В настоящее время коммерческие организации способны развиться до многоуровневой системы, контроль которой требует больших затрат ресурсов времени и памяти. Именно поэтому многочисленные бизнес-структуры переходят на процессное управление. Нередко возникают затруднения с пониманием, что такое BPM и каковы его функции. В этом вопросе постараемся разобраться ниже.
Что такое BPM
BPM - это принцип контроля за работой организации, когда каждый отдельный процесс рассматривается как ресурс предприятия, который постоянно дорабатывается и совершенствуется. При этом упор делается на прозрачность и понятность, которая достигается благодаря применению формальных нотаций или программного обеспечения.
Если обобщить, то подобный подход означает, что коллективу или отдельному специалисту предоставляется четкая методология по решению конкретной задачи. То есть, BPM - это непосредственное управление последовательностью действий.
Для реализации подобного подхода необходимо:
- Сделать подробное описание самого бизнес-процесса;
- Добавить его в арсенал коллектива или рабочего места;
- Назначить управляющих - стек-холдеров, ответственных за проведение всех алгоритмов.
При этом важно понимать, что проведение процесса может происходить как вручную, так и с внедрением систем программной автоматизации. BPMS - информационная система, настроенная на выполнение и контроль за бизнес-процессами. Пользователю такой оболочки достаточно будет включить выполнение процедуры, подходящей по описанию поставленной задаче.
Стоит учитывать также, что переработка зафиксированных алгоритмов - важная составляющая часть BPM. На основе анализа продуктивности, процесс может совершенствоваться, переживая как ухудшения, так и улучшения. При этом для изменения задействуются децентрализованные системы отдельных рабочих групп.
Абсолютно все регулярные и нерегулярные процессы можно автоматизировать при помощи BPMS. В основном такой подход применим, когда подразумевается многократное выполнение одной и той же процедуры. В настоящее время существует много вариантов готовых оболочек для ведения бизнес-процессов. К примеру, подобный продукт есть у Террасофт, Docsvision, ELMA, K2 и других.
История появления и развития BPM-систем
Идея рассмотреть бизнес как набора повторяемых процессов возникала достаточно давно, однако первые труды в этом направлении датируются началом ХХ века. Ф. Тейлор вместе с единомышленниками разработали принципы реинжиниринга промышленности. Хотя их работа больше относится к ручному труду, многие принципы BPM зародились именно тогда.
Следующий шаг в развитии управления бизнес-процессами сделала Япония. Находясь в состоянии послевоенного упадка, она приняла на вооружение переработанные методологии усовершенствования процессов по Тэйлору.
Такой подход к управлению был использован и улучшен в компании Toyota. На его основе разработана их фирменная система TPS, построенная на статистической аналитике и непрерывном изменении алгоритмов без задействования центральной управленческой группы.
Следующий всплеск в развитии технологии управления бизнес-процессами начался в 90-х годах, когда General Electric стали развивать и внедрять разработанный Motorola в 80-х принцип "шести сигм".
Испытывающие период застоя и сильную конкуренцию со стороны Японии, западные компании, также принялись за реинжиниринг в 90-х. В результате были внедрены следующие основные нововведения:
- Использование кардинальных изменений вместо постепенных;
- Переход к более широким групповым бизнес-процессам;
- Постановка завышенных целей;
- Внедрение информационных технологий и переход на BPMS.
Предприятия начали делать первые шаги по применению BPM в решении таких задач как работа с клиентами и управление заказами.
Функции, которые выполняет BPM сегодня, и их влияние на бизнес
Зачастую лучше всех видит необходимость доработки алгоритма решения задач тот, кто сталкивается с ними лицом к лицу. Именно поэтому использование методологии BPM для ведения бизнеса позволяет достичь следующие цели:
- Приспосабливаемость. Будучи лично знакомым с проблемами, возникающими в ходе выполнения конкретного процесса, рабочий коллектив может определить оптимальные алгоритмы их предотвращения.
- Скорость. Наработанные методы проведения процессов позволяют сократить время, затрачиваемое на их выполнение.
- Мониторинг. Применение анализа и статистики для доведения результатов до желаемых показателей.
- Повышение качества. Проверенные алгоритмы выполнения задач приводят к стабильному качеству результатов работы.
Помимо перечисленного, компания может преследовать собственные цели. К примеру, сокращение и оптимизация штата за счет автоматизации выполнения процессов. К таким относят регистрацию, заполнение потребительских карточек или подобные задачи, которые приходится выполнять по несколько раз каждый день.
Принцип работы современных систем процессного ведения бизнеса заключается в выполнении 4 основных функций:
- Моделирование;
- Исполнение;
- Мониторинг;
- Изменение.
Изначально процесс, требующий автоматизации, моделируется графически или с помощью соответствующего языка нотаций - BPMN. После подробного описания алгоритма, рабочая группа может приступать к его исполнению. В некоторых вариантах выполнение проводит ИТ-система. Программа самостоятельно выводит нужные решения и распределяет информацию по сотрудникам.
Мониторинг позволяет выявлять и контролировать работу на разных этапах. Как указывалось выше, при обнаружении путей улучшения процессов, последовательность действий изменяется.
Перспективы развития BPM-систем
Если сравнивать BPM с другими распространенными корпоративными решениями, то технология управление бизнес-процессами более подвержена влиянию трендов. К примеру, можно отметить смещение в сторону роботизации и симбиоза с системами искусственного интеллекта. Программы берут под свой контроль выполнение рутинных задач, при этом BPMS способны выстраивать логические цепочки, накапливать данные и самостоятельно находить новые решения.
Задействование принципов машинного обучения позволит уйти от привычных панелей индикаторов, отображающих информацию о процессах, которые уже произошли. Вместо этого система сможет прогнозировать результативность с почти 100% вероятностью.
Наряду с этим повышается востребованность к упрощенным способам взаимодействия с человеком. Использование интуитивно понятного интерфейса и принципов low-code (программирование, не требующее знаний сложного языка) позволят упростить процесс обучения специалистов.
Вместе с новыми направлениями развития BPMS можно отследить и более привычные тенденции. Так, сохранился принцип многонаправленности и трансформации. Каждый отдельный потребитель нуждается в решении своих задач, поэтому система должна уметь подстраиваться под требуемые цели.
Также прослеживается и дальнейшее перемещение BPMS на облачные ресурсы. По прогнозам специалистов, десктопные аналоги могут исчезнуть уже в ближайшем будущем. Сказывается распространение интернет-технологий и носимых гаджетов.
В число перечисленных направлений сфер развития можно добавить тенденцию к постепенному преобразованию BPM из системы автоматизации отдельных процессов в общую платформу, способную интегрировать прочие корпоративные решения. Благодаря этому основные принципы процессного управления позволят сделать бизнес гибким, отзывчивым на внешние факторы и, как результат, более прибыльным.