Если вы хотите управлять тем как пользователь закрывает ваши формы, удалите из её строки заголовка стандартную кнопку закрытия и создайте собственную кнопку закрытия. Тут я надеюсь ничего обьяснять не надо. Для того что бы исключить закрытие формы клавишами [Ctl+F4],[Ctl+W],[Alt+F4] придется слегка попотеть.
1) В области обьявлений модуля формы определите общедоступную логическую переменную (в данном примере OKToClose)
Public OKToClose As Boolean
2) В процедуре обработки события Open или Load присвойте переменной значение False.
Private Sub Form_Load()
OKToClose = False
End Sub
3) В процедуру обработки события Click кнопки, предназначенной для закрытия вашей формы добавте строчки.
Private Sub cmdClose_Click()
OKToClose = True
DoCmd.Close
End Sub
4) В процедуре обработки события Unload, проверить значение переменной.
Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer)
Cancel = Not OKToClose
End Sub