Разработка должностных инструкций на основе функциональной модели AllFusion Process Modeler 4.1.4.

© Дубейковский В.И.

Системный аналитик Отдела внедрения и консалтинга компании «ИНТЕРФЕЙС»

Всё более широкий спрос в отечественной производственной практике находит задача формализации должностных обязанностей сотрудников. Этот спрос определяется намерениями оптимизировать организацию работы предприятия. Расширяющийся спрос вызывает генерацию предложений услуг соответствующего профиля. К настоящему времени на рынке оказания услуг создания должностных инструкций возникло несколько узко специализированных предприятий. Как правило, методически их работа прокламируется корректно построенной на использовании функционального моделирования работы предприятия. Часто - с использование IDEF0. Однако в качестве инструментария моделирования используются, как правило, упрощенные самодеятельные технологии.

Вполне очевидно, однако, что от качества разработанной, с целью создания должностной инструкции, модели зависит достоверность разработанных на её основании должностных инструкций.

Трудно представить преимущества использования локальных средств функционального моделирования, для этих целей, - перед использованием пакета прикладных программ мирового общепризнанного класса AllFusion Process Modeler. Как правило, причины использования самодеятельных отечественных разработок носят тот или иной частный, узкий, плохо обоснованный характер.

Вполне устоявшаяся традиция делит должностную инструкцию на два раздела:

• идентификационный раздел - см.п.п. 1-5, 7-11, табл. 1;
• спецификацию собственно должностных обязанностей - см. п.4.

Идентификационная часть должностной инструкции изменяется от случая к случаю, но заполняется каждый раз информацией, исходящей из особенностей построения организационной структуры предприятия и может носить нормативный характер.

    Должностные обязанности характеризуют производственные отношения и основываются на предметно-технологических особенностях работы предприятия. Эти особенности эффективно могут быть описаны в формате ФМ работы предприятия.

Таблица 1. Структура должностных инструкций[1]

В штатном представлении функциональной модели AllFusion Process Modeler разработанная в её пределах организационная диаграмма (Organization Chart Diagram - OCh) практически не связана с IDEF0 и др. методическими фрагментами ФМ. Это не позволяет создать спецификации должностных обязанностей на основе этой функциональной модели - непосредственно с помощью инструментария генерации отчётов (Reports) по ней.

В разделе 6.3 «Генерация спецификаций должностных обязанностей (ДО)» [1], подробно рассмотрена  процедура создания такой спецификации на основе индексации Mechanism Names подмассива стрелок (Arrows), представляющих Roles в Organization Chart. Индексация здесь позволяет выделить массив Mechanism Arrows, представляющих (заменяющих) Roles, из Arrow Dictionary и упростить дальнейшую работу.

Помимо рассмотренного «технологического» варианта разработки должностной инструкции, эта же задача может быть выполнена несколько иначе. Рассматриваемый здесь вариант предоставляет некоторые преимущества перед упомянутым выше.

После завершения разработки функциональной модели системы, для сотрудников которой должны быть созданы должностные инструкции, создаётся заготовка «технологической» ФМ, предназначенной исключительно для создания спецификаций должностных обязанностей. Она должна быть копией разработанной ФМ с Arrow Dictionary освобождённым от Mechanism Names. Это освобождение может быть осуществлено только в одном варианте - удалить все стрелки Mechanism с диаграмм модели и затем очистить словарь в технологии Merge Dictionary.

Для ускорения этой неблагодарной работы следует воспользоваться возможностью удаления сразу нескольких стрелок, выделенных ЛАССО. Это позволяет одновременно удалять все механизмы каждой Activity и несколько облегчает и ускоряет работу.

После того, как механизмы удалены, модель превратилась в логическую ФМ.

Полностью избежать работы освобождения словаря можно несколько изменив план работ. В предвидении серьёзной, а может быть и исключительной (когда ФМ создаётся с единственной целью разработки ДО) работы по созданию спецификаций ДО сотрудников следует разрабатывать эту ФМ как логическую, полностью избегая указания где-либо механизмов.

Может оказаться, однако, что полностью исключить введение- механизмов не удастся - по той причине, что без них будет затруднено корректное формирование ФМ в каких-то её фрагментах. В этом случае работа по очистке Arrow Dictionary, тем не менее, будет значительно сокращена.

Так или иначе, после освобождения Arrow Dictionary, следует импортировать в него имена должностей из Role Dictionary (RD).

Корректно осуществляя задачу генерации спецификаций должностных обязанностей, Role Dictionary и предшествующий ему Role Group Dictionary создаются в процессе разработки Organization Chart, предшествующей разработке должностных инструкций.

Для импорта информации Role Dictionary открываем его (см. рис. 1) и выбираем Export. 

Проходим без вмешательства окно Step 1, Далее>. В окне Step 2 (рис. 2)

  

Рис. 2. Окно Step 2.

 Рис. 3. Окно Step 2. Пересылка колонок Role Group и Importance из Shown Column - в Hidden Column при помощи <<Remove.

перемещаем колонки Role Group и Importance из Shown Column - в Hidden Column при помощи <<Remove (см. рис. 3) и оставляем, таким образом, для экспорта только две колонки Name & Definition, совпадающие с колонками Arrow Dictionary.

По кнопке Готово сохранить экспортируемый словарь в *.CSV формате.

Далее открываем Arrow Dictionary (освобождённый от Mechanism Name) и экспортируем в него отредактированный RD. В результате получаем Arrow Dictionary, поглотивший наполнение колонки Name и колонки Definition словаря Role Dictionary - см. рис. 4..

Рис. 4. Arrow Dictionary после экспорта в него информации Role Dictionary.

В заключение следует распределить наименования должностей (Role Names) из Arrow Dictionary по массиву Activities функциональной модели в качестве механизмов, сгенерировать отчёт Diagram Object Report со столбцами Activity Names/Mechanism Names и, как показано в [1], отфильтровать Activities - по каждой из этих должностей в MS Excel.

В процессе этого может быть произведено уточнение состава должностей и распределения их по работам.

Надо не забывать, что при наличии OCh Diagram в таких случаях необходимо производить соответствующие изменения, обеспечивая соответствие между RD и AD.

Необходимо заметить, что избежать экспорта RD, связывая Roles из Role Dictionary и Activities непосредственно из контекстного меню, вызванного из Activity (строка Role) см. рис.. 5 не представляется возможным ввиду того, что в этом случае невозможно создать отчёт Diagram Object Report в реквизитах Activity Name/Role Name, который служит основой для генерации спецификации ДО. Приходится заменять Role Name на Activity Name, полностью сохраняя их перечень.

Рис. 5. Реквизит Role в контекстном меню Activity.

Аналогичным образом можно сгенерировать спецификации функций подразделений (Role Group) или сгенерировать спецификации функций физических лиц в системе (Resources - в терминологии AllFusion Process Modeler).