Автоматизация административной деятельности

Автоматизация никогда не может быть целью, а только средством достижения цели. В современных условиях автоматизация административного управления - объективная необходимость и является средством, с помощью которо­го обеспечивается качественное выполнение функций по управлению, таких, как планирование, составление расписаний и отчетности, распределение товаров и услуг, оперативное и диспетчерское управление и т. п. Эти функции объективно необходимы для обеспечения произ­водства материальных и духовных ценностей, обеспечения нормальных условий работы и жизни людей.

Как мы уже знаем, автоматизация административ­ного управления направлена на более эффективное и ка­чественное выполнение управляющих функций. Средства автоматизации - ЭВМ должны быть включены в работу организации (системы управления) так, чтобы способствовать качественной и эффективной их работе. Подобное включение не изменяет целей системы управления, ее функций, а меняет лишь способы достижения этих целей и выполнения установленных функций. Таким образом, работы по автоматизации управления направлены на включение машин в поток работы, выполняемой системой управления, с целью повышения эффективности ее дея­тельности.

Разработка систем управления с использованием средств автоматизации имеет ряд особенностей. Одна из них связана с тем, что в подавляющем большинстве случаев автоматизации подлежат уже работающие (и многие в течение весьма длительного времени) системы управления и автоматизация не должна нарушать выполнение их функций. Это общее требование относится ко всем способам использования машин. Как уже отмечалось, эти системы - их структуры, методы работы, формы документов и т. п. рассчитаны на «ручное» выполне­ние, т. е. на возможности людей. Насколько глубоко изменения, связанные с введением ЭВМ, затронут суще­ствующую систему, зависит от ряда факторов - возможностей разработчиков, наличия вычислительных устройств, поставленных целей, установленных сроков. По существу же это зависит от выбранного способа использования вычислительных машин.

Введение ЭВМ направлено на повышение эффективности управления, поэтому независимо от выбранного способа требуется определить источник повышения эффективности. Для этого нужно определить операции, которые целесообразно выполнять с помощью ЭВМ. А это требует достаточно подробного изучения работы существующей неавтоматизированной системы управления, чтобы установить, как включить ЭВМ в ее поток, что и как изменить в ней, чтобы максимально использовать возможности людей и машин, другими словами, опреде­лить состав подразделений системы управления (органи­зации), связи между ними, разделение ответственности между подразделениями и выполняемую ими работу.

Выбранный способ использования ЭВМ обусловит также организацию и состав работ по автоматизации, их масштаб, сроки, стоимость, количество участников, их квалификацию. Очевидно, что разработка новой, научно обоснованной системы управления, рассчитанной на чело­веко-машинную работу, т. е. разработка АСУ, требует гораздо больших усилий и несравненно более высокой квалификации работников, чем при других способах ис­пользования машин.

Машинное выполнение работ требует прежде всего разработки алгоритмов и соответствующего программного обеспечения. Количество необходимых алгоритмов и программ, их сложность опять-таки зависят от выбранного способа использования ЭВМ. Но в любом случае алгоритмическое и программное обеспечение разрабатываются постепенно, в установленной очередности для каждой подсистемы. Постепенность, поочередное внедрение результа­тов разработки - еще одна особенность автоматизации административного управления. Перевод «ручной» системы в автоматизированную происходит постепенно, по­скольку, даже при небольших по масштабам работах, не­возможно охватить одновременно все задачи управления и автоматизировать их выполнение. Количество и объем частей работ целиком определяются имеющимися ресурсами разработчиков. Выбор очередности работ, переводи­мых на ЭВМ, определяется рядом факторов. Прежде всего обычно переводят работы, автоматизация которых имеет наибольшее значение, дает наибольший эффект, обеспе­чивает постепенное наращивание уровня автоматизации и возможность построения единой автоматизированной системы (если разрабатывается АСУ).

Рис. 7. Блок-схема функции управления

При определении очередности используют возможность расчленения систе­мы управления на части - подсистемы.

Существуют два вида подсистем - структурные и функциональные. Структурные соответствуют организа­ционной структуре системы управления и используются в основном для организации разработок. Функциональные подсистемы соответствуют основным функциям управле­ния, выполняемым системой (планирование, снабжение и сбыт, оперативное управление, управление кадрами и т, д.). Автоматизация управления осуществляется именно путем автоматизации выполнения отдельных функций, причем эта автоматизация также осуществляется посте­пенно (рис. 7). Для выполнения любой функции необхо­димо выполнить N комплексов работ (N>1). Каждый ком­плекс в свою очередь состоит из T задач (T^N). Автоматизация выполнения функций и осуществляется переводом на машинное выполнение отдельных функцио нальных задач. Для них разрабатываются модели, про­граммы, создаются информационные массивы. Введение автоматизации по отдельным функциональным задачам должно осуществляться таким образом, чтобы обеспечить стыковку отдельных задач в комплексы, а комплексы - в автоматизированную функцию, и т. д.

Таким образом, при автоматизации административно­го управления, с одной стороны, имеет место стремление создать единую законченную систему, а с другой - огра­ниченные возможности заставляют вести внедрение ЭВМ постепенно, наращивая количество работ, выполняемых с помощью машин. Системы управления относятся к классу так называемых развивающихся систем, которые требуют фактически постоянного совершенствования сво­ей деятельности в соответствии с меняющимися внешни­ ми условиями и возникающими новыми требованиями. Изменение выпускаемой продукции, ее ассортимента, расширение масштабов деятельности, изменение ее ха­ рактер - все это и целый ряд других моментов обуслов­ливают целесообразность внесения соответствующих кор­рективов в функционирование системы управления. По­ этому об окончании работ по внедрению ЭВМ в системы административного управления можно говорить лишь ус­ловно. По существу, речь должна идти об окончании более или менее крупного этапа этих работ. Гибкость систем административного управления, возможность их адапта­ции к изменяющимся условиям есть непременное условие успешного управления.

О компании «Интерфейс» (test.interface.ru)