в ходе выполнения процесса управления портфелем, относительно фактических результатов с тем, чтобы можно было скорректировать используемые алгоритмы с учетом систематической ошибки. Со временем тенденции организации к завышению или занижению затрат или прибылей могут быть статистически обоснованы и может быть определен их весовой коэффициент в процессах принятия решений. Кроме того, сам процесс может подвергаться изменениям с учетом расширения или сокращения участников, сбора новой информации или в ходе его совершенствования.