Единая автоматизированная система электронного документооборота (ЕАСД) в ОАО РЖД

О проекте

ОАО "Российские железные дороги" - одна из крупнейших в мире железнодорожных компаний с колоссальными объемами грузовых и пассажирских перевозок, обладающая масштабной, территориально распределенной инфраструктурой, высококвалифицированными специалистами во всех областях железнодорожного транспорта, развитой научно-технической базой, проектными и строительными мощностями, а также значительным опытом международного сотрудничества.

В 2007 году руководство ОАО "РЖД" приняло решение автоматизировать документооборот Аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО "РЖД".

Основными предпосылками внедрения Единой автоматизированной системы документооборота (ЕАСД) в ОАО "РЖД" были:

• Отсутствие общих стандартов и инструментов работы с документами, как на уровне Аппарата управления, так и на уровне филиалов и дочерних обществ ОАО "РЖД";
• Отсутствие формализованных процедур согласования документов в рамках нескольких подразделений ОАО "РЖД";
• Отсутствие сквозного контроля исполнения поручений.

Данные факторы негативно влияли на исполнительскую дисциплину и приводили к неконтролируемому увеличению сроков обработки документов, что, в свою очередь, отрицательно влияло на оперативность, актуальность и качество управленческих решений.

В связи с этим, в рамках проекта по внедрению ЕАСД в ОАО "РЖД" перед компанией "ТЕКОРА" были поставлены следующие задачи:

• Формализация и упрощение работы с документами;
• Создание эффективного механизма контроля исполнения поручений;
• Обеспечение своевременного и качественного предоставления необходимой информации руководству;
• Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений;
• Объединение Аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО "РЖД" в единое информационное пространство электронного обмена документами и управленческой информации.

В качестве программной платформы для внедрения ЕАСД в ОАО "РЖД" были выбраны программные продукты компании SAP AG. Выбор данной платформы обеспечил следующие преимущества:

• Возможность использования централизованных справочников SAP систем, например, справочника организационной структуры компании;
• Естественную интеграцию ЕАСД с существующими в ОАО "РЖД" системами SAP для связи электронных документов с хозяйственными операциями;
• Наличие подготовленного персонала для администрирования, внедрения, дальнейшего развития и поддержки ЕАСД;
• Наличие готовой инфраструктуры для обучения сотрудников, групп внедрения и конечных пользователей ЕАСД.

Ключевые этапы проекта

В августе 2007 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию на пилотном полигоне - в трех подразделениях Аппарата управления ОАО "РЖД" (Департамент управления делами, Департамент информатизации и корпоративных процессов управления, Департамент инвестиционной деятельности) и в двух филиалах ОАО "РЖД" (Главный вычислительный центр, Трансинформ). На этом этапе в ЕАСД работало около 1 000 пользователей.

В период с августа 2007 года по февраль 2008 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию во всех Департаментах Аппарата управления ОАО "РЖД". На данном этапе в ЕАСД работало около 3 500 пользователей.

С 2008 по 2010 годы специалистами компании "ТЕКОРА" были разработаны новые функциональные возможности ЕАСД. В том числе были реализованы функциональности: "Рабочее место руководителя" (РМР), "Договорная работа" и др. К концу 2010 года в ЕАСД работало около 8 000 пользователей.

С 2010 года осуществляется внедрение ЕАСД в филиалах и дочерних обществах ОАО "РЖД".

В 2011 году в ЕАСД работало около 10 400 пользователей - сотрудников Аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО "РЖД".

В 2013 году в ЕАСД работает 78 000 пользователей распределённого ландшафта, включающего 5 инсталляций системы электроного документооборота ОАО "РЖД".

Перспективы развития проекта

Руководство ОАО "РЖД" планирует оптимизировать процессы электронного документооборота компании и уменьшить бумажный документооборот на 50%. При этом ожидается, что в ЕАСД будет работать около 22 000 пользователей.

В период с 2011 по 2012 годы компания "ТЕКОРА" будет развивать функциональность ЕАСД исходя из поставленных целей.

Основные результаты проекта

Внедрение ЕАСД в ОАО "РЖД" обеспечило:

• Высокий уровень оперативности управления документами;
• Оптимизацию трудозатрат сотрудников ОАО "РЖД" при работе со всеми видами документов;
• Повышение исполнительской дисциплины сотрудников ОАО "РЖД";
• Повышение оперативности принятия управленческих решений руководителями всех уровней управления ОАО "РЖД";
• Создание единого информационного пространства обмена документами, объединившего Аппарат управления, филиалы и дочерние общества ОАО "РЖД";
• Своевременное и качественное предоставление необходимой информации руководству ОАО "РЖД".

Оптимизация процессов обработки документов обеспечила получение следующих эффектов (в среднем по компании):

• сократилось время поиска документов на 20%;
• ускорилось согласование договоров, писем и организационно распорядительных документов на 30%;
• уменьшилось количество пользовательских ошибок на 30%;
• сократилось время доставки документов по всей стране на 50%;
• сократилось время построения отчетности по документам на 20%;
• сократилось время обработки командировок/отпусков на 30%;
• прозрачность прохождения документа повысила эффективность документооборота на 50%.

В рамках проекта был решен ряд важных для ОАО "РЖД" задач по следующим функциональным областям управления документооборотом в компании:

• Канцелярия.

Обеспечена возможность регистрации бумажных документов в соответствии с ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления).

Реализованы функции создания и поддержки необходимого количества видов регистрационных карточек, ввода и редактирования реквизитов, присвоения документам регистрационных номеров, печати регистрационных карточек.

• Управление договорами.

Организован процесс подготовки, согласования, визирования, подписания и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

Реализован процесс интеграции договоров и дополнительных соглашений с системой "Единый Реестр Договоров".

• Обращения граждан и организаций.

Организована работа с обращениями граждан в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в государственных организациях и на крупных предприятиях.

• Заявки на командировки и отпуска.

Организован процесс рассмотрения и согласования заявлений на командировки/отпуска и передачи информации в кадровую службу для оформления необходимых распорядительных документов.

• Работа с электронными файлами.

Реализованы функции работы с файлами, автоматизированного ввода документов с бумажных носителей (потоковое и индивидуальное сканирование бумажных документов), управления иерархиями документов, управления версиями и статусами документов; подписания файлов с применением ЭЦП.

• Работа с архивом документов.

Реализовано Рабочее место архивариуса для работы с архивом документов, ведения и согласования номенклатуры дел, формирования дел временного хранения, оповещения о сроках хранения дел, уничтожения дел временного хранения, формирования и утверждения дел постоянного хранения, утверждения сдаточной описи дел постоянного хранения, архивного поиска и отчетов.

• Контроль исполнения.

Обеспечена возможность контроля по срокам выполнения операций над документами (согласование и утверждение документов, исполнение резолюций и т.д.). Реализована функциональность оповещений о поступлении новых документов, напоминаний по поручениям, а также информирования о нарушении сроков исполнения документов, в том числе по электронной почте. Разработана соответствующая отчетность.

• Маршрутизация документов и управление бизнес-процессами их обработки.

Созданы и настроены маршруты прохождения документов для каждого вида регистрационных карточек (workflow).

• Off-line client.

Для Президента ОАО "РЖД" и руководителей высшего звена разработано автоматизированное рабочее место руководителя (РМР), позволяющее работать с системой в автономном режиме (off-line client).