Теоретические и практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в холдингах Российской Федерации

Введение

Последнее десятилетие ХХ века в нашей стране было насыщено событиями, связанными с глобальными изменениями системы государственного устройства и управления, проведением приватизации и началом формирования частного сектора в экономике, в том числе возникновением холдингов и корпораций, которые за короткий период времени проникли практически во все сферы и области деятельности. Эффективное управление этими компаниями требовало незамедлительного перехода на современные, гибкие методы управления бизнес-процессами, основанные на последних достижениях компьютерной революции 1980-х гг., главными достижениями которой стали повсеместное распространение персональных компьютеров, создание информационно-коммуникационных инфраструктур, развитие информационных технологий.

Активному развитию и внедрению информационных технологий в российских организациях и компаниях способствовала политика, планомерно проводимая Правительством Российской Федерации.

Организации, осуществляющие свою деятельность в реальных секторах экономики и действующие в правовом поле нашей страны, должны активно реагировать на политику правительства в сфере применения новейших технологий, в том числе информационных систем, призванных автоматизировать работу с документами. Так, в их деятельности самое широкое применение должно найти распоряжение Правительства РФ от 11.06.2013 № 953-р "Об утверждении плана мероприятий ("дорожной карты") "Повышение качества регуляторной среды для бизнеса""[1]. Указанный документ не только является последовательным шагом Правительства Российской Федерации в области оптимизации и повышения прозрачности работы органов государственной власти[2], но и содержит перечень требований по расширению сферы применения информационных технологий при работе с документами.

Информационные системы, автоматизирующие документооборот (СЭД), активно начали применяться в России около 20 лет назад[3], однако только в последние несколько лет они стали рассматриваться и внедряться не только как системы для автоматизации процессов управления документами, но и как полноценные платформы для создания единого информационного пространства, что, безусловно, расширяет границы их использования и повышает к ним интерес со стороны научного сообщества.

Особенно следует отметить потребность в автоматизации процессов управления документами для холдингов[4], которые на современном этапе истории нашей страны являются одними из основных хозяйствующих субъектов, осуществляющих свою деятельность в ключевых сферах отечественной экономики[5]: финансы, оборонная промышленность, добыча и переработка полезных ископаемых, энергетика, строительство, предоставление транспортных и иных услуг. Вместе с тем необходимо отметить, что точное количество холдингов в России назвать сложно в силу того, что, согласно действующему законодательству, образование холдинга не влечет за собой регистрационных процедур.

Из широко известных компаний холдингового типа можно назвать такие, как промышленно-финансовый консорциум "Альфа-Групп", финансовая компания "УРАЛСИБ", финансовая группа "Брокеркредитсервис", Российское открытое акционерное общество энергетики и электрификации "ЕЭС РОССИИ", Открытое акционерное общество "Газпром", группа "Мечел", Открытое акционерное общество "Российские железные дороги", аэропорт "Домодедово".

Имея стратегию, направленную на высокую эффективность деятельности, а также гибкую систему управления, холдинги развиваются, создавая новые организации или присоединяя, поглощая более мелкие компании[6]. При этом эффективность деятельности холдинговых компаний тесным образом связана с необходимостью интеграции всех организаций, входящих в холдинг, в общую систему управления, решением комплекса вопросов по оптимизации, стандартизации и автоматизации управленческих процессов, включая процессы управления документами. Для решения такой задачи требуется детальное изучение состава документов холдингов, определение принципов движения документационных потоков, формирование подходов и методологических приемов, позволяющих реализовать проекты внедрения СЭД в условиях территориальной распределенности.

Одновременно стоит отметить сложность решения вопросов по автоматизации документооборота в холдингах из-за наличия у них ряда особенностей, не свойственных другим типам компаниям. Изучение и анализ научных исследований в области корпоративного права, управления финансами и ведения бухгалтерского учета, внедрения информационных технологий позволяет говорить о том, что холдинговые компании имеют такие отличительные характеристики, как сложная система управления, наличие большого количества процессов, в рамках которых происходит движение информации и документов, территориальная удаленность обществ и структурных подразделений организаций, входящих в холдинг, и некоторые другие. Необходимость учета специфики организации процессов управления документами в холдингах создает дополнительные требования и ограничения при проектировании, выборе и внедрении СЭД.

Кроме того, существует проблема выбора информационных систем для автоматизации документооборота холдингов, которая вызвана многообразием СЭД, представленных на современном ИТ-рынке, а также отсутствием единого национального норматива, содержащего полный перечень требований к функциональным и техническим характеристикам. Безусловно, стоит отметить шаги по стандартизации требований к СЭД, которые делает правительство нашей страны. Вместе с тем, нельзя не признать, что единственный действующий нормативный документ, описывающий требования к системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти [7], может служить лишь основой для разработки требований к СЭД, призванной автоматизировать документооборот холдингов, но не может широко применяться в качестве единственного комплексного методического документа по причине того, что он не охватывает весь спектр задач, решаемых при автоматизации документооборота холдингов.

Также следует сказать об отсутствии готовой методологии проектирования, выбора и внедрения СЭД в территориально распределенных компаниях со сложной структурой управления. То есть, несмотря на то что проблеме внедрения СЭД в организациях посвящено значительное количество научных работ и исследований, публикаций и материалов научно-практических форумов и конференций, вопросы изучения принципов, определения методов, подходов при проведении работ по автоматизации документооборота холдингов остались малоизученными.

Сложность и многогранность рассматриваемой в диссертационной работе проблемы, а также отсутствие готовой методологии внедрения СЭД в компаниях холдингового типа подтверждают актуальность выбранной темы исследования.

В этой связи предпринятая в диссертационном исследовании попытка анализа и обобщения научных знаний и положительного опыта в части выявления и применения эффективных методов внедрения СЭД в холдингах отвечает потребностям современного документоведения.

Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой выбранной темы и охватывают период с начала 1990-х гг. по настоящее время.

Начало 1990-х гг. в нашей стране было ознаменовано рядом масштабных изменений, связанных с преобразованием системы государственного устройства и управления, проведением приватизации и началом формирования частного сектора в экономике, в том числе возникновением холдингов и корпораций. Условия жесткой рыночной среды потребовали от руководителей и акционеров компаний применения в системе управления современных, гибких и адаптивных методов, основанных на последних достижениях микрокомпьютерной революции 1980-х гг., главными результатами которой стало повсеместное использование персональных компьютеров, создание информационно-коммуникационных инфраструктур, внедрение современного программного обеспечения.

Одновременно с этими процессами в России появились такие ИТ-компании, как "ИнтерТраст", "Электронные офисные системы" ("ЭОС"), "АйТи", "Digital Design", "Sintelleсt", "TerraLink", "Ланит", специализирующиеся на разработке информационных систем, предназначенных для автоматизации процессов управления документами. В силу специфики своей деятельности эти ИТ-структуры хорошо адаптированы к условиям рыночной экономики и проводят гибкую политику разработки программных продуктов под требования заказчика.

То есть уже в начале 1990-х гг. ХХ века в Российской Федерации были заложены основы для формирования ИТ-рынка профессиональных программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления (СЭД), внедрение, эксплуатация и модернизация которых продолжается до настоящего времени.

Проблемы, которые возникают в ходе проектирования, выбора и внедрения СЭД в компаниях холдингового типа, рассматриваются в данной работе.

Степень разработанности темы

Анализ рассматриваемой предметной области показывает, что проблема внедрения СЭД в компаниях холдингового типа не нашла отражения в известных на сегодня исследованиях и фундаментальных трудах в области документоведения и архивоведения, действующие нормативные и методические документы не рассматривают порядок организации документооборота холдинговых компаний, также отсутствуют методические рекомендации по выбору и внедрению СЭД в холдингах. Кроме того, большая часть научных публикаций, диссертационных работ и методической литературы, посвященных вопросам внедрения СЭД, носит общий рекомендательный или прикладной характер и отражает в основном вопросы внедрения СЭД в отдельных предприятиях или государственных структурах.

Изучение научных работ и публикаций ученых-документоведов Ларина М. В., Рыскова О. И., Янковой В. Ф., Бобылевой М. П., Кузнецовой Т. В., Быковой Т. А., Пшенко А. В., Залаева Г. З., Кузнецова С. Л. предоставляет богатый материал для детального анализа законодательной базы и нормативных документов в области документоведения и архивного дела, позволяет подробно изучить вопросы управления документами в организациях, обобщить практический и теоретический опыт проектирования, выбора, внедрения СЭД[8]. Вместе с тем нужно отметить, что научные исследования ученых-документоведов не рассматривают прямо теоретические и практические аспекты внедрения СЭД в холдингах и прикладные вопросы автоматизации документооборота в территориально распределенных холдинговых компаниях.

Научные публикации по вопросам теоретических и практических аспектов постановки работы архивов, рассмотрению проблем обеспечения сохранности документов, предоставлению доступа к документам на бумажных и электронных носителях, анализу обзорных материалов по использованию информационных технологий в работе государственных архивов и архивов компаний, оценке проектов внедрения электронных архивов указанных ученых, безусловно, имеют огромное теоретическое и практическое значение для архивного дела в нашей стране, но лишь в незначительной степени дают информацию для изучения и анализа вопроса реализации проекта внедрения СЭД корпоративного уровня в холдинге[9].

Всестороннее изучение и анализ научных исследований в области корпоративного права, бухгалтерского учета и экономики в трудах таких авторов, как Мармазова С. И.[10], Коваленко Н. Ю.[11], Лаптев И. А.[12], Данников В. В.[13], Харитонов М. Н.[14], Цибисов Д. Ю.[15], Четвериков А. В.[16], Гордеева Т. А.[17]позволяют выделить общие принципы, лежащие в основе управления холдингами, изучить нормы правового регулирования, оказывающие влияние на организацию взаимодействия обществ холдинга, понять особенности различных классификационных типов холдингов, принципы формирования корпоративных структур, построения управленческих моделей. И хотя указанные научные исследования не рассматривают теоретические и практические вопросы организации и автоматизации управленческих процессов, они дают необходимый материал для построения модели документооборота холдингов.

Завершая анализ степени изученности темы, стоит сказать, что научное обеспечение затронутых в диссертационном исследовании проблем на сегодня в значительной мере отстает от требований практики. То есть в настоящее время большая часть исследований и публикаций в области документоведения в части вопросов автоматизации и внедрения СЭД носит в основном прикладной характер и касается либо вопросов внедрения средств автоматизации документооборота в органах государственной власти, либо затрагивает вопросы внедрения СЭД в коммерческих компаниях. Исследования в области деятельности и вопросов управления холдингов отражают лишь узкие аспекты и не решают комплексно проблему повышения эффективности холдинга за счет применения средств автоматизации. Таким образом, имеющиеся исследования в этой области не обеспечивают потребностей холдингов. Такая ситуация свидетельствует о необходимости подробного исследования вопроса внедрения СЭД в холдингах, изучения методологического и исторического аспектов данного вопроса. В связи с этим автором была выбрана тема исследования "Теоретические и практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в холдингах Российской Федерации".

Источниковая база и литература диссертации . С учетом того, что тема диссертации недостаточно разработана, в процессе исследовательской работы был использован максимально широкий круг источников. Перечень источников можно разделить на следующие основные группы:

-  нормативные акты по вопросам организации управления, информатизации и управления документацией;

-  международные и национальные стандарты и методические пособия, содержащие рекомендации по организации работы с электронными документами и внедрению систем управления документами;

-  научные исследования и публикации, посвященные вопросам управления холдингами, изучению законодательной базы применительно к регулированию деятельности холдингов, вопросам выбора и внедрения СЭД;

-  аналитические отчеты по вопросам внедрения СЭД;

-  материалы конференций и семинаров, посвященных вопросам организации и автоматизации документооборота;

-  материалы, полученные в ходе практического внедрения СЭД в холдинговых компаниях.

Поскольку российские холдинги осуществляют свою деятельность в условиях правового поля нашей страны, среди источников в первую очередь следует выделить нормативно-правовые акты, регулирующие правовые основы системы управления, которые также прямо или косвенно затрагивают вопросы управления документацией: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая[18] и часть четвертая[19]).

Далее необходимо назвать группу законодательных актов, регулирующих вопросы применения информационных технологий в целом и систем управления электронными документами в частности, такие как Федеральный закон от 07.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) "Об информации, информационных технологиях и защите информации"[20], Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных"[21], Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 01.07.2011) "Об электронной подписи"[22], Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации"[23].

Безусловно, одним из важнейших законодательных актов, закладывающих правовую базу использования информации и документации, в том числе в электронной форме, является Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", который регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применение информационных технологий и обеспечение защиты информации.

Не менее важным законодательным актом, определяющим условия использования электронной подписи для заверения электронных документов при организации обмена электронными документами, является Федеральный закон "Об электронной подписи", который не только стал последовательным продолжением закона "Об электронной цифровой подписи", но и кардинально изменил, поднял на более высокий уровень вопрос использования электронных документов в нашей стране.

Поскольку внедрение СЭД зачастую прямо связано с вопросами информационной безопасности, организации работы с документами, составляющими коммерческую тайну, содержащими персональные данные, то очень важное значение имеет изучение и использование таких источников, как Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных"[24], Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ "О коммерческой тайне"[25]. Так, закон "О персональных данных" регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау). Положения Федерального закона "О коммерческой тайне" распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована.

Перечисленные законодательные акты, безусловно, являются правовой основой для проектирования СЭД, а также для организации работы с документами в электронном виде и на бумажном носителе не только в холдингах, но и в других компаниях при организации взаимодействия с регулирующими и проверяющими организациями, а также на уровне министерств и ведомств.

Так как одной из причин интереса холдингов к вопросу автоматизации управленческих процессов является расширение сферы применения информационных технологий в нашей стране, при подготовке диссертационного исследования был изучен и проведен анализ основных нормативно-правовых актов Президента и Правительства РФ, которые не только подчеркивают значимость информационных систем электронного документооборота, но и определяют порядок взаимодействия при организации внутреннего и межведомственного взаимодействия[26], намечают план последующих шагов по расширению зоны применения информационных технологий[27].

Также важнейшую роль при работе над диссертационным исследованием сыграло изучение положений национальных и международных стандартов, содержащих методические рекомендации по управлению информацией и документацией. Методология работы с электронными документами и применения систем управления документами в России сформулированы в стандартах на терминологию делопроизводства, архивного дела и электронного обмена информацией[28]. Кроме того, в исследовании широко применяется стандарт 15489[29], который определяет общие требования к оформлению и управлению документами и их метаданными, а также положения национального стандарта 53898-201, определяющего формат электронных сообщений.[30]

В целях выработки методологии выбора и внедрения СЭД в холдингах был изучен ряд научных работ и публикации таких исследователей, как Шиткина И. С. [31], Чумилев И. А.[32], Пономарев А. С.[33], Мармазова С. И.[34], Коваленко Н. Ю.[35], Лаптев И. А.[36] и других авторов. Указанные работы позволили не только понять принципы управления холдингами, выявить порядок организации взаимодействия организаций, входящих в холдинги, но и послужили основой для исследования вопроса автоматизации документооборота в холдинговых компаниях.

Поскольку в основе организации делопроизводства холдинга лежат принципы традиционного делопроизводства, одним из важнейших источников информации для разработки методологических подходов в части выбора и внедрения СЭД в холдингах послужили научные исследования ученых-документоведов и архивистов. Ключевую информацию для разработки концептуальных и методологических основ выбора и внедрения СЭД в компании содержат научные работы таких ученых, как Ларин М. В. [37], Бобылева М. П. [38], Рысков О. И. [39], Янковая В. Ф. [40], Баласанян В. Э. [41], Кузнецов С. Л.[42], Ермолаева А. В.[43]Так, были изучены и проанализированы ключевые понятия в области электронного документооборота, классификация электронных документов[44], материалы по вопросам внедрения СЭД в организациях, методические материалы по оценке возможностей и функционала современных СЭД, предлагаемых на отечественном ИТ-рынке. Стоит отметить, что фундаментальные исследования и публикации профессора Ларина М. В. и других ученых-документоведов содержат анализ действующего законодательства и нормативно-методических документов, лежащих в основе вопросов управления документацией в организации, включают ценнейшую информацию по истории развития вопроса автоматизации документационного обеспечения управления, анализ функциональных возможностей существующих на рынке СЭД, параметры и методы оценки систем[45].

Так как вопрос автоматизации документооборота холдинга невозможно изучать обособленно от вопроса организации архивного хранения документов, в ходе диссертационного исследования были изучены научные труды Артизова А. Н., Привалова В. Ф., Химиной Н. И., , Ланского Г. Н. и других. Это позволило при разработке методологических подходов по выбору и внедрению СЭД в холдингах учесть опыт организации работы архивов, в том числе электронных[46], а также опыт управления доступом к документам[47].

Обширная дополнительная информация для исследования была получена при изучении материалов, опубликованных в научных журналах "Вестник архивиста" и "Отечественные архивы". Был рассмотрен и проанализирован ряд работ Комаровой А. А., Савиной Г. А., Сидоренко Е. В., посвященных опыту зарубежных коллег при внедрении электронного архива, нормативно-методическому обеспечению работы с электронными документами, применению информационных технологий при автоматизации работы архивов[48], регламентации управленческих процедур[49]. Работы и исследования ученых-документоведов и архивистов стали основой для анализа и выработки рекомендаций о необходимости включения в требования к корпоративным СЭД параметров по организации хранения разных видов документов в электронном виде.

Изучение вопроса автоматизации документооборота холдинга не мыслится без понимания принципов организации работы в СЭД территориально удаленных обществ и подразделений холдингов. Именно поэтому в ходе работы над диссертацией было изучено и проанализировано исследование Лелиной (Химич) Ю. В. [50], которое позволило детально рассмотреть вопросы создания эффективного документооборота между организациями, объединенными в территориально распределенную структуру административного и отраслевого образований, изучить принципы построения и внедрения СЭД в территориально распределенной компании, изучить подходы к организации удаленной работы с документами в условиях применения автоматизированной системы.

Кроме перечисленных источников, при подготовке диссертационного исследования были рассмотрены периодические издания, предметом публикаций которых является применение современных технологий в области делопроизводства. Прежде всего, были изучены и применены в диссертационной работе материалы, опубликованные журналами "Современные технологии делопроизводства и документооборота" и "Делопроизводство".

Так, во многих публикациях журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота" поднимаются и рассматриваются вопросы проблематики автоматизации делопроизводства, вопросы участия и роли службы ДОУ в проектах автоматизации документооборота[51]. Ряд статей таких авторов, как Князева Т. В., Подкорытова Г. В., рассматривают вопросы проведения предпроектного обследования перед внедрением СЭД[52], описывают методы выбора СЭД[53]. Эти публикации дают возможность получить актуальную информацию по предлагаемым на рынке решениям для автоматизации документооборота и представляют собой обширный практический материал для анализа, выбора методов реализации проекта внедрения СЭД.

В публикациях журнала "Делопроизводство" рассматриваются вопросы развития архивного дела в России, проблемы организации архивного хранения электронных документов[54] и применения автоматизированных технологий в работе архивов[55], что позволяет получить обширную информацию для формирования архивоведческих функциональных требований к СЭД.

Также в диссертации использовались материалы по услугам многих сервисных компаний, таких как Корпорация "ЭЛАР", компания "ОСГ Рекордз Менеджмент" и многих других, информация о которых есть в открытом доступе на интернет-сайтах, а также в материалах научно-практических выставок и конференций (2010 - 2012 гг.). Эти мероприятия проводятся регулярно и не только освещают тенденции в развитии СЭД и других программных решений, призванных автоматизировать процессы обработки документов, но и иллюстрируют прямую заинтересованность государственных органов и коммерческих компаний в применении информационных технологий.

В процессе работы были также использованы российские интернет-ресурсы, содержащие статьи, аналитические обзоры и отчеты по вопросам истории развития и применения средств автоматизации, тексты стандартов и методических пособий и иная практическая и аналитическая информация.

В диссертации нашел отражение и опыт практических разработок, полученных в ходе внедрения СЭД в ряде отечественных холдингов, а также при разработке программы обучения студентов кафедры АС ДОУ ИАИ РГГУ.

Предмет, объект, цель и задачи исследования

Выбор темы исследования обусловлен следующими факторами:

во-первых, необходимостью организаций быстро реагировать на политику правительства в сфере применения новейших технологий, в том числе информационных систем, призванных автоматизировать работу с документами;

во-вторых, потребностью повышения эффективности деятельности российских холдинговых компаний за счет решения комплекса вопросов по оптимизации, стандартизации и автоматизации управленческих процессов, включая процессы управления документами.

Объектом диссертационного исследования  является информационно-документационная среда холдингов Российской Федерации.

Предметом данного исс ледования является комплекс архивоведческих и документоведческих требований к СЭД, учитывающих особенности организации документооборота в компаниях холдингового типа, а также особенности реализации проектов по автоматизации документооборота холдингов.

Цель диссертационной работы  состоит в анализе теоретических знаний и практического опыта в области проектирования и внедрения СЭД, в выявлении и выработке наиболее эффективных организационно-методических подходов, которые в наибольшей степени позволяют автоматизировать документооборот в холдингах.

Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:

-  анализ исторических аспектов возникновения и развития холдингов в современной России;

-  изучение специфики организационной структуры холдингов и ее влияния на организацию работы с документами;

-  исследование отличий в составе документации холдингов, принципов построения информационных и документационных потоков, организации информационной среды;

-  изучение в историческом развитии СЭД корпоративного уровня;

-  формирование документоведческих и архивоведческих функциональных требований к СЭД, внедряемых в компаниях холдингового типа.

Основой методологии диссертационного исследования является реалистичный и всесторонний подход к анализу проблем научного исследования. Методология работы представляет собой сложное соединение многих методов, которые применимы как при общенаучном подходе, так и при собственно документоведческом или подходах, применяемых в других науках.

Для проверки теоретических результатов было проведено научно-практическое исследование российского рынка современных систем электронного документооборота с позиции возможности их внедрения в условиях холдинга, при этом применялись следующие научные методы исследования: исторический, метод сравнительного анализа, компаративный метод, системный метод, метод перехода от частного к общему, метод унификации и оптимизации процессов обработки документов, метод балльной оценки по разработанным параметрам, метод анализа иерархий.

В настоящем диссертационном исследовании широко применяется метод анализа "от частного к общему", что позволяет сделать выводы после изучения конкретных законодательных актов, нормативно-методических документов.

Комплексный анализ законодательных актов Российской Федерации в сфере регулирования деятельности организаций, выявление ключевых моментов, оказывающих влияние на принятие стратегических и управленческих решений в области документационного управления производился при помощи таких методов, как метод системного подхода и метод сравнительного анализа.

Научная новизна и теоретическая значимость диссертационного исследования связаны со слабой изученностью в отечественном документоведении вопросов методологии внедрения СЭД в холдинговых компаниях.

На основании сравнительного изучения существующих методик внедрения СЭД впервые разработана и представлена методология внедрения СЭД корпоративного уровня в холдингах, сформулированы практические рекомендации по организации проекта внедрения.

Апробация работы. Главные положения диссертационной работы изложены в публикациях по теме исследования, применялись при разработке программы "Методические основы и технологии применения электронной цифровой подписи" для студентов кафедры АС ДОУ ИАИ РГГУ, при работе над проектом архивоведческих и документоведческих функциональных требований к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также апробированы автором в сообщениях на Международной научно-практической конференции "Документация в информационном обществе" (2011)[56].

Практическая значимость исследования .  Полученные материалы исследования могут быть применены в реальных условиях внедрения СЭД в российских холдингах, а также при проектировании и разработке новых программных продуктов для автоматизации процессов документооборота на корпоративном уровне. Кроме того, материалы исследования могут быть использованы для разработки методических пособий по вопросам применения информационных технологий в ДОУ, в учебном процессе подготовки специалистов в области делопроизводства и архивного дела.

На основании практического опыта проектирования информационных систем для автоматизации деловых процессов управления документами были разработаны решения, которые нашли применение при проектировании и внедрении систем электронного документооборота, модернизации информационных систем в нескольких крупных российских холдингах.

В ходе реализованных проектов производилась комплексная оценка состава документов, документопотоков, системы управления, осуществлялся выбор оптимального варианта для внедрения с учетом особенностей конкретных холдингов. Наиболее масштабное внедрение охватывало более 10 обществ холдинга, территориально расположенных в различных регионах Российской Федерации, в том числе за полярным кругом, в условиях отсутствия стационарной связи (Ямало-Ненецкий автономный округ), что налагало дополнительные требования и ограничения к выбираемой и внедряемой системе.

Структура и содержание работы

Диссертационное исследование состоит из введения, трех глав, заключения и библиографического списка.

Основные выводы исследования представлены в конце каждого параграфа, главы и в заключении.

Во введении раскрыта актуальность диссертационного исследования, определены цели и задачи работы, приведена практическая значимость, которые свидетельствуют о вкладе автора в вопросы организации управления документами и разработку проблемы автоматизации документооборота компаний, предопределены результаты исследования.

В первой главе рассмотрены проблемы правового регулирования деятельности холдингов, управления финансами, организации производственных процессов, дано определение холдинга, раскрывающее его сущность применительно к российскому обществу, рассматривается историческая закономерность создания и развития холдингов в современных экономических условиях, выделены основные типы холдингов, сформулированы принципы построения их структуры, изучена роль основного общества или управляющей компании в организации деятельности холдингов.

Разностороннее изучение и комплексный анализ информации о моделях управления холдингами позволили утверждать, что холдинги обладают рядом отличительных особенностей, к которым, прежде всего, относится наличие, наряду с гражданско-правовой моделью, корпоративной структуры управления, что создает необходимые условия для выполнения общих управленческих задач и достижения единых стратегических целей.

Опираясь на научные работы некоторых других ученых-документоведов и исследователей в области корпоративного управления, на материалы, полученные в рамках практического изучения деятельности холдингов, а также на принципы организации управления в них ("децентрализация операций при централизации контроля"[57]), в диссертации рассматриваются особенности состава документов обществ холдингов, анализируются уровень их создания и маршруты движения. Изучение документного состава и порядка взаимодействия обществ холдинга в целях выполнения общих целей и задач позволило выделить корпоративные документопотоки, через которые доводятся принятые в основном обществе или управляющей компании решения до всех участников процессов, осуществляется контроль деятельности и производится получение отчетной информации, являющейся основой для проведения анализа и стратегического планирования.

Знание модели движения документов и информации в холдинговых компаниях позволяет сформировать комплексные документоведческие и архивоведческие функциональные требования к СЭД. При этом одним из основных критериев выбора СЭД, внедряемых в холдингах, должен стать критерий оценки возможности создания и поддержки множественных схем движения документов внутри холдингов (обеспечения корпоративного документопотока). Исходя из этого же критерия, при проектировании, выборе и внедрении СЭД должна учитываться техническая возможность ее интеграции с другими программными приложениями и информационными системами холдингов, что позволит включить СЭД в корпоративную информационную среду, гибко настраивать маршруты движения документов в зависимости от условий процессов, в рамках которых они оформляются.

Исходя из необходимости достижения максимальной эффективности в работе с документами в холдингах, в диссертации предлагается возможность применения вместе с СЭД других технологических решений, позволяющих расширить область автоматизации, оптимизировать процессы управления документами, повысить оперативность передачи информации. В качестве примера, широко встречающегося на практике, приводится внедрение модуля потокового ввода и распознавания документов, применяемого холдингами для обработки документов, оформляемых при обслуживании клиентов.

Во второй главе диссертационного исследования обобщен научный и практический опыт проведения анализа современного российского рынка СЭД, рассмотрены методы, предложенные учеными-документоведами и исследователями в области автоматизации документооборота, даны практические и методологические рекомендации по выбору оптимальной для автоматизации документооборота территориально распределенного холдинга информационной системы.

Так как холдинги осуществляют свою деятельность в различных сферах реальной экономики, активно взаимодействуют с регулирующими и проверяющими организациями, с органами власти, в исследовании рекомендовано на этапе проектирования и выбора СЭД проводить всестороннее изучение требований отраслевой и федеральной законодательной базы, нормативных и методических документов, научных работ и исследований. Предложение такого подхода связано в значительной мере с решительными шагами правительства, направленными на повышение роли электронного документооборота, что позволит глубоко изучить тенденции в области развития информационных технологий и корректно сформировать требования к СЭД, правильно проводить настройку и эксплуатацию системы.

Кроме того, с целью оптимизации проводимой работы по выбору информационных систем для автоматизации документооборота холдингов, в диссертации делается акцент на необходимости проведения предварительного изучения рынка СЭД, адаптированности предлагаемых информационных систем к условиям холдингов. Такой подход позволяет сократить количество рассматриваемых в качестве потенциальных информационных систем, ускорить реализацию проекта.

Вместе с тем, учитывая многообразие предложений по автоматизации документооборота на ИТ-рынке, а также сложность выбора и внедрения СЭД в холдингах, в диссертации рассмотрены передовые методы, позволяющие осуществить выбор информационной системы, соответствующей предъявляемым требованиям. Изучение и анализ таких научных методов, как метод сравнительного анализа, компаративный метод, интервьюирование, анкетирование и опрос, метод балльной оценки по разработанным параметрам, предложенным Лариным М. В., Бобылевой М. П., Князевой Т. В. и некоторыми другими учеными и исследователями, позволяет говорить о возможности их применения при выборе СЭД в холдингах при условии расширения перечня критериев, учитывающих специфику документооборота холдингов.

Также в диссертационном исследовании рассматриваются практические примеры, когда в результате применения различных научных методов, основанных на многокритериальном подходе, осуществляется выбор нескольких информационных систем со сходными техническими и функциональными возможностями. В целях выработки методологии выбора единственной информационной системы для автоматизации документооборота, в диссертации приведены рекомендации ученых-документоведов, заключающиеся в необходимости повторного проведения всего комплекса работ по выбору СЭД. При этом отмечается неэффективность такого подхода и даются рекомендации по применению метода анализа иерархий, разработанного Саати Т. [58], который позволяет из двух и более предварительно выбранных решений определить оптимальный вариант, соответствующий всем предъявляемым требованиям. Применение метода анализа иерархий Саати Т. позволяет не только точно выбрать подходящую информационную систему, но и значительно сократить время реализации проекта.

Таким образом, комплексное применение рекомендованных методов, дополненных ключевыми для холдингов критериями, позволяет произвести всестороннее изучение современных СЭД, предлагаемых на ИТ-рынке, а также выбрать из них оптимальное для автоматизации документооборота конкретного холдинга.

В третьей главе проанализированы наиболее часто применяемые на практике методы внедрения СЭД, сформулированы отличительные особенности реализации проектов по автоматизации документооборота в холдинговых компаниях, предложены решения по реализации отдельных этапов внедрения СЭД в условиях холдингов, проведен анализ основных рисков проекта.

В ходе диссертационной работы подчеркивается важность учета и применения национальных стандартов при внедрении СЭД, необходимость руководствоваться нормами в области информационных технологий[59], электронного документооборота[60], делопроизводства[61].

Учитывая специфику организации документооборота в холдинговых компаниях, в исследовании делается особый акцент на необходимости реализации пилотного проекта, позволяющего смоделировать корпоративный документопоток. Кроме того, внедрение СЭД в пилотном режиме дает возможность оценить соответствие выбранной информационной системы ранее сформулированным требованиям, внести коррективы в требования к системе, скорректировать ход внедрения, минимизировать непроизводственные издержки.

Особое внимание в диссертации уделяется комплексному подходу при автоматизации документооборота холдинга, который включает в себя не только разработку локальных нормативных актов, регулирующих работу с документами, но и обучение пользователей информационной системы по группам, в зависимости от выполняемого ими функционала при работе с документами. При этом рассматриваются тенденции по обучению персонала компаний работе в СЭД, подчеркивается необходимость проведения раздельного обучения предметных специалистов от остальных групп пользователей и ИТ-специалистов.

Учитывая сложность и длительность проекта внедрения СЭД в холдингах, в ходе исследования проведено изучение и анализ ключевых рисков, оказывающих влияние на ход и результат проекта. Из наиболее часто встречающихся в холдинговых компаниях рисков отмечены: управленческие (со стороны руководства холдинга), проектные (со стороны проектной рабочей группы холдинга), операционные (со стороны персонала холдинга), технические и другие риски. При рассмотрении различных групп рисков, возникающих в ходе реализации проекта внедрения СЭД, предложены пути их решения, подчеркнуто, что всесторонний анализ управленческой деятельности холдинга, проблем, связанных с выполнением процессов управления документами, позволяет предпринимать предупреждающие шаги и своевременно эти риски минимизировать.

Также в данной главе подчеркивается необходимость применения основных положений теории проектного управления и управления рисками в комплексе с предложенной автором методологией. Такой подход позволит не только достичь целевых показателей проекта, но и создаст платформу для расширения зоны применения СЭД в холдингах. Поскольку предлагаемые в диссертационном исследовании методологические подходы комплексно учитывают особенности документооборота холдинговых компаний, практическое их применение делает проект внедрения СЭД в холдингах успешным.

Заключение диссертационного исследования содержит основные выводы и рекомендации, включающие методологические и практические аспекты автоматизации документооборота в холдинговых компаниях.

1.  Холдинг, как объект исследования

1.1.  Особенности организационной структуры холдинга

Преобразование системы государственного устройства и управления в России в 90-е г. г. ХХ века, переход к рыночной экономике, проведение приватизации государственных предприятий и появление частного сектора в экономике стало толчком для возникновения и динамичного развития таких экономико-правовых явлений, как холдинг.

Факт активного развития холдингов не мог не привлечь интерес научного сообщества, стать предметом фундаментальных исследований и публикаций, в которых рассматривалось функционирование холдинговых компаний со стороны различных аспектов, выявлялись закономерности в организационно-правовой сфере, области финансов и управления, корпоративного права и применения стандартов менеджмента качества, в иных направлениях деятельности холдингов. Вместе с тем стоит отметить, что в известных научных работах, рассматривающих вопросы возникновения, принципов управления, правового регулирования, финансирования, различные аспекты деятельности холдинговых компаний, не достаточно уделяется внимание проблеме выявления и разработки наиболее эффективных организационно-методических подходов, позволяющих применять передовые технологии в целях оптимизации управленческих процессов, в том числе процессов управления документами.

Для достижения поставленных в исследовании задач и целей, необходимо определить, что такое холдинг, каковы принципы управления холдинговыми компаниями, построения их структуры и организации процессов, каков состав документов, как производится управление ими.

Во многих научных исследованиях и публикациях отечественных ученых были неоднократные попытки дать определение холдингам, раскрыть их суть, принципы их организации. Коваленко Н. Ю. в своем исследовании "Холдинг как гражданско-правовая модель взаимодействия хозяйствующих субъектов" обращает внимание на то, что "состав холдинга может быть представлен любыми юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы, в том числе некоммерческими организациями"[62] и говорит о том, что "холдинг - это гражданско-правовая модель взаимодействия хозяйствующих субъектов, представляющая возможность одному из них оказывать влияние на решения, принимаемые другими хозяйствующими субъектами, входящими в холдинг, в целях оптимизации деятельности лиц, входящих в холдинг". Безусловно, важным в данном определении является то, что подчеркнуты правовые вопросы взаимодействия дочерних обществ, входящих в холдинг, влияние управляющей компании на процессы дочерних обществ, а также возможность включения в состав холдинга юридических лиц различной организационно-правовой формы. Все это является важным с точки зрения организации управления холдингами, понимания общих принципов документообразования в организациях, входящих в состав холдингов. Вместе с тем необходимо отметить, что такое определение не является полным, так как не отражает всей многогранности вопросов организации управления холдингами с точки зрения управленческой интеграции и субординации, а значит, не позволяет комплексно рассматривать и решать вопрос организации и автоматизации документооборота в холдинговых компаниях.

Наиболее глубокими научными исследованиями в области корпоративного управления являются исследования Шиткиной И. С.: "Холдинги. Правовые и управленческие аспекты"[63], "Холдинги: правовое регулирование и корпоративное управление"[64], где не только дается определение холдингу, передающее его суть, указываются принципы внутрикорпоративных отношений, а также раскрывается исторический аспект правового положения холдингов в России. В частности, Шиткина И. С. пишет: "холдинги - форма предпринимательского объединения, представляющая собой группу организаций (участников), основанную на отношениях экономической зависимости и контроля, участники которой, сохраняя формальную юридическую самостоятельность, в своей предпринимательской деятельности подчиняются одному из участников группы - холдинговой компании (головной организации), которая, будучи центром холдингового объединения, в силу владения преобладающими долями участия в уставном капитале, договора или иных обстоятельств прямо или косвенно (через третьих лиц) оказывает определяющее влияние на принятие решений другими участниками группы"[65].

Рассматривая приведенное выше определение, следует отметить, что ученым рассматривается несколько типов внутренней субординации обществ холдингов (экономическая, правовая), что позволяет понять принципы организации управленческих процессов, определить порядок формирования информационных и документационных потоков, имеет большое значение для разработки документоведческих и архивоведческих функциональных требований к информационным системам, автоматизирующим работу с документами в холдингах.

Стоит отметить, что были сделаны и другие попытки дать определение холдингам. Холдинги стали предметом научных исследований Щедрова В. И.[66], Мармазовой С. И. [67], Лаптева И. А.[68], Данникова В. В.[69], Харитонова М. Н.[70], Цибисова Д. Ю.[71], Четверикова А. В.[72], Гордеевой Т. А.[73], Арутюнова Ю. С.[74], Балакина М. М.[75], Литвинова М. С.[76], Пономарева А. С.[77], Чернышовой Н. А.[78], Терентьева А. Р.[79], и многих других ученых. Однако в каждом конкретном случае предложенное исследователями определение холдинга отражало узкий диапазон рассматриваемых вопросов, не раскрывало всей многогранности его сути.

Рассматривая исторический аспект возникновения и динамичного развития холдингов в России, невозможно оставить без внимания те изменения в экономической и политической жизни нашей страны в 1990 г. г. XX века, которые привели к необходимости регулирования на государственном уровне процессов создания и функционирования холдингов. В этот период было принято несколько ключевых законодательных актов, которые не только регулировали принципы формирования холдингов, определяли порядок их деятельности, но вводили ряд важных терминов и определений.

Так, в Законе РФ от 3 июля 1991 г. № 1531-I "О приватизации государственных и муниципальных предприятий в Российской Федерации" впервые был введен[80] термин "холдинговая компания". В статье 8 законодательного акта впервые говорится о порядке создания холдинговых компаний в нашей стране.

Также определение "холдинговой компании" было дано в указе Президента Российской Федерации от 16 ноября 1992 г. № 1392 "О мерах по реализации промышленной политики при приватизации государственных предприятий", которым было утверждено "Временное положение о холдинговых компаниях". В частности в документе говорится: "Холдинговой компанией признается предприятие, независимо от его организационно-правовой формы, в состав активов которого входят контрольные пакеты акций других предприятий.

Предприятия, контрольные пакеты акций которых входят в состав активов холдинговой компании, далее именуются "дочерними"" [81].

В Федеральном законе 1990 года "О банках и банковской деятельности" впервые было дано определение "банковскому холдингу". Так, в законе сказано: "Банковским холдингом признается не являющееся юридическим лицом объединение юридических лиц с участием кредитной организации (кредитных организаций), в котором юридическое лицо, не являющееся кредитной организацией (головная организация банковского холдинга), имеет возможность прямо или косвенно (через третье лицо) оказывать существенное влияние на решения, принимаемые органами управления кредитной организации (кредитных организаций)"[82].

Мы считаем, что приведенные определения не являются универсальными и точными, отражают лишь рассматриваемый в конкретном законодательном акте узкий вопрос, не учитывают принципы внутрикорпоративных отношений, а также особенности восприятия холдингов в нашей стране. Вместе с тем интересным является мнение Шиткиной С. И. относительно терминов "объединение", "предпринимательское объединение", которая отмечает, что: "под предпринимательскими объединениями следует понимать устойчивую форму интеграции, участники которой, оставаясь формально независимыми субъектами, осуществляют согласованную предпринимательскую деятельность в интересах объединения в целом"[83].

Рассматривая вопрос законодательного регулирования различных сторон деятельности субъектов права, нельзя не отметить тот факт неоднократных попыток на уровне федерального законодательства комплексно регламентировать деятельность холдинговых компаний. Так, в начале ХХI века была предпринята попытка разработки единого федерального закона "О холдингах"[84], который должен был заменить некоторые законодательные акты[85], и в котором планировалось закрепить основы правового положения и участия холдингов во всех сферах экономической деятельности, в частности, в банковской и страховой. Также целью указанного законопроекта являлось формирование правовых инструментов для создания крупных интегрированных структур, способных максимально сконцентрировать имеющиеся ресурсы, повысить эффективность инвестиционных процессов, обеспечить возможность для оперативного улучшения финансово-экономического состояния юридических лиц, входящих в холдинг.

Кроме того, в проекте закона "О холдингах" была предпринята попытка дать уточненное определение холдингу, соответствующее предпринимательским реалиям современной России: "Холдинг - совокупность двух и более юридических лиц (участников холдинга), связанных между собой отношениями (холдинговыми отношениями) по управлению одним из участников (головной компанией) деятельностью других участников холдинга на основе права головной компании определять принимаемые ими решения. В холдинг могут входить коммерческие организации различных организационно-правовых форм, если иное не установлено федеральными законами".

Однако в силу того, что данный проект закона содержал значительные недостатки (не отражал взаимодействие с антимонопольным и налоговым законодательством, противоречил ряду законодательных актов Российской Федерации), он был отклонен[86], а работа над ним до текущего момента не возобновлена.

Таким образом, можно говорить о том, что на сегодняшний день ввиду отсутствия комплексного законодательного акта, регулирующего деятельность холдингов, правовое регулирование в этой части носит фрагментарный характер, и до текущего момента действует "Временное положение о холдинговых компаниях"[87], которое имеет ряд серьезных ограничений.

Вместе с тем есть определенные тенденции, наметившиеся в области совершенствования законодательства путем "сокращения множества законов, устанавливающих особенности гражданско-правового статуса отдельных разновидностей хозяйственных обществ (что позволит минимизировать противоречия в правовом регулировании)", а также "путем максимальной детализации содержащихся в них правовых норм"[88]. Поэтому отклонение законопроекта "О холдингах" можно рассматривать в качестве поэтапного следования политике совершенствования гражданского законодательства нашей страны.

Тем не менее, опираясь на действующую законодательную базу, а также на материалы научных исследований, рассматривающие некоторые аспекты деятельности холдингов, предложим определение холдинга, которое, на наш взгляд, является наиболее точным, отражающим его суть, принципы и специфику внутрикорпоративных отношений.

Под холдингом мы будем понимать вертикально интегрированное объединение юридических лиц вне зависимости от их организационно-правовой формы, основанное на экономической и правовой субординации.

Для выработки наиболее эффективных организационно-методических подходов, позволяющих успешно решить задачу по автоматизации документооборота территориально распределенных холдинговых компаний, необходимо понимание внутренней организации российских холдингов и принципов ее формирования и взаимодействия, что является основой построения процессов различного уровня, динамичного развития как отдельно взятого общества - участника холдинга, так и холдинга в целом. С этой целью были изучены и проанализированы не только публично доступные материалы, размещенные на официальных сайтах известных в нашей стране холдинговых компаний, но и ряд научных исследований, законодательные акты и иные материалы[89]. Почти все проанализированные научные исследования содержат исторический анализ причин возникновения и развития холдингов в нашей стране, рассматривают классификационные типы холдинговых компаний.

Так, в исследовании Чумилева И. А. говорится: "отправной точкой возникновения крупных интегрированных структур… является объективный процесс монополизации рынка. … Первые монополии[90] - это и есть первые интегрированные структуры в экономическом смысле этого слова. Впоследствии многие из интегрированных структур в силу определенных причин приобрели форму холдинговых компаний"[91].

Подтверждение истинности этого высказывания мы находим в законодательных актах, зафиксировавших исторический факт создания холдинговых компаний на основании государственных монополий. Так, в Указе Президента Российской Федерации от 25.05.1998 № 588 "О создании акционерной холдинговой компании "Главное всерегиональное строительное управление "Центр"" говорится о "создании на базе государственного унитарного предприятия - Главного военно-строительного управления Министерства обороны Российской Федерации и его дочерних предприятий акционерной холдинговой компании", осуществлении "государственного унитарного предприятия - Главного военно-строительного управления Министерства обороны Российской Федерации и его дочерних предприятий с последующим преобразованием их в дочерние открытые акционерные общества акционерной холдинговой компании", закрепляются права акционерной холдинговой компании, определяется ее организационно-правовая форма[92].

Другой Указ Президента РФ от 25.05.1998 № 589 "О создании акционерной холдинговой компании "ГЛАВСТРОЙПРОМ" также содержит предписание о создании на основе государственной монополии холдинга[93].

Говоря о финансовых и экономических причинах возникновения холдинговых структур, Чумилев И. А. отмечает: "…предпосылкой создания холдинговых компаний, активно использующейся в настоящее время, является возможность налогового и финансового планирования за счет использования разнообразных внутрикорпоративных схем с вовлечением дочерних обществ материнской компании. Диверсификация капиталов и возможность их перелива в рамках групп предприятий, входящих в холдинговую компанию, повышает их общую эффективность и снижает общий риск, так как возможные, понесенные каким-либо из дочерних предприятий убытки могут быть компенсированы прибыльностью других" [94].

Подводя итоги рассмотрения вопроса создания и динамичного развития холдинговых компаний, исследователь делает заключение о причинах появления холдингов, к которым относит:

-  необходимость контроля и управления крупными предприятиями, появившимися в процессе монополизации рынка;

-  возможность избежания преследований антимонопольных органов;

-  интеграционные процессы слияний, поглощений и присоединений, позволяющие достичь эффекта синергии за счет использования стратегий внешнего роста;

-  возможность применять разнообразные внутрикорпоративные схемы финансового и налогового планирования в целях оптимизации финансовых потоков холдингов и минимизации налогообложения.

Научное исследование Чумилева И. А. имеет практическое значение, дает возможность понять причины и механизмы возникновения холдингов в современной России, сделать выводы о том, как происходит формирование структуры холдингов, строится внутрикорпоративное взаимодействие материнской компании и дочерних обществ, ведется обмен информацией и документами на корпоративном уровне, осуществляются процессы документообразования.

Рассматривая различные стороны организации деятельности холдингов, особо интересным с точки зрения организации документооборота холдингов представляется вопрос организации внутрикорпоративного взаимодействия основного или материнского и дочерних обществ холдинговых компаний, к которому обращаются многие ученые, исследователи и эксперты. Так, в своей книге "Холдинги. Правовой и управленческий аспекты" Шиткина И. С. пишет: "ключевым моментом для определения отношения "основное общество - дочернее общество" является возможность определять решения другого лица (то есть именно экономическая субординация)"[95].

Анализируя законодательную базу нашей страны, исследователь отмечает, что Гражданский кодекс предусматривает три возможных основания такой субординации. Прежде всего, это преобладающее участие в капитале дочернего общества, которое позволяет не только влиять на деятельность подчиненных компаний, но и определять их стратегию.

Шиткина И. С. подчеркивает, что формальной стороной выстраиваемой субординации между юридическими лицами холдинга являются договорные отношения между основным и дочерним обществом. В своей книге она пишет: "К правовым способам управления в системе холдинга следует отнести закрепленное в договоре между основным и дочерним обществами или в уставе дочернего общества право основного давать обязательные указания дочернему. Этот способ управления не очень почитаем в российской предпринимательской практике, поскольку основное акционерное общество можно привлечь к солидарной ответственности по сделкам, заключенным дочерним обществом во исполнение обязательных указаний основного…"[96].

Необходимость детального рассмотрения вопросов взаимодействия компаний разного уровня внутри холдинга с целью изучения порядка организации документооборота, потребовала изучения ряда законодательных актов, регулирующих данные вопросы.

Принципы построения взаимоотношения основного и дочернего обществ холдингов регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральный законом "Об акционерных обществах". В перечисленных законах федерального уровня определяются не только правовые и финансовые взаимоотношения дочернего и основного обществ, но и ответственность основного общества в случае наступления ряда негативных последствий для дочерней организации по его вине:

"1. Хозяйственное общество признается дочерним, если другое (основное) хозяйственное общество или товарищество в силу преобладающего участия в его уставном капитале, либо в соответствии с заключенным между ними договором, либо иным образом имеет возможность определять решения, принимаемые таким обществом.

2. Дочернее общество не отвечает по долгам основного общества (товарищества). Основное общество (товарищество), которое имеет право давать дочернему обществу, в том числе по договору с ним, обязательные для него указания, отвечает солидарно с дочерним обществом по сделкам, заключенным последним во исполнение таких указаний.

В случае несостоятельности (банкротства) дочернего общества по вине основного общества (товарищества) последнее несет субсидиарную ответственность[97] по его долгам.

3. Участники (акционеры) дочернего общества вправе требовать возмещения основным обществом (товариществом) убытков причиненных по его вине дочернему обществу, если иное не установлено законами о хозяйственных обществах"[98].

Кроме отношений "основное" - "дочернее" общество, законодательство приводит отношение "преобладающее" - "зависимое"[99]. Согласно действующему законодательству, хозяйственное общество признается зависимым, если другое (преобладающее, участвующее) общество имеет более 20% голосующих акций акционерного общества или 20% уставного капитала общества с ограниченной ответственностью (при этом оно "обязано незамедлительно публиковать сведения об этом в порядке, предусмотренном законами о хозяйственных обществах"). Таким образом, в приведенной ситуации речь идет о строгом количественном критерии; при этом определения дочернего и зависимого общества не коррелируются между собой: зависимое общество может быть, а может и не быть дочерним. Такой порядок устанавливается Законами "Об обществах с ограниченной ответственностью"[100] и "Об акционерных обществах"[101], а также соответствующими подзаконными актами.

При рассмотрении вопроса организации управления холдингами кроме понятий "основное" общество часто встречается такое понятие, как "управляющая компания". Наиболее детальное рассмотрение сути и роли управляющих компаний проведено в научном исследовании Цибисова Д. Ю. Так, применительно к холдингам, он предлагает точное раскрытие термина "Управляющая компаний", а также рассматривает особенности ее создания и основные принципы осуществления деятельности: "Управляющими компаниями называют организации, которые в установленном порядке осуществляют управление другими предприятиями, входящими в состав управленческого или смешанного финансово-управленческого холдинга или иного крупного хозяйственного объединения (например, финансово-промышленной группы)" [102]. 

Изучение научных публикаций и литературы по теории управления, законодательства Российской Федерации в части регулирования вопросов управления холдингами, документного состава обществ - участников холдингов, а также личный практический опыт организации документооборота крупных холдинговых компаний позволяет говорить о том, что в некоторых случаях основное общество холдинга может выступать в качестве управляющей компании, то есть ему может отводиться функция единоличного органа управления дочерних или зависимых обществ холдинга. Управление другими обществами холдинга может осуществляться на основании договора управления, который, по сути, является договором возмездного оказания услуг[103], или договора, относящегося к производственно-хозяйственной деятельности (например, договора совместной деятельности, кредита, ипотеки, залога ценных бумаг, доверительного управления, иного имущественного договора, договора, определяющего условия деятельности управляемого общества).

Определение условий взаимодействия с управляющей компанией находит отражение не только в видовом составе документов обществ холдинга, но и в информации, содержащейся в документах, которыми обмениваются общества при осуществлении деятельности, в построении процессов, в которых могут быть задействованы подразделения разного иерархического уровня различных обществ.

Например, управляющая компания в одном из многопрофильных российских холдингов на основании договора управления брала на себя обязанность определения стратегии развития каждого из управляемых обществ, назначать единоличный исполнительный орган в лице управляющего директора, наделять его полномочиями (оформлять доверенность), разрабатывать внутренние нормативные документы и формы отчетов, осуществлять контроль деятельности управляемых обществ.

Управляемые общества, в свою очередь, обязаны не только выполнять все поступающие указания, но и осуществлять свою деятельность в соответствии с разработанными управляющей компанией нормативными документами, предоставлять полные отчетные данные по текущей деятельности. Таким образом, прослеживается четкое взаимодействие различных организационных единиц холдингов, выполняемое по установленным внутрикорпоративным правилам, и направленное на выполнение единых стратегических целей, разрабатываемых управляющей компанией.

Результаты, полученные на основании сравнительно-правового анализа современного отечественного законодательства и изучения работ современных ученых, а также исследования современной  хозяйственной практики создания управляющих компаний в рамках холдинговых объединений, позволяют говорить о том, что функции управляющей компании может выполнять не только одна из организаций холдинга (например, основное общество или специализированное дочернее общество), но и внешняя холдинговая компания. Вместе с тем некоторые исследователи, например, Шиткина И. С., считают, что управляющая компания, выполняя функции исполнительного органа другой организации, не вступает с хозяйственным обществом в отношения, из которых следует экономическая субординация. При этом эффективность деятельности управляющей организации оказывает прямое влияние на экономические результаты управляемого общества.

Обобщая сказанное выше, можно говорить о том, что холдинг включает в себя основное общество, которое может, в том числе, являться управляющей компанией, и нескольких дочерних (или зависимых) обществ. Таким образом, структуру холдингов можно представить в виде обобщенной схемы (рис. 1):

Рис. 1. Структура холдинга, на которой показаны основное и дочерние общества (ДО). Основное общество на представленной схеме также является управляющей компанией.

Для изучения состава документов управляющих компаний холдингов было проведено всестороннее изучение различных источников[104]. На основании изучения и анализа полученной информации можно говорить о том, что в управляющих компаниях создаются и хранятся документы, подтверждающие:

-  реализацию функции поддержания отношений с внешней средой (переписка);

-  организацию диалога (трансляция управленческих решений) с акционерами и участниками финансового рынка, предоставление им необходимой информации о деятельности холдинга (переписка, отчеты, и другие документы);

-  выработку стратегии развития, формирование конкретных планов развития каждого дочернего общества и контроль выполнения этого плана (протоколы общего собрания акционеров, протоколы коллегиальных органов управления, распорядительные и локальные нормативные акты, формы отчетов);

-  осуществление координации деятельности отдельных компаний и холдинга в целом (распорядительные документы, проектные документы, планы, отчеты);

-  проведение работ по инжинирингу и реинжинирингу основных управленческих процессов в части разработки и внедрения нормативных документов, регулирующих внутри компании деятельность подразделений, вопросы отчетности, стратегического и оперативного планирования (протоколы коллегиальных органов управления, распорядительные и локальные нормативные акты, планы);

-  проведение работ по подбору и развитию топ-менеджеров для дочерних предприятий (протоколы коллегиальных органов управления, договоры, планы, отчеты).

Основные функции, выполняемые организациями - участниками холдинговых компаний, можно представить в виде следующей схемы (рис.2):

Рис. 2. Основные функции, выполняемые обществами - участниками холдинговых компаний.

Изучение деятельности российских холдингов показывает, что разграничение функций основной организации (управляющей компании) и других обществ холдинга определяется индивидуально, исходя из задач, поставленных акционером, а также из стиля управления.

Кроме основных организаций (управляющих компаний) и дочерних обществ исследователями отмечены случаи создания временных структурных объединений, не имеющих организационно-правовой формы. Так в своей научной работе Портной К. Я. пишет: "Холдингом могут создаваться временные структуры управления. Под ними понимаются ограниченные по объему и времени выполнения работ проектные группы, которые действуют вне управленческих отношений между головным и дочерними коммерческими организациями. Инициирование проектных групп на уровне управления холдингом происходит часто в целях сопровождения краткосрочно необходимых оперативных мероприятий холдинга, которые имеют решающее значение или требуют для решения проблемы объединения различных работ по квалификации и функциям. Временные структуры создаются, прежде всего, для достижения стратегических целей, таких как принятие, а затем интеграция новых дочерних предприятий, создание новых областей деятельности и т. д. На основе своей внутренней организации труда и занятости персонала они также могут вносить положительный вклад в развитие неформальных коммуникационных отношений в холдинге"[105].

Необходимо отметить, что на практике создание временных структур, выполняющих определенный спектр задач, приводит к интеграции их в процессы холдингов, к возникновению новых точек создания и обработки информации и документов. Наиболее ярким примером таких временных структур являются проектные команды, основными задачами которых является реализация стратегических планов, заключающаяся в управлении проектами, разработке проектной документацией, контроле сроков выполнения работ в рамках проектов. В зависимости от уровня корпоративной культуры и применяемых в холдингах технологий, при выполнении возложенных обязанностей временными структурами могут применяться как унифицированные процессы и формы документов, так и стандартные средства автоматизации, например, СЭД в части контроля сроков исполнения задач и поручений. Рассматривая возможность применения информационных систем для автоматизации деятельности временных структур, возникает необходимость учета дополнительных требований в части функциональных возможностей и обеспечения информационной безопасности при выборе и внедрении СЭД в холдингах.

Комплексный подход к вопросу автоматизации процессов управления документами требует понимания принципов формирования и организации деятельности структурных единиц внутри холдингов, распределения функционала не только между основным (управляющей компанией) и дочерними обществами, но и между руководителями функциональных направлений и подразделениями холдингов, уровня принятия решения, принципов движения информации и документов.

Для этого некоторые исследователи, например, Ю. В. Лелина, предлагает ввести такие принципы классификации документов при формировании требований к территориально распределенной СЭД, как "категория документа", "вид документа", "тип документопотока", "юридическое лицо" и "подразделение инициатора (исполнителя)"[106].

Такой подход в классификации документов и документопотоков, закрепления зоны ответственности, в холдингах часто применяется на практике в виде многоступенчатой индексации. Например, при формировании номенклатуры дел номенклатурный индекс подразделений обществ холдинга может включать код (номер или аббревиатуру) общества, номер подразделения, номер дела (рис.3), а при регистрации документов регистрационный номер различных групп документов может содержать номенклатурный код общества, номер подразделения (например, при децентрализованной регистрации писем), название вида документа (рис.4).

Рис. 3. Пример номенклатурного индекса подразделения общества холдинга.

Рис. 4. Пример регистрационного номера приказа организации, входящей в состав холдинга.

Указание в регистрационном номере или номенклатурном индексе ссылки на юридическое лицо (на структурное подразделение), в рамках которого был создан или зарегистрирован документ, позволяет соотнести конкретный документ с определенным обществом холдинга, разделить документопотоки в СЭД. Однако для правильного проектирования и корректного внедрения СЭД требуется изучение вопроса формирования структуры холдингов.

Изучение и всесторонний анализ фундаментальных работ в области корпоративного права и управления позволяет говорить о том, что в современных российских холдингах встречаются несколько подходов в построении организационной структуры как отдельных организаций, входящих в состав холдингов, так и корпоративной структуры холдингов в целом. При этом необходимо отметить, что в законодательной и в нормативно-методической базе термины "корпоративная структура" и "корпоративное управление" широко используются[107], при этом определение указанных терминов не приводится.

Детальную классификацию организационных структур холдингов, основанную на принципах управляемости, предлагают некоторые исследователи в области экономики и финансов, например, Данников В. В. и Цибисов Д. Ю. в своих научных исследованиях рассматривают различные классификационные типы организационных структур холдинговых компаний с точки зрения возможностей управления.

Так, в исследовании Данникова В. В., выделяются такие типы организационных структур, как "функциональные, дивизионные, проектно ориентированные, матричные и смешанные"[108]. При этом, что, безусловно, важно для решения задач по оптимизации и автоматизации документооборота холдингов, за основу классификации взяты принципы централизации управления, контрольных функций, гибкости управления со стороны основного общества или управляющей компании.

Другой исследователь в области экономики, Цибисов Д. Ю., рассматривая классификационные типы построения структуры холдингов, изучает и анализирует не только сами типы и основные характеристики, но и акцентирует внимание на ограничениях каждого подхода построения структуры с точки зрения управления. В своем исследовании он выделяет несколько типов как простых, так и смешанных корпоративных организационных структур, при этом анализирует сильные и слабые стороны рассматриваемых типов. Например, говоря об организационной структуре матричного типа построения, как простой корпоративной структуре, присущей более зрелым холдингам, он отмечает в качестве сильных сторон "сокращение дублирования функции управления и затрат на управление, без потери специализации, повышение гибкости и динамизма без снижения уровня централизации управления" [109].

В ходе исследования ученый говорит о том, что "одним из ключевых факторов, влияющих на выбор типа организационного решения по созданию управляющей компании и типа организационной структуры управления, выступает степень централизации управления в холдинге". То есть он говорит, что вопросы стратегии управления принимаются на уровне управляющих компаний, в том числе путем создания коллегиальных органов управления. Однако в этом случае можно говорить о том, что управляющая компания берет на себя ведущую роль лишь в плане стратегического и функционального управления, а роль оперативного и административного управления целиком остается в дочерних предприятиях холдинга, что напрямую оказывает влияние на процессы, в рамках которых происходит формирование, движение, учет, регистрация и хранение документов.

Кроме того, исследователь в своей работе подчеркивает, что на практике при решении управленческих задач часто применяются смешанные типы корпоративных структур, что позволяет гибко адаптировать систему управления к условиям рынка, более "тонко" распределять функции и задачи между участниками холдинга, повышать контроль и эффективность управления большим количеством дочерних и зависимых компаний. Всесторонний анализ каждого типа структуры, проведенный Цибисовым Д. Ю., помогает понять особенности и определить принципиальные отличия в управлении холдингов, позволяет получить дополнительный материал для разработки концептуальных и методологических основ для проектирования и внедрения СЭД в холдинговых структурах.

Вместе с тем, как отмечают некоторые исследователи, "проблема поиска оптимальных вариантов организационной структуры в российских холдингах до конца не решена, в связи с чем дополнительные исследования в данной области являются актуальными как с теоретической, так и с практической точек зрения"[110].

Изучение научного исследования Литвинова М. С. дает богатый материал для анализа при проектировании СЭД корпоративного уровня. В своей работе ученый абсолютно точно подчеркивает важность связи вопросов оптимизации организационной структуры холдинга и организации бизнес-процессов. Так, он пишет: "… задача создания эффективных организационных структур требует, в первую очередь, комплексного решения, позволяющего определить ключевые направления организационного развития и структурных преобразований. Основным средством достижения указанной задачи является преобразование организационной структуры и оптимизация соответствующих бизнес-процессов…, реализованных на базе современных подходов к управлению"[111]. Вместе с тем стоит отметить, что исследование Литвинова М. С., как и некоторые другие исследования в этой области, рассмотренные в диссертации, не рассматривают вопросов повышения эффективности управления холдингами путем унификации и автоматизации бизнес-процессов, создания единого информационного пространства, управления информационными и документационными потоками.

Рассматривая научные работы и публикации других авторов, необходимо отметить, что внимание научного сообщества все чаще обращается к вопросу зависимости структуры холдингов от тех целей и задач, которые ставятся акционерами. Многие исследователи, в том числе Щедров В. И., акцентируют внимание на том, что структура холдингов должна отражать цели и задачи объединения, а, следовательно, она должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления. Последние определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более высоких уровней управления. При этом полномочия руководителя любого уровня ограничиваются не только внутренними факторами, но и факторами внешней среды, уровнем культуры и ценностными ориентациями общества, принятыми в нем традициями и нормами.[112] Говоря иначе, выстраивается зависимость структуры управления холдинга от социально-культурной среды. То есть развитие каждого конкретного холдинга неизбежно ведет к изменению его структуры, что также должно быть учтено при проектировании и выборе СЭД, которая должна иметь возможность максимально гибкой и быстрой адаптации к изменяющимся условиям и процессам.

На основании анализа и обобщений основных положений ряда исследований и научных работ, затрагивающих вопросы управления холдинговыми компаниями, предложим определение термина "корпоративная структура".

Под корпоративной структурой мы будем понимать комплексную иерархическую схему подчинения, разграничения полномочий функциональных подразделений и полномочий работников управления холдинга, отражающую многоуровневую структуру взаимодействия, позволяющую выполнять стратегическое планирование, реализацию планов и контроль деятельности.

Корпоративная структура охватывает все структурные единицы холдинга, является связующим звеном всех юридических лиц-участников холдинга, вне зависимости от их взаимной подчиненности и организационно-правовой формы. Корпоративная структура является уникальной отличительной особенностью любого холдинга и основой внутрикорпоративных управленческих процессов.

Изучение и анализ научных работ в области корпоративного права, управления, экономики, предметом исследования которых является холдинг, позволяет сделать вывод, что корпоративная структура холдингов может быть различной, а в процессе развития холдингов она может претерпевать значительные изменения. Так, на первых этапах развития холдинга входящим в него юридическим лицам чаще всего присуща линейная организационная структура (в подчинении руководителя каждого юридического лица есть линейные руководители, которые отвечают за тот или иной блок), а на более поздних (более "зрелых") этапах развития, структура может строиться по функционально-линейному или смешанному принципу.

В случае построения корпоративной структуры по функционально-линейному принципу в ней могут быть выделены функциональные подразделения (например, подразделение технологического развития и контроля качества; подразделение по работе с персоналом; финансовое подразделение, и так далее). При этом соблюдается принцип разграничения зон ответственности, четко определен функционал и полномочия каждой структурой единицы не только в рамках холдинга в целом, но и в каждом конкретном обществе холдинга. Управляющий блок, как показывает практика, чаще всего является частью основного общества (управляющей компании), а оперативный и производственный блоки входят в состав дочерних (зависимых) обществ. Схема функционально-линейный принципа построения корпоративной структуры управления холдингом приведена на рис.5.

Рис. 5. Схема построения структуры холдинга по функционально-линейному принципу [113] .

* - подразумевается бизнес-единица, осуществляющая реальное управление холдингом.

Согласно представленной схеме, принятие и подконтрольность решений носит функционально характер, то есть наблюдается четкое их распределение по областям деятельности. Оперативную деятельность подразделений в данном случае можно отнести к линейному и оперативному подчинению. Линейность характеризуется четкой иерархией подчинения, оперативность - подчинение в рамках зоны ответственности в четко обозначенный временной период.

Примером линейности подчинения может являться наличие в юридических лицах холдинга, в соответствии с требованиями действующей законодательной базы, определенных структур, коллегиальных органов управления. Так, если в состав холдинга входит кредитная организация, то, согласно требованиям "Порядка составления и представления "Информации о результатах внутренней оценки достаточности капитала кредитной организации", банк обязан предоставлять Отчет в подразделение Центрального Банка России с учетом следующего:

"2. В разделе 1 Отчета приводятся общие сведения о структуре управления рисками кредитной организации. В графе 1 подраздела 1.1 Отчета указываются комитеты, созданные в кредитной организации, ответственные за управление  рисками. Для каждого комитета проставляется порядковый номер X. По строкам с порядковыми номерами X.1; X.2; ... в соответствующих графах приводится информация в отношении комитетов. В графе 3 подраздела 1.1 Отчета указываются функции комитетов с использованием кодов, приведенных в пункте 4 настоящего Порядка"[114], и так далее. Таким образом, подразделения и коллегиальные органы управления, деятельность которых закреплена на законодательном уровне, должны входить в структуру соответствующего юридического лица холдинга.

Также на основании изучения законодательной базы можно сделать вывод о том, что в некоторых случаях законодательством предписывается создание коллегиальных органов управления в случае принадлежности юридического лица (в том числе, входящего в состав холдинга) к установленной организационно-правовой форме:

"…В обществе с ограниченной ответственностью создается исполнительный орган (коллегиальный и (или) единоличный) осуществляющий текущее руководство его деятельностью и подотчетный общему собранию его участников….

Компетенция органов управления обществом, а также порядок принятия ими решений и выступления от имени общества определяются в соответствии с настоящим Кодексом законом об обществах с ограниченной ответственностью и уставом общества"[115].

"Высшими органами управления некоммерческими организациями в соответствии с их учредительными документами являются:

-  коллегиальный высший орган управления для автономной некоммерческой организации;

-  общее собрание членов для некоммерческого партнерства, ассоциации (союза).

Порядок управления фондом определяется его уставом. Состав и компетенция органов управления общественными организациями (объединениями) устанавливаются в соответствии с законами об их организациях (объединениях)"[116].

Исходя из сказанного выше, предложим обобщенную схему организационной структуры общества - участника холдинга, включающую не только единоличный орган управления, но и коллегиальные органы различного уровня, а также подчиненные подразделения (рис.6):

Рисунок 6. Пример линейной организационной структуры юридического организации, входящей в состав холдинга.

Таким образом, на основании проведенного изучения и анализа законодательных актов, литературы, научных исследований и публикаций, рассматривающих различные классификационные типы холдингов, принципы формирования их структуры, осуществления их деятельности, применения информационных систем для автоматизации документооборота территориально распределенных компаний, а также личного практического опыта реализации проектов по автоматизации документооборота в российских холдингах, можно говорить о том, что автоматизация процессов обработки документов холдингов должна производиться с учетом всех особенностей построения структуры холдинга в каждом конкретном случае. Комплексная оценка корпоративной структуры, гражданско-правовой модели, и наличия временных структур, действующих коллегиальных органов обществ холдинга при проектировании и внедрении СЭД позволит правильно определить область автоматизации, выделить документопотоки, построить бизнес-процессы, наладить взаимодействие различных структур при их выполнении, корректно организовать многоуровневую систему управления доступом.

Необходимо отметить, что современные тенденции в применении средств автоматизации в условиях динамично развивающихся холдинговых компаний таковы, что одним из основных критериев при выборе СЭД является возможность гибкой модификации и настройки системы, адаптации ее к конкретным условиям. Поэтому считаем необходимым включение в параметры комплексных документоведческих и архивоведческих требований к СЭД критериев по гибкой настройке структуры управления холдингом, системы управления доступом пользователей, а также возможности быстрой модификации процессов управления документами.

Также мы считаем, что при организации и автоматизации документооборота холдингов кроме всестороннего анализа и учета особенностей корпоративной структуры и гражданско-правовой модели, необходимо опираться на нормы и традиции организации отечественного делопроизводства, что позволит корректно организовать классификацию и индексацию, учет и согласование, хранение и поиск документов всех обществ холдинга. Такой подход является основой документоведческих и архивоведческих требований к СЭД, позволяет корректно произвести выбор информационной систему нужного класса, осуществить ее настройку, эффективно выполнять дальнейшую эксплуатацию.

1.2.  Информационные потоки холдинга

Исходя из того, что холдинги являются интегрированными гражданско-правовыми моделями взаимодействия юридических лиц, одной из ключевых задач, которые необходимо решить в рамках проектирования, выбора и внедрения СЭД в холдинговых компаниях, является задача построения правильной маршрутизации документационных и информационных потоков.

Вопрос движения информационных потоков в организациях рассматривается многими учеными, изучается независимыми экспертами и специалистами-практиками. При этом в научных трудах и публикациях, рассматривающих вопросы движения документов, управления информацией, исследователи оперируют такими ключевыми понятиями как "информация", "документ", "информационный поток".

Изучение нормативно-методической и законодательной базы в области делопроизводства, информационной безопасности, информационных технологий, показывает, что перечисленные термины имеют широкое применение. Так, определение термина "документ", которое для документоведения и архивоведения является ключевым, приводится в одном из основных стандартов по делопроизводству - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, где говорится: "Документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности".[117]

Это же понятие рассматривается и другим стандартом - ГОСТ Р 51141-98, в котором говорится: "Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать"[118].

Стандарт ГОСТ Р 53898-2010 "устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами"[119]. Под информационным взаимодействием понимается передача электронных сообщений, включающих, в том числе, файлы с документами.

Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов" приводит определение термина "документ" с позиции фиксации информации на материальном носителе в любой форме: "документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения"[120].

Некоторые законодательные акты приравнивают термины "документ" и "документированная информация". Так, в Законе г. Москвы "Об архивных фондах Москвы и архивах" говорится: "Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать"[121].

Не смотря на разность рассмотренных понятий, важным и главным является то, что документ является носителем идентифицируемой информации.

Необходимо отметить, что термин "информация" является более широким и емким, чем термин "документ", при этом он давно и прочно вошел в законодательную и нормативную базу, активно применяется в научных исследованиях и публикациях по документоведению и архивоведению, информационным технологиям и защите информации. Тем не менее, если рассматривать соотношение терминов "документ" и "информация", то "информация" включает в себя поток "сведений (сообщений, данных) независимо от формы их представления" [122], в том числе документированную информацию. Такое соотношение предлагаем отобразить в виде схемы (рис.7):

Рис. 7. Схема соотношения понятий "информация" и "документ" ("документированной информации").

Таким образом, рассмотрение информационных потоков[123] холдинга представляется как изучение и анализ движения информации (включая документированную информацию) в целях выполняемых функций, бизнес-процессов, с учетом распределенных зон ответственности на основании внутренней корпоративной структуры холдинга.

В своей книге "Управление документацией в организациях" Ларин М. В. пишет: "Информация, как известно, концентрируется в документах, которые придают информации организационную форму, перемещают ее во времени и пространстве, именно документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их безусловному исполнению"[124].

Другой исследователь в области документоведения, систем автоматизации документооборота, Бобылева М. П. также подчеркивает важную роль документов в качестве носителей информации и говорит об их ключевом качестве - средстве фиксации информации " о принятых управленческих решениях и результатах функционирования системы управления, включая объект, субъект и их взаимодействие, внутреннюю и внешнюю среду организации"[125].

В холдингах движение информации и документов является не только основой принятия управленческих решений как в рамках отдельных обществ, так и в рамках корпорации в целом, но и позволяет организациям, выполнять закрепленные за ними функции. При этом уровень принятия решения, в том числе подписания документов, важен с точки зрения легитимности действий, а также дальнейшей цепочки исполнения принятого решения.

Как отмечает исследователь в области корпоративного права Шиткина С. И., "для легитимности внутренних документов холдинга необходимо, чтобы они были утверждены полномочными органами управления соответствующих хозяйственных обществ, например, советами директоров[126], тогда эти документы смогут применяться непосредственно по отношению к каждому конкретному участнику холдинга"[127].

То есть движение документов и информации в холдингах осуществляется в соответствии с распределением зон ответственности, выполнения ролей участниками холдинга.

Изучение вопроса движения информации и документов холдинговых компаний представляется невозможным без анализа ряда научных исследований и публикаций в области делопроизводства, среди которых особо необходимо отметить научные работы Ларина М. В., где проведен детальный анализ таких понятий как "информация", "информационный процесс", "информационная система"[128]. Знакомство с фундаментальными исследованиями ученого позволило всесторонне рассмотреть действующие теории, дать оценку наиболее передовым идеям, подробно изучить исторические аспекты классификации информации.

Говоря о значении информации в управлении организацией, Ларин М. В. отмечает: "Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи между управляющей и управляемой подсистемами, между управленческими звеньями организаций". Слова ученого позволяют судить о важности роли информации в управлении холдингом, поскольку сложная структура корпоративного управления обязывает четко выстраивать информационные и документационные потоки, через которые происходит движение информации внутри холдингов, трансляция решений.

Поскольку холдинги существуют в информационном пространстве, постоянно взаимодействуют с внешними организациями, регуляторами, другими субъектами правового поля, необходимо рассматривать деятельность холдингов не только с позиции внутренних управленческих коммуникаций, но и с позиции взаимодействия с окружающим миром - внешней средой, которая несет поток информации. При этом необходимо говорить и о воздействии, которое оказывает внешняя среда на внутренние процессы холдинговых компаний.

Рассматривая воздействие внешней среды на процессы компаний, Ларин М. В. в своих научных исследованиях делает вывод о том, что внешнюю среду, с которой вступают во взаимодействие компании, возможно разделить на среду прямого воздействия и косвенного воздействия.

Транслируя и обобщая схему воздействия внешней среды на холдинги, ее можно представить в виде графического рисунка (рис. 8), где в качестве среды прямого воздействия показаны все организации (включая государственные), информация из которых поступает напрямую или опосредовано в холдинг. В качестве среды косвенного воздействия, применительно к холдингам, необходимо рассматривать передовые технологии, которые холдинги применяют для организации своей деятельности, политическую и международную среду, которые могут влиять на функционирование компаний, а также многие другие факторы национально-культурного и экономического характера, опосредованно воздействующие на деятельность холдингов.

Рис. 8. Схема воздействия внешней информационной среды на холдинговую компанию. Среда прямого и косвенного воздействия.

Необходимо отметить, что многие ученые, изучающие деятельность холдингов и корпораций, рассматривают вопрос взаимодействия компаний с внешней средой, однако далеко не во всех фундаментальных исследованиях производится выделение среды косвенного воздействия[129], что не позволяет комплексно проанализировать и оценить информационные потоки холдингов, причины их возникновения.

На основании изучения и анализа научной литературы по делопроизводству и управлению, законодательных актов федерального и регионального значения, а также опираясь на практический опыт, необходимо говорить о том, что самый большой поток информации поступает в холдинги в структурированном виде (в виде документов) из институтов власти в качестве законодательных и подзаконных актов, в виде писем и иных документов - от контрагентов, государственных, регулирующих и проверяющих организаций, потребителей (клиентов). Вступая во взаимодействие с внешними адресатами посредством обмена информацией, холдинги вступают во воздействие с внешней средой, которая оказывает непосредственное влияние на их процессы, требует выполнения определенных действий.

Рассматривая в качестве примера взаимоотношения с внешней средой финансовых холдингов, к среде прямого воздействия можно отнести значительный поток информации, который поступает от регуляторов и проверяющих организаций, таких как ФСФР, Банк России, ИФНС, ФАС в виде указаний, порядков, писем, инструкций, предписаний, обязательных к исполнению или рекомендуемых для использования в работе. Например, Указание Банка России № 2346-У[130] предоставляет кредитным организациям возможность вести бухгалтерскую отчетность в электронном виде, устанавливает требования к записи и хранению информации на электронных носителях, а также обязует проводить контрольные мероприятия в целях исключения утраты или порчи электронных документов. Или, Правила Банка России № 385-П[131] устанавливают не только требования к порядку подготовки бухгалтерской отчетности, но и к порядку учета главных печатей в кредитных организациях, к перечню обязательных реквизитов на печатях и штампах кредитных организаций, закрепляет ответственность за лицами, осуществляющими хранение и учет. То есть организация получает нормативные документы, содержащие указание строить деятельность, бизнес-процессы определенным образом, что, в свою очередь, отражается на движении информации и документов.

Вместе с тем стоит отметить, что часто информация, поступающая из источников прямого воздействия, применяется избирательно, в зависимости от организационно-правовой формы общества-участника холдинга, сферы и специфики деятельности. Например, для всех без исключения холдинговых компаний важно антимонопольное законодательство[132], а также законодательные акты, регулирующие деятельность юридических лиц конкретной организационно-правовой формы[133], входящих в холдинг. Но только холдинги, в состав которых входят кредитные организации, будут учитывать в своей деятельности требования профильного законодательства, а также нормативные документы Банка России и ФСФР.

В качестве примера воздействия косвенной среды можно рассмотреть применение информационных технологий для обработки документов клиентов в финансовом холдинге. В процессе развития холдинга объем клиентской базы сначала обрабатывается в ручном режиме ввиду незначительного объема (до 100 документов в день). Затем, по мере развития холдинга и роста количества потребителей (клиентов), объем документов значительно увеличивается (увеличение происходит пропорционально увеличению количества клиентов и количеству продаваемых продуктов или услуг). В определенный момент объем клиентских документов, требующих обработки и учета, контроля исполнения и организации хранения, увеличивается настолько, что возникает необходимость применения информационных технологий, позволяющих автоматизировать не только ввод клиентских данных, но и оперативно получать аналитическую информацию (количество клиентов, совершенные операции, в том числе относительно регионов, и так далее) из информационных систем. Такими информационными системами могут быть: автоматизированная банковская система (АБС), система управления взаимоотношениями с клиентами (СRM), и другие высоко технологичные информационные продукты, которые холдинг начинает активно использовать по мере роста, развития бизнес-процессов, внедрения и освоения персоналом определенных технологий. За счет применения информационных систем холдинг получает мощный инструмент, позволяющий структурировать поток информации и извлекать аналитические данные в нужном формате и с необходимой периодичностью.

Анализируя воздействие информации на деятельность компаний, ученый-документовед М П. Бобылева, в рамках исследования управленческого документооборота, рассматривает вопрос передачи информации, информационного воздействия через коммуникации. Она пишет следующее: "…коммуникации следует рассматривать в числе базовых компонентов управленческой деятельности. Специфические черты управленческой коммуникации в значительной мере определяются функциями управления, необходимостью информационного воздействия на получателей информации для решения конкретных управленческих и производственных задач"[134]. При этом, как подчеркивает ученый, формы управленческой коммуникации могут быть разнообразными (служебная переписка, переговоры, телефонный разговор и так далее), средством фиксации информации наиболее часто выступает документ. Несмотря на то, что исследователем не рассматриваются вопросы организации документооборота в холдингах, общие положения в части роли информации в управлении организацией, описанные автором, применимы и к холдинговым компаниям.

Вопрос движения информации, управления информацией рассматривается в научных работах и публикациях исследователей не только в области документоведения и архивного дела, но и в области корпоративного права, финансов. Так, Цибисов Д. Ю. [135], рассматривая распределение функций между управляющей компанией и прочими организациями холдинга, говорят о распределении ответственности, организации финансовых потоков, разработке договорной и организационно-правовой документации, на основании которой осуществляется деятельность управляющей компании холдинга. Другие исследователи, в том числе Галиев А. Н., говорят о возможности в условиях холдинга "одной компании оказывать управляющее воздействие на другой хозяйствующий субъект. Выработка управляющего воздействия состоит из этапов сбора, обработки, передачи необходимой информации и принятия решения. Холдинг, в данном случае, представляется как совокупность информационных взаимосвязей с прямыми и обратными связями"[136].  То есть, в данном случае речь идет о выстраивании внутри холдинга определенных коммуникаций, связей, информационных и документационных потоков, свойственным исключительно холдингам с их специфичной корпоративной структурой и их сквозными множественными бизнес-процессами.

Исследователь в области корпоративного права Шиткина И. С., в своих исследованиях делает акцент на том, что "холдинг является эффективной формой организации предпринимательской деятельности, поскольку он позволяет сочетать гибкость и мобильность небольших формально самостоятельных организаций и масштаб деятельности крупных корпораций" [137].

Также она отмечает, что "целостность холдинга обеспечивается при этом управлением входящими в него участниками исходя из известной в мировой практике формулы "децентрализация операций при централизации контроля", что обеспечивает жизнеспособность и синергетический эффект объединения в целом" [138], что подтверждает сказанное выше относительно особенности организации информационных и документационных потоков внутри холдинговых компаний с целью реализации функций управления ими.

Изучение практической деятельности обществ-участников холдингов, а также всестороннее изучение и анализ нормативно-методических документов, научной литературы и публикаций по делопроизводству, управлению, корпоративному праву, позволяет говорить о том, что информационные потоки в холдингах включают в себя информацию в различном виде: в виде устных сообщений, телефонных переговоров, письменную информацию в виде электронных сообщений, а также структурированную информацию в виде документов. То есть, можно говорить о том, что документационные потоки холдингов являются составной частью информационных потоков, что отражено на схеме информационного взаимодействия управляющей компании и дочерних обществ холдинга (рис. 9).

Рис. 9. Обмен информацией и документами между управляющей компанией и дочерними обществами холдинга .

Изучение законодательных и нормативных документов, затрагивающих вопросы направления движения информации и документов по отношению к организации, позволяет выделить три типа документопотоков[139]: входящий, исходящий, внутренний[140].

Рассматривая перечисленные документопотоки применительно к холдинговым компаниям, стоит отметить, что если входящий и исходящий информационный или документопоток определяет порядок организации внешних коммуникаций каждого общества холдинга и холдинга в целом, то внутренние коммуникации касаются исключительно организации движения документов и информации внутри каждого общества холдинга. В данном случае речь идет о решении вопросов управления и передачи информации внутри каждой конкретной организации, входящей в состав холдинга.

Вместе с тем, наряду со стандартно выделяемыми типами движения документов и информации в холдингах, в холдингах, в меру специфики их организации управления ими, необходимо выделить дополнительный тип документопотока, не свойственный обычным обществам и организациям - это корпоративный тип.

Исследуя вопросы автоматизации документооборота в территориально распределенных организациях, в своем научном труде Лелина Ю. В. (Химич) сформулировала определение корпоративного документопотока, которым считает "совокупность документов, образующихся в процессе взаимодействия и обмена информацией двух и более юридических лиц территориально-распределенной организации, в том числе их удаленных обособленных подразделений, и не предназначенные для направления или передачи в сторонние организации"[141]. То есть, корпоративный информационный и документопоток нацелен на обмен информацией и документами исключительно между юридическими лицами-участниками холдинга и служит для реализации стратегических целей и задач, стоящих перед холдингом.

Вместе с тем ученый, исследуя вопросы организации взаимодействия юридических лиц, входящих в состав территориально распределенной организации (по сути, холдинга), с учетом применения средств автоматизации, говорит о возможности появления такой группы документов, как "электронный совместный документ". Так, Лелина Ю. В.в своей научной работе пишет: "Электронный совместный документ - электронный документ, содержащий принятые совместные решения и закрепляющий порядок взаимоотношений между двумя и более юридическими лицами организации; электронный документ, совместная разработка которого осуществляется одновременно в двух и более юридических лицах организации и подлежащий подписанию и регистрации в этих юридических лицах"[142].

Рассматривая проблему совместного принятия решения обществами - участниками холдинга, либо выполнения совместных задач различными структурными единицами, стоит отметить как необходимость учета традиционного подхода в организации внутрикорпоративного обмена информацией и документами. При этом учет и регистрация документов может производиться как централизованно в одном обществе холдинга (например, в том юридическом лице, в интересах которого оформляется документ), так и в каждом из обществ - участников холдинга. Во втором случае регистрационный номер может быть сложным и содержать индексы или коды всех обществ, участвующих в подготовке и регистрации документа.

Исходя из сказанного, стоит отметить, что если в условиях конкретного холдинга, для которого производится выбор корпоративной СЭД, существует необходимость подготовки таких совместных документов, этот аспект должен быть включен в параметры выбора и учитываться при настройке СЭД. То есть, корпоративная СЭД должна иметь функциональную и техническую возможность совместной подготовки, согласования и регистрации документов, а в нумераторе (справочнике регистрационных номеров СЭД) должна быть возможность настроить сложные регистрационные индексы, учитывающие коды каждого из обществ холдинга, участвующих в процессе обработки документов.

Некоторые ученые в области корпоративного управления, рассматривая организацию деятельности холдингов, делают акцент на специфике внутреннего документопотока: "Внутренние документы[143] устанавливают нормы общего характера, рассчитанные на многократное применение, обязательные для исполнения каждым из участников холдинга" [144]. При этом обращается внимание на связь вопроса обмена информацией и документами на корпоративном уровне с уровнем принятия решений в холдингах, а также с распределением ролей и организацией внутренних взаимоотношений между обществами-участниками холдинга. С. И. Шиткина, рассматривая вопрос уровня принятия решений в холдинге, отмечает: "Обеспечить утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность холдинга, для основного общества всегда возможно, поскольку его преобладание в органах управления дочернего общества является решающим. При этом принятие решения органами управления хозяйственного общества требует соблюдения определенной процедуры"[145].

Поскольку под конкретным документационным потоком, согласно ГОСТ 51141, можно понимать движение документов одного вида[146] или назначения по определенному маршруту, то общая схема движения всех документов и информации каждого холдинга будет представлять собой чрезвычайно сложную, связанную на разных уровнях систему.

Вычленение внешнего, внутреннего и корпоративного документопотока на верхнем уровне, без разбивки по видам документов, из которых эти документопотоки формируются, позволяет представить упрощенную схему движения документов в холдингах (рис. 10):

Рис. 10. Основные типы документопотоков холдинга .

Исходя из сказанного, считаем необходимым применение подходов и методологии организации традиционного делопроизводства и архивного дела в условиях автоматизации процессов холдинга. Знание и применение нормативной и законодательной базы в области делопроизводства и архивного дела, в том числе положений ГСДОУ[147], а также дифференцированное применение общенаучных методов и подходов при проведении изучения области автоматизации, позволит не только изучить область автоматизации и корректно провести систематизацию документов, но и упорядочить и разграничить документопотоки, построить корректный учет и регистрацию документов как в каждом обществе, так и в холдинге в целом. Такой подход в итоге позволит оптимально построить процессы управления документами и эффективно применять средства автоматизации.

Кроме того, комплексное рассмотрение порядка поступления, создания, движения и регистрации документов в холдинге, доведения информации до исполнителей в соответствии с действующими в холдинге структурой управления и распределением зон ответственности, позволит всесторонне изучить, проанализировать и оценить действующие в холдинге процессы, связанные с управления документами, и, при необходимости, провести их оптимизацию и унификацию, что в итоге позволит сделать процессы прозрачными, повысит их управляемость.

Мы считаем, что всесторонний учет ключевых аспектов организации делопроизводства и документооборота в холдинговых компаниях должен лечь в основу проектирования, выбора и внедрения информационной системы для автоматизации документооборота. Это будет не только способствовать решению ряда значимых для холдинга управленческих вопросов, но и станет главной вехой в вопросе создания единого корпоративного пространства, в котором гибко, в соответствии с внутрикорпоративными правилами и регламентами, с учетом требований внешних проверяющих и регулирующих организаций, настраивается и производится управление информацией и документами.

1.3.  Состав документации холдинга

Изучение исследований и публикаций по организации делопроизводства в компаниях позволяет говорить о том, что в научных работах в основном рассматривается вопрос состава документов отдельных организаций, при этом состав документов холдинговых компаний и его отличительные особенности отдельно не изучались и не анализировались.

Так, в диссертационной работе Лелиной Ю. В. (Химич)[148], посвященной вопросу внедрения СЭД в территориально распределенных организациях, была предложена классификация документопотоков, продемонстрированы примеры управления ими, а также предложены принципы и подходы реализации проекта по автоматизации обработки документов. То есть исследование в основном посвящено техническим и технологическим вопросам внедрения СЭД в территориально распределенной среде. Вместе с тем стоит отметить, что данное исследование не содержит информации о составе документов территориально распределенной организации, в состав которой входят несколько юридических лиц (по сути, эта организация является холдингом), не рассматривает роль различных видов документов в управленческих процессах.

Необходимо отметить, что вопрос видового состава документов холдингов не рассматривается в исследованиях и научных исследованиях других ученых, посвященным различным аспектам управления холдингами.

Анализируя работы таких исследователей как Коваленко Н. Ю.[149], Лаптев И. А.[150], Данников В. В.[151], Харитонов М. Н.[152], и других ученых, безусловно, стоит сделать акцент на том, что авторами детально рассматривается ведущая роль управляющих компаний холдингов, проблематика решения управленческих и стратегических вопросов в части повышения эффективности деятельности холдингов. Вместе с тем необходимо подчеркнуть, что вопросы управления холдингами, определения зон ответственности, распределения функционала между структурными единицами холдингов, трансляции информации в рамках выполнения процессов, тесным образом связаны с видовым составом управленческих документов каждой из обществ холдинга и холдинга в целом.

Изучение и анализ действующего законодательства Российской Федерации позволяет сформировать общую картину видового состава документов обществ холдинга в соответствии с их организационно-правовой формой. Так, статья 89 Федерального закона от 26.12.1995 3 208-ФЗ "Об акционерных обществах" определяет перечень документов, подлежащих хранению акционерным обществом открытого или закрытого типа. В частности, в законодательном акте говорится:

"1. Общество обязано хранить следующие документы:

договор о создании общества;

устав общества и внесенные в него изменения и дополнения, которые зарегистрированы в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;

 документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

 внутренние документы общества;

 положение о филиале или представительстве общества;

 годовые отчеты;

 документы бухгалтерского учета;

 документы бухгалтерской отчетности;

 протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);

бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;

 отчеты независимых оценщиков;

 списки аффилированных лиц общества;

 списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и лиц, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона;

 заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

проспекты ценных бумаг, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;

уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения;

 судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем;

 иные документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации"[153].

Аналогично на уровне федерального законодательства определяется и обязательный состав документов обществ холдинга иных организационно-правовых форм[154].

Рассматривая роль документов в управлении, Ларин М. В. в своей книге "Управление документацией в организациях" пишет: "Управленческая документация тесно связана с конкретной управленческой функцией, для выполнения которой она создается, что позволяет методом системного анализа определить состав управленческих документов и связать его с определенной управленческой функцией"[155].

Действительно, проведя анализ деятельности ряда крупных холдингов (финансового холдинга, многопрофильного холдинга, строительного холдинга)[156], практически изучив состав их документов, мы пришли к выводу, что для каждого из отдельно взятых обществ холдинга в большей степени свойственен стандартный состав управленческих документов, с помощью которых реализуются управленческие функции. То есть, в каждой организации можно выделить первичные учетные и плановые документы, организационно-распорядительные и отчетно-статистические документы, проектные, финансовые и отчетные бухгалтерские документы, и так далее.

Вместе с тем, на основании детального изучения состава документов нескольких холдингов, осуществляющих свою деятельность в различных сферах, мы с уверенностью можем утверждать, что состав документов отдельных обществ холдинга и холдинга в целом в значительной мере зависит от сферы деятельности. Так, если холдинговая компания специализируется на финансовой деятельности, а одним из его дочерних предприятий является кредитная организация (банк), то в составе документов подразделений, осуществляющих обслуживание клиентов, присутствуют документы, комплектующие клиентские досье, документы, содержащие персональные данные клиентов. Такими документами, как правило, являются анкеты, договоры, приложения и дополнительные соглашения к ним, прочие документы, оформляемые с клиентами при оказании банковских услуг.

При анализе и проведении классификации клиентских досье в зависимости от оказываемых кредитной организацией услуг, можно выделить следующие группы: кредитные досье, документы по расчетно-кассовым и депозитным операциям, документы по валютным операциям, операциям с ценными бумагами и так далее. Состав клиентской документации также может быть различным. Так, кредитное досье клиента (в зависимости от того, является ли клиент физическим или юридическим лицом, вида кредита, от обеспечения кредита[157], и так далее), может также включать различный состав документов.

Изучение состава документов обществ холдинга, осуществляющего свою деятельность в сфере аэропортового обслуживания, позволяет говорить о том, что в видовой состав документов данного холдинга входят первичные учетные, отчетно-статистические документы, проектные, финансовые документы по обслуживанию парка воздушных судов (документы (акты, заказы, карты супервайзеров, и другие), содержащие информацию о заправке, уборке, экипировке воздушных судов, предоставлению бортового питания авиакомпаниям, аэронавигационному обслуживанию в зоне аэропорта, стоянке воздушных судов, авиационной безопасности, и другие). Все перечисленные документы формируются в подразделениях обществ холдинга, непосредственно выполняющие те или иные функции.

Изучение состава документов холдинга, специализирующегося в области строительства дорог и инфраструктуры, позволяет выделить в составе документации его обществ проектную, разрешительную, рабочую и эксплуатационную документацию, разработанную на основании соответствующих стандартов и СНИПов[158].

Таким образом, рассматривая обобщенно вопрос состава документов холдингов, необходимо говорить о том, что, безусловно, часть документов каждого из обществ холдинга соотносится с их непосредственной деятельностью, включает определенный видовой состав документов, отражающий выполняемые функции. Всесторонний анализ управленческой деятельности холдингов, соотношение сферы деятельности с видовым составом документов, позволяет не только оценить и спрогнозировать количество процессов и объемы документов, которые потенциально можно обрабатывать в электронном виде, но и правильно, с точки зрения методологии организации делопроизводства и архивного дела, осуществлять оформление и хранение этих документов в соответствии с установленными сроками[159], в том числе в электронном виде.

Такой подход к автоматизации документооборота дает возможность еще на этапе выбора информационной системы сформулировать и включить в требования к корпоративной СЭД параметры, позволяющие учесть необходимость раздельной обработки различных видов документов разными группами пользователей. Например, при автоматизации работы с приказами по административно-хозяйственным вопросам и приказами по личному составу необходимо разделить процессы обработки данных видов документов на уровне создания, построения документопотоков, организации их оформления и хранения.

Анализ видового состава документов обществ холдингов дает возможность выделить некоторые особенности, показывающие не только принадлежность конкретного общества к холдингу, но и определяющие уровень и порядок взаимоотношений внутри холдинга. В данном случае речь идет о документах, которые являются основой для внутрикорпоративных отношений в холдинге.

Так, изучая специфику деятельности управляющих компаний холдингов, Цибисов Д. Ю. пишет: "… к наиболее часто встречающимся юридическим основаниям реализации функций управления управляющей компании относятся следующие:

-  договор с управляющей компанией (управляющим), в силу которого управляющая компания берет на себя выполнение функций исполнительного органа управляемого общества;

-  наличие прямого или опосредованного (через головную компанию холдинга, если управляющая компания не является таковой) преобладающего участия в уставном капитале управляемой компании;

-  договора, относящиеся к производственно-хозяйственной деятельности, например, договора совместной деятельности, кредита, ипотеки, залога ценных бумаг, доверительного управления, иной имущественный договор, договора, определяющие условия деятельности управляемого общества более чем по 75% производимой продукции или предоставляемых услуг" [160].

Ученый акцентирует внимание на наличии в составе документации обществ холдинга документов, являющихся основанием правовых отношений между обществами холдинга, а также устанавливающих принципы взаимодействия и управления. Однако стоит отметить, что наличие таких документов не является единственной особенностью документного состава холдинга.

Наряду с договорными документами, которые устанавливают порядок взаимоотношений управляющей компании и иных обществ холдинга, всегда присутствуют документы, содержащие информацию по планированию и организации финансовых потоков, взаиморасчетов между управляющей компанией и зависимыми обществами, внутренние организационно-распорядительные документы, отражающие решения по системе управления холдингом[161], а также правила и порядок выполнения процессов обществами - участниками холдинга.

Вопросы организации управления холдингами детально рассматриваются в публикациях исследователя в области корпоративного права Шиткина С. И., которая, рассуждая о принципах управления холдингами, в своей книге акцентирует внимание на том, что управление холдингами наиболее часто строится по принципу "децентрализация операций при централизации контроля"[162]. Практическая реализация данного принципа важна не только для понимания подходов в организации информационных и документационных потоков в холдинге, но и для определения документного состава, а также содержания документов.

На основе анализа законодательной базы[163] и практического опыта изучения документного состава ряда холдинговых компаний, мы можем говорить о принципах документообразования в холдингах, где различные виды документов, включаемые в корпоративный документопоток, в зависимости от содержания и зоны распространения их действия (либо адресатов), создаются на различном иерархическом корпоративном уровне, в зависимости от функций и полномочий создавшего их органа или должностного лица. Так, распорядительные документы, издаваемые на уровне управляющей компании в целях регулирования деятельности дочерних обществ, могут подписываться либо уполномоченными лицами, в полномочия которых входит управление конкретными функциональными направлениями, либо должностным лицом, в полномочия которого входит управление холдингом в целом.

Подтверждение этому мы находим в словах некоторых руководителей холдингов, имеющих большой практический опыт организации делопроизводства и электронного документооборота в территориально распределенных холдингах. Так, Иванов С. В. в материалах к докладу на ХVIII Международной научно-практической конференции, пишет:

"Головная компания издает организационно-распорядительные документы и направляет их для исполнения в компании Группы.

Между головной компанией и компаниями Группы осуществляется переписка по вопросам управления сквозными бизнес-процессами.

… Компании Группы издают документы, содержащие совместные управленческие решения"[164].

Шиткина С. И., рассматривая вопрос организации управления холдингами, обращает внимание на то, что "Внутренние документы устанавливают нормы общего характера, рассчитанные на многократное применение, обязательные для исполнения каждым из участников холдинга"[165].

То есть, организационно-распорядительные документы издаются и исполняются не только на уровне управляющей компании (или основного общества), но и транслируются для исполнения в другие общества и структурные единицы холдинга. Также для реализации управленческих процессов в обществах холдинга могут разрабатываться и подписываться совместные распорядительные документы. Иерархические уровни издания распорядительных документов в холдинге можно схематично отразить в виде следующей модели (рис.11):

Рис. 11. Примерная схема издаваемых в холдинге распорядительных документов в соответствии с различными иерархическими уровнями управления.

Рассматривая организационно-распорядительные документы в качестве яркого примера организации корпоративного документопотока, а также с содержательной точки зрения в части имеющейся в них информации в виде поручений и требований по исполнению, стоит отметить, что исполнение этих документов порождает создание новых видов документов, содержащих ответную и отчетную информацию об исполнении и ходе реализации поручений и процессов. В свою очередь, представленная в управляющую компанию (основное общество) отчетная информация является основой для анализа деятельности каждого общества и холдинга в целом, позволяет оценивать результаты деятельности, строить прогнозы развития и стратегию управления.

Решая вопрос автоматизации документооборота территориально распределенного холдинга, мы также считаем, что необходимо обратить особое внимание на потребности холдингов не только использовать в своей деятельности разные виды документов, но и управлять их жизненными циклами, использовать весь инструментарий корпоративной СЭД для реализации управленческих задач.

Таким образом появляются требования к СЭД корпоративного уровня, включающее необходимость обладания широким спектром возможностей не только в части работы с различными видами документов и управления документопотоками, но и в части заблаговременного прогнозирования различных сценариев и правил обработки документов, предоставления возможности получать статистические данные в виде отчетов различных форматов, необходимых для анализа и принятия решений.

Исходя из того, что современные СЭД корпоративного уровня являются сложным программным продуктом, предназначенным для решения множества управленческих задач, в том числе связанных с обработкой различных видов документов, потребность компаний, применяемых средства автоматизации, в квалифицированных кадрах постоянно возрастает.

Как отмечает М. П. Бобылева, "внедрение корпоративных технологий документооборота создает новые предпосылки для возрастания роли служб ДОУ… Работа по организации документооборота наполняется новым содержанием - требуется не просто формальный контроль за прохождением документов, а именно управление документооборотом, документопотоками, доступом к электронным документам"[166].

То есть предметные специалисты должны не только разбираться в видах документов, определять порядок их обработки и участников процессов, но и выполнять функции администраторов процессов, решая вопросы внесения в СЭД различных метаданных документов, а также участвуя в процессе управлении доступом.

Подводя итог сказанному необходимо отметить, что изучение и анализ научных работ и исследований, нормативной и законодательной базы в области делопроизводства и архивного дела, информационных технологий и управления предприятиями позволяет говорить о необходимости широкого применения функциональных возможностей корпоративных СЭД в части гибкой настройки условий обработки разных видов документов, а также маршрутов их движения.

Мы считаем, что при проведении автоматизации процессов обработки документов важным является не только четкое определение видового состава документов, работу с которыми предполагается автоматизировать с помощью СЭД, но и понимание объема информации, которую необходимо будет обрабатывать и хранить в электронном виде. Планирование состава и объема документов, которые будут обрабатываться в информационной системе, позволит не только правильно сформировать требования и произвести выбор системы необходимого класса, создать инфраструктуру, необходимую для оптимальной ее работы, но и эффективно использовать корпоративную СЭД длительное время.

Кроме того, при организации работы с документами разного вида имеется необходимость изучения и анализа не только особенности построения структуры холдинга, но и информационных и документационных потоков, что позволит правильно построить систему управления доступом, наладить оптимальную работу с документами на бумажных носителях и в электронном виде.

Указанный подход не только позволяет планировать и рационально применять средства автоматизации, но и создает для холдингов универсальный инструмент для повышения эффективности управления путем централизации и унификации процессов через документы, которые являются контрольными информационными точками практически любого управленческого процесса.

Таким образом, можно говорить, что в современных условиях деятельности холдингов формируется новый уровень взгляда на перспективы использования корпоративной СЭД, открываются новые горизонты для применения новейших технологий в области автоматизации управленческих процессов, в том числе процессов управления документами. Вместе с тем, безусловно, повышаются требования к профессиональной подготовке персонала, задействованного как в реализации проекта выбора и внедрения СЭД, так и на разных этапах процессов обработки документов с помощью автоматизированной системы.

1.4.  Информационная среда холдинга

В современной научной литературе и публикациях, посвященных теме внедрения СЭД, автоматизации процессов с помощью нескольких интегрированных программных продуктов, все чаще используются такие понятия как "единое информационное пространство" и "единая информационная среда". Для выяснения сути этих понятий был проведен анализ законодательной и нормативной базы, научной литературы и публикаций. Изучение источников показало, что данные термины наиболее часто используются как тождественные, при этом наиболее широкое применение в законодательных актах как федерального уровня, так и в отраслевых, имеет термин "единое информационное пространство" [167], при этом его определение не приводится.

Отечественное законодательство не содержит определения "информационной среды", однако трактует связанный термин "информатизация", как "организационный социально - экономический и научно - технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов"[168].

Исходя из контекста действующего российского законодательства, а также на основе анализа научных исследований и публикаций в области информационных технологий, автоматизации управленческих процессов и документооборота, дадим определение терминам "информационное пространство" и "информационная среда" холдинга.

Под "единым информационным пространством" холдинга будем понимать совокупность информационных систем и баз данных холдинга, технологий их сопровождения и использования, которые функционируют на основе общих корпоративных принципов и обеспечивают информационное взаимодействие на корпоративном уровне.

Под "единой информационной средой" холдинга предлагается понимать совокупность технических и программных средств хранения, обработки и передачи информации в комплексе с социально - экономическими и культурными условиями реализации процессов информатизации.

Исследователи в области информационного менеджмента утверждают, что информационную среду нельзя рассматривать исключительно как информационную систему, автоматизирующую обработку информации; информационная среда включает все факторы, которые оказывают воздействие на информационные процессы и информационные системы от начала их создания до момента использования. С этой точкой зрения нельзя не согласиться, поскольку документ, который является одним из составляющих элементов информационной среды и содержит определенную информацию, проходит в процессе обработки различные стадии, оказывает непосредственное воздействие на информационные процессы. То есть, информационная среда холдинга включает в себя все процессы обработки документов, а также все задействованные в обработке информационные системы.

На наш взгляд, уникальность информационной среды холдинга заключается именно в том, что система управления документами[169] холдинга должна стать центром единого информационного пространства для всех организаций, входящих в его состав, вне зависимости от их организационно-правовой формы и уровня подчиненности.

Потребность холдингов в применении новейших информационных технологий в решении сложных управленческих задач, безусловно, требует расширенного взгляда и подхода к решению вопросов организации бизнес-процессов, учитывающих не только специфику корпоративной структуры и корпоративной культуры, но и порядок движения информации и документов.

Основываясь на том, что управление холдингом производится из единого корпоративного центра, которым чаще всего является управляющая компания (основное общество или непосредственно акционер), а деятельность всех обществ холдинга подчиняется единым целям, планам и задачам, осуществляется в рамках единой корпоративной культуры, необходимо говорить о потребности проектирования и внедрения в холдинговых структурах единых, связанных, "сквозных" процессов, которые, в зависимости от решаемых задач, могут выполняться разными обществами холдинга, разными функциональными структурными единицами, имеющими различные зоны ответственности и различный уровень доступа к той или иной информации.

Важность вопроса создания единой информационной среды в холдингах неоднократно подчеркивалась в выступлениях докладчиков на научно-практических форумах и конференциях. Например, Иванов С. В. в докладе на ХVIII Международной научно-практической конференции отмечал, что холдингам необходимо осуществлять "обмен документами на "горизонтальном" уровне с целью их согласования, ознакомления и исполнения"[170]. Стоит отметить, что приведенное мнение показывает лишь незначительный сектор функционала, возлагаемого на СЭД в холдингах, так как отражает лишь автоматизацию части процесса обработки документов, а не полноценное выполнение сложных многоэтапных процессов, где СЭД может выполнять роль ключевого звена в цепочке трансляции информации, в аккумуляции и поиске данных, используемых другими информационными системами холдинга.

Более широкие перспективы использования СЭД в территориально распределенных компаниях в своей научной работе очерчивает Лелина Ю. В. (Химич), которая говорит о том, что в перспективе развития территориально распределенной СЭД возможно "разработать модель интегрированных систем, автоматизирующих различные сферы деятельности предприятий, в условиях территориально - распределенной структуры" [171].

Подтверждением необходимости расширения диапазона использования СЭД служит мнение и многих других исследователей[172], которые уверены, что СЭД должна быть "разработана с целью создания единого информационного пространства, которое должно обеспечить прозрачность системы управления на всех уровнях любой организации, эффективные коммуникации в проектной и операционной деятельности, а также возможность однократного ввода информации в месте ее возникновения и дальнейшего многократного использования"[173]. Кроме того, подчеркивается необходимость проведения глубокой интеграции информационных систем при создании единого корпоративного информационного пространства: "…создание эффективного корпоративного информационного пространства организации невозможно без интеграции ее компонент. Именно интеграция позволяет функционально связать две информационные системы, обеспечив возможность обмена между ними документами, данными, событиями и пр."[174].

Некоторые эксперты в области электронного документооборота отмечают значительный рост эффективности выполнения процесса за счет проведения интеграции СЭД с другими программными продуктами, создания единых процессов. Так, Назаренко А. А. в своей публикации "Современная СЭД / ECM - информационный центр управления компанией" пишет: "… в разрозненном состоянии информационные системы, составляющие корпоративное информационное пространство, представляют собой достаточно малоэффективное решение. … интеграция (объединение этих систем в единую информационную структуру) максимально эффективно может быть произведена вокруг системы электронного документооборота (СЭД / ECM) как инструмента автоматизированной поддержки системы управления компанией"[175].

Вместе с тем, этот же автор указывает на некоторые ограничения при применении интеграции, говоря о том, что "интеграция СЭД с отдельными информационными системами - компонентами информационного пространства является эффективной только при наличии очень небольшого количества таких информационных систем и практически исключает развитие модели в целом" [176]. Но, как показывает практика, применение при интеграции нескольких систем класса ERP, ECM, CRM интеграционных шин позволяет не только наладить обмен информацией, документами, событиями, то есть обеспечить создание единого корпоративного информационного пространства в широком смысле, но и развивать каждую из систем.

Исходя из множества экспертных оценок, говорящих о потенциале использования СЭД в качестве универсального инструмента автоматизированной поддержки системы управления, а также практического личного опыта, можно уверенно говорить о потребности комплексного изучения технических и функциональных возможностей корпоративных СЭД, которые рассматриваются в качестве потенциального программного продукта для автоматизации процессов документооборота территориально распределенных холдинговых компаний. Такое мнение находит подтверждение в практических примерах реализации проектов по автоматизации документооборота холдингов, так как на сегодняшний день СЭД все реже рассматривается крупными компаниями как отдельное приложение для автоматизации узкой области, все чаще позиционируется в качестве центрального звена единого корпоративного информационного пространства.

Заинтересованность крупных территориально распределенных и холдинговых компаний в повышении роли СЭД в создании единого информационного пространства, отчасти вызвана не только доказанным и известным фактом роста эффективности управленческих процессов, но и повышенным вниманием руководства страны и органов власти к вопросам реализацией государственной программы по расширению сферы применения информационных технологий при работе с документами при внедрении концептуальных основ электронного правительства и системы межведомственного электронного взаимодействия как в государственном управлении, так и в предпринимательском сообществе.

Холдинги, осуществляющие свою деятельность в разных отраслях и действующие в правовом поле нашей страны, не могут оставлять без внимания изменения в политике правительства Российской Федерации в сфере применения новейших технологий, в том числе информационных систем, призванных автоматизировать работу с документами. В их деятельности самое широкое применение должно найти распоряжение Правительства РФ от 11.06.2013 № 953-р "Об утверждении плана мероприятий ("дорожной карты") "Повышение качества регуляторной среды для бизнеса""[177]. Указанный документ не только является последовательным шагом Правительства Российской Федерации в области оптимизации и повышения прозрачности работы органов государственной власти[178], но и содержит перечень требований по расширению сферы применения информационных технологий при работе с документами.

Вместе с тем анализ законодательства в части применения СЭД в государственных органах показал, что в некоторых законодательных актах вопросы интеграции рассматриваются лишь в ключе выполнения требований информационной безопасности в части резервного копирования данных. В частности, в Приказе Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 № 221 говорится: "Регулярное автоматизированное резервное копирование и восстановление могут быть реализованы либо в самой СЭД ФОИВ за счет интеграции со средствами, используемой в СЭД ФОИВ, системы управления базами данных, либо с иным программным приложением"[179].

Вопросы взаимодействия различных систем для организации документооборота в органах власти в узком русле рассматриваются и в Распоряжении Правительства Российской Федерации от 02.10.2009 № 1403-р, при этом исключительно как технический "защищенный обмен электронными сообщениями между участниками системы межведомственного электронного документооборот".[180]

Аналогичный подход к взаимодействию систем электронного документооборота зафиксирован и в Постановлении Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 №754 (ред. от 01.08.2011) "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", где указано: "Под взаимодействием информационных систем электронного документооборота в настоящем Положении понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота…"[181].

Таким образом, можно говорить о том, что на современном законодательном уровне СЭД отводится несколько усеченная роль в создании единого информационного пространства на уровне органов государственной власти, а требования к ее функциональности сводятся к регистрации документов и обеспечению передачи информации.

Вместе с тем нельзя не отметить, что рост интереса к автоматизации деятельности государственных органов, а также к созданию единого информационного пространства, является дополнительным стимулом и ориентиром в части применения информационных технологий в управлении крупными компаниями и холдингами.

Всестороннее исследование вопроса интеграции СЭД в информационную среду холдингов показало необходимость предварительного (на этапе проектирования и выбора СЭД) изучения не только правил построения корпоративной системы управления, определения состава документов, принципов документообразования, порядка движения информационных и документационных потоков, но и детального изучения и анализа программных платформ и информационных систем, используемых в холдинге, их технических и функциональных возможностей, внутренней архитектуры, а также автоматизируемых с их помощью процессов.

В этом вопросе, как отмечают некоторые исследователи в области делопроизводства и автоматизации документооборота, есть технологические разработки, позволяющие существенно упростить задачу. Так, в своем научном исследовании. Володин Д. В отмечает: "В большинстве случаев современные корпоративные информационно-документационные системы строятся на основе представленных на рынке тиражируемых ЕСМ-платформ[182]… Преимущество использования платформ состоит в возможности создавать на их основе готовые функциональные компоненты для решения различных прикладных задач. При этом такие компоненты создаются, как правило, путем настройки и адаптации базовых сервисов платформы, что существенно упрощает данный процесс по сравнению с разработкой "с нуля". По той же причине создаваемые компоненты значительно лучше интегрируются друг с другом"[183].

Комплексный подход в вопросе анализа возможности интеграции СЭД в информационное пространство холдинга, включения в единую корпоративную информационную среду, позволяет найти "точки соприкосновения", которыми могут быть как готовые функциональные компоненты, идентичные базы данных и справочные системы, необходимые для автоматизации процессов, так и иные средства и встроенные механизмы, например:

·  Единые механизмы хранения информации;

·  Единые механизмы безопасности;

·  Общие средства навигации;

·  Единые принципы управления доступом;

·  Единые требования к организации пространства пользователей;

·  Общая структура справочников и классификаторов;

·  Общие средства поиска;

·  Единые средства управления жизненным циклом и маршрутизацией;

·  Единая инфраструктура управления и администрирования приложений.

В качестве примера реализации такого подхода приведем раздел архивоведческих и документоведческих функциональных требований к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти, в части организации регистрации и контроля исполнения входящих документов (Приложение № 1к диссертационному исследованию).

Вместе с тем мы считаем, что реализация проекта автоматизации сложного процесса, в котором задействованы различные организационные единицы корпоративной структуры холдинга, становится невозможной без детального анализа задач по обеспечению информации и документов средствами защиты при обработке и хранении. То есть, при включении СЭД в информационную среду холдинга, создание единого информационного пространства не может происходить обособленно от понятий "информационная безопасность" и "информационные технологии".

В Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" информационными технологиями называются "процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов"[184]

Анализируя вопрос включения СЭД в единую информационную среду холдингов, мы считаем, что необходимо говорить о всестороннем решении проблемы организации управления документированной информации (документов в электронном виде и на бумажном носителе). При этом практика показывает, что уровень задействованных в процессе управления документами технических и программных средств должен позволять решать поставленные задачи, а также соответствовать уровню подготовки задействованного в процессах персонала.

Вопрос наличия единых механизмов хранения информации стал предметом ряда научных публикаций и исследований. Так, В. Андреев в одной из своих статей пишет следующее: "Чтобы обеспечить удобное управление информацией в комплексе приложений, необходимо реализовать единые форматы ее хранения, представления этой информации и управления ею... Если для каждого приложения разрабатывать отдельный механизм и способ хранения данных, то сопровождение подобного массива в скором времени станет практически невозможным"[185].

Некоторые ученые, например, Кожинов С. Л., в своем научном исследовании рассматривают интеграцию данных в качестве необходимого этапа внедрения корпоративных информационных систем. В частности, он пишет: "На основе существующей, но неоднородной информации, формируется хранилище данных, создается единое информационное поле, позволяющее с легкостью оперировать данными из различных источников (программных сред)"[186].

Также в его исследовании дается оценка причин и итогов интеграции систем и приложений холдинга в целом: "после охвата всех информационных источников, в том числе сильно распределенных географически, и консолидации их содержимого в единое информационное пространство могут быть выявлены и сгруппированы "родственные" данные".

Мы уже говорили о положительном эффекте от проведения работ по унификации и централизации данных. Но автор научного исследования рассматривает вопрос шире и говорит о том, что "интеграция и группировка данных позволяет упростить процесс сбора первичных данных бухучета из автоматизированных систем, убрать "внутренние перегородки" между различными информационными источниками, сделать корпоративный информационный "ландшафт" более прозрачным и безопасным" [187].

Рассматривая вопрос включения СЭД в единую информационную среду с практической точки зрения, В. Андреев раскрывает в своих публикациях сильные стороны подхода унификации общих баз данных, включая справочники. Он пишет: "…одним из ключевых моментов решения данной задачи является создание единой инфраструктуры справочной информации для всех приложений корпоративной СЭД. Помимо существенного сокращения затрат на поддержание справочных данных в дальнейшем, при внедрении соответствующих инструментов, это обеспечит возможность анализа данных не в контексте отдельного приложения, а в различных обобщенных контекстах. Например, появится возможность анализировать все активности предприятия в рамках различных процессов с конкретным контрагентом в историческом разрезе и т. п. Надо сказать, что эта задача стоит не только в рамках приложений СЭД, но и в рамках информационной системы предприятия в целом" [188].

Исследователь подчеркивает важность централизации и стандартизации справочной информации, поскольку этот элемент информационных систем холдинга присутствует в каждой системе и может дублироваться в нескольких программных приложениях. Применение указанного подхода на практике позволяет в едином корпоративном ключе комплексно решить вопрос создания единого информационного пространства, интеграции СЭД в информационную среду холдинга.

В многоуровневых системах организационного управления, таких как холдинговые структуры, информационное обеспечение представляет собой сеть баз данных, связанных единой архитектурой, в которых эти требования обеспечиваются. При этом, как говорилось выше, ключевую позицию с точки зрения интеграции и передачи информации может выполнять корпоративная СЭД, связанная на техническом и технологическом уровне как с почтовой системой, обеспечивающей взаимодействие с пользователями, так и с общими (централизованными) справочниками, системой управления доступом, корпоративным порталом (средство внутренней коммуникации пользователей холдинга) и третьими системами, обеспечивающими автоматизацию иных процессов.

Исходя из сказанного выше, схема интеграции СЭД в единую информационную среду холдинга может быть представлена в виде модели, изображенной на рисунке 12.

Рис. 12. Модель проекта архитектуры информационных систем и баз данных холдинга, включающая корпоративную СЭД.

Создание единой информационной среды путем включения в нее информационных систем, автоматизирующих отдельные процессы, позволяет не только решить вопрос экономии ресурсов, но и вопрос организации оптимального управления всеми процессами холдинга. Кроме того, вопрос интеграции СЭД в информационную среду холдингов не только вызывает интерес исследователей в области корпоративного управления и информационных технологий, делопроизводства и архивного дела, но и уже сегодня имеет широкое практическое применение. То есть все чаще встречаются самостоятельные разработки холдингов по включению в корпоративную информационную среду большого количества информационных систем, автоматизирующих ряд управленческих бизнес-процессов. Так, может производиться интеграция систем управления производственными операциями и ресурсами предприятий (ERP, enterprise resource planing), систем управления персоналом (HRM), различных специализированных программных продуктов, таких как фронт-офисные системы, автоматизированные банковские системы (АБС), систем управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и других. При этом СЭД, с учетом автоматизируемого ею функционала, отводится главная роль в части обработки документов, передачи ключевой информации во внешние по отношению к ней информационные системы. Кроме того, на практике все чаще встречается использование внутренних справочников СЭД в качестве общих для внешних по отношению к ней информационных систем.

В качестве практического примера интеграции СЭД с другими информационными системами приведем пример из опыта автоматизации процесса выдачи и отзыва доверенностей в территориально распределенном финансовом холдинге.

Перечислим проблемы, которые были в холдинге до момента оптимизации и автоматизации процесса:

-  доверенности выдавались с большими задержками по срокам;

-  не отслеживалась актуальность выданных доверенностей (при изменении внутренних процессов, влекущих изменение работы с документами, когда персонал должен был наделяться дополнительными полномочиями);

-  не своевременно производился отзыв доверенностей;

-  сложно было определить место хранения подлинника доверенности;

-  и так далее.

При оптимизации и автоматизации данного процесса ставились следующие задачи:

-  сократить сроки оформления доверенностей сотрудникам;

-  решить вопрос своевременности выдачи и отзыва доверенностей любому сотруднику холдинга, выполняющему типовой функционал;

-  решить задачу по отражению информации о выданных доверенностях в информационных системах, задействованных в обслуживании клиентов;

-  решить задачу по созданию общих справочников для исключения дублирования идентичной информации в разных информационных системах холдинга;

-  разработать гибкие механизмы наделения дополнительными полномочиями действующих на основании доверенностей сотрудников в случае расширения их функционала.

Для решения поставленных задач в условиях финансового холдинга было проведено изучение существующих информационных систем и баз данных, в которых содержатся сведения о сотрудниках (кадровая информационная система, СЭД), а также информационных систем, задействованных в обслуживании клиентов (CRM в части отражения информации о выданных сотрудникам доверенностей и предоставления полномочий по оформлению сделок с клиентами от имени организации). Также была проанализирована внутренняя архитектура баз данных, задействованных в осуществлении процесса, определены справочники, которые можно использовать в качестве общих в целях исключения дублирования и множественного ввода идентичной информации. В целях унификации справочной информации было предложено использовать такие внутренние справочники СЭД как справочник видов документов, нумератор.

При определении зоны автоматизации было выявлено, что при выдаче доверенностей сотрудникам с одинаковыми полномочиями использовались разработанные и утвержденные в холдинге типовые формы доверенностей, хранение которых осуществлялось в СЭД в электронном виде и у уполномоченных сотрудников на бумажном носителе.

Также было проведено изучение процессов выдачи уникальных (индивидуальных) доверенностей, выявлено отличие от процесса выдачи и отзыва доверенностей, оформленных по типовым формам. Так, доверенности, оформленные по типовым формам, проходили сокращенное согласование (документ согласовывался только у непосредственного руководителя доверенного лица). Индивидуальные доверенности составлялись сотрудниками правового подразделения на основании задания, полученного от доверенного лица, либо от его руководителя и проходили согласование с руководителями таких структурных подразделений, как правовая служба, служба безопасности, служба документационного обеспечения управления.

Подписание согласованных доверенностей производилось единоличным исполнительным органом соответствующего общества холдинга на основании устава общества.

Также, исходя из условий выполнения процессов в холдинге и требований законодательной базы[189], были установлены оптимальные сроки действия доверенностей (3 года), а также инициирующие ситуации (Таб. 1), при которых осуществляется выдача и отзыв доверенностей.

* при условии, что для выполнения функционала необходима доверенность;

** для выполнения функционала доверенность не нужна.

Таб. 1. Инициирующие ситуации, при которых производится выдача или отзыв доверенностей в финансовом холдинге.

Необходимо отметить, что при проведении работ по автоматизации процессов и интеграции СЭД в информационную среду холдинга подразумевалось, что с помощью СЭД могут быть автоматизированы и разработаны: функционал согласования документов; база данных, содержащая сведения как о типовых формах доверенностей холдинга, их регистрационных данных, так и обо всех выданных и отозванных доверенностях; база данных договорных документов, подписание которых производилось уполномоченными лицами обществ холдинга на основании выданных доверенностей. Кроме того, предполагалось, что уведомление пользователей, задействованных в процессе, будет производиться через почтовую систему, а также фиксироваться непосредственно в СЭД.

Практическую реализацию схемы интеграции СЭД в информационную среду холдинга при автоматизации процесса выдачи и отзыва доверенностей можно отразить в виде модели, приведенной на рисунке 13.

Рис.13. Схема интеграции СЭД с другими информационными системами при автоматизации процесса выдачи и отзыва доверенностей в финансовом холдинге.

Таким образом, включение СЭД в информационную среду, интеграция с другими информационными системами холдинга, задействованными в автоматизации процесса, позволили реализовать единый сквозной процесс, в котором задействованы несколько ключевых функциональных подразделений, автоматизировать полный цикл работы с документами во всех обществах холдинга, во всех территориально удаленных структурных подразделениях. Оптимизация и автоматизация процесса выдачи и отзыва доверенностей позволила не только исключить имеющиеся проблемы, но и достичь все поставленные цели, что сказалось на эффективности работы как отдельных структурных подразделений и обществ, так холдинга в целом.

На конференциях и форумах, посвященных вопросам применения технических средств и новых технологий для автоматизации документооборота, неоднократно обсуждался вопрос центральной роли документированной информации в инфраструктуре организации, не только потому, что на современном рынке информационных технологий СЭД остаются одними из самых востребованных систем, но и потому, что постоянно увеличивается количество автоматизированных при их помощи процессов. Кроме того, введение новых безбумажных технологий, использующих программное обеспечение и новые организационные формы их применения, повышает требования к защите и структуре информации при оперативности информационного обмена[190].

Поскольку вопрос интеграции СЭД в информационную среду компаний стал одним из наиболее часто обсуждаемых научным сообществом и практиками, многие разработчики решений для автоматизации документооборота начали вполне обоснованно позиционировать СЭД как гиперфункциональностую информационную систему. Так, в публикации Назаренко А. А. говорится: "Если рассмотреть в общем задачи, решаемые современной системой электронного документооборота, то в них входит поддержка любой документоориентированной деятельности организации, а поскольку документ - совокупность зафиксированной информации, поддающейся идентификации, то "полномочия" СЭД / ECM-систем становятся очень широкими. Они включают в себя поддержку различных моделей управления, используемых в организации…".[191]

Таким образом, считаем необходимым сделать акцент на том, что решение вопроса по созданию единой информационной среды холдингов требует не ситуационного, а методичного и последовательного решения.

Комплексный подход в вопросе использования корпоративной СЭД в качестве ключевого звена накопления и передачи информации должен базироваться не только на изучении отечественной нормативной и законодательной базы, учитывать лучшие практики по созданию единой корпоративной информационной среды, но и опираться на всестороннее изучение в условиях конкретного холдинга действующих управленческих процессов, корпоративной и юридической структуры, распределения зон ответственности участников процессов, а также документационных и информационных потоков, образующихся в рамках реализации процессов, и правил управления доступом.

Также стоит отдельно указать на необходимость изучения возможности и дальнейшего планирования в проекте создания общих справочников на базе СЭД, что будет способствовать повышению роли СЭД в организации корпоративного информационного пространства за счет унификации ряда функций и процессов. Исходя из этого, необходимо отметить важность включения в требования к СЭД корпоративного уровня такого ключевого параметра как техническая возможность интеграции СЭД с другими информационными системами, которые автоматизируют такие управленческие процессы холдинга, как кадровый и бухгалтерский учет. Причем, в каждом конкретном случае порядок и количество информационных систем, с которыми потребуется интегрировать систему, автоматизирующую работу с документами, будет индивидуальным.

Учет всех перечисленных аспектов, которые необходимо учесть при выборе и внедрении СЭД корпоративного уровня, позволит спроектировать и сформировать единое информационное пространство, которое, в свою очередь, будет способствовать созданию целостных и непрерывных процессов обработки документов.

Результатом такого подхода к решению проблемы выбора и внедрения корпоративных СЭД станет наделение системы, автоматизирующей работу с документами, ролью центрального звена в информационной среде холдингов, при этом информационная среда будет позволять интегрировать документопотоки в систему, обеспечить их целостность и функционирование.

2.  Особенности выбора системы электронного документооборота в холдинге

2.1.  Стратегия принятия решения о внедрении системы электронного документооборота в холдинге

Изучение и анализ научных работ и публикаций отечественных ученых, рассматривающих в своих исследованиях проблемы автоматизации управленческих процессов в организациях, вопросы постановки управленческого документооборота, а также изучение тематических публикаций в профильных изданиях, позволяет говорить о том, что решение о внедрении СЭД все чаще рассматривается как перспективное, связанное с планированием развития и упорядочения деятельности компании. Так, Бобылева М. П. в своей книге отмечает: "Корпоративные системы автоматизации документооборота внедряются в учреждениях, организациях и на предприятиях, стратегия которых нацелена на длительное функционирование. Для значительной части организаций внедрение и использование корпоративных систем может рассматриваться как насущная потребность или ближайшая перспектива"[192].

Вместе с тем стоит сказать о том, что понимание важности включения вопросов автоматизации документооборота в стратегические цели холдингов на практике есть далеко не всегда. Так, основываясь на материалах научно-практической конференции DOCFLOW 2012 года, можно говорить о том, что "в 20% компаний реализован один или несколько проектов по внедрению таких систем - на уровне отделов, 9% фирм находится в процессе внедрения, 21% организаций планирует внедрить систему в течение ближайших 6 месяцев, 17% не приступали и не собираются этого делать в обозримом будущем, лишь 17% внедрили СЭД на корпоративном уровне, а 16% занимаются этим в настоящее время"[193]. Конечно, эти цифры показывают лишь общую тенденцию автоматизации документооборота среди компаний-участников конференции. Кроме того, при анализе данных не проводилось выделение информации о динамике использования СЭД в холдинговых компаниях. Тем не менее, и среди холдингов есть компании, в которых данный вопрос стоит остро, а перспективы внедрения СЭД остаются неопределенными.

Отчасти низкий уровень автоматизации процессов управления документами может объясняться недостаточной осведомленностью заказчиков о возможностях применения информационных систем для построения корпоративного информационного пространства. Именно этим можно объяснить тот факт, что от СЭД заказчики наиболее часто "хотят базовых вещей - перевода бизнес-процессов, в том числе документооборота в электронный вид; наиболее востребованными являются стандартные функции: электронные хранилища данных, обмен электронными данными внутри и между организациями и прочее"[194].

Подтверждение сказанному мы находим в публикации Т. В. Князевой, посвященной теме анализа и выбора СЭД. В частности, она пишет: "Не каждый потребитель в состоянии оценить возможности СЭД и определить набор требований к обеспечению полноценного документооборота. …Крайне редко СЭД выбирается на основании глубокого изучения рынка программных продуктов, детального тестирования большинства предложенных систем, тщательного сопоставления внутренних, корпоративных задач с возможностями предлагаемого решения".[195]

Причина такого явления, по нашему мнению, может крыться как в непонимании перспективы и эффективности использования современных информационных систем, низком уровне развития управленческих процессов, так и в недостаточной подготовке кадров, включая менеджеров высшего звена и профильных специалистов.

Компании-разработчики СЭД также подтверждают низкое качество подготовки специалистов, принимающих участие в проекте со стороны заказчиков: "Зачастую возникает ситуация, когда заказчик платит 100 000 евро разработчику, а потом еще 100 000 евро бизнес-консультанту, чтобы последний объяснил, что за внедрение ему провели, и посчитал экономический эффект. Логичнее было бы сделать наоборот" [196].

Однако нелогичным действиям заказчиков можно найти объяснение, заключающееся не только в низком уровне подготовки кадров, но и в отсутствии стандартизированного подхода в оценке эффективности проекта на этапе принятия решения.

Ключевой целью реализации проекта внедрения СЭД, как верно отмечено в книге Ларина М. В. и Рыскова О. И., является "снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и, как следствие, получение экономического эффекта"[197].

При этом необходимо подчеркнуть, что чаще всего в качестве эффекта и ученые - документоведы рассматривают косвенные показатели эффективности.

"Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации), путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа, упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов), повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах"[198].

Компании-разработчики, рассуждая об эффективности от внедрения СЭД, также чаще всего говорят о косвенном эффекте, к которому относят ускорение процесса обработки документов, ускорение процесса поиска документов и информации, возможность работы с документами в электронном виде вместо работы с копиями бумажных документов, и так далее. Так, на сайтах компании ЭОС, "Логика бизнеса 2.0", и некоторых других компаний-разработчиков приводится ряд оценок эффективности от внедрения СЭД. Например, на официальном сайте ЭОС приводятся следующие цифры от эффекта внедрения СЭД: ускорение сроков согласования документов на 20%, ускорение сроков поиска документов более чем на 20%[199]. Однако такие цифры не подкреплены статистическими и расчетными данными, а поэтому не могут использоваться в качестве аргумента как при принятии решения об автоматизации, так и при выборе конкретной информационной системы.

Вместе с тем, практическое изучение вопроса получения эффекта от автоматизации документооборота показывает, что многие автоматизированные с помощью СЭД процессы выполняются быстрее не на 20%, а в несколько раз. В качестве примера приведем процесс согласования документов в территориально распределенном холдинге. Рассылка проектов документов для визирования руководителям в территориально удаленные подразделения, находящиеся в крупных городах областного значения, по почте или факсимильной связью, сбор и обработка замечаний, формирование итоговой редакции документа, без применения средств автоматизации, занимает от одной недели до двух-трех месяцев. Внедрение параллельного или комбинированного способа согласования документов с помощью СЭД позволяет осуществить процесс и получить согласованный ключевыми руководителями документ за несколько дней. Так, при расчете среднего срока согласования документов в одном из холдингов был получен временной интервал согласования - 2-5 дней, в зависимости от объема и сложности документов[200]. То есть, скорость согласования проектов документов увеличилась минимум на 200 %, а значит, увеличилась скорость выполнения процессов, а также скорость принятия решений.

Необходимо отметить, что прямой расчет среднего показателя по выполнению той или иной операции не является единственным способом определения эффекта от внедрения проекта. Чаще руководство компаний рассматривает косвенный эффект от проекта в совокупности с прямым эффектом, то есть показателями реального сокращения непроизводственных расходов за счет внедренной информационной системы. Однако, прямой эффект от внедрения СЭД не всегда является очевидным.

В холдинговых компаниях, где с документами работает большое количество пользователей, итогом автоматизации и оптимизации процессов может стать уменьшение количества персонала, задействованного в обработке документов, уменьшение количества компьютерного и иного оборудования, и так далее. Уменьшение расходов достигается путем полной или частичной автоматизации операций. При этом прямой эффект от внедренного проекта должен рассчитываться в динамике (за определенный временной период), а за основу должно браться количество выполненных операций (например, объем обработанных документов) и количество задействованного в этом процессе персонала. И, безусловно, эффект от внедренного проекта будет тем выше, чем шире будет область автоматизации, чем более современные информационные технологии будут применяться, а ранее задействованные в выполнении ресурсы будут высвобождаться для выполнения другой работы.

Как отмечают некоторые эксперты, "процесс управления документами и бизнес-стратегия направлены на получение преимущества для бизнеса за счет ускорения процессов принятия решений и качества предоставляемой информации"[201].

Так, при реализации стратегического решения по увеличению продаж, а соответственно, и клиентской базы в финансовом холдинге для обработки большого объема структурированных документов, поступающих от клиентов, часто применяется технология потокового ввода и распознавания документов. Отказ от автоматизации такого процесса, либо неполноценная автоматизация процесса потребует большой штат технического персонала, который будет задействован в обработке поступающих документов, ручном вводе информации в СЭД и иные базы данных. И наоборот, автоматизация процесса обработки клиентских документов позволит не только быстро обеспечить ввод и обработку данных, но и сделать штатную численность сотрудников, задействованных в процессе, оптимальной. При автоматизации процесса потокового ввода обычно на практике используется поточный сканер (например, Kodak, СКАМАКС, или другое специальное оборудование), специализированное программное обеспечение (например, abbyy recognition server) для извлечения данных из изображений. Также производится пересмотр процесса обработки документов (рис.14).

Рис.14. Схема автоматизации процесса потокового ввода и распознавания документов.

Для сравнения:

-  один поточный сканер может отсканировать несколько тысяч документов в день (в зависимости от производительности оборудования);

-  один сотрудник в день максимально может обработать 150-160 документов.

Для обработки 3000 документов в день потребуется 20-25 сотрудников, то есть целое подразделение технических работников, которые должны быть обеспечены сетевыми компьютерами и сканерами, а также соответствующим программным обеспечением.

Автоматизация указанного функционала возможна путем внедрения модуля потокового ввода и распознавания документов, что позволит не только провести оптимизацию процесса, но и:

-  систематизировать вводимые в систему документы,

-  провести их унификацию,

-  изменить технологию обработки документов,

-  снизить число задействованного в процессе персонала,

-  повысить уровень подготовленности персонала,

-  снизить число ошибок.

Рассуждая о вопросе оценки эффективности внедрения СЭД и принятия перспективных решений, Романов Д. А. отмечает: "Вопрос оценки эффективности внедрения является одним из самых важных при интеграции любой информационной системы (и системы электронного документооборота в частности) в повседневную деятельность предприятия. С вашей стороны весьма рассудительно озаботиться этим вопросом в самом начале внедрения, когда только возникает идея автоматизации определенных бизнес-процессов".[202] Также он в своей публикации делает акцент на необходимости четкого определения целей внедрения, из которых будет вытекать "количественная материка", которая будет наглядно отображать достижение этих целей, то есть подтверждать наглядно эффективность осуществленного проекта.

Рассматривая вопрос получения дополнительного потенциала в результате внедрения СЭД в динамично развивающихся организациях, Бобелыва М. П. отмечает: "Современный уровень развития информационных технологий создает невиданные ранее возможности перестройки управленческих и деловых процессов… Вместе с тем новые информационные технологии - это не только дополнительные возможности, но и в определенной мере вызов, проверка готовности учреждения, организации или предприятия продуманно и эффективно применять эти технологии на практике" [203].

Действительно, практический опыт автоматизации управленческих процессов в российских холдингах, к которым мы относим и процессы обработки документов, показывает, что принципиальное решение руководства холдингов о необходимости выбора и внедрения СЭД, как правило, принимается не сразу и имеет несколько исходных проблем, преодоление которых позволяет в перспективе достичь главной цели - повысить эффективность деятельности холдинга, ускорить динамику развития бизнеса.

К таким проблемам, можно отнести:

-  значительный рост компании и объема несистематизированных документов, что приводит к потере данных, невозможности оперативно получать необходимую информацию и принимать управленческие решения;

-  применение старых технологических решений, не способных повысить эффективность деятельности компании, оперативность, мобильность, технологичность и безопасность осуществления процессов;

-  неэффективность существующих процессов, низкий уровень их автоматизации;

-  потеря динамики развития, конкурентоспособности холдинга.

Также практика показывает, что наличие проблем, к которым приводит быстрый рост и расширение деятельности, свойственно многим современным российским холдинговым компаниям. Развитие холдингов (особенно в случае слияния и поглощения других компаний, расширения сферы деятельности) сопровождается изменением структуры, пересмотром зон ответственности, появлением новых процессов, увеличением количества их участников, что напрямую оказывает влияние на увеличение количественного и видового состава документов. Наиболее распространенным примером такого развития является выделение и выведение узкого функционала (организация капитального строительства, информационной поддержки, и так далее) в дочернее общество холдинга. В случае создания и начала деятельности новых обществ холдинга появляются новые виды документов, которых ранее не было, такие, как проектная, разрешительная, эксплуатационная и иная документация, связанная непосредственно с профилем деятельности конкретного нового общества. При этом основное общество (управляющая компания, акционер) должно иметь возможность оперативно получать всю необходимую информацию об осуществлении процессов, анализировать полученные данные, строить прогнозы и планировать дальнейшую деятельность холдинговой компании. То есть мы говорим о том, что развитие и деятельность холдинга должны осуществляться подконтрольно.

Контролю деятельности холдинга значительное внимание уделяется Шиткиной С. И., которая в своей книге пишет: "Контроль в предпринимательском объединении, образованном по вертикальному или холдинговому типу, можно определить как возможность основного общества (головной организации холдинга) обеспечивать решающее влияние на принятие решений дочерними обществами, определять условия ведения ими предпринимательской деятельности"[204].

Стоит сказать, что проблема осуществления контроля деятельности компаний вполне оправданно вызывает интерес со стороны научного сообщества, так как именно этот аспект является основой системы управления, направленной на правильное формирование деловых коммуникаций.

Вопрос эффективного построения деловых коммуникаций подробно рассматривается в публикациях и научных работах ученого-документоведа М. П. Бобылевой. В частности, в одной из своих книг она пишет: "Специфические черты управленческой коммуникации в значительной мере определяются функциями управления, необходимостью информационного воздействия на получателей информации для решения конкретных управленческих и производственных задач"[205]. При этом ученым особо отмечаются новые возможности при реализации управленческих функций в условиях компьютеризации и применения информационных технологий: "Качественно новые возможности для информационного обеспечения управления стали появляться с решением задач автоматизации передачи информации и применения корпоративных информационных систем и технологий"[206]. То есть, понимание возможностей, которые дают новейшие технологии в деятельность организаций, а также сложности стоящих перед холдингами задач в меру специфики их структуры, информационной среды, количества процессов и состава документов, позволяет говорить о необходимости детального заблаговременного и тщательного планирования проектов внедрения СЭД.

О необходимости такого подхода неоднократно говорил в своих публикациях и профессор Ларин М. В. В своей книге "Управление документацией в организациях" он пишет: "Научно-технический прогресс позволил реально подойти к проектированию автоматизированной системы, которая могла быть использована в практике рациональной организации документирования и всех последующих процедур обработки документов, исключающей избыточное дублирование, излишнее документирование, обеспечивающей поиск информации и сокращающей хранящиеся массивы…". Также ученый делает акцент на подходе, который является принципиально верным и для холдинговых компаний: "…с ее помощью можно было построить единый информационный массив, основанный на общих принципах, включающий в себя как традиционные бумажные документы, так и машиночитаемые"[207]. Такое решение позволяет на этапе принятия решения о начале проекта четко определить перспективу использования СЭД и включения ее в единое информационное пространство компании.

Поскольку холдингам по их сути свойственно динамичное развитие, то важным моментом в принятии решения о необходимости автоматизации управленческих процессов, включая процессы обработки документов, является своевременность принятия такого решения, а также четкое понимание и планирование перспективы использования СЭД. То есть, стратегический просчет, упущение момента активного развития холдинга, не принятие решения о применении новых технологий в управлении процессами и информационных систем для автоматизации процессов, может привести к усугублению негативной ситуации, увеличению количества плохо структурированных, неуправляемых процессов и непрогнозируемому росту объема документов.

Так, в одном из холдингов руководством специалистом, взявшим на себя роль руководителя проекта автоматизации управленческих бизнес-процессов, была обоснована необходимость выбора и внедрения СЭД корпоративного уровня. При этом наряду с внедрением СЭД предлагалось применять ряд технологий, позволяющих ускорить обработку ряда документов путем (технология потокового ввода и распознавания документов, применения штрих-кодирования). Однако инициатива была отклонена руководством холдинга по причине высокой стоимости проекта. Вместо выбора и внедрения СЭД было решено за счет внутренних ресурсов развивать и совершенствовать информационную систему собственной разработки.

Безусловно, в основе такого решения лежали задачи по оптимизации затрат на автоматизацию управленческих процессов. Однако результатом недооценки стратегических планов компании, а также сроков и качества реализации работ стало то, что доработка имеющейся информационной системы собственными силами производилась крайне медленно и с довольно низким качеством, что снижало эффективность использования данной системы, не позволило своевременно автоматизировать новые процессы. Таким образом, недостаточность информации о возможных вариантах решения проблемы с анализом потенциальных рисков привела к неверному решению и отрицательно сказалась на развитии холдинговой компании.

И наоборот, проведение предварительного анализа состояния управленческих процессов способствует выработке планомерного стратегического решения об автоматизации, в основе которого лежат такие методы, как интервьюирование, сравнительный анализ, системный и процессный подход[208], и другие. Применение указанных методов позволяет произвести комплексную оценку существующих процессов, используемых в компании информационных систем, определить место СЭД в информационном пространстве холдинга, спрогнозировать область автоматизации и перспективу ее расширения, определить ключевые точки применения новейших технологий в обработке документов.

Как отмечается в исследованиях некоторых отечественных ученых-документоведов, "создание и применение систем управления документами, отвечающих управленческим потребностям и нормативным требованиям - это, наравне с разработкой и внедрением политики, процедур и практики, - основа управления документами в организации…"[209].

При этом в процессе разработки и принятия стратегического решения холдинг не может не ориентироваться на предложения IT-рынка в части тенденции развития информационных технологий и информационных систем. При этом должно производиться сопоставление их с целями и задачами, перспективами роста и динамикой развития холдинга.

Изучая историю создания и развития информационных систем для автоматизации документооборота, можно говорить о том, что в 1990-х годах СЭД представляли собой весьма упрощенный вариант ведения регистрационных форм с элементарным интерфейсом. На современном же этапе развития информационных систем и технологий мы наблюдаем настоящий прорыв в области автоматизации, что создает реальную возможность компаниям не только автоматизировать с помощью СЭД стандартные документные процедуры, но и рассматривать вопрос работы с документами в качестве основы для построения единого информационного пространства. Рынок современных информационных систем для автоматизации процессов обработки документов, позволяющих охватить большую часть процессов холдинга, а также имеющиеся широкие технические возможности, делает СЭД универсальным инструментом для автоматизации процессов холдинга.

Применение СЭД на всех этапах жизненного цикла документов (с момента создания до момента отправки или уничтожения) позволяет не только на порядок поднять производительность труда работников холдинга, но и централизованно управлять процессами и документами, исключая, или сводя к минимуму ошибки в процессах, что, соответственно, снижает возможность возникновения управленческих рисков (репутационных, правовых, финансовых), а также потенциально способствует снижению непроизводственных затрат. При этом решение управленческих и стратегических вопросов должно производиться в рамках требований корпоративной культуры, с обязательным планирование оптимизации и стандартизации управленческих процессов, а также с учетом традиций и правил, сложившихся в отечественном делопроизводстве.

Таким образом, на основании изучения и анализа научных работ и исследований по делопроизводству и архивному делу, управлению проектами и рисками, корпоративному управлению, а также на основании материалов форумов, научно-практических конференций по вопросам автоматизации документооборота, публикаций в профильных изданиях и личного практического опыта можно говорить о том, что принятие стратегического решения о выборе и внедрении информационной системы для автоматизации документооборота в холдинге свидетельствует не только о готовности компании к следующему шагу в развитии, но и об определенной управленческой зрелости, понимании необходимости пересмотра и упорядочения внутренних процессов, применения новых технологий, повышения уровня подготовки персонала.

Также стоит акцентировать внимание на том, что в основе принятия стратегического решения о необходимости автоматизации процессов лежит глубокий всесторонний анализ существующих в холдинговой компании проблем, которые возникли в результате динамичного роста, недостаточности или неэффективности применяемых технологий и информационных систем, а также понимание необходимости своевременного принятия решения, что позволит поддержать динамику развития холдинга за счет оптимизированных, унифицированных и автоматизированных процессов.

Мы считаем, что принятию решения о выборе и внедрении корпоративной СЭД должна предшествовать тщательная подготовительная исследовательская и аналитическая работа, результатом которой должно стать понимание объемов и видового состава документов, которые планируется в дальнейшем обрабатывать в электронном виде, процессов, которые могут быть автоматизированы с помощью СЭД в комплексе с другими информационными системами, используемыми в холдинге, а также анализ ИТ-рынка в части обзора существующих технологий и информационных систем, которые могут быть применены для решения конкретных проблем холдинга.

Кроме того, решение о внедрении СЭД должно вытекать из общей стратегии холдинга, так как только всесторонний анализ стратегии развития компании позволяет понимать весь спектр вопросов, которые необходимо решить при выборе, проектировании и внедрении современной, производительной и развиваемой системы с необходимыми техническими и функциональными возможностями, а также интеграции ее в единое информационное пространство холдинга.

2.2.  Проблематика выбора системы электронного документооборота для автоматизации документооборота в холдинге

2.2.1. Методы оценки современных систем электронного документооборота

Рассматривая вопрос принятия решения автоматизации документооборота на этапе стратегического планирования деятельности холдинга, в момент постановки конкретных задач, предопределяющих перспективу использования СЭД, ее интеграцию в корпоративную информационную среду, необходимо отметить, что проблема применения тех или иных методов для определения потенциально подходящей для холдинга информационной системы остается сложной и неоднозначной.

Прежде всего, неоднозначность вопроса правильности выбора СЭД для холдинговых компаний вызвана отсутствием единого стандарта, определяющего требования к системам автоматизации документооборота в нашей стране.

Наше мнение перекликается с мнением профессора Ларина М. В., который в своих научных публикациях отмечает: "В настоящее время различными фирмами разрабатывается, внедряется и проходит опытную эксплуатацию большое количество автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению в этих разработках отсутствует унифицированная терминология… В этом секторе информационной индустрии, не смотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации"[210].

Рассматривая различные источники, в том числе научные публикации таких ученых, исследователей и практиков, как Пестрецов А. А., Ефремова О., Баласанян В. Э., Золотых И., Кузьмин Ю. В., и других, Ларин М. В. приводит подробную классификацию систем, предназначенных для автоматизации документооборота. В ходе анализа различных подходов к систематизации и классификации СЭД, ученый подчеркивает, что "проблема классификации АСУД[211] находится в начальной стадии решения и требует продолжения исследований в этом направлении"[212].

Относя корпоративные СЭД к высшему классификационному уровню, он говорит о том, что "они обладают наибольшими функциональными возможностями, включают все стандартные процедуры документирования и обработки документов в организациях, реализуя функции ввода документов в систему, их создания, организацию процессов движения документов, оперативное хранения и архивирование документов, поиск и просмотр документов, контроль исполнения документов, разграничение доступа к содержанию и способам обработки документов, администрирование системы, в том числе анализ, оптимизацию и разработку стратегии совершенствования СУД[213] организации"[214]. Именно поэтому системы корпоративного уровня необходимо рассматривать в качестве потенциальных решений для автоматизации документооборота территориально распределенных холдингов, как единственно возможное решение для охвата всего комплекса задач, требующих реализации для достижения стратегических целей холдингов.

Изучение и анализ представленных на IT-рынке решений для автоматизации документооборота компаний многие ученые-документоведы строят на основе стандарта ИСО 15489, а также спецификации MoReg II "Типовые требования к управлению электронными официальными документами", принятой Европейской комиссией в 2008 году. Так, ссылаясь на стандарт, ученые отмечают: "в ИСО 15489 такая система носит название "Документная система" (record system) и определяется как информационная система, которая обеспечивает включение документов в систему, управление ими и доступ к документам в течение времени"[215].

Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования"[216] выдвигает комплекс требований по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам. То есть стандарт обладает более широким спектром действия и не сводится к узкому вопросу автоматизации документооборота той или иной организации.

Вместе с тем необходимо отметить, что стандарт содержит множество аспектов и характеристик, учет которых при проектировании и выборе СЭД для компаний является желательным и будет способствовать достижению положительного результата.

Рассматривая положения стандарта, необходимо подчеркнуть, что детальное описание в нем таких свойств документов, как аутентичность, надежность, целостность и пригодность для использования, безусловно, накладывают определенные требования к информационной системе, призванной автоматизировать документооборот. Говоря о таком соответствии, Ларин М. В. и Рысков О. И. подчеркивают: "Документные системы в организациях должны быть управляемы в соответствии со всеми требованиями, предъявляемыми текущей управленческой деятельностью, регулятивной средой и общественными ожиданиями. Сотрудники, создающие документы, должны понимать, как эти требования влияют на управленческие действия, которые они выполняют…"[217].

Стандарт ИСО 15489, безусловно, является важнейшим нормативным документом, который закладывает основу проведения выбора и внедрения СЭД, а также выдвигает ряд требований к системе управления документами[218], закладывает методологию проектирования и внедрения системы управления документами, на основании которых могут быть разработаны параметры и предложена система выбора потенциального решения для автоматизации документооборота холдинга.

Рассматривая мировую практику применения различных методик для внедрения автоматизированных систем, необходимо сказать, что наряду с перводным стандартом ИСО 15489 часто применяются иные методики. Наиболее известными из них являются AVM (Accelerated Value Method)[219], и также MIKE 2.0 (Method for an Integrated Knowledge Environment)[220].

Метод AVM считался инновационным в начале этого века и активно используется в настоящее время, содержит последовательные подходы и приемы, которые позволяют подготовленным консультантам быстро создавать решения бизнес-проблем для заказчиков[221].

Метод MIKE 2.0 - методика, распространяемая сообществом консультантов по принципу "open source" (открытое программное обеспечение), в которой делается акцент на управлении информационными технологиями в масштабе организации. Данная методика, на наш взгляд, является наиболее передовой для внедрения корпоративных СЭД в холдинговых компаниях, поскольку опирается на моделирование всей ИТ-архитектуры и позволяет оптимально выполнить интеграцию новой системы в единое информационное пространство корпорации.

Всестороннее изучение и сравнение различных методик позволяет оперировать передовыми технологиями при реализации проектов проектирования, выбора и внедрения корпоративных СЭД.

Изучение научных публикаций, материалов конференций и других источников показало, что вопрос выбора и внедрения СЭД, а также применения передовых технологий внедрения проектов сегодня пользуется повышенным интересом не только среди ученых-документоведов, архивистов и практиков в области автоматизации документооборота. Федеральная, исполнительная, региональная власть нашей страны в последнее десятилетие также уделяет большое внимание вопросам применения средств автоматизации управленческих процессов, процессов взаимодействия органов власти, организации электронного документооборота. Приказ Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 №221, в котором сделана первая попытка систематизировать и стандартизировать требования к СЭД федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения[222], является ключевой вехой в данном вопросе.

Важным моментом, на который необходимо обратить внимание, стало включение в стандарт требований по взаимодействию СЭД ФОИВ "с системой межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО), единой системой межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ) и с другими информационными системами", что, по сути, стало основой создания единого информационного пространства на межведомственном уровне. Кроме того, стандарт содержит ряд функциональных и технических характеристик, которые также могут применяться в качестве основы для разработки параметров в целях выбора корпоративной СЭД.

Вместе с тем необходимо констатировать факт, что на практике вопросы выбора СЭД зачастую решаются без привязки к нормативной базе, а отсутствие методологической основы часто приводит к негативным последствиям и отрицательным результатам в реализации отдельно взятых проектов.

Рассматривая проблему правильности выбора СЭД, Ларин М. В. в книге "Электронные документы в управлении" рассуждает над вопросом применения термина "система" и дает определение термину "система управления документами". "В самом широком смысле, - пишет он, термин "система" используется для описания миссии организации, управленческих процессов, правил, процедур, практики, кадров, инструментов, технологий. На выходе этой системы - эффективная работа с документацией"[223].

Также он отмечает, что "…система управления документами является информационной системой, то есть представляет собой интегрированную совокупность, искусственное единство методов и средств распространения, аналитической переработки, накопления, хранения, поиска и предоставления заинтересованным потребителям требуемой информации в заданной форме и объеме". То есть, решение вопроса выбора конкретного решения для автоматизации документооборота влечет изучение и анализ совокупности вопросов, включая требования по интеграции, организации движения документных потоков, поиска и хранения, форм и периодичности предоставления информации, управления доступом в соответствии с распределением зон ответственности, и так далее.

Следует признать, что есть несколько отличное мнение экспертов в области автоматизации документооборота. Так, некоторые эксперты (например, Синюшин К., The Untitled Venture Capital, СEO & CoFounder) высказывали предположение, что большая часть проектов по внедрению СЭД проходит не как часть единой ИТ-стратегии холдинговых компаний, а скорее как удовлетворение реальных потребностей бизнес-пользователей, бизнес-заказчиков в улучшении качества управления самым широким спектром бизнес-задач (начиная от административного управления и управления финансовыми потоками и заканчивая управлением проектной деятельностью и эксплуатацией оборудования). Отчасти стоит согласиться с правомерностью такой позиции, при этом подчеркнуть, что СЭД является ключевым звеном информационной архитектуры современного холдинга, позволяющим реализовать связанные процессы, объединив посредством интеграции несколько основных информационных систем. Также стоит отметить, что даже усеченный взгляд на использование СЭД в холдинге в части привязки к конкретным задачам, заставляет планировать ее включение в информационное пространство холдинга, рассматривая возможность и необходимость полноценной интеграции.

Вопрос выбора и внедрения СЭД в организации детально рассматривался в научных публикациях ученого-документоведа Бобылевой М. П., которая в своей книге "Управленческий документооборот: от бумажного к электронному" отмечает: "В условиях растущего предложения программных продуктов задача лиц, принимающих решение, заключается в выборе оптимального варианта программного обеспечения системы автоматизации документооборота на основе многокритериального подхода"[224]. При этом "задача выбора лучшей альтернативы считается одной из основных в теории и практике менеджмента. Сложность выбора определяется как количеством альтернатив, так и количеством критериев" [225].

Многие исследователи, занимающиеся прикладными вопросами автоматизации документооборота, также отмечают важность принятия правильного решения при выборе СЭД. В частности, Князева Т. В. пишет: "Опыт многих компаний показывает, что последствиями неудачного выбора СЭД являются не только материальные, временные, организационные потери, но и, гласное, - недостижение организацией поставленных целей и отставание в развитии"[226].

Для холдингов, с их сложными организационной структурой и бизнес-процессами, ошибка в выборе СЭД будет означать еще и необходимость дополнительных ресурсных затрат, поскольку без должного уровня автоматизации решение многих управленческих задач (с учетом территориальной распределенности холдинга) становится сложным, а иногда и невозможным. То есть, возникнет потребность повторного проекта.

Таким образом, необходимо говорить о том, что выбор решения для автоматизации документооборота холдинга является одним из важнейших этапов работы по реализации проекта.

Согласно мнению многих исследователей и практиков в области автоматизации документооборота, этапу выбора конкретной информационной системы предшествует масштабная работа по анализу процессов обработки документов в компании, изучению корпоративной структуры и определению зон ответственности участников процессов, разработке функциональных и технических требований к потенциальной СЭД, а также оценке программных продуктов, представленных на рынке, Такая оценка, как правило, производится основными бизнес-заказчиками СЭД: подразделением документационного обеспечения управления, подразделением безопасности, подразделением информационной безопасности, финансовым и юридическим подразделениями.

Ученые-документоведы придают большое значение участию специалистов в области управления документами в составе группы экспертов на этапе выбора потенциального решения для автоматизации документооборота. Анализируя этапность реализации проекта внедрения СЭД, Бобылева М. П. пишет: "В выборе программного продукта необходимо участие экспертов-специалистов разных подразделений организации, а процесс подготовки управленческого решения должен иметь коллективный (групповой) характер. В этом смысле требуется взаимодействие документационной службы с подразделениями информатизации и информационной безопасности" [227].

Такая позиция обусловлена необходимостью профессиональной оценки как процессов обработки документов, так и функциональных возможностей СЭД, определения соответствия потенциальной информационной системы стоящим перед профильным подразделением задачам по оптимизации и унификации управленческих процессов с учетом перспективы и динамики развития холдинга.

При этом важным моментом становится не только подготовка требований для выбора корпоративной СЭД, но и анализ и оптимизация существующих в холдинге процессов. Говоря о потребности в такой работе, Ларин М. В. и Рысков О. И. пишут: "Система управления документами должна поддерживать управленческие процессы, а не мешать им. Поэтому проводится оценка, и, в случае необходимости, реинжиниринг управленческих процессов и действующих управленческих и коммуникационных систем для включения в них управления документами"[228]. Проведенные на предварительном этапе проекта анализ и оптимизация процессов позволят осуществлять выбор корпоративной СЭД с учетом требований, ориентированных на стратегические цели холдинговой компании. Тем самым создаются необходимые условия для своевременного внедрения новейших технологий, способствующих эффективному развитию холдинга.

Всестороннее изучение и анализ национальных и международных стандартов, научных публикаций и исследований в области автоматизации документооборота и корпоративного управления, личный практический опыт, полученный в ходе реализации проектов внедрения корпоративных СЭД в нескольких холдинговых компаниях, позволяют утверждать, что в сформированные требования к СЭД корпоративного уровня должны входить:

-  требования к программной платформе (могут быть высказаны предпочтения по программной платформе, на которой должна быть реализована информационная система для автоматизации документооборота);

-  технические характеристики (требования по масштабируемости, требования к сети, аппаратной и серверной части, по интеграции с другими программными продуктами, включая случаи миграции данных, возможность настройки под процессы компании или доработки информационной системы, и так далее);

-  требования по информационной безопасности (в части управления доступом, быстродействия, отказоустойчивости, использования средств криптографической защиты информации, требования к хранению и восстановлению данных);

-  функциональные требования (область автоматизации, включая возможность применения дополнительных модулей, позволяющих заверять документы электронной подписью, удаленно работать с документами через I-Pad, а также расширять область автоматизации);

-  требования к интерфейсу;

-  требования к подготовке кадров компании-поставщика решения (включая опыт реализации аналогичных проектов);

-  возможность обучения персонала работе в новой СЭД (включая обучение администраторов и программистов);

-  получение пользовательской и технической документации на приобретаемую информационную систему;

-  ценовые ожидания (стоимость лицензий на СЭД и программную платформу, стоимость серверного и иного оборудования, стоимость технической поддержки, стоимость работы проектной команды поставщика решения, стоимость работ по миграции данных, стоимость настройки или доработки системы под требования заказчика, и прочее).

Вместе с тем, эксперты в области автоматизации документооборота отмечают, что детальное формирование требований к корпоративной СЭД позволяет не только четко определить потребности компании, но и снизить ошибку при проведении выбора подходящего решения. При выборе оптимального варианта для автоматизации документооборота ученые особо выделяют многокритериальный подход.

Например, Бобылева М. П. в книге "Управленческий документооборот: от бумажного к электронному" пишет: "В условиях растущего предложения программных продуктов задача лиц, принимающих решение, заключается в выборе оптимального варианта программного обеспечения системы автоматизации документооборота на основании многокритериального подхода" [229]. Говоря о теории принятия решений, ученый подчеркивает, что задача выбора лучшего альтернативы считается одной из основных в теории и практике менеджмента, при этом сложность выбора определяется как количеством альтернатив (возможных программных продуктов), так и количеством критериев[230]. В своей книге Бобылева М. П. не только детально рассматривает стадии проведения работ по выбору СЭД, но и предлагает критерии, но основании которых можно проводить выбор. Среди критериев для выбора системы для автоматизации документооборота автор указывает, например, такие критерии как перечень функциональных и системно-технических требований, адаптационные возможности, затраты, связанные с приобретением и внедрением программных продуктов, и так далее. Оценку по множеству критериев ученый предлагает проводить коллегиально, оценивая каждый из критериев по заранее выработанной системе весовых коэффициентов (баллов).

Ввиду большого объема информации по различным решениям для автоматизации документооборота, а также необходимости детального изучения не только области автоматизации, стратегических целей, но и функционала, технических характеристик того или иного решения, в некоторых случаях считаем возможным использование для оценки СЭД материалов, предлагаемых консалтинговыми и аналитическими компаниями, а также экспертами в данной области.

Поскольку сегодня IT-рынок предлагает множество решений для автоматизации процессов обработки документов, выбрать из которых подходящее решение для автоматизации документооборота холдинговой компании довольно сложно. Компаниям, пытающимся определиться с выбором информационной системы, могут помочь экспертные оценки специалистов в области внедрения СЭД. Так, анализируя материалы Docflow, Т. В. Князева в своем исследовании, посвященном выбору решения для автоматизации документооборота, констатирует следующее: "По каталогу Docflow участниками рынка зарегистрировано 195 компаний. Из них разработчиками СЭД является порядка 60 компаний, остальной объем приходится на интеграторов, разработчиков сопутствующего ПО[231], поставщиков оборудования"[232]. При этом отмечается, что среди разработчиков на российском рынке представлены как зарубежные производители (IBM, EMC, Open Text, Microsoft, Oracle), так и российские разработчики.

Среди представленных на российском ИТ-рынке разработчиков большая часть позиционируют свои продукты в качестве средств, поддерживающих концепцию комплексного управления корпоративными информационными ресурсами. Аналитическое агентство Gartner на протяжении последних нескольких лет относит к мировым лидерам в области разработки ЕСМ-платформ такие компании и их продукты, как IBM (FileNet, Lotus); Open Text (Livelink ECM-eDOCS); Oracle (Content Manager) и Microsoft (SharePoint), и другие[233] (рис. 15).

Рис. 15. Квадрат Гартнера, 2010 .

Вместе с тем, как говорилось выше, в качестве дополнительного источника оценки представленных на IT-рынке информационных систем для автоматизации документооборота мы рассматриваем аналитические материалы, представленные независимыми экспертами. Так, в книге Князевой Т. В. "Системы электронного документооборота: анализ и выбор", а также в многочисленных публикациях[234] представлена обширная аналитическая информация по методике проведения выбора СЭД. Исследователь предлагает использовать в качестве основного метода для выбора потенциального решения функциональный и сопоставительный анализ на основании требований спецификации MoReg2, поскольку спецификация содержит необходимый набор требований, позволяющих оценить качество СЭД, при этом ее положения могут быть дополнены требованиями нормативно-правовых актов и национальных стандартов, касающихся области электронного документооборота (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 и других[235]).

Применение сопоставительного анализа в исследованиях Князевой Т. В. позволяет выполнить анализ рынка СЭД в ключе многокритериального подхода.

Для проведения оценки СЭД исследователь предложила сформулировать на основании спецификации MoReg II функциональные требования, присвоить каждому требованию вес с учетом его значимости для конкретной организации, а затем на начальном этапе запросить оценку отобранных решений у самих разработчиков СЭД, что позволяет изначально получить общее представление о функциональных возможностях систем[236]. Такой подход, безусловно, повышает качество и точность оценки.

Для определения лидеров рынка СЭД на момент сбора, изучения и анализа материалов (2010 год) Т. В. Князева сформировала требования по 9 функциональным блокам, в которые включила как основные делопроизводческие функции, требования по безопасности, так и опциональные модули и нефункциональные требования, по которым произвела последующий сравнительный анализ выбранных систем.

Однако, согласно полученным в результате сопоставительного анализа данным, даже лидирующие СЭД не могут на 100% соответствовать выставленным требованиям, поэтому всегда остается область для их развития и доработки под требования конкретных заказчиков.

Кроме того, для корректности применения оценки информационных систем, желательно получать и анализировать актуальную на текущий момент времени информацию из нескольких источников, так как IT-рынок является весьма динамичным, СЭД очень быстро развиваются, предлагаются новые технологии выполнения процессов и обработки документов.

Достоверную информацию о динамике развития того или иного программного продукта, спроса на него, проведенных проектов можно получать на ежегодных научно-практических конференциях и форумах, посвященных вопросам автоматизации документооборота. Так, на основании изучения материалов, представленных на выставке-конференции "DocFlow-2010" аналитической компанией DSS Consulting[237], можно было говорить о том, что из общего числа компаний, представивших свои программные продукты широкой аудитории, наибольшей популярностью пользовались около 20-и решений автоматизации документооборота, при этом большая часть рынка делилась 10-ю крупными компаниями-разработчиками и системными интеграторами (рис. 12).

Рис. 12. Распределение новых проектов внедрения СЭД по итогам 2009 года.

По числу новых внедрений в 2009 году с заметным отрывом лидируют системы "ДЕЛО" (компании "Электронные офисные системы", ЭОС) и DIRECTUM (одноименного разработчика) - 33% и 21% соответственно. Изучение информации по количеству внедрений СЭД в разрезе отраслей, показывает, что почти половина новых проектов (46%) пришлась на государственный сектор (рис. 13).

Рис. 13. Распределение СЭД по отраслям по количеству новых внедрений в 2009 году.

Представленные аналитической компанией DSS Consulting данные, конечно, позволяют говорить о некой условной востребованности той или иной информационной системы для автоматизации документооборота, но всей полноты картины относительно сложности реализованных проектов, области автоматизации в каждом конкретном случае, количества автоматизированных процессов, созданных пользовательских рабочих мест, и так далее, не дают.

Поэтому, решение для автоматизации документооборота холдинга необходимо искать либо среди апробированных в холдингах широко известных на ИТ-рынке корпоративных СЭД, либо среди мало известных, но имеющих удачные внедрения в холдинговых компаниях, решений.

Необходимо подчеркнуть, что современный рынок СЭД стандартно предлагает довольно широкий спектр программных продуктов, это:

-  заказные системы, которые будут построены полностью под процессы заказчика;

-  "коробочные системы", которые легко тиражируются и имеют настроенные типовые процессы;

-  настраиваемые программные комплексы, представляющие собой промежуточный вариант между заказной разработкой и "коробочной системой". В таких системах есть реализованный базовый набор основных функций, который можно развивать в процессе внедрения, эксплуатации с учетом модификации процессов компании - заказчика.

Для выбора варианта автоматизации документооборота, а также потенциально подходящих для территориально распределенного холдинга информационных систем (в том числе с точки зрения апробации) нами был произведен анализ ряда наиболее известных решений, а также проведен опрос нескольких компаний-разработчиков, имеющих в своем активе удачные проекты по внедрению СЭД в холдингах и крупных территориально распределенных компаниях (Таб. 3).

Таб. 3. Перечень информационных систем, по предварительной оценке, потенциально подходящих для автоматизации документооборота территориально распределенного холдинга.

Исходя из представленной информации можно получить данные не только о сроке существования программного продукта на рынке, о спросе на него со стороны территориально распределенных и холдинговых компаний, но также определить, какие информационные системы могут рассматриваться в качестве подходящих с точки зрения программной платформы, позволяющей однозначно определить возможность включения СЭД в корпоративную информационную среду.

Практика показывает, что важным критерием выбора потенциального решения для автоматизации документооборота холдинга является интегрируемость конкретного решения с другими информационными системами, используемыми для автоматизации иных управленческих процессов. В случае присутствия в ИТ-архитектуре холдинга различных программных платформ, эксперты в ИТ-области рекомендуют выбирать платформу, на которой реализована СЭД, исходя из того, на какой программной платформе выполнена автоматизация ряда других управленческих процессов (по сути, речь идет о реализации на практике методологии MIKE 2.0, позволяющей проанализировать ИТ-архитектуру компании и на этапе проектирования понять место СЭД в этой архитектуре). То есть, если в холдинге бухгалтерский учет ведется в "БОСС-Компания", а кадровый учет - в системе "БОСС-Кадровик", то оптимальным вариантом автоматизации документооборота будет СЭД "Логика ECM. СЭД" (бывшая "БОСС-Референт").

Однако такой подход оправдан далеко не во всех случаях, поскольку холдинг часто представляет собой динамично развивающуюся структуру, то есть на определенном этапе развития холдингу могут потребоваться информационные системы другого, более высокого класса для автоматизации различных бизнес-областей. Если же предполагаемая для автоматизации документооборота информационная система, реализованная на единой программной платформе с другими управленческими системами, в меру функциональных или технических ограничений не позволяет охватить планируемую область автоматизации, то более в качестве варианта автоматизации документооборота может быть рассмотрение кроссплатформенных решений[239], которые позволят не только решить вопросы с интеграцией СЭД в корпоративное информационное пространство и наличием необходимого функционала, а также снять большую часть проблем, связанных с сопровождением системы, поддержкой пользователей, отказоустойчивостью и производительностью.

Потребность изучения функциональных и технических возможностей информационной системы в реальных условиях до момента выбора конкретного решения является необходимым методом на этапе оценки и выбора СЭД. Князева Т. В. в своих публикациях настоятельно рекомендует компаниям-заказчикам проводить предварительную тестовую оценку СЭД, поскольку "именно в процессе тестирования оценивается функциональная полнота СЭД (наличие необходимых функциональных боков), степень реализации системой ключевых задач, выявляются серьезные функциональные недостатки и достоинства, оценивается простота настройки, установки, быстродействие, понятность и удобство интерфейса программы, кастомизация…, а также возможность развития СЭД"[240]. Правильно организованное тестирование позволит сформировать мнение относительно того или иного программного продукта, основанное не только на практической проверки работы СЭД, но и на личностном восприятии и оценки многих критериев. Самое важное, что позволяет понять непосредственное тестирование программного продукта - насколько функционально решение соответствует первичным ожиданиям заказчика, сможет способствовать решению стоящих перед холдингом задач. Оценка функциональной полноты является одной из наиболее сложной, требует тщательного подхода и анализа.

На основании опыта, полученного при реализации ряда проектов по автоматизации документооборота холдинговых компаний, для проведения оценки функциональной полноты тестируемой информационной системы мы рекомендуем:

-  изучить и проанализировать действующие в холдинге бизнес-процессы, относящиеся к области предполагаемой автоматизации (изучение внутренней нормативной базы, интервьюирование основных участников процессов);

-  изучить состав документов, которые образуются в рамках предполагаемых к автоматизации процессов;

-  изучить смежные с зоной автоматизации процессы;

-  определить область оптимизации и унификации бизнес-процессов и документов;

-  определить требования к интерфейсной части предполагаемой системы;

-  изучить требования законодательной базы, национальных и международных стандартов;

-  сформировать функциональные требования к СЭД.

Формирование функциональных требований к потенциальной СЭД корпоративного уровня, основанных на предварительном изучении и глубоком анализе вопросов организации делопроизводства в холдинге, а также комплексном применении мировых практик и методик, позволит осуществить более точный выбор СЭД, исключит или минимизирует ошибки и просчеты при проведении тестирования.

Анализ научных публикаций в части обязательности применения многокритериального подхода в вопросе выбора решения для автоматизации документооборота холдинга показывает, что при формировании требований к СЭД необходимо учитывать особенности управления деятельностью холдингов, а именно то, что холдинг является уникальным образованием, в котором наблюдается симбиоз юридических лиц различной организационно-правовой формы, осуществляющих функционирование в едином векторе достижения стратегических целей, которое находит отражение в корпоративной структуре. То есть при выборе корпоративной СЭД должна изначально предусматриваться возможность модификации системы, гибкого изменения корпоративной структуры, уровня доступа участников процессов, настройки самих процессов обработки документов в зависимости от изменения политики управления холдинговой компании, а также стратегии ее развития. При этом механизмы, заложенные в СЭД должны позволять вносить изменения силами заказчика, без глубокой модификации информационной системы.

Эксперт в области систем электронного документооборота Князева Т. В. в своих публикациях справедливо отмечает: "СЭД организации должна решать широкий спектр задач и при этом быть удобной и гибкой в настройке, чтобы ее можно было поддерживать силами заказчика"[241]. Такой подход к реализации системы позволяет не только оперативно дорабатывать или настроить систему под меняющиеся процессы и корпоративную структуру, но и снизить стоимость владения ею. Необходимо отметить, что для определения возможности удобной и гибкой настройки изучаемых на этапе выбора СЭД должно проводиться не только тестирование программных продуктов, но и изучение их технических характеристик.

Подводя итог сказанному, а также основываясь на научных работах многих видных ученых-документоведов, мнении экспертов в области систем электронного документооборота, мы считаем, что только всестороннее изучение вопроса управления конкретными холдингами, стратегических задач, стоящими перед ними, в комплексе с нормативной и законодательной базой, материалами, представленными на научно-практических форумах и конференциях, позволяет максимально точно определить область автоматизации и четко сформулировать требования к потенциальным информационным системам для автоматизации управленческих процессов, в том числе процессов обработки документов.

Мы считаем, что принятию решения о выборе конкретной информационной системы в качестве корпоративной СЭД должны предшествовать работы по оценке потенциальных информационных систем для автоматизации документооборота в территориально распределенных холдингах, основанные на таких фундаментальных методах как:

-  изучение и анализ ИТ-архитектуры холдинга с целью определения платформы, на которой реализация СЭД является предпочтительной;

-  проведение мониторинга ИТ-рынка с целью выбора программных продуктов, реализованных на предпочтительных программных платформах, и их поставщиков для дальнейшего изучения;

-  интервьюирование или опрос компаний-разработчиков, а также их клиентов в целях сбора актуальной информации по изучаемым программным продуктам;

-  формализация комплексных требований к СЭД, включающих как функциональные, так и технические параметры, учитывающие возможность интеграции с другими программными продуктами, а также опыт поставщика информационной системы в реализации аналогичных проектов;

-  проведение сопоставительного анализа СЭД на основании разработанных параметров (применение многокритериального подхода для сравнения разных программных продуктов и выбора наиболее подходящих решений);

-  организация тестирования и формирование итоговой оценки потенциальных программных продуктов на соответствие сформулированным требованиям.

Комплексный подход в анализе информации, полученной из различных источников, в совокупности с применением перечисленных методов позволит не только максимально точно выбрать подходящую для конкретного холдинга СЭД, но и минимизировать риски при реализации проекта.

2.2.2. Выбор системы электронного документооборота

Многообразие научных методов и материалов, позволяющих провести всестороннее изучение и анализ функциональных и технических характеристик представленных на ИТ-рынке решений для автоматизации документооборота, позволяет на практике сделать выбор оптимальной СЭД для таких сложных с организационной точки зрения компаний как холдинги.

Вместе с тем необходимо отметить сложность оценки, которую необходимо провести при выборе системы корпоративного уровня, которая, прежде всего, вызвана необходимостью глубокого изучения условий функционирования компании с целью четкого формирования требований к потенциальному решению, проведения всестороннего изучения ИТ-архитектуры и используемых информационных систем для определения возможности включения СЭД в информационную среду холдинга.

Многие эксперты в области проектного управления, а также ученые-документоведы сходятся в подходе определения этапности проекта внедрения информационных систем, отмечая, что выбору конкретного решения должны предшествовать несколько стадий, позволяющих задать вектор выбора, а также очертить круг задач проекта.

Так, Ларин М. В. и Рысков О. И. в книге "Электронные документы в управлении" обращают внимание на то, что этап выбора системы "заключается в оценке существующих информационных систем, определении их возможностей при работе с управленческой документацией. Такая оценка поможет определить расхождение между требованиями к документам, принятым в организации, и эксплуатационными характеристиками и возможностями существующих в организации систем"[242]. Кроме того, они также указывают на необходимость проведения предварительных этапов, позволяющих очертить зону автоматизации и сформировать точные требования к системе. Ссылаясь на стандарт 15489[243], ученые выделяют несколько этапов создания или модернизации системы, к которым относят:

"…1) предварительное обследование организации на основе документальных источников и интервью);

2) анализ управленческой деятельности организации (на основе документальных источников, интервью, идентификации каждой управленческой функции, вида деятельности, операции, процесса);

3) определенный состав требований к созданию, получению и хранению документов (на основе документальных источников, интервью, анализа нормативных требований и особенностей управленческой деятельности, оценки риска);

4) оценка существующих документных и других информационных систем;

5) определение стратегии соблюдения требований к документам; "[244]…,

и так далее.

Другой ученый-документовед, Бобылева М. П. также отмечает, что "при всем многообразии управленческих решений, в том числе связанных с выбором программного продукта, можно выделить … основные стадии работы:

-  подготовительная (постановка задачи);

-  разработка возможных вариантов решений;

-  выбор решения…"[245].

Анализируя методологический подход, предложенный ученым[246], необходимо отметить, что она не только сформулировала перечень источников информации, необходимой для проработки каждого решения на предпроектной стадии, но и предложила последовательность каждого шага этой стадии, указала взаимосвязи. Так, первым шагом в предложенном ею подходе является "выявление и описание проблемной ситуации", что, по сути, является инициирующей ситуацией проекта.

Подтверждая мнение Бобылевой М. П., в диссертационном исследовании мы отмечали, что принципиальное решение руководства холдингов о необходимости выбора и внедрения СЭД, как правило, принимается не сразу, и что такое решение имеет несколько исходных проблем, изучение которых позволяет в перспективе достичь главной цели - повысить эффективность деятельности холдинга, ускорить динамику развития бизнеса.

В холдинговых компаниях к таким проблемам мы отнесли:

-  значительный рост компании и объема несистематизированных документов, что приводит к потере данных, невозможности оперативного получать необходимую информацию и принимать управленческие решения;

-  применение старых технологических решений, не способных повысить эффективность деятельности компании, оперативность, мобильность, технологичность и безопасность осуществления процессов;

-  неэффективность существующих процессов, низкий уровень их автоматизации;

-  потеря динамики развития, конкурентоспособности холдинга.

Выявление проблем, изучение и описание их, трансляция информации о них руководству холдинга является обязательной ступенью к началу проекта.

Также Бобылева М. П. отмечает необходимость проведения на первой стадии оценки располагаемого времени, определения необходимых ресурсов, которые также позволят провести комплексный анализ существующих проблем и предварительно оценить возможные затраты компании при реализации проекта.

Изучение методологического подхода, предложенного Бобылевой М. П., с позиции соответствия требованиям холдинговых компаний с учетом их специфики, позволяет говорить о том, что предложенный подход можно всесторонне использовать при выборе корпоративной СЭД при соблюдении нескольких дополнительных условий. Прежде всего, методология должна быть дополнена комплексным анализом имеющихся в холдинге информационных систем для определения места корпоративной СЭД в ИТ-архитектуре холдинга с целью планирования единого информационного пространства компании. Также при выборе решения для автоматизации документооборота территориально распределенного холдинга считаем необходимым включение в информационную основу методологии данных о корпоративной структуре, зонах ответственности подразделений и руководителей, которые являются участниками процессов, включенных в зону автоматизации, а также об измененных (с учетом реализации проекта) бизнес-процессах и видовом составе и объеме документов.

Кроме того, как показывает практика, выбор потенциальной СЭД для холдинга должен производиться с учетом динамики развития холдинга, перспектив увеличения процессов, количества пользователей и объема документов. В противном случае, как отмечают некоторые исследователи, холдинг рискует быстро "вырасти" из СЭД.

Так, Букина А. в своей публикации "Замена СЭД в связи с ростом и расширением компании" пишет: если "компания просто "переросла" ту СЭД, которая отлично справлялась с возложенными на нее ранее задачами, то существует третье (отмечу, далеко не бюджетное, но весьма кардинальное) решение: выбрать нового поставщика системы электронного документооборота и выбрать СЭД, которая заново автоматизирует документооборот и отчасти обновит методологию управления, принятую в организации, таким образом, чтобы она стала более прозрачной и эффективной"[247].

Таким образом, предварительный анализ динамики развития холдинга позволит спрогнозировать возможность системы поддерживать быстро меняющуюся сложную организационную структуру холдинга, схему управления многоуровневым доступом к базам данных и документам, управлять всем массивом растущего объема документов, а также спланировать примерное количество процессов, подлежащих автоматизации.

В ходе диссертационного исследования был рассмотрен ряд материалов, содержащих различные методологические подходы при проведении выбора и оценки СЭД, включая методологию, предложенную независимым экспертом в области автоматизации документооборота Князевой Т. В. [248]. В своих публикациях она выделяет в качестве отдельной стадии "предпроектное обследование организации-заказчика", в ходе которой предлагает провести детальное пошаговое изучение состояния документооборота, внутренних нормативных документов, организационной структуры, а также действующих в организации информационных систем.

Анализируя содержательную часть стадии проведения обследования, независимый эксперт особо отмечает необходимость составления перечня и структуры основных подразделений учреждения (с выделением удаленных подразделений), выделение возможных "узких" мест в организации документооборота; определения количества потенциальных пользователей системы с разбивкой по подразделениям и выполняемым функциям (ролям), и так далее[249].

Кроме того, Князева Т. В. рекомендует на предпроектной стадии определить цели и задачи внедрения СЭД, определить состав рабочей группы, а также границы проекта, что носит непринципиальные отличия от рекомендаций других экспертов и ученых, например, от мнения Бобылевой М. П., которая относит вопрос определения целей и задач внедрения проекта к стадии разработки решения. Вместе с тем, не смотря на разницу в подходе к детализации и оценке предпроектной работы, оба исследователя практически сходятся в том, что следующей стадией является разработка решения, которая заключается в подготовке комплексных требований к СЭД.

Для глубокого изучения вопроса формирования требований к информационным системам компаний был проведен анализ ряда публикаций и исследований в области проектного управления и внедрения систем электронного документооборота, что позволило выделить рекомендации о формировании комплексных требований к корпоративным системам с привлечением экспертов от заинтересованных подразделений-участников проектов путем создания проектных команд или групп.

Как отмечает один из экспертов в области электронного документооборота Романов Д. А., "Команда проекта должна четко понимать, какие стратегические цели перед собой ставит организация и каким образом достижению этих стратегических целей должны способствовать конкретные изменения в документационном обеспечении управления. Повторимся, что при этом документационное обеспечение должно восприниматься не как ОРД, а как более широкая комплексная задача работы сотрудников организации с самой разной информацией[250].

Поддерживая такое мнение, мы отмечаем, что принятие коллегиального решения о составе требований к СЭД позволяет не только провести всесторонний анализ области автоматизации и действующих процессов холдинговой компании, но и подготовить обоснованный и детализированный документ, содержащий необходимые критерии оценки системы корпоративного уровня, учитывающий требования концепции комплексного управления корпоративными информационными ресурсами.

Как ранее отмечалось в нашем диссертационном исследовании, требующей внимания представляется первичная оценка вариантов решений для автоматизации корпоративного документооборота, когда производится выбор программных платформ, на которых должна быть реализована СЭД, а также потенциальных компаний-поставщиков. Согласно мнению Князевой Т. В., "При выборе системы, как правило, принимается во внимание то, на какой платформе она построена и какие технологии используются. И здесь приоритет отдается скорее не новизне, а стабильности и надежности"[251]. На практике такая оценка позволяет не только сократить количество рассматриваемых систем, но и выбрать тех поставщиков, которые обладают необходимым опытом внедрения сложных технических решений в территориально распределенных компаниях со сложной организационной структурой и ИТ-архитектурой. Проведение такой оценки до момента изучения функциональной и технической части каждой рассматриваемой в рамках проекта СЭД, позволяет оптимально использовать время и ресурсы для детального изучения выбранных систем.

Всесторонний анализ методической литературы, а также научных исследований и прикладных материалов, содержащих информацию о содержательной части требований к СЭД организации, позволяет выделить два основополагающих подхода, на которых большая часть ученых и практиков предлагают построить данную работу.

Поскольку "одна из главных задач, стоящих перед СЭД, - управление процессами движения и обработки документов"[252], ученые-документоведы делают акцент на необходимости ориентироваться в требованиях "на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой"[253]. Безусловно, такой подход обеспечивает соответствие выбираемой системы традициям отечественного делопроизводства, максимально учитывает требования по работе с документами.

Второй подход, о котором также часто упоминается в различных источниках, включая материалы научно-практических конференций и форумов, научных публикациях, исследованиях независимых экспертов - применение при формировании требований к СЭД положений спецификации MoReg2 и переводного стандарта 15489. Так, говоря о спецификации, Князева Т. В. отмечает: "Данный документ впервые дал возможность всем заинтересованным сторонам-пользователям, разработчикам систем, специалиста по управлению документами применять на практике типовую модель функцильных требований к автоматизированным системам электронного документооборота (системам управления документами… MoReg2 учитывает технологические изменения, новые стандарты и опыт, накопленный за последние годы…".[254]

Необходимо отметить важность учета комплексных требований национальных и международных стандартов при формировании требований к корпоративной СЭД, поскольку только комплексный подход обеспечит точное формирование требований, учитывающих отечественный и мировой опыт, позволит минимизировать ошибки и исключить риски при выборе и внедрение СЭД.

Изучая мнение российских ученых в части выбора потенциального решения для автоматизации документооборота, необходимо отметить, что многие из них, например, Бобылева М. П., предлагают детализировать функциональные требования "по основным традиционным делопроизводственным функциям: регистрация документов, контроля исполнения, поиска в базе данных, учета передачи подлинников и копий документов"[255].

Кроме того, Бобылева М. П. рекомендует "среди функциональных критериев выделить обеспечение задач электронного документооборота, в том числе: работу с электронными файлами документов; регистрацию документов, поступающих по электронной почте; возможность использования средств криптографической защиты информации ЭЦП)"[256]. При этом она обращает внимание на то, что "на выполнение определенных видов работ фирмы-разработчики должны иметь соответствующие лицензии[257]". Такое мнение соответствует требованиям законодательства в части применения средств криптографической защиты информации. "В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 №63-ФЗ "Об электронной подписи" документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, приравнены к подписанным собственноручно. Такое решение обеспечивает возможность использования этого аспекта криптографической защиты информации в СЭД не только для установления правомочности документации, хранимой в СЭД организации, но и полноценного обмена электронными документами как с другими организациями, так и с органами власти"[258].

Вопрос защиты информации, распределения прав доступа в СЭД является обязательным аспектом большего числа требований к системе. В качестве примера можно рассмотреть мнение Барановой И. В., которая в своей публикации "Составление технического задания на разработку СЭД: основные этапы и участие службы ДОУ" говорит о том, что "рабочая группа проекта определит функциональный состав будущей СЭД, а именно:

-  распределение прав доступа к документам;

-  возможность импортирования документов из различных электронных систем (к примеру, электронной почты);

-  необходимость и политику разграничения полномочий пользователей в системе;

-  создание документов с использования утвержденных шаблонов;…"[259]

-  и так далее.

Считаем необходимым отметить, что хотя материалы, подготовленные специалистами, занимающимися прикладными вопросами автоматизации документооборота, зачастую носят общий характер, тем не менее они могут содержать детализированные критерии оценки принципиальных моментов, на которые необходимо обращать внимание при подготовке требований к СЭД, например, требования по миграции данных.

Основываясь на изучении публикаций и иных источников, касающихся вопроса внедрения информационных систем, необходимо сделать акцент на мнении многих исследователей, что сформированные и согласованные в компании требования к потенциальной системе являются основой для выбора конкретного решения, в том числе для применения таких методов выбора, как разработка весовых коэффициентов (баллов) или ранжирование.

Так, Князева Т. В. рассматривает проведение такой работы обособленно, а рамках обязательных действий указывает следующее:

"На данном этапе:

-  производится оценка соответствия функциональных возможностей систем требованиям и задачам заказчика;

-  критериям присваивается весовой балл по степени их значимости"[260].

Бобылева М. П. отмечает, что "в ходе экспертной оценки желательно использовать заранее выбранную систему весовых коэффициентов (баллов) или применять ранжирование"[261]. При этом ученый обращает внимание на то, что "из числа показателей, оцениваемых с применением весовых коэффициентов, будет логичным исключить стоимостные характеристики, так как они уже имеют свое количественное выражение и их сопоставительный анализ будет выполняться на другом этапе"[262].

Изучение и анализ практического применения многокритериального метода оценки потенциальной системы для автоматизации документооборота, описываемого многими учеными и экспертами, позволяет обобщить полученную информацию и акцентировать внимание на важных для холдинговых компаний моментах выбора системы.

Так, немаловажным шагом в отборе программных продуктов является оценка адаптационных возможностей. Бобылева М. П. предлагает в рамках такой оценки провести анализ простоты установки и настройки информационной системы, а также изучить потенциал ее развития[263]. Поскольку в качестве заказчика мы рассматриваем холдинговую компанию с территориально распределенной структурой, необходимо признать, что указанные критерии в значительной мере влияют на гибкость системы и возможность быстрой ее настройки под динамично меняющиеся процессы холдинга. Потенциал развития (дополнительные модули, простота настройки, возможность модификации) позволяют снизить итоговую стоимость владения программным продуктом, что является важным моментом при принятии решения.

Изучение мнения экспертов по оценке СЭД, также позволяет сфокусировать внимание еще на одном критерии выбора, на который ранее не обращалось пристальное внимание заказчиков, - на понятности и удобстве пользовательского интерфейса. При изучении указанного критерия считаем важным мнение экспертов компаний-разработчиков, которые на практике смогли обобщить и реализовать потребности заказчиков в этой части.

Так, Назаренко А. А., эксперт в области СЭД, отмечает в одной из своих публикаций: "… одним из важнейших факторов, демонстрирующих именно ориентированность на пользователя и его задачи, является индивидуализированный интерфейс для каждой из групп пользователей, с помощью которого руководитель организации может получать обработанные данные по автоматизированным управленческим процессам в целом, а делопроизводители подразделений - вводить и регистрировать документацию"[264]. Исследователь обращает внимание на тенденцию унификации элементов интерфейса для разных СЭД, на функциональную интуитивность, а также на персонализацию настроек, что позволяет пользователям быстро адаптироваться и эффективно использовать системы в работе. "Появление требований к интерфейсу пользователя систем электронного документооборота позволяет качественно сдвинуть акцент при выборе систем такого рода в сторону характеристик, обеспечивающих более эффективное внедрение и использование", - отмечает автор в своей статье.

Другой представитель компании-разработчика Коржов В. также отмечает сложность задач по разработке пользовательского интерфейса: "Главная проблема, стоящая перед создателями интерфейса СЭД, - баланс между простотой операций и понятностью интерфейса"[265].

Согласно мнению большей части исследователей и ученых-документоведов, наиболее полно оценить различные стороны рассматриваемых в качестве потенциальных СЭД возможно, если к работе в проекте привлечь предметных специалистов в области делопроизводства и архивного дела[266]. Их участие у проектной группе позволит не только уточнить требования к СЭД в части автоматизируемого функционала, но и предполагаемой нагрузки системы.

Безусловно, современные информационные системы корпоративного уровня должны сочетать в себе комплекс функциональных и технических возможностей, удобство интерфейса, но при этом они также должны строиться на технологиях, позволяющих работать с документами мобильно.

Как отмечают некоторые исследователи, бурное развитие технологических решений позволяет сегодня поднять корпоративную СЭД до уровня системы управления организацией. В частности, Назаренко А. А. пишет: "Системы продолжают бурно развиваться, учитывая новые требования бизнеса и организации деятельности компаний. В частности, в силу увеличения мобильности топ-менеджеров и руководителей среднего звена все более востребованной становится возможность ознакомления этих специалистов с поступившей на их имя корреспонденцией не на стационарном компьютере, а на ноутбуке, смартфоне, планшетном устройстве"[267].

Как показывает практика, мнение некоторых экспертов, что "почти все проекты по автоматизации первых лиц носят, скорее, штучный характер"[268], на сегодняшний день все больше смещается в сторону широкого применения мобильных средств в организации работы с документами и информацией, а одним из ключевых критериев выбора СЭД все чаще становится наличие модуля, позволяющего использовать удобные для пользователей девайсы.

Основываясь на личном практическом опыте и мнении многих экспертов в области автоматизации документооборота, можно говорить о том, что детализация требований, разработка критериев и изучение различных характеристик систем на соответствие разработанным критериям будет неполным без проведения тестирования каждого из первоначально выбранных решений. Как отмечает Князева Т. В., "Этап тестирования поможет оценить реализацию ключевых функций в системах, выявить серьезные недостатки каждого решения, оценить интерфейс, эргономику, сложность внедрения и поддержки, принципиальную возможность реализации поставленных задач"[269].

Вместе с тем необходимо отметить, что для организации тестирования необходимо привлекать значительное количество подготовленных специалистов, чтобы можно было организовать аналог реальной работы территориально распределенных подразделений в СЭД, при этом функциональное тестирование необходимо проводить по заранее разработанному сценарию, распределив участников по ролям, выполняемым в системе, а также разграничив их доступ. Также для корректной настройки тестовой версии системы потребуется привлечение специалистов со стороны поставщика программного продукта.

Кроме того, стоит сказать о том, что "сложность внедрения и поддержки" можно оценить исключительно путем изучения технических характеристик потенциальной системы, а также путем интервьюирования специалистов поставщика, осуществляющих установку и сопровождение программного продукта.

Безусловно, не вызывает сомнения важность рассмотренных выше критериев, однако наиболее сложным шагом оценки корпоративной СЭД, согласно мнению некоторых ученых, является оценка с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик. Как отмечает Бобылева М. П., "на этом этапе каждый из предварительно отобранных программных продуктов должен пройти экспертную оценку по критериям согласно составленному перечню".[270]

Профессор Ларин М. В. в научных публикациях также отмечает возможность оценки СЭД с применением компаративного метода, отмечая его простоту и доступность, в том числе с применением перекрестных оценок[271]. Необходимо отметить общую основу перечисленных методов с методом оценки путем присвоения критериям весовых коэффициентов (баллов) или ранжирования, так как в основе указанных методов лежит формирование сводной таблицы или матрицы, проведение сравнения различных систем по выбранным критериям. Также необходимо подчеркнуть, что указанные методы получили широкое практическое применение, так как позволяют получить достаточно объективную оценку каждого из оцениваемых программных продуктов.

В итоге проделанной работы возможно получить "суммарную оценку по каждому варианту программного обеспечения, а также получить данные по группам критериев. Таким образом, можно выявить программные продукты, получившие наибольшую суммарную оценку"[272]. Однако, при проведении оценки путем присвоения критериям весовых коэффициентов (баллов) или ранжирования, на практике можно получить результат, когда по различным критериям наибольшее количество баллов (или наивысший ранг) получают разные программные решения. Такие случаи нередки, а наглядный пример такого результата проиллюстрирован в книге Князевой Т. В. "Системы электронного документооборота: анализ и выбор".

Многие ученые и исследователи рассматривают в качестве конечного результата проделанной работы по выбору корпоративной СЭД вариант, когда ни один из рассматриваемых решений не удовлетворяет сформированным требованиям. Говоря о таком варианте, Бобылева М. П. пишет: "Тогда встает вопрос о разработке заказного варианта программного обеспечения, учитывающего специфику работы с документами данной организации"[273]. Однако такой вариант для холдингов является малоприменимым ввиду сложности и длительности заказной разработки, которая должна будет учесть весь спектр требований, а также иметь значительный запас надежности, позволяющий поддерживать все процессы компании с учетом развития.

Решая вопрос выбора единственного решения, ученые и исследователи, при получении в результате проведенной оценки нескольких вариантов решения, предлагают либо провести повторную оценку, либо рассмотреть дополнительные критерии, либо произвести сравнительный анализ систем.

Исходя из необходимости получения точной оценки, из потребности минимизировать временные затраты на получение нужного результата, а также из личного практического опыта, предлагаем для решения задач подобного рода применять метод анализа иерархий (далее МАИ)[274], разработанный Саати Т.

В современной отечественной и мировой практике указанный метод нашел самое широкое применение в различных областях деятельности от оценки недвижимости, до решения кадровых вопросов по замещению вакантных должностей.

Рассматривая практическое применения метода, на первым этапе предлагаем выполнить структурирование параметров выбора в виде иерархии или сети. В наиболее элементарном виде иерархия строится с вершины (цели), через промежуточные уровни-критерии (технико-экономические параметры) к самому нижнему уровню, который в общем случае является набором альтернатив. После иерархического воспроизведения проблемы устанавливаются приоритеты критериев и оценивается каждая из альтернатив по критериям. В МАИ элементы задачи сравниваются попарно по отношению к их воздействию на общую для них характеристику. Система парных сведений приводит к результату, который может быть представлен в виде обратно симметричной матрицы.

Элементом матрицы a(i, j) является интенсивность проявления элемента иерархии i относительно элемента иерархии j, оцениваемая по шкале интенсивности от 1 до 9, предложенной автором метода, где оценки имеют следующих смысл:

Если при сравнении одного фактора i с другим j получено a(i, j) = b, то при сравнении второго фактора с первым получаемa(j, i) = 1/b.

Опыт показал, что при проведении попарных сравнений в основном ставятся следующие вопросы. При сравнении элементов А и Б:

-  Какой из них важнее или имеет большее воздействие?

-  Какой из них более вероятен?

-  Какой из них предпочтительнее?

Пусть:
A1...An - множество из n элементов;
W1...Wn - соотносятся следующим образом:

Оценка компонент вектора приоритетов производится по схеме:

"Приоритеты синтезируются, начиная со второго уровня вниз. Локальные приоритеты перемножаются на приоритет соответствующего критерия на вышестоящем уровне и суммируются по каждому элементу в соответствии с критериями, на которые воздействует элемент.

Весьма полезным побочным продуктом теории является так называемый индекс согласованности (ИС), который дает информацию о степени нарушения согласованности. Вместе с матрицей парных сравнений получаем меру оценки степени отклонения от согласованности. Если такие отклонения превышают установленные пределы, то тому, кто проводит суждения, следует перепроверить их в матрице.

ИС = (l max - n)/(n - 1)

Если разделить ИС на число, соответствующее случайной согласованности матрицы того же порядка, получим отношение согласованности (ОС). Величина ОС должна быть порядка 10% или менее, чтобы быть приемлемой. В некоторых случаях допускается ОС до 20%, но не более, иначе надо проверить свои суждения"[275].

Приведем пример применения метода анализа иерархий при выборе решения для автоматизации документооборота холдинговой компании.

Цель: выбор СЭД для территориально распределенного холдинга.

В данном случае к матрице должны быть приложены детальные требования к СЭД, разработанные в холдинге, поскольку точная оценка того или иного решения проставляется именно на соответствие данным требованиям.

Требования должны быть систематизированы и содержать подробные общие требования (это масштабируемость, модульность, возможность настроек и модификаций и т. п.), функциональные требования (наличие необходимых модулей, настраиваемости workflow, перечень автоматизируемого функционала и т. д.), детальные требования по безопасности (включая применение сертифицированных средств криптографии), а также немаловажные вопросы по внедрению и эксплуатации, такие как наличие технической поддержки после внедрения, итоговые сроки реализации (включая пилотный проект), а также общая стоимость проекта (включая приобретение серверов, командировки специалистов, проведение обучения задействованного в проекте персонала и т. д.). Также желательно от каждой компании-участника итогового этапа выбора СЭД получить коммерческое предложение, включающее не только детальное описание предмета договора на внедрение СЭД, но и технические требования к оборудованию и инфраструктуре, сроки реализации проекта, осуществление технической поддержки, возможность обучения пользователей, и так далее.

Если в результате предварительного выбора СЭД проектная группа получила для сравнения две системы, то альтернативы выбора будут выглядеть следующим образом:

В нашем случае получилась матрица из семи значений:

Если расставить веса, матрица (в зависимости от присвоенных значений) может принять следующий вид:

Отношение согласованности в данном случае будет равно 6,01% (веса расставлены корректно).[276]

При заполнении каждого критерия (где производится попарное сравнение каждого показателя), получаются следующие результаты выбора:

Итак, примененный для выбора единственного решения для автоматизации документооборота холдинга метод анализа иерархий позволяет произвести сравнительный анализ практически одинаковых на первый взгляд информационных систем и выбрать оптимальное решение.

Таким образом, можно говорить, что широкий спектр информации, полученный в результате изучения нормативной и законодательной базы, научных исследований и прикладных работ в области делопроизводства и архивного дела, информационных технологий, управления проектами, а также анализа текущей деятельности холдинговых компаний, изучения и анализа процессов обработки документов, вопросов построения ИТ-архитектуры, позволяет сформулировать корректные требования к корпоративной СЭД, снизить риск выбора неподходящей системы, а также минимизировать ряд других рисков, которые могут возникнуть на этапе внедрения.

Стоит отметить важность выбора наиболее подходящих в каждом конкретном случае фундаментальных методов оценки потенциальной корпоративной СЭД, которые позволят получить с минимальными ресурсными затратами необходимый результат. Из научных методов, рекомендованных к применению при выборе СЭД учеными-документоведами и экспертами в области автоматизации документооборота, можно выделить такие методы, как разработка весовых коэффициентов (баллов), ранжирование, компаративный метод, метод перекрестных оценок, а также тестирование СЭД.

В качестве метода, позволяющего осуществить выбор единственно подходящей для автоматизации документооборота холдинга информационной системы, стоит рекомендовать метод анализа иерархий Саати Т., который наиболее точно позволяет сравнить две и более похожих по функциональным и техническим характеристикам СЭД и определить ту, которая в наибольшей степени соответствует требованиям конкретной компании.

Поскольку при выборе СЭД существует необходимость провесдения детальной оценки функциональной части, пользовательского интерфейса, удобства настроек и поддержки системы, мы считаем, что в проектной группе должны принимать активное участие предметные специалисты, отвечающие за документационное обеспечение управления в холдинге. Участие предметных специалистов не только позволить организовать эффективную методическую работу при внедрении СЭД, но и позволит на этапе выбора информационной системы проанализировать и оценить перспективы ее использования.

3.  Порядок и проблемы внедрения системы электронного документооборота в холдинге

3.1.  Основные этапы проекта внедрения СЭД в холдинге и применяемые при реализации проекта методы

Процесс внедрения СЭД в различных компаниях сегодня исследован довольно подробно и описывается в публикациях и научных работах многих ученых-документоведов[277] и экспертов[278], занимающихся прикладными вопросами. Вместе с тем необходимо отметить факт, что вопрос внедрения СЭД в холдингах мало исследован в силу закрытости их структур, сложности и длительности внедряемых проектов.

Ученый-документовед Бобылева М. П. в своих научных работах всесторонне рассматривает вопрос методологии внедрения корпоративной СЭД. В частности, она отмечает: "С позиции формальных требований основные стадии внедрения автоматизированных систем определены в ГОСТ 34. 601-90[279], а также ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99" [280].

Рассматривая требования ГОСТ 34.601-90, необходимо отметить, что относительно вопроса внедрения корпоративной СЭД в условиях территориально распределенного холдинга считаем возможным применение таких описанных в стандарте этапов, как "разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта объекта автоматизации", "разработка рабочей документации на систему", "разработка или адаптация программ", а также "подготовка объекта автоматизации к вводу АС[281] в действие".

Говоря о "разработке заданий на проектирование в смежных частях проекта объекта автоматизации", стоит отметить возможность выполнения данного шага при реализации концепции комплексного управления корпоративными информационными ресурсами[282], а также необходимости глубокой интеграции внедряемой корпоративной СЭД с другими системами и программными продуктами, применяемыми для автоматизации управленческих процессов холдинговой компании.

Рассматривая другие перечисленные выше этапы, необходимо согласиться с их практической применимостью во всех проектах внедрения СЭД в условиях холдинговых компаний.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010, пришедший на смену предыдущему ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 в 2012 году, "устанавливает общую структуру процессов жизненного цикла программных средств, … определяет процессы, виды деятельности и задачи, которые используются при приобретении программного продукта или услуги, а также при поставке, разработке, применении по назначению, сопровождении и прекращении применения программных продуктов"[283].

Стандарт 12207-2010 рассматривает ряд таких взаимосвязанных процессов в контексте системы, как "процессы соглашения", "процессы организационного обеспечения проекта", "процессы проекта", "технические процессы", и так далее. Считаем, что применение стандарта в комплексе с другими нормативными документами, рассматривающими вопросы внедрения систем, позволит четко структурировать реализацию проекта внедрения СЭД в территориально распределенном холдинге, учесть все возможные риски и достичь необходимого качественного итога проекта.

Изучение широко представленного в публичных средствах информации практического опыта реализации проектов внедрения СЭД в компаниях, позволяет говорить о применении общих подходов в этом вопросе. Так, М. В. Ларин и О. И. Рысков в книге "Управление документами на основе международного стандарта ИСО 154892001", основываясь на переводном стандарте, выделяют этап внедрения в качестве отдельного и говорят о необходимости системного подхода к проведению данного этапа, "с использованием проектного планирования и методологий, подходящих для данной ситуации, а также с целью интеграции работы системы управления документами с управленческими процессами и связанными системами"[284]. Четкое планирование этапа внедрения на практике помогает не только реализовать поставленные задачи в определенный срок, но и в значительной степени снизить многочисленные риски.

Некоторые эксперты в области электронного документооборота отмечают обязательность применения при реализации проекта принципа централизации, который выражается в издании распорядительного документа, где уточняются участники проектной команды, утверждается план проекта, содержащий сроки и исполнителей, а также в осуществлении централизованного контроля за ходом выполнения проекта[285]. Необходимо отметить, что такой подход полностью соответствует общей практике реализации крупных проектов и применим в компаниях холдингового типа.

Говоря о внедрении корпоративной СЭД, Бобылева М. П. справедливо отмечает, что "… в современных условиях вряд ли возможно сразу внедрить многофункциональную автоматизированную систему для крупной организации. Более целесообразным представляется ее вариант поэтапного развития"[286]. Вместе с тем, ученый предлагает определенную последовательность реализации проекта внедрения корпоративной СЭД в крупной компании, которая позволяет оптимизировать процессы, разработать и внедрить необходимые нормативные документы, провести унификацию документооборота, обучение сотрудников, и так далее. На завершающем этапе проекта Бобылева М. П. предлагает перейти к полномасштабному использованию функциональных возможностей системы.

Рассматривая последовательный подход к реализации этапов проекта, ученый обращает внимание на то, что "сходные принципы выделения основных этапов внедрения системы управления электронными документами применяются и за рубежом" [287].

Многие исследователи и специалисты, занимающиеся прикладными вопросами внедрения СЭД, отмечают обязательность включения в план реализации проекта такого этапа, как "пилотный проект"[288]. Так, Князева Т. В., рассматривая общие подходы к выбору и внедрению системы автоматизации документооборота, отмечает следующие обязательные этапы внедрения:

-  пилотный проект;

-  аудит внедренной СЭД на предмет соответствия требованиям;

-  внедрение и реализация СЭД в полном объеме[289].

Вместе с тем, Князева Т. В. в книге "Системы электронного документооборота: анализ и выбор" пишет: "Договором не всегда предусматривается выполнение пилотного проекта, но в любом случае сначала выполняется какой-то небольшой этап. Пилотный проект подразумевает полную автоматизацию контура документооборота компании, либо автоматизацию выбранного подразделения. Результат - акт о завершении пилотного проекта (или первого этапа)"[290].

Основываясь на мнении экспертов в области автоматизации документооборота, а также на личном практическом опыте, мы предлагаем сделать акцент на особом значении, которое имеет реализация "пилотного проекта" в территориально распределенном холдинге, поскольку такой подход позволяет на практике оценить реальные возможности внедряемого решения, выявить слабые места и внести необходимые корректировки, провести необходимые работы по интеграции, сделав важный вклад в создание единого корпоративного информационно пространства, в реализацию концепции комплексного управления информационными ресурсами.

На практике в холдингах в качестве "пилотного проекта", как правило, проводится внедрение СЭД в одном или двух территориально удаленных обществах (выбирается управляющая компания и одно-два дочерних предприятия), что позволяет не только проверить возможность и качество удаленной работы пользователей, но и произвести полноценную настройку электронного взаимодействия участников процессов обработки документов (производится настройка корпоративного документопотока).

Рассматривая "пилотный проект" в качестве необходимого шага реализации всего проекта, необходимо отметить, что при его планировании, как правило, учитывается необходимость выполнения следующих операций:

-  уточнение требований к реализации СЭД;

-  заключение договора с поставщиком программного продукта с указанием "пилотного проекта" в качестве обязательного этапа, а также определения обществ и подразделений холдинга, которые будут задействованы в реализации этой части проекта с целью настройки обмена документами между обществами холдинга;

-  определение процессов, которые будут автоматизированы в рамках "пилотного проекта";

-  участие в реализации "пилотного проекта", включая работы по организации обучения пользователей, формированию внутренней нормативной документации по работе в СЭД, настройке внедряемой системы;

-  приемочные испытания и ввод системы в опытную эксплуатацию;

-  подготовку документов, зафиксировавших факт реализации "пилотного проекта".

Кроме того, в рамках "пилотного проекта" может выполняться работа по переносу (миграции) данных из ранее используемых в деятельности холдинга систем в новую. Рассматривая вопрос перемещения массива информации в новую СЭД, Назаренко А. А. в своих публикациях пишет: "В конце 1990-х гг. как раз подобный подход был массовым: одиночки-разработчики / группы разработчиков в рамках отделов автоматизации создавали системы электронного документооборота по заказу как предприятий, так и государственных структур. Однако уже через несколько лет вырисовалась четкая проблематика такого подхода: во-первых, с уходом специалиста-разработчика из компании проект фактически умирал, так как со временем, не развиваясь, переставал соответствовать требованиям изменяющегося бизнеса компании. С другой стороны, когда через несколько лет наконец-то вставал вопрос о внедрении профессиональной, а не самописной системы, возникала проблема миграции данных: документы за несколько лет работы системы нужно было перегрузить в новую СЭД, что представлялось возможным лишь в 10-15% случаев[291]". Однако практика показывает, что далеко не все компании принимают решение о миграции данных, поскольку реализация механизма переноса идентична разработке нового модуля, что требует значительных временных и финансовых затрат.

Изучая материалы исследований по внедрению СЭД в организациях, необходимо подчеркнуть роль управленческого решения в реализации как "пилотного проекта", так и полномасштабного внедрения корпоративной СЭД. Подчеркивая сложность и длительность процесса внедрения, Володин Д. В. рекомендует не "откладывать процесс перехода на новые принципы управления под предлогом того, что организация не готова к внедрению всего спектра ECM-технологий"[292].

Говоря о сложных моментах на этапе внедрения корпоративной СЭД, Бобылева М. П. обращает внимание на вероятность "попытки вернуться к прежним способам работы… Таким образом, на стадиях внедрения и освоения КСЭД может быть период одновременного сосуществования новой и старой технологий"[293]. Необходимость параллельного использования новой корпоративной системы наряду с ранее применяемыми программами и технологиями, безусловно, создает дополнительные трудности в реализации проекта, но вместе с тем является реальной необходимостью, особенно в крупных территориально распределенных компаниях и холдингах при реализации "пилотного проекта".

Проводя глубокий анализ проблематики внедрения СЭД, Бобылева М. П. рассматривает ее в связке с вопросами управления нововведениями в сфере автоматизации документооборота. В частности, она говорит о том, что "важно принимать во внимание особенности КСЭД, именно как управленческого нововведения (масштаб применения в организации, связь с системой менеджмента и элементами внутренней среды организации)"[294].

Рассматривая причины и возможные последствия недостаточной проработки вопроса принятия персоналом вводимых изменений, ученый справедливо отмечает: "Проблемы внедрения новых технологий не сводятся только к так называемому "психологическому барьеру" и охватывают сферу интересов работников (экономических, социальных). … С этой точки зрения важно, чтобы работники осознали, что их выгоды от внедрения КСЭД и невыгоды от неприятия нововведения превышают выгоду от сохранения прежнего порядка работы"[295]. Наряду с разъяснительными и обучающими мероприятиями ученый в некоторых ситуациях рекомендует применять мотивацию персонала, и даже санкции. В частности, Бобылева М. П.пишет: "если сотрудники не хотят работать по-новому - использовать систему мотивации персонала, стимулов и, при необходимости, санкций, разъяснять преимущества и перспективы новой технологии" [296].

Вопросы управления преобразованиями при внедрении СЭД также рассматривает в своих публикациях Романов Д. А., который не только обращает внимание на необходимость проведения мониторинга на предмет готовности персонала компании к изменениям, но и говорит о возможности получения итоговой комплексной оценки, которая "позволит выявить наличие узких мест, на которые следует обратить внимание при управлении проектом"[297].

Всестороннее изучение подходов к реализации проекта внедрения СЭД в компаниях позволяет выделить аспекты, связанные и влияющие на корпоративную культуру компании, поскольку требования к работе с документами в информационной системе в какой-то момент становятся правилом, распространяющимся на большую часть персонала таких компаний, как холдинги. Именно поэтому, как отмечает, Бобылева М. П., "… важна общая готовность руководства организации к внедрению системы, в том числе принимать своевременные решения по проекту, выделять необходимые ресурсы, оптимизировать существующие процессы работы"[298].

Изучение мнения ученых-документов и специалистов-практиков, касающегося вопросов внедрения СЭД в организациях, позволяет акцентировать внимание на необходимости гибкого управления изменениями в целях минимизации рисков, четкого выполнения заранее спланированной этапности проекта. Безусловно, важным моментом в проведении такой работы является не только подготовка и адаптация внедряемой информационной системы к условиям конкретной компании, но и своевременное и полномасштабное обучение персонала.

Необходимо отметить, что в современных условиях вместе с предложением программных продуктов для автоматизации процессов обработки документов многие компании-поставщики предлагают услуги не только по обучению персонала, задействованных в работе с СЭД, но и по обучению специалистов, чья работа связана с поддержкой новой информационной системы, с ее настройками, и даже возможной модификацией.

Так, компания "ИнтерТраст" предлагает обучающие курсы для разных групп пользователей, включая разработчиков и администраторов информационной системы[299]. Аналогичное обучение предлагают провести для пользователей своих программных продуктов и другие компании, включая компанию ЭОС[300], "Логика бизнеса. 2.0"[301], и так далее.

Такой подход позволяет не только подготовить персонал к работе с новыми высокотехнологичными программными продуктами, но и снизить стоимость поддержки внедряемого решения, решить вопрос дальнейшего его развития. Вместе с тем некоторые исследователи, в частности, Назаренко А. А., предупреждают, что решение самостоятельно развивать систему может иметь отрицательные моменты, в частности, необходимость содержать значительный штат разработчиков. Так, исследователь отмечает: "… для создания и поддержания информационной документоориентированной системы на предприятии нужен не один разработчик, а 5-10 человек, которые, не занимаясь эксплуатацией, будут только создавать новые модули"[302].

Действительно, на практике известны такие случаи, когда руководство холдингов принимало решение разрабатывать, либо модифицировать СЭД силами собственного персонала, что потребовало, в свою очередь, значительных ресурсных затрат и содержания больших подразделений, занимающихся разработкой и тестированием нового функционала, созданием нормативных документов, отражающих произведенную модификацию процессов и информационных систем.

Рассматривая процесс реализации проекта внедрения СЭД в организации, многие ученые и исследователи обращают внимание на обязательность разработки на определенном этапе необходимых внутренних нормативных документов, направленных на описание оптимизированных процессов с учетом применения средств автоматизации. Так, Бобылева М. П.говорит о том, что "эффективное использование корпоративной технологии документооборота основывается на ее закреплении в регламентирующих документах, существовании "писанных правил" работы сотрудников. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют к себе вопросы нормативно-методического обеспечения"[303].

Говоря о сложности пробного внедрения СЭД (реализации "пилотного проекта"), многие ученые сходятся во мнении, что такие этапы необходимо проводить с участием сотрудников подразделения, отвечающего за организацию делопроизводства в компании, а также привлекать наиболее подготовленный персонал. Бобылева М. П. также рекомендует "внедрять новую технологию в первую очередь в подразделениях, где наиболее очевидны насущная необходимость и эффект внедрения"[304].

Как показывает практика, кроме перечисленных выше работ, на этапе внедрения СЭД производится подготовка инфраструктуры и инсталляция системы. Роль подразделения, отвечающего за организацию делопроизводства в организации, на этой стадии проекта - контролирующая[305]. На этой стадии производится установка и настройка оборудования, подключение пользователей.

Неоспоримо важной является роль сотрудников подразделения документационного обеспечения управления в оказании методической помощи персоналу компании, задействованному в реализации проекта, как на стадии "пилотного проекта", так и при полномасштабном внедрении проекта, поскольку от знания предметной области, уровня подготовки сотрудников во многом зависит восприятие ими новой системы, готовность работать и принимать участие во внедрении новых технологий.

В качестве завершающей стадии "пилотного проекта" внедрения СЭД в организации многие исследователи и эксперты предлагают проведение аудита внедренной системы электронного документооборота. Например, Князева Т. В. в своей книге "Системы электронного документооборота: анализ и выбор" пишет: "Обследование после реализации пилотного проекта является необъемлемой частью процедуры внедрения и использования СЭД. На этом этапе оценивается эффективность работы системы, выявляются недостатки и необходимые доработки, определяются направления дальнейшего развития системы" [306]. Кроме того, "такой подход позволит убедиться, что все настройки в информационной системе выполнены правильно, все задействованные в процессе системы работают без сбоев, процесс выполняется согласно разработанной процедуре"[307]. Говоря о значимости такого обследования при внедрении корпоративной СЭД в территориально распределенном холдинге, необходимо подчеркнуть полную зависимость полномасштабной реализации программного продукта от итога "пилотного проекта".

Выделяя "внедрение и реализацию системы документооборота в полном объеме"[308] в отдельный этап, Князева Т. В. показывает не только значимость предыдущих стадий проведенной работы, но и полную готовность компании к переходу на новые технологии в работе с документами.

Вместе с тем, как отмечает Бобылева М. П., "жизненный цикл КСЭД как управленческого нововведения является достаточно длительным, и сейчас реализуется только его начальная фаза"[309]. Говоря о подходе к реализации проекта внедрения СЭД с позиции менеджмента, ученый отмечает: "Безусловно, результаты внедрения КСЭД и связанных с этим модифицирующих нововведений должны фиксироваться, т. е. должно осуществляться "управление по результатам", что "… вполне соответствует задаче поэтапного внедрения КСЭД и технологий электронного документооборота"[310]. Основываясь на личном практическом опыте, в качестве документа, в котором фиксируется факт перехода к эксплуатации системы, можно назвать "Акт ввода информационной системы в опытную эксплуатацию", где могут быть указаны не только используемые в работе модули СЭД, но и количество автоматизированных рабочих мест, а также их территориальная распределенность и ключевой функционал, выполняемый различными группами пользователей.

Вместе с тем необходимо акцентировать внимание на том, что в процессе внедрения СЭД в такой сложной с организационной и управленческой точки зрения компании как холдинг, "должна вестись работа по совершенствованию технологии документооборота, т. е. применяться модифицирующие нововведения[311]. Основанием для коррекции, модификации технологии могут служить как изменение организационной структуры или процессов отдельных обществ или холдинга в целом, так и уточнение области автоматизации, появление новых программно-технических возможностей, и так далее.

Таким образом, при реализации проекта внедрения корпоративной СЭД в условиях территориально распределенных холдингов нами рекомендуется комплексное применение методологии проектного управления, основанной на положениях национальных стандартов, и заключающейся в поэтапной реализации проекта и оформления необходимой документации, а также в обязательном включении в качестве пробного этапа "пилотной" реализации на базе выбранных территориально распределенных подразделениях или обществах холдинга.

Мы считаем, что за счет выполнения "пилотного этапа" создается уникальная возможность не только проверить на практике точность осуществленного выбора системы для автоматизации документооборота холдинга, но и апробировать возможности новой СЭД в части организации обмена документами и информацией на корпоративном уровне, в том числе в условиях интеграции нескольких программных продуктов. Благодаря такому подходу, в случае выявления каких-либо сбоев и несоответствий в СЭД ранее установленным требованиям, появляется возможность своевременно произвести настройку или доработку информационной системы, тем самым снизив риск увеличения финансовых затрат при реализации проекта.

Кроме того, стоит отметить оправданность временного параллельного использования нескольких информационных систем для обработки документов холдинга в некоторых случаях, например, при внедрении новой СЭД вместо ранее используемого в холдинге менее технологичного и функционального программного продукта. Такой подход позволяет одновременно решать вопрос по реализации проекта и поддержке существующих процессов.

Также стоит подчеркнуть потребность в своевременности подготовки нормативных документов, описывающих выполнение автоматизированных процессов. В зависимости от уровня подготовленности персонала холдинга, а также от возможностей компании-поставщика, работы по модификации локальной нормативной базы и приведению ее в соответствие автоматизированным процессам могут проводиться либо силами специалистов холдинга, либо с привлечением специалистов поставщика программного продукта. Своевременность разработки локальных нормативных актов снижает риск срыва сроков реализации проектов, а также минимизирует риск несвоевременной подготовки персонала.

Наряду с проведением работ по модификации локальных нормативных актов повышению уровня подготовленности персонала холдингов способствует организация проведении полномасштабного обучения как предметных специалистов, чьим основным функционалом является работа с документами компании, так и иных пользователей корпоративной СЭД, включая разработчиков программных продуктов и администраторов. Благодаря специальным программам подготовки кадров, которые предлагают компании-поставщики решений, у организаций есть возможность осуществлять профессиональную подготовку персонала в рамках реализации проектов в специализированных учебных центрах, что, в свою очередь не только повышает вероятность успеха реализации проектов, но и в значительной степени снижает риски срыва внедрения СЭД.