Обеспечение финансовых специалистов всеми необходимыми программные средствами и информационными технологиями - залог успешного функционирования современного бизнеса. Вместе с тем, как показывают исследования, ситуация, сложившаяся в финансовых отделах многих компаний, далека от идеальной. Одна из причин - использование электронных таблиц. О проблемах этого подхода и современных инструментах подготовки отчетности - использовании технологий OLAP - пишет Шон Стольц в своей статье, фрагмент которой мы и предлагаем вашему вниманию.
Нелегкие времена для финансового менеджера
Согласно недавно проведенному опросу финансовых директоров, большинство из них (81%) считает, что сегодня наиболее важной задачей является достижение высокой точности прогнозирования доходов и поступлений. Примечательно, что при этом более половины из них (63%) не удовлетворены качеством своих систем бюджетирования и прогнозирования. Чем объясняются подобные пессимистичные настроения работников финансовой сферы? Дело в том, что сегодня финансовые директора оказываются под постоянно растущим "давлением" - новые реалии бизнеса требуют более надежной, значимой и точной финансовой информации:
- Технологии Internet создают новые бизнес-модели, для которых необходимы новые финансовые модели.
- Изменение бизнес-среды вызвало обострение конкурентной борьбы, когда неоспоримым преимуществом можно считать возможность проведения динамического анализа конкурентной среды.
- Последние бухгалтерские скандалы и реакция надзорных органов повысили требования к целостности и точности данных.
При этом, как выяснилось в результате еще одного опроса, две трети "мировых" и 90% "средних" компаний не уверены в точности и надежности своих прогнозов и отчетов. Возникает вопрос: почему? В качестве ответа необходимо рассмотреть два момента:
- несовместимость многочисленных ERP-систем, используемых для сбора данных для бюджетирования, прогнозирования и отчетности, является основной причиной неточности данных;
- электронные таблицы по-прежнему широко используются в финансовых отделах при проведении бюджетирования, прогнозирования и подготовке отчетности.
Все больше и больше исследований свидетельствуют о наличие проблем, связанные с использованием электронных таблиц. Другими словами, электронные системы, вероятно, далеко не самая лучшая система для финансовых отделов. И хотя удовлетворительной альтернативы электронным таблицам пока не создано, изучения опыта применения электронных таблиц в целом не представляет большую практическую ценность для финансовой сферы. Тем не менее, открытым остается вопрос: "Могут ли другие технологии заменить электронные таблицы, используемые в финансовом отделе?"
Почему используются электронные таблицы?
Ответ на этот вопрос довольно прост: потому что их можно использовать. Несмотря на то, что финансовые специалисты практически не обладают знаниями в области разработки компьютерных программ, программирования или проектирования приложений, они могут разрабатывать сложные модели, которые можно применять для управления финансовой деятельностью. Кроме того, электронные таблицы широко используются в компаниях, а большинство пользователей, работающих с информацией, умеет доступ к электронным таблицам и знает, как ими пользоваться.
Недостатки электронных таблиц
Согласно исследованию, проведенному компаниями Coopers и Lybrand, 90% всех электронных таблиц, число строк которых равняется 150, имеют ошибки. Еще одно исследование, выполненное KPMG, показало, что 92% таблиц, используемых при управлении налогами, содержат серьезные ошибки, а 75% таблиц включают бухгалтерские ошибки.
В общем проблемы, связанные с электронными таблицами, можно рассматривать с двух точек зрения:
- Проектирование, разработка, гибкость и прозрачность внутренних процессов
Проблема существует только потому, что большинство финансовых специалистов, ответственных за разработку и сопровождение этих моделей электронных таблиц, НЕОБУЧЕНЫ, как их проектировать и разрабатывать. Вместе с тем, ни один финансовый менеджер или директор по информатизации не позволит неквалифицированному и/или неопытному администратору базы данных разработать и поддерживать огромные и сложные транзакционные базы данных, которые используются в компании. И даже, когда речь заходит о проектировании и разработке систем управленческой отчетности, бюджетирования и планирования, которые используются для управления интернациональным бизнесом, эта практика превалирует. Никто не пытается утверждать, что финансовый отдел неподготовлен - они профессионалы в своей области. Проблема в том, что они необучены техническим аспектам использования электронных таблиц.
Электронным таблицам не свойственна гибкость к внесениям изменений в структуру моделей, которые они описывают. Внутренние формулы, записанные в моделях электронных таблиц, не являются динамическими, поэтому, если формула изменена на одной странице, она не будет автоматически скорректирована на всех следующих страницах или в рабочих книгах. В результате, любое изменение модели, каким бы незначительным оно ни было, должно быть продублировано вручную на каждой связанной странице или рабочей книге.
Помимо этого, невозможно отследить, какая методология используется для управления моделью в электронной таблице. Это связано с тем, что все формулы, которые используются для связи с данными и манипулирования ими, скрыты. Таким образом, базовая формула оказывается непрозрачной, следовательно, и методология, используемая для управления моделями.
- Целостность данных
Даже несмотря на серьезность изложенных выше проблем, все они в большей степени касаются количества времени, которое необходимо для разработки, сопровождения и изменения моделей электронных таблиц. Поэтому при наличии ресурсов нужно задуматься о продуктивности их использования. Более значимой является задача обеспечения целостности данных, которые представляются в отчете. Как правило, данные электронных таблиц хранятся в отдельных рабочих книгах, с которыми работают различные пользователи, удаленные друга от друга. Формулы в этих рабочих книгах связаны друг с другом. Эти связи, однако, разрывают цельность модели. Так, если данные в одной рабочей книге изменены, невозможно узнать, была ли скорректирована вся модель. Для финансового отдела это настоящая катастрофа.
Как было упомянуто выше, из-за того, что формулы в электронных таблицах скрыты, невозможно установить их корректность, не прибегнув к продолжительной ручной проверке. Кроме того, поскольку каждая рабочая книга - это отдельный объект, корректность одной книги не означает правильность всех остальных. Ошибки в электронных таблицах - их признанный недостаток, хотя пользователям редко говорят об этом.
Альтернативная технология OLAP
Термин OLAP, или оперативная аналитическая обработка, был введен в 1993г. Эдгаром Коддом (Edgar Codd), автором реляционной модели. Первоначально OLAP использовался как профессиональное словечко, обозначающее принципиальное отличие от OLTP (On-Line Transaction Processing, Оперативная обработка транзакций). Буква T была заменена на A, что подчеркивало аналитические возможности OLAP в отличие от транзакционных характеристик технологии реляционных баз данных. Сегодня термин OLAP используется родовое понятие для различных технологий, включая системы поддержки принятия решений, Business Intelligence и управленческие информационные системы.
Основная функция OLAP - управление измерениями, которые применяются для моделирования основных характеристик бизнеса.
Управлять этими измерениями несложно, во-первых, потому что манипулирование выполняется с помощью графического интерфейса. Во-вторых, внесенные изменения переносятся на все задействованные данные, хранящиеся в базе данных OLAP. В этом состоит коренное отличие от электронных таблиц, поскольку при их использовании необходимо отдельно изменять каждую модель.
Наконец, с помощью OLAP можно легко создавать и рассматривать "альтернативные отношения". При использовании же электронных таблиц одновременный просмотр всех измерений невозможен. В этом случае, данные, скорее всего, поступали бы в виде иерархии связанных электронных таблиц, причем каждая таблица более высокого уровня консолидировала и суммировала бы информацию таблиц более низкого уровня. Поскольку такие электронные таблицы оказываются несвязанными и не обеспечивают прозрачность всей модели, чрезвычайно сложно модифицировать модель в приемлемые временные сроки. Возможность визуального моделирований иерархий и управления ими, а также отображения различных представлений отношений между элементами измерений является неоспоримым преимуществом OLAP.
Быстро, быстрее, еще быстрее
Сегодня это лозунг большинства менеджеров, ответственных за принятие решения. В связи с тем, что эти менеджеры не располагают доступом к транзакционным системам, в которых хранится необходимая информация, и приходится обращаться в финансовый отдел. К сожалению, эти запросы, как правило, выполняются с задержкой.
OLAP - это технология, которой могут воспользоваться множество пользователей, работающих на различных платформах. Благодаря тому, что данные хранятся в одном месте - "OLAP-кубе", к данным и информации могут одновременно обращаться многие пользователи, не зависимо от их местонахождения.
Поскольку измерения и иерархии моделируют основные характеристики бизнеса, анализ данных становится творческим процессом. Действительно, отпадает необходимость разбираться с основными источниками данных, и, следовательно, информация становится понятной и доступной более широкому кругу пользователей. Менеджеры могут самостоятельно отвечать на интересующие их вопросы и не обращаться за информацией в финансовый отдел.
Фиксированная отчетность и аналитические отчеты
Как известно, отчеты, сформированные с помощью электронных таблиц, являются фиксированными отчетами, т.е. могут представлять данные только в одном формате. Поэтому, если возникает необходимость в дополнительном анализе, таких отчетов оказывается недостаточно и требуется подготовка нового отчета и разработка новой модели. Наконец, формирования нерегламентированных запросов с целью последующего анализа является труднореализуемой задачей.
Что же касается OLAP, то, благодаря тому, что и базовые бизнес-модели, и данные хранятся в одном месте, возможность анализа данных с применением нерегламентированных запросов, является неотъемлемой частью этой технологии. Действительно, данные в OLAP-кубе хранятся в оптимизированном для анализа виде, поэтому их можно анализировать мгновенно, или "на лету", "углубляться" в базовые данные и обобщать их, получая итоговые значения, представленные в отчете.
Заключение
Хочется еще раз отметить, что рациональность использования электронных таблиц в финансовых отделах вызывает большие сомнения. Применение электронных таблиц в качестве инструмента для решения задач подготовки отчетности, планирования и бюджетирования также находится под вопросом.
Можно выделить две основные причины, почему электронные таблицы продолжают использоваться и почему применение альтернативных технологий в финансовых отделах не получило широкого распространения.
Во-первых, в финансовых отделах отсутствует понимание существующих альтернативных подходов к решению проблем. В IT-подразделениях также не достает осознания сложностей, с которыми сталкиваются финансовые специалисты. Другими словами, один отдел не понимает проблему, другой - ее решение.
Во-вторых, присутствуют сложности с обоснованием необходимости расходов. Покупка и внедрение новых технологий требуют финансирования, однако отдача от них ощущается не сразу и не поддается простому количественному определению. В большинстве случаев для обоснования предстоящих затрат, требуется представить доказательства, что проект окупится в течение первого года. Поэтому несмотря на очевидные достоинства OLAP - точность данных, легкость анализа и использования, а также возможность своевременного получения информации - представление подобного обоснования является крайне непростой задачей.
Сегодня большинство мировых компаний перешли к использованию OLAP как базовой технологии для предоставления информации лицам, принимающим решениям. Поэтому принципиальный вопрос, которым необходимо задаться, не состоит в том, следует ли продолжать применять электронные таблицы в качестве основной платформы для подготовки отчетности, бюджетирования и прогнозирования. Компании должны спросить себя, готовы ли они терять конкурентные преимущества, используя неточную, неактуальную и неполную информацию, прежде чем они созреют и рассмотрят альтернативные технологии.