Lotus Notes - миф и реальность

Содержание:

• Немного истории
• Lotus Notes - что это такое?
• Обратная сторона медали
• Лотус как система документооборота
• Заключение

Наши недостатки есть продолжение наших достоинств
Народная мудрость…

Практически все специалисты по информационным технологиям слышали о Lotus Notes (LN), но относительно немногие имели с ним дело на практике. Вследствие этого по Лотусу имеется катастрофический дефицит объективной информации. Вся доступные публикации об этом продукте имеют вид рекламных проспектов или фрагментов технических описаний.

Там, где нет объективной информации - она замещается мифами. Сейчас в России Lotus продвигается в основном как система организации корпоративного документооборота, хотя на самом деле это не совсем так. Мнения об этом продукте полярны - одни преподносят его как панацею от всех болезней корпоративной автоматизации, другие и слышать о нем не хотят.

В то же время реальная значимость Lotus Notes для корпоративного рынка чрезвычайно велика. Многие крупные российские компании стоят сейчас на пороге выбора корпоративной информационной среды, и Lotus - один из основных претендентов на это. Поэтому мне показалось важным рассказать - что такое LN на самом деле, какие проблемы он решает, а какие - создает.

Я давно вынашивал эту идею, почитывая описания и расспрашивая знакомых. Окончательным толчком для меня стало знакомство с бывшим начальником IT очень крупного банка, поведавшего о некоторых особенностях эксплуатации LN, с которыми ему пришлось столкнуться.

Немного истории

Компания Лотус была пионером во многих направлениях софтверного бизнеса. Сейчас это многие не помнят, но в самом начале 90-тых "Lotus 1-2-3" был синонимом электронной таблицы - достойных конкурентов у него просто не было... Почтовая программа "CC-mail" оставалась лучшей корпоративной почтовой системой до середины 90-х.

Аналогов выпущенного в конце 80-х LN вообще не существовало - для него пришлось придумать отдельный термин - "GroopWare" (обеспечение коллективной работы). Это была первая и долгое время единственная система, реально позволяющая обеспечить быстрое создание единого информационного пространства компании и системы корпоративных коммуникаций.

Триумфальное шествие LN продолжалось почти десять лет, и основными его пользователями являлись крупные и средние корпорации. Неудивительно, что интерес к компании Лотус проявила IBM, традиционно обслуживающая Top1000 мирового бизнеса, и в конце концов таки купила эту компанию на корню. Так что ныне Лотус - это подразделение IBM, сохранившее некоторую самостоятельность, и торговую марку "Lotus".

Сейчас, впрочем, от всей линейки продуктов Лотус на рынке реально остался только Lotus Notes - остальные офисные приложения практически умерли, не выдержав конкуренции с Microsoft Office . А Lotus Notes не просто остался, но активно продвигается - по крайней мере, на российском рынке.

Lotus Notes - что это такое?

Говоря простыми словами, LN - это такой гибрид СУБД и почтовой системы, обладающий рядом интересных особенностей. Имеется также ряд возможностей для организации структурированной коммуникации - форумы, календари и др.

Главной особенностью лотусовской базы данных является ее ориентация на хранение больших плохо структурированных документов и коллективную работу с ними. Под коллективной работой подразумевается возможность нескольким человекам одновременно править одну и ту же запись (документ). Соответственно, поддерживается аппарат версий и возможности отслеживания изменений, сделанных отдельными пользователями. Кроме текстов, записи лотусовских БД могут содержать произвольное количество настраиваемых пользователями реквизитов разных типов. Причем настройка состава реквизитов достаточно проста и посильна конечным пользователям. Документы в базе могут ссылаться друг на друга (что-то типа вебовских гипертекстовых ссылок), и кликнув на ссылку в тексте документа, можно открыть другой документ.

В LN реализована изощренная система управления правами пользователей, позволяющая назначать права отдельным пользователям и их группам как на базы данных, так и на документы и их отдельные поля. Также поддерживается аутентификация документов с помощью электронной подписи - т.е. при помещении в базу созданный или модифицированный документ может подписываться подписью сотрудника, который с ним работал.

Почтовая программа и прочие приложения (форумы, календарное планирование и др.) надстроены над этой самой системой хранения документов. Адресные книги, папки с письмами, календари и др. также являются записями в БД, и на них распространяются все общие механизмы - версии, поддержка коллективной работы и др.

Еще одним базовым механизмом, впервые реализованный именно в Lotus Notes, является репликация - т.е. возможность серверов LN синхронизировать свои базы, пересылать друг другу документы в свободное от основной работы время. Таким образом обеспечивается возможность работы в территориально распределенной среде при медленных каналах связи, когда каждый сотрудник работает со своим ближайшим сервером (т.е. быстро), а, скажем, по ночам эти сервера синхронизируют свои базы.

Естественно, предусмотрена возможность разработок специализированных приложений в среде LN. Для этой цели в систему встроен язык программирования (Lotus script), открывающий доступ к API системы, и позволяющий создавать достаточно сложные приложения. Можно также разрабатывать приложения для Lotus на более традиционных Java & JavaScript, к которым также имеются библиотеки объектов для работы с Lotus-овским API.

Обратная сторона медали

Лотус - чрезвычайно функциональная система с элегантной архитектурой, реально позволяющей создать общую информационную среду в большой компании, имеющей много офисов в разных городах и странах. И в этом качестве он почти десять лет практически не имел конкурентов. За это время он обрел заслуженную популярность - по официальным данным им пользуются порядка 700 компаний из Top1000 мирового бизнеса.

Но времена меняются... И то, что вчера было достоинствами, сегодня зачастую становится недостатками, вызывающими изрядную головную боль у пользователей и служб сопровождения.

Lotus Notes - функционально замкнутая система, предоставляющая пользователю все необходимые ему средства работы - текстовый редактор, почтовую программу, систему календарного планирования и др. И пока пользователь пользуется для этих целей Lotus-овскими приложениями, все очень удобно и хорошо.

Но сегодня значительная часть пользователей предпочитает использовать офисные приложения других фирм - например, Microsoft, которые стали сегодня стандартом де-факто. В Lotus-овском хранилище документов можно хранить "чужие" файлы, но, как только мы начинаем использовать MS Word совместно с Lotus, тут же выясняется, что половина всех прелестей, которые были при работе со встроенным редактором LN, теряется.

Зато добавляются проблемы - специальные процедуры экспорта-импорта. Не говоря уж о том, что эргономичность лотусовских приложеней заставляет желать лучшего - по крайней мере, при переходе на них с продуктов Микрософт.

Еще одна особенность, показавшая свою оборотную сторону - это репликация в сочетании с общей требовательностью к ресурсам. Упоминавшийся мной начальник IT-департамента крупного банка, в котором было больше 2000 рабочих мест на LotusNotes вспоминал, как у них репликация между крутыми серверами по выделенному оптоволокну шла часами (а это означает, что люди часами не могли получить отправленные им на визирование срочные документы.

А необходимость во множестве серверов возникала из-за того, что одиночные сервера не справлялись с нагрузкой, поскольку LN в силу свой интегрированности очень требователен к серверным ресурсам. И когда в результате они переписали приложение на MS SQL , выяснилось, что всех пользователей спокойно "тянет" один не самый крутой сервер, и пропускной способности каналов (которой не хватало для репликации) вполне хватает для нормальной удаленной работы пользователей.

При больших объемах базы также выступает "родовая травма" Lotus Notes - его система хранения данных не поддерживает ряд вещей, являющихся стандартом для современных СУБД, и совершенно необходимых для функционирования реальных систем автоматизации.

• Во первых, БД Lotus Notes не поддерживает транзакции - т.е. согласованные изменения нескольких таблиц, выполняемые как единое целое. Т.е. если, например, приложение, работающее на клиенте, успело модифицировать одну запись, но не успело другую, и "упало" (например, свет выключился), то в базе данных LN измененная запись останется таковой, в то время как во всех современных СУБД в такой ситуации на сервере произойдет откат до начального состояния. Из-за этого поддерживать целостность больших баз на LN становится проблематично.
• Во-вторых, как мы говорили выше, LN поддерживает возможность связывания документов. Но при этом контроля ссылочной целостности в нем нет - Вы спокойно можете удалить документ, на который кто-то ссылается, и образуется "висячая" ссылка. Естественно, нет никаких более продвинутых механизмов контроля целостности - типа constraints в реляционных базах данных.
• И наконец, в-третьих - в отличие от современных реляционных СУБД, где индексирование записи происходит при помещении ее в базу, в LN индексирование - это отдельный процесс, происходящий асинхронно.

Дополняет картину эксплутационных "прелестей" "толстый" клиент (не просто толстый, а очень толстый) с большим клиент-серверным трафиком и среда разработки приложений, требующая редких и поэтому дорогих программистов.

Специалисты, эксплуатирующие Lotus notes, также жалуются на трудоемкость первоначальной установки и настройки, и, что гораздо более серьезно, большое количество критических для работы ошибок, в том числе в системе безопасности, которые очень медленно исправляются компанией-разработчиком.

Лотус как система документооборота

Но, может быть, Lotus так хорош в качестве системы организации документооборота, что все вышесказанное можно проигнорировать? Действительно, у LN в этом качестве есть один большой плюс - он позволяет быстро создать корпоративное хранилище документов и обеспечить базовые процедуры работы с ним.

Но наряду с этим у него есть и большой недостаток - что, кроме этого Lotus сам по себе ничего больше не умеет. Т.е. сделать макет базовыми средствами Lotus можно, а вот реализовать полноценную систему корпоративного документооборота, удовлетворяющую требованиям ГОС-ов, не получается. Говорить - "Для автоматизации делопроизводства мы купим Lotus Notes" - такой же нонсенс, как и "Для автоматизации делопроизводства мы купим MS SQL". Необходимо либо разрабатывать систему, используя LN как инструмент, либо покупать специализированное решение.

Достоинством LN как среды разработки является наличие ряда встроенных механизмов работы с документами. О недостатках мы говорили выше - дорогие разработчики, устаревшая технология хранения данных и трудности интеграции с другими системами.

В целом выходит, что при несколько меньшей трудоемкости сроки разработки прикладной системы на базе Lotus не отличаются от аналогичных разработок на базе скажем, MS SQL и Visual Basic , а стоимость (с учетом лицензий и дорогих разработчиков) может и заметно превосходить. Не говоря уж о том, что эксплутационные свойства систем на LN, такие, как надежность и эффективность, заметно хуже, чем у решений на базе полноценных СУБД.

Специализированные решения для организации делопроизводства на Lotus на российском рынке есть. Наиболее распространенными системами являются разработка компании Intertrust - "Office Media", система "Босс-референт" от АйТи и "Золушка" разработки Института развития Москвы, и ряд других систем.

Но они стоят дополнительных к самому Lotus Notes денег, не являются готовыми продуктами, а, скорее, "полуфабрикатами". По оценке специалистов, их функциональности и эксплутационным характеристикам также уступают системам, реализованным на базе полноценных СУБД и функционирующим в среде Microsft Office, таким как "Дело" от "Электронных офисных систем", LanDocs от "Ланит", Optima Workflow от Оптимы.

Заключение

И все-таки, почему при всем вышесказанном Lotus Notes достаточно популярен у IT-менеджеров и продолжает свою экспансию в крупные российские компании?

Видимо, основных резона два.

• Во первых, конъюнктурно - имиджевые соображения - типа "у нас все, как у лидеров западного бизнеса - вот и Lotus Notes стоит".
• Во вторых, LN создает иллюзию быстрого решения. При относительно небольших трудозатратах можно получить видимый результат и решить слой самых простых задач. А то, что дальше развивать это решение будет очень сложно - так к тому времени либо бизнес помрет, либо IT-менеджер поменяется...

Не стоит также сбрасывать со счетов активную директ-маркетинговую политику партнеров IBM.

Каковы перспективы этого продукта на рынке? Те, кто много лет эксплуатируют сотни и тысячи рабочих мест LN, скорее всего, не откажутся от него никогда - по крайней мере, до следующего катаклизма уровня "проблемы 2000 года". Просто потому, что издержки перехода на что-то другое будут слишком велики - возникающие проблемы проще и дешевле решать в его рамках…

Но мне кажется, что в современных условиях Lotus Notes уже уходит в те глубоководные впадины рынка, где живут лох-несские чудовища, IBM-овские мэйнфреймы и Кобол. Там Lotus будет жить вечно, но компаниям, выбирающим для себя решения сейчас, ставить на Lotus Notes видимо, не имеет большого смысла.

Во всяком случае, нужно четко понимать, что Lotus Notes - это не просто один из используемых компанией систем. Это целый мир, в который нужно погружаться полностью, уходя при этом от мэйнстрима, которым сегодня, нравится это нам или нет, все-таки является компонентная архитектура на базе решений Microsoft.

IBM Domino   IBM Domino - Защищенная платформа для социальных бизнес-приложений Программное обеспечение IBM Domino (ранее IBM Lotus Domino) - это передовая платформа для размещения социальных бизнес-приложений. IBM Domino позволяет с минимальными затратами создавать масштабируемые защищенные приложения и помогает повысить производительность, ускорить работу и принимать более обоснованные решения.

IBM Lotus Domino Express / IBM Domino Collaboration and Messaging Express     Надежно защищенная полнофункциональная среда приложений для совместной работы, ориентированная на потребности среднего бизнеса Программное обеспечение IBM Domino Collaboration and Messaging Express предлагает надежно защищенную полнофункциональную среду приложений для электронной почты и широкого круга приложений для бизнеса и совместной работы. Его комплектация и цена ориентированы на потребности среднего бизнеса, а поддержка обеспечивается на широком круге платформ и операционных систем. Три предложения для малого и среднего бизнеса не более 1000 пользователей, которые предоставляют возможности электронной почты, планирования и обмена мгновенными сообщениями, а также поддерживают широкий спектр бизнес-приложений — Lotus Domino Messaging Express, Lotus Domino Collaboration Express и Lotus Domino Server Express.

IBM Notes (ранее: IBM Lotus Notes)   IBM Notes (ранее: IBM Lotus Notes) - является настольным клиентом для социального бизнеса. Он обеспечивает доступ к необходимым людям, бизнес-приложениям и информации на предприятии и в Интернете. Теперь можно выполнять свою работу быстрее и эффективнее. Программное обеспечение IBM Notes помогает быстро справляться с работой, предоставляя единую точку доступа для создания информационных ресурсов, получения и передачи знаний, совместной работы в группах и принятия решений. Устраняя традиционные ограничения на рабочих местах, программное обеспечение IBM Notes помогает вам связываться с людьми и находить информацию в пределах предприятия и в сети Интернет.