Модный на сегодняшний день термин "управление требованиями" специалистами-предметниками и специалистами по информационным технологиям (ИТ) понимается по-разному. Специалисты-предметники понимают под этим термином инженерную кропотливую работу по анализу собранных требований, их переработке и формированию конечных детализированных требований для использования проектантами и конструкторами. ИТ- специалисты часто сводят все к своим ИТ процессам формирования базы данных (БД) требований, их хранения и формирования ссылок на проектные документы, подтверждающие выполнение требования. При этом за бортом остается основная работа над контентом требований (предметным содержанием), которую должны выполнять специалисты-предметники по каждому направлению.
Управление требованиями не заканчивается утверждением технического задания (ТЗ), корректировка требований и их дальнейшая детализация проводятся в течение всего жизненного цикла изделия, только интенсивность работы над ними может быть разной. На стадии эксплуатации проводится сбор и анализ требований эксплуатации, а также анализ технических решений, принятых на стадии эксплуатации для использования в новых проектах. Этот анализ также является базой для разработки требований к модернизации и продлению срока службы.
Почему появились информационные системы управления требованиями? На западе была аналогичная практика разработки ТЗ, как текстового документа. Увеличение сложности объекта, когда суммарно ТЗ на авианосец в бумажном виде занимало комнату, привело к созданию специальных информационных систем поддержки процессов сбора, анализа и формирования конечных требований.
Информационные системы помогают собрать все требования от стейкхолдеров (заинтересованных сторон) и позволяют упорядочить работу с ними. Исключение ошибок в требованиях позволяет экономить значительные средства, так как ошибка в проекте или неучет каких-либо требований на ранней стадии может вылиться в 1000-кратные потери на конечной стадии проектирования и строительства. Информационные системы управления требованиями предоставляют шаблоны и удобный интерфейс их обработки, структуризации и дают возможность привязывать требования к конкретной проектной документации для облегчения последующей проверки его выполнимости.
Основные функции
-Управление техническими заданиями на проектируемые объекты строительства
-Отслеживание изменений требований, и связанных с ними стоимостных и плановых характеристик.
- Формирование итоговых документов в соответствии с ГОСТ и корпоративными стандартами
- Сохранение и накопление проектных решений для повторного использования при проектировании новых объектов строительства
Особенности
- Интеграция с MS Office: MS Word; MS Project;
- Возможность работы в офлайн режиме.
- Интеграция с документооборотом компании
- Интеграция со сметными системами.
Типовая схема организации работы с ТЗ
1. В системе формируются Технические Задания на объекты в т.ч. имеется возможность:
- загружать готовые ТЗ из документов, подготовленных в формате Word/Excell
- формировать требования, которые должны войти в ТЗ непосредственно в системе
2. Устанавливаются связи ТЗ со сметой планируемого объекта (в систему СУТЗС автоматически загружается смета из 1С или другой программы).
3. Устанавливаются связи ТЗ со планом строительства объекта (если таковой имеется, например подготовленный в MS Project).
4. При необходимости в Технические задания вносятся и согласуются изменения* к ТЗ и формируется новые версии ТЗ. При этом процесс согласования может происходить как внутри системы СУТЗС так и за ее пределами, например ТЗ на согласование / утверждение может передаваться в систему документооборота компании (например, на платформе Lotus Domino или другой).
(*) При этом внесении изменений в ТЗ отслеживается возможное изменения сметной стоимости, а также влияние на план и сроки строительства.
5. После согласования ТЗ система (СУТЗС) формирует документы ТЗ с приложениями в электронном виде, с возможностью оформления для печати в соответствии с ГОСТ и корпоративными стандартами.
6. При желании в системе (СУТЗС) можно сформировать и распечатать различные отчеты, в т.ч.:
- сравнительный отчет по изменениям требований, внесенным в каждую версию ТЗ
- сравнительный отчет по изменениям стоимости, возникшим при изменении требований в ТЗ
- сравнительный отчет по изменениям сроков и других плановых показателей, возникшим при изменении требований в ТЗ
Дополнительные возможности
- Стоимостной инжиниринг
- Интеграция с системой Информационно-ресурсного моделирования стоимости инвестиционно-строительных проектов