Представлять разработчика данного программного обеспечения нет необходимости, поскольку со всеми преимуществами и недостатками его программ хорошо знакомы пользователи, работающие в среде MS Windows и MS Office. Сам MS Project является расширением возможностей предоставляемых приложениями MS Office, т.е. имеет похожий интерфейс и поддерживает все основные функции MS Office, в том числе развитую систему обмена данными между приложениями. Данная программа используется для разработки планов реализации проектов ведущими компаниями США, например, AT&T. В России, к сожалению, данная программа не очень распространена, надеюсь, что пока.
MS Project
Что же представляет из себя MS Project? Многим из Вас наверняка приходилось разрабатывать в среде электронных таблиц (например, Excel), бизнес - органайзерах план своих действий или действия Вашего подразделения на определенный период. Вы формулировали глобальные задачи, разбивали их на отдельные мероприятия, привязывали к ним ответственных исполнителей, время необходимое для реализации и материальные затраты. Затем сортировали задачи по важности, срокам выполнения или еще чему - нибудь. Все казалось великолепным, однако вспомните, с какими проблемами вы сталкивались, если было необходимо изменить порядок выполнения задач, их приоритет - одним словом отредактировать или представить разработанный план действий своему руководителю в удобной для понимания форме, наконец, самим разобраться в том, что Вы сделали. Может это и не вызывало у Вас трудностей, но без сомнений занимало достаточно много времени. Так вот назначение MS Project и заключается в том, чтобы предоставить Вам среду и все инструменты для разработки, представления и редактирования планов реализации проектов.
Ядром программы - основными данными, представляемыми затем в различных видах, является уже знакомая Вам таблица, колонки которой представляют собой перечисление факторов, характеризующих конкретную задачу, а строки - перечислением самих задач или мероприятий, имеющих несколько степеней вложенности друг в друга. Выглядит это следующим образом:
За задачами или мероприятиями можно закрепить не только ответственных исполнителей, но и требуемые ресурсы, а также определить последовательность - очередность выполняемых задач, при этом можно заставить программу самостоятельно распределить задачи по срокам выполнения. Каждая задача, внесенная в MS Project, имеет огромное количество факторов и опций, которые Вы можете настраивать по своему усмотрению, для достижения необходимого Вам результата. Средства данной программы позволяют Вам также отслеживать выполнение заданий и выводить степень их готовности. Ваш план мероприятий можно отобразить в виде календарного плана с закреплением ответственных исполнителей и ресурсов, схемы или графа реализации проекта и пр. Одними из самых полезных отображений являются таблица задействованных ресурсов и табель рабочего времени, необходимого для реализации мероприятий, данные в которых изменяются по мере выполнения заданий.
Среди плюсов программы нужно отметить высокую, даже несколько чрезмерную, гибкость, т.е. существование большого числа настроек, что при полном изучении позволяет описать средствами MS Project практически любую возможную жизненную ситуацию. Поражает в программе также разумная организация процесса разработки проекта, т.к. она написана с использованием знакомых стандартов стратегического планирования. Хорошей чертой MS Project, впрочем, как и всех приложений MS Office, является обширная помощь, в которой можно найти ответы на многие вопросы, и стандартный инструментарий MS Office, сокращающий время адаптации к программе.
Самым большим минусом, по моему мнению, является нелокализованность программы для России, хотя, обладая достаточно скромными знаниями английского, можно быстро в ней разобраться.
Использовать MS Project можно рекомендовать специалистам и руководителям, занимающихся разработкой планов реализации тех или иных проектов, в том числе и в рамках стратегического планирования. С его помощью решаются многие проблемы, связанные с данной процедурой регулярного менеджмента, например, определение и корректировка нагрузки структурных подразделений в определенный период времени. Решать с помощью MS Project задачи планирования можно всем, так как программа не требует мощного аппаратного комплекса и отлично работает на персональном компьютере. Однако, администрирование ее занимает много времени, и если времени у Вас нет и масштаб организации позволяет обходиться листом бумаги или электронной таблицей, не стоит тратить его на MS Project.
MS Team Manager
MS Team Manager является логичным продолжением и дополнением к MS Project, способный, тем не менее, работать в качестве самостоятельного приложения, поскольку он также является расширением MS Office и предназначен для управления процессом групповой реализации проектов. Если MS Project позволяет качественно разработать план и отслеживать его выполнение, то MS Team Manager способен распределять задачи разработанного в MS Project плана или их составляющие между структурными подразделениями или должностными лицами, посылая сообщения посредством электронной почты или записывая файлы в директории общего доступа на персональных компьютерах членов команды.
Интерфейс и логика выполнения действий очень схожи с MS Project. Различие только в некоторых данных, вводимых в программу. Здесь необходимо будет внести в список членов Вашей команды и при установке выбрать тип коммуникации между Вами: электронную почту или директории общего доступа, также тип участника команды: менеджер команды или член команды.
В программе есть четыре основные закладки, с помощью которых производиться администрирование:
| Список задач. Перечисление задач Вашей команды с закреплением за ними одного или нескольких участников команды. Задачи могут импортироваться из MS Project или создаваться непосредственно в программе. | |
| Список команды. Перечисление членов команды с указанием данных о времени работы, адресов электронной почты и прочей информации необходимой для работы. Обычно подобные данные хранятся в адресной книге Вашей электронной почты или органайзере, поэтому MS Team Manager предлагает Вам импортировать эту информацию из них. | |
| Записная книжка. Здесь можно отразить организационные вопросы и положения, которыми вы руководствуетесь при реализации плана: мораль команды, повестку дня, горячие новости и т.д. | |
| Признаки жизни. Отражает получение или неполучение членами команды ваших сообщений, а также прочую информацию, связанную с общением членов команды. |
Схожесть MS Team Manager и MS Project позволяет не говорить о плюсах и минусах Team Manager отдельно.
Использовать данную программу есть необходимость только в организациях со сложной организационной структурой, которая не позволяет или делает нецелесообразным личное общение и прямые контакты между участниками проекта. Идеальным, по моему мнению, будет использование MS Team Manager для реализации мероприятий стратегического плана, т.е. все стратегии и мероприятия по ним разрабатываются MS Project, а рассылка, обмен данными и контроль за выполнением мероприятий осуществляется с помощью MS Team Manager.
В заключении настоятельно рекомендую заинтересовавшимся ознакомится с соответствующими разделами сервера корпорации Microsoft и загрузить полнофункциональные демонстрационные версии MS Team Manager и MS Project.
* В написании данного обзора использовались справочные материалы и демо-версии программ корпорации Microsoft.