Пять шагов к выбору системы автоматизации

Выбор системы автоматизации - дело, требующее серьезного подхода. Прежде чем принимать решение, требуется взвесить все "за" и "против", понять, какие сферы в первую очередь нуждаются во внедрении такой системы. Для этого на практике был выработан общий алгоритм действий, применимый практически для любого предприятия.

Прежде чем рассматривать проблему выбора системы автоматизации (СА) для предприятия, необходимо сразу же определиться с тем, что мы понимаем под такой системой.

Это очень важно, поскольку в зависимости от сферы бизнеса СА очень разнятся по своей функциональности и решаемым задачам. Но и это не все. Ведь предприятие может иметь весьма сложную структуру, и в различных подразделениях решаются совершенно разные задачи.

В целом надо отталкиваться именно от понятия "система", то есть от набора взаимосвязанных объектов автоматизации, каждый из которых покрывает определенную предметную область, но связь между данными объектами может быть установлена без серьезных дополнительных издержек, а обмен информацией между ними прозрачен и формализован.

В связи с этим можно рассматривать СА не только как продукт какого-то определенного производителя, но и как набор таких продуктов или вовсе продукты различных производителей, удовлетворяющие требованиям компании, совместимые и легко интегрируемые между собой.

Компания перед выбором

Вопрос выбора автоматизированной системы для предприятия встает в тот момент, когда компания либо начинает работать, либо переживает этап модернизации.

Начинающей фирме, с одной стороны, легче - нет необходимости переноса информации из старой системы, нет еще истории, которую необходимо конвертировать во внедряемую систему. С другой стороны, нет необходимого опыта эксплуатации подобных систем, не с чем сравнивать функциональность и эффективность владения. Те проблемы, которые могут встать в перспективе, пока еще не проявляются.

В то же время, компания, имеющая серьезный опыт эксплуатации различных систем, да еще, возможно, и на различных платформах, в плане ИТ-компетенции, конечно же, имеет колоссальное преимущество, но при этом сталкивается с весьма серьезными затратами по переносу данных и параллельному сопровождению высвобождаемого ПО.

Подход к выбору СА в указанных случаях несколько отличается. Стоит остановиться здесь на общих моментах.

Первое, что необходимо сделать при выборе СА, - это определить область автоматизации. Но еще до выбора системы в компании должна быть четкая картина бизнес-процессов, начиная от внутренней бухгалтерии и документооборота до собственно производства (создания продаваемого на рынке продукта). Если нет такого представления, четкой структуризации, то вероятность ошибки при выборе СА предельно высока. И к сожалению, это не редкость. Как не редкость и тот факт, что как раз выбор и начало эксплуатации системы автоматизации зачастую выявляют массу проблем в менеджменте, слабое взаимодействие различных подразделений и отсутствие четких бизнес-правил.

Что касается определения области охвата бизнес-процессов, то чем шире эта область, тем, естественно, сложнее выбор СА, и гораздо больше аналитической информации требуется подготовить и переработать в ходе такого выбора. Но зато, если внести достаточную детализацию на данном этапе, хорошо продумать и спланировать взаимосвязи в системе, то затем не придется нести дополнительные затраты, связанные с несовместимостью или сложной интеграцией уже имеющихся продуктов, входящих в СА, с вновь приобретаемым ПО, проделывать огромную работу по переносу информации.

Поскольку требования к функциональности и производительности ПО могут меняться довольно быстро, то требования,предъявляемые к СА должны иметь некий резерв, необходимо планировать на переспективу.

От общего к частному

Итак, после того определена максимально возможная область охвата СА (в идеале, все бизнес-процессы компании), требуется разбить эту область на составляющие части (модули) по логической связи бизнес-процессов.

Пример разделения области охвата СА на модули

Увеличить

Источник: данные автора

На различных предприятиях в зависимости от их сфер деятельности эти модули будут отличаться, но принципиальный подход един.

Далее можно переходить к созданию спецификации по каждому молулю, то есть сформировать структурированный список предъявляемых требований. Здесь уместно разбить требования на сроки исполнения, доработки, внедрения, а также провести ранжирование данных требований. То есть каждой функциональности присваивается некий вес в соответствии с приоритетностью в рамках конкретного бизнес-процесса. Причем требования можно разбить на специальные и общие. К специальным можно отнести требования, которые привязаны к конкретным процессам и технологии их выполнения в соответствии с определенными правилами. К общим -стоимость, требования к пользовательскому интерфейсу, возможности доработки, расширения функциональности модуля, платформа, вопросы сопровождения и т.д. Данные, полученные в ходе обработки, для удобства лучше сводить в таблицы.

Следующим шагом будет формирование схемы взаимосвязи различных модулей.

На этом этапе должны быть определены форматы и стандарты возможной передачи данных, определены правила взаимодействия подсистем. Таким образом, каждый модуль должен иметь свой детально описанный интерфейс (функции модуля, свойства, форматы данных обрабатываемых в модуле, макеты (форматы) передачи входных - выходных данных модуля) и предназначенный для интеграции с другими частями системы.

После того как сформирована модель системы автоматизации, основанная на схеме бизнес-процессов компании, не обязательно выбирать и покупать все продукты одновременно. Можно сосредоточиться на самом главном, по мере возможностей и развития добирая остальное. Но и сильно затягивать этот процесс не следует, чтобы не рабираться потом с разными по функциональности и степени эффективности продуктами, а развивать единообразную линейку ПО.

После проведения всех вышеуказанных работ можно приступать к анализу рынка соответствующего ПО.

Выбор подходящего решения облегчается

Итак, благодаря сформированным требованиям к СА, в первую очередь, в процессе выбора отсеиваются продукты, не удовлетворяющие критериям платформы (операционные системы, сервера баз данных и т.д.), стоимости, преемственности, сложности в обучении и наличию специалистов для сопровождения и дальнейшей разработки, то есть как раз тем общим требованиям, о которых говорилось ранее. То есть при выборе надо идти от общего к частностям, от простого к сложному. Для этого и была проведена работа по разделению задачи выбора СА на составные части. Это можно сравнить с системой фильтров: сначала отбрасываются крупные части, затем мельче и мельче, и в итоге останется только то, что нужно.

Алгоритм описания системы автоматизации

Увеличить

Источник: данные автора

В конце концов, через "сито" требований проходит несколько продуктов СА, решающих сходные задачи с трудноразличимой на первый взгляд эффективностью. Вот тут и помогут сведенные в таблицы требования и их ранжирование.

Затем, на основании собранных данных можно посчитать итоговую оценку для различного ПО, которая поможет сделать итоговый выбор. Кроме этого, имеет смысл делать общий обзор продуктов, рассматриваемых в финальной стадии по следующему принципу: краткая описательная часть особенностей конкретного продукта, его преимущества и недостатки. Это также поможет принять окончательное решение.

Отдельно надо проанализировать репутацию поставщика ИТ-решения, возможности сопровождения, эффективность работы отдела поддержки, устойчивость положения компании-разработчика на рынке. Ведь далее придется работать сообща, многие проблемы можно будет решить только при помощи компании- партнера, и уровень компетентности ее сотрудников, технологичность и эффективность работы его служб могут быть решающим фактором при выборе ПО.

Чтобы исключить влияние субъективных факторов при выборе необходимого ПО, следует создать группу специалистов, при чем не только из отдела ИТ. Сюда должны быть включены сотрудники, обладающие высокой компетентностью в сфере работы своего подразделения. Только при соблюдении этого условия будет выработано наиболее эффективное решение в выборе соответствующего ПО СА.

Есть другой путь: передать задачу выбора СА компании, которая осуществляет сопровождение или консультации в области ИТ. Обычно такое решение принимается предприятиями, которые в принципе ориентированы в ИТ-вопросах на аутсорсинг. Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки. Но это тема для следующей статьи.