Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox

Экономия рабочего времени сотрудников

Эффективность использования системы электронного документооборота достаточно высока и более очевидна, чем для других корпоративных систем - именно потому, что системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников. Расчет эффективности основан на существенном уменьшении времени обработки документов.

По данным статистических исследований, средний % рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:

Данные оценки являются минимальными, часто эти цифры существенно больше.

Т.е. суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов - более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.

При использовании PayDox :

• на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется - документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам
• процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени
• время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще - карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам
• подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.
• Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - PayDox обеспечивает возможность удаленной работы с документами как через web-браузер, так и по электронной почте.

Средний % экономии времени на вышеперечисленные виды обработки документов при использовании PayDox - 80%.

Соответственно, использование PayDox может экономить 80%*60%=48% рабочего времени

При этом надо учесть, что остальные 52% рабочего времени не полностью используются для эффективной работы, часть тратится на перерывы на кофе, разговоры и т.п.

Т.е. если считать чистое рабочее время, то:

PayDox может экономить больше половины рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами - договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т.п. Кроме этого, время, проводимое сотрудниками вне офиса, PayDox позволяет "конвертировать" в рабочее время за счет возможности удаленной работы с документами как через web -браузер, так и по электронной почте.

Учитывая простоту обслуживания системы и низкую стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO), обусловленную использованием web -технологии - система устанавливается только на центральный сервер, установки и последующего обслуживания системы на компьютерах пользователей не требуется - и невысокую стоимость приобретения лицензий на использование системы, ожидаемый возврат инвестиций (Return On Investment, ROI) в приобретение системы возможен максимально быстро - обычно система окупается уже через 2-3 месяца ее эксплуатации, а при использовании на большом количестве рабочих мест начинает существенно экономить расходы предприятия.

Качественные оценки эффективности

Кроме количественных оценок эффективности системы, позволяющих убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, существуют не менее важные качественные оценки эффективности использования системы.

Повышение прозрачности движения документов.

Сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент, а руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, прием новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п. Движение документов и работа с сотрудников с докумеентами становятся контролируемыми в режиме реального времени.

Организация единого корпоративного информационного пространства.

Удаленные офисы, филиалы, представительства информационно связываются как с центральным офисом, так и между собой и степень их взаимодействия существенно повышается.

Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации

Корпоративная информация сохраняется в корпоративной системе управления документами, а не в головах сотрудников. Даже если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место. Объединение знаний сотрудников в общей корпоративной системе дает синергетический эффект и может привести к впечатляющим результатам.

Повышение управляемости компании в целом.

Ускорение информационных потоков и уменьшении числа ошибок при принятии управленческих решений за счет использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом.