Современные экономические условия делят всех участников экономических отношений на неудачников и преуспевающих. Многие управляющие в определенный момент сталкиваются с казалось бы невероятной проблемой: "бизнес был преуспевающим и вдруг стал убыточным, как это могло произойти с нами?". Ответов множество, но за ними стоит главный обобщающий фактор: отсутствие должной аналитической прослойки между работниками и управляющими. Руководство зачастую ставит задачи и принимает решение на основе неполной или искаженной информации, которая поступает от работников, от руководителей более высокого звена или руководителей того же ранга. Фактически вся работа сводится к оперативной работе, а стратегический фактор зачастую уходит на второй план или рассматривается в самый последний момент. Что же провоцирует подобную расстановку приоритетов. Ответ можно найти в сфере субъективного подхода к бизнесу. Человек по своей натуре консервативен, и большинство руководителей придерживается, как им кажется, правильной стратегии: "зачем что-то менять если оно и так неплохо работало, а раз устарело, то пусть со временем отомрет". На самом деле такая стратегия уже сразу подвергает предприятие рискам. Во-первых, в силу неприятия возможности внедрения новых элементов (как в организации процессов работы так и в сфере деятельности) резко увеличивается степень подверженности риску упущенной выгоды. Во-вторых, как показывает мировой опыт, подобное "отмирание" далеко не лучший способ ведения дел. Своевременный реинжиниринг, а еще лучше - перманентный анализ, способны значительно уменьшить издержки управления и продлить "жизнь" экономического субъекта.
Эта статья не посвящается общим изысканиям и конкретным рекомендациям по проведению реинжиниринга и постановке менеджмента. Задача, которую поставил перед собой автор, это показать - каким инструментарием можно разработать и усовершенствовать систему менеджмента.
На сегодняшний день в России получили распространение три основные методологии (и сопутствующий инструментарий): IDEF (Integrated Definition), UML (Unified Modeling Language) и ARIS. Для каждой из них существуют собственные программные продукты, которые помимо разработки позволяют проводить преобразования и операции для последующей работы с полученными моделями.Наибольшее распространение сегодня получили методологии IDEF и программные продукты BPwin (IDEF0, IDEF3, DFD) и ERwin (IDEF1x) от Computer Associates.
История методологии IDEF начинается в 70-х годах ХХв. с методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique), разработанной Дугласом Россом (Softtech, INC.). Изначально SADT применялось Министерством Обороны США для практического моделирования процессов в рамках программы ICAM (Integrated Computer-Aided Manufacturing). В последующем эта методология была трансформирована в стандарт IDEF0 (Function Modeling, FIPS №183). Семейство IDEF включает уже упомянутые IDEF3 (Process Description Capture) и IDEF1x (Data Modeling, FIPS №184).
Работа с методами IDEF начинается с постановки цели моделирования. Мировой опыт свидетельствует, что ошибки при постановке цели приводят в среднем к 50% неудач в процессе моделирования. Формулирование цели изначально направляет работу в заданном направлении, а значит ограничивает круг вопросов для анализа. Практическая работа начинается с определения контекста (context, context diagram), то есть верхнего и абстрактного уровня системы, в нашем случае - предприятия. После формулировки цели необходимо очертить область моделирования (scope), которая в последующем будет определять общие направления движения и глубину детализации (decomposition). Собственно сама методология IDEF определяет стандартизированные объекты для работы и отображения. Например, к таковым относятся activity (функция), arrow (интерфейсная дуга), note (заметка) а также способ их расположения и трактования (семантика). Программный продукт BPwin, специально созданный для работы с методами IDEF обладает интуитивным и дружественным интерфейсом (user-friendly interface), который позволяет приступить к работе немедленно, даже для тех, кто еще не совсем освоил данные методы. Единственный недостаток версии 4.0 состоит в том, что все меню и помощь выполнены на английском языке.
Практическая работа с продуктом BPwin 4.0 начинается с возможности открыть существующую модель или создать новую. При создании новой модели необходимо определить начальный метод (для диаграммы верхнего уровня) из IDEF0, IDEF3 И DFD.
Рис. 1
и внести описания в модель (необязательно). В принципе описание модели и основных ее параметров можно сделать и позже в ходе работы над моделью, но скажем, указать необходимость префикса (prefix) и тип нумерации желательно сразу.
Рис. 2
Работа с контекстной диаграммой начинается с присвоения имени контекстной функции, которая затем автоматически станет названием самой контекстной диаграммы. Работа с интерфейсными дугами контролируется внутренней средой самой программы, что позволяет свести количество ошибок к минимуму. Присвоение имен функциям и дугам достаточно простое. При работе над моделью желательно заполнить все определения (definitions) и заметки (notes) для функций и дуг. Во-первых, это упрощает интерпретацию существующей модели, и во-вторых, сэкономит время при генерировании и экспорте отчета по модели, скажем, для создания должностных инструкций.
Рис. 3
Рис. 4
Рис. 5
Навигатор (explorer) позволяет не только целиком видеть построенную модель со всеми уровнями детализации, но и упрощает выполнение некоторых операций.
Рис. 6
Одно из главных преимуществ программного продукта BPwin перед семейством всех продуктов для работы с методами IDEF заключается в предоставляемой пользователю возможности работать одновременно с тремя нотациями: DFD не принадлежит к семейству IDEF и именуется в интересах статьи нотацией.
Совместная работа в трех нотациях позволяет пользователю/аналитику более подробно описать деятельность исследуемого объекта, поскольку одного метода как правило бывает недостаточно.
Работа с IDEF3 позволяет построить первичную цепочку операций и наиболее точно отразить саму логику процесса.
Рис. 7
В последующем IDEF3 может быть переложен в IDEF0. Программный продукт BPwin не позволяет автоматически конвертировать модели из одного метода в другой, хотя в принципе отсутствие данной возможности нельзя назвать слабым местом этой программы. По своему опыту автор знает, что при описании бизнес-процессов лучше всего начинать с построения комбинированной модели, где часть диаграмм сделаны в IDEF0, а другие выполнены в IDEF3 и DFD.
Рис. 10
Такой поход позволяет, во-первых, сэкономить время при разработке модели и избежать необходимости выправления ошибок при работе с интерфейсными дугами . Анализ на основе IDEF3 позволяет оценить всю деятельность объекта как последовательность элементарных операций, подчиненных определенной логике.
Рис. 8
На следующем этапе происходит разбиение и ранжирование функций с использованием IDEF3 или IDEF0.
Решение об использовании определенного метода следует принимать, руководствуясь принципами классификации и объединения функций. Опыт автора позволяет ему говорить об успешном использовании данного подхода, поскольку описание объекта как цепочки взаимосвязанных процессов с постепенным последующим введением функций все более высокого уровня дает возможность эффективного менеджмента уже на самом первом этапе, когда создается простая модель всех процессов в IDEF3. Таким образом, постепенное усложнение модели происходит одновременно с корректировкой текущего и стратегического менеджмента. Фактически речь идет о двух различных подходах к использованию методологии IDEF.
Вариант №1.
- Сбор и уточнение первичной информации
- Построение полной модели "как есть" с применением IDEF0
- Уточнение модели "как есть"
- Анализ результатов
- Разработка "нормативной модели"
- Утверждение "нормативной модели"
- Реализация перехода к "нормативной модели"
- При невозможности перехода провести повторный анализ. Точка входа не известна.
Вариант №2.
- Сбор и уточнение первичной информации
- Построение модели "как есть" общего уровня.
- Построение модели "как есть" с вынесением ряда функций . Немедленное уточнение информации. Оптимизация. Внесение изменений в процесс работы предприятия.
- Построение модели "как есть" с контекстной диаграммой. Немедленной уточнение информации. Оптимизация. Внесение изменений в процесс работы предприятия.
- Конвертация модели "как есть" с использованием IDEF0.
- Фактический переход к "нормативной модели" уже совершен.
На практике вариантов работы с методологией IDEF существует очень много, и перечислить их в этой статье не представляется возможным. Следует, однако, подчеркнуть, что подбор сценария работы зависит от поставленной цели, доступных инструментов и ресурсов. Продолжая анализ продукта BPwin 4.0 нельзя не упомянуть о его слабых и сильных сторонах.
Самым главным недостатком этой программы является отсутствие функции "ОТМЕНА" (undo). К сожалению, не всегда можно без потерь и в сжатые сроки восстановить случайно удаленное или осуществить корректировку. Компания Computer Associates обещает исправить это в ближайшем сервис-паке. Помимо этого, с сожалением приходится констатировать отсутствие возможности изменить нумерацию уже созданных объектов в диаграмме, что в определенный момент приводит к необходимости переделывать все заново для получения последовательной нумерации.
Главное преимущество BPwin 4.0 перед другими продуктами, разработанными для работы с IDEF, является более удобный интерфейс, большие функциональные возможности и простота в работе.
Итак, подведем итог всему вышесказанному. Прежде всего, методология IDEF как совокупность различных методов является достаточно простым для понимания и очень эффективным в работе инструментом. Возможность программы BPwin 4.0 работать сразу в трех нотациях позволяет наиболее полно описать исследуемый объект и разработать оптимизированную модель, в которую можно заложить потенциал будущего развития.
Работа с UML предполагает наличие у работников гораздо больших навыков и знаний, нежели IDEF, соответственно это и определило доступность и большую распространенность именно методологии IDEF и популярность программного продукта BPwin. Методология ARIS включает в себя около 80 нотаций, что естественно подразумевает необходимость оговаривать семантику каждый раз при разработке, что есть веский аргумент в пользу IDEF, где главный метод IDEF0 является стандартом.
Возвращаясь к началу статьи, а точнее, к ее ключевой задаче, можно сказать, что применяя методологию IDEF и работая в BPwin можно построить модель такой системы управления, которая позволяет работать не только сегодня, но и в случае необходимости быстро и эффективно скорректировать систему менеджмента в соответствии с новыми условиями. Таким образом, менеджмент станет воплощением творческой мысли, а не горьким опытом упущенных возможностей.
Автор хотел бы выразить благодарность
Генеральному Директору ООО "Релайт-М" Глушко Михаилу Викторовичу
за оказанную помощь в работе