Мы будем создавать шаблон бланка письма.
- Создайте новый документ или откройте тот документ, на основе которого вы планируете создать шаблон.
- Откройте панель инструментов Формы (Forms), для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте в области панелей инструментов и из появившегося списка выберите Формы (Forms). Появится новая панель.
- Сразу же сохраним наш документ как шаблон. Для этого зайдем в меню Файл (File) и выберем команду Сохранить как... (Save as...). Откроется диалоговое окно Сохранение документа, в котором нам надо выбрать в поле Тип файла (Save as type) тип Шаблон документа (*.dot) (Document Template (*.dot).
- Теперь нам нужно сделать шапку документа с названием фирмы и реквизитами. Напечатаем название нашей организации прописными буквами, например: ООО "БЕЛЫЕ НОЧш". Нажимаем клавишу Enter и переходим на новую строку. Ниже можем вставить разделительную линию и реквизиты фирмы. Таким образом мы создали первую неизменяемую часть нашего шаблона.
Теперь двинемся дальше и создадим поля, в которые вы или другой пользователь может вставлять свои данные.
- Слева под шапкой дважды щелкаем мышкой и в месте моргания курсора печатаем название вашего города, например так: г.Москва. Затем в противоположной (правой) части шаблона опять дважды щелкаем мышью и в месте мигания курсора вставляем дату. Для этого: в меню Вставка (Insert) выбираем команду Дата и время (Date and Time). Откроется окно, в котором выбираете необходимый вам формат отображения даты, например 21 августа 2006г. Отмечаем галочкой поле Обновлять автоматически (Update automatically). Теперь при создании нового документа на базе этого шаблона дата уже будет стоять и соответствовать текущей дате на вашем компьютере.
- В правой части шаблона ниже даты - с отступом от левого края примерно 10 см по горизонтальной линейке - дважды щелкаем мышкой. Заморгает курсор и в этом месте мы будем вставлять текстовое поле для подстановки данных получателя письма. Вот здесь нам уже потребуются кнопки с панели инструментов Формы (Forms). Но для начала мы изменим отступы левого поля документа затем, чтобы при последующей вставке данных, они (данные) не выходили бы за пределы отведенных им границ. Самый простой способ это сделать: вверху на горизонтальной линейке вы можете видеть так называемые маркеры:
Подведите курсор к левому маркеру и щёлкните на квадратик под нижним маркером. Не отпуская кнопки, перетащите маркер вправо в положение, с которого должен начинаться текст. Отпустите кнопку.
- Щелкните на кнопке Текстовое поле (Text Form Field) и в том месте, где у вас моргает курсор будет вставлено затененное поле2.
- Щелкните на кнопке Параметры поля формы (Form Field Options). Откроется диалоговое окно с доступными опциями. Нас интересуют опция максимальной длины текста (количество символов) и опция разрешения изменений. По умолчанию длина текстового поля установлена в 32.767 символов. Этого более чем достаточно для данных получателя письма, поэтому оставляем эту опцию без изменений. Для того, чтобы вы могли впоследствии изменять данные поля, отметьте галочкой опцию разрешить изменения (Fill-in Enabled). Все, жмите ОК чтобы закрыть это окно.
- Ниже можно вставить аналогичные поля адреса получателя и его должности, либо ограничиться одним полем.
- Еще ниже мы должны вставить приветственное обращение к получателю данного письма и сам текст обращения. Повторите действия со вставкой текстового поля в соответствующие места документа по вашему усмотрению.
- Осталось вставить внизу фамилию и инициалы, должность и подпись отправителя.
Теперь наша задача запретить пользователю вносить любые изменения в документ, кроме вставки данных в определенные поля. Для этих целей служит специальная кнопка на панели Формы (Forms) с изображением замка - Защита формы (Protect Form). Щелкните на ней. C этого момента при создании документа на базе этого шаблона пользователь сможет вводить данные только в затененные текстовые поля.
По умолчанию тип текстового поля - обычный текст, включающий в себя как сам текст, так и числа, знаки или пробелы. Можно вместо текста использовать тип числа (в том числе денежный), даты или производить вычисления.
Надо ещё отметить, что помимо текстовых полей вы можете вставлять в шаблон документа также поля списков и флажки. Элемент Флажок (Check Box Form Field) используется в основном для всякого рода анкет, бланков, где требуется отмечать галочкой соответствующие опции. Вставка Поля со списком (Drop-Down Form Field) позволяет выбирать какие-либо данные (заранее введенные) из раскрывающегося списка.