Информационные технологии давно уже нашли свое место в офисах современных компаний. Однако для того, чтобы получить от них максимальную отдачу, недостаточно поставить на рабочих местах ПК с пакетом офисных программ и соединить их кабелем. Необходимо также обеспечить эффективную коллективную работу сотрудников и автоматизировать деловые процессы в фирме. Подобное решение, как правило, приходит после первых же месяцев эксплуатации систем вычислительной техники на предприятии.
Многие предприятия решают подобные задачи своими силами, однако на рынке ПО уже давно существует целое направление - Collaboration Software (ПО поддержки сотрудничества), или groupware (групповое ПО), где представлены продукты различных производителей. Каждый программный продукт обладает своей функциональностью и призван решать определенный круг задач.
На наш взгляд, практически любое предприятие и/или организация, использующие средства вычислительной техники, проходят через этап проб, спонтанного использования разнородных программных продуктов для решения своих задач. Результатом обычно бывают громоздкие системы, построенные как конгломерат совершенно разнородных программных продуктов и приложений, плохо связанных между собой, каждое из которых решает свою узкую задачу. Как правило (я думаю, именно в России), многие на этом останавливаются и тратят основные усилия на поддержание подобной системы "на плаву".
Другие организации, более "продвинутые" в системном подходе, пытаются найти какое-то более универсальное решение и использовать его. Такой подход обычно подталкивает их к системам управления знаниями, основные задачи которых мы попробуем сформулировать.
Для чего нужно управлять знаниями
Одна из передовых организаций в развивающейся области управления знаниями - корпорация Delphi, возглавляемая Майклом Коулопоулосом (Michael Koulopoulos). Так, в этой компании была разработана структура эффективного управления знаниями, названная "цепь знаний". Эта модель должна облегчить предприятиям определение основных проблем в их бизнесе и средств, которые позволяют с помощью знаний получить преимущество в конкурентной борьбе (рис. 1).
Рис. 1. Цепь знаний позволяет определить основные задачи бизнеса
В основу теории "цепи знаний" положены два принципа.
- Организации должны сохранять баланс между своей внутренней и внешней деятельностью. Должен происходить двусторонний обмен знаниями между клиентами, партнерами и лицами, ответственными за принятие решений.
- Любая организация должна оперативно реагировать на ситуацию на рынке; соответственно, сотрудникам организации должен быть предоставлен доступ ко всей важной информации, как внутренней, так и внешней.
Используя цепь знаний в качестве средства оценки и определения потребностей организации, можно констатировать, что многие существующие технологии представляют собой эффективные, но частные, локальные решения. Соответственно, цепь знаний позволяет объединить эти частные решения в единую систему, которую мы и будем называть системой управления знаниями. Ее упрощенную модель можно представить в виде той же схемы из четырех четвертей (рис. 2).
Рис. 2. Модель системы управления знаниями
Что есть на рынке
На рынке группового ПО есть ряд ярких и серьезных продуктов. Это и "старожил" eRoom от eRoom Technology, в число пользователей которого входят такие известные фирмы, как HP, Cisco Systems и Ford Motors, и "новичок" Groove одноименной компании, привлекающий к себе внимание тем, что построен по бессерверной технологии Peer-to-Peer. Однако, несмотря на ощутимую конкуренцию в этом сегменте рынка, бесспорные лидеры здесь - Lotus Development (http://www.lotus.com, с 1995 г. в составе IBM) и Microsoft (http://www.microsoft.com).
Широко известный продукт Lotus Notes, появившийся в начале 90-х, что называется, попал в десятку, причем не только в переносном смысле - журнал Network Computing назвал Lotus Notes среди 10 важнейших продуктов последнего десятилетия. Позднее, в 1996 г., из него выделились серверная часть - Lotus Domino и клиентская - Lotus Notes Client.
Основная технология Microsoft для поддержки коллективной работы - Exchange Server. По-видимому, он будет флагманом данного направления и в будущем, но в начале 2001 г. он получил мощное подкрепление в борьбе за рынок корпоративных клиентов в виде нового серверного продукта - Microsoft SharePoint Portal Server 2001 (MS SPP Server). Это универсальный корпоративный портал, средство управления документами и мощная поисковая машина. В нем реализованы практически все функции Exchange, кроме почтового сервера, так что эти два продукта в определенном смысле конкурируют между собой, но новый пакет позиционируется Microsoft именно как сервер управления знаниями (knowledge management server).
Основные функции SharePoint Portal
MS SPP Server рассчитан в первую очередь на крупные корпорации. Этот сервер представляет собой универсальное решение, которое призвано решать большинство поставленных задач по управлению знаниями. Коротко охарактеризуем его основные функции.
Средства поиска. Извлечение текста проводится с применением новейших приемов вероятностного ранжирования. Средства поиска обеспечивают предоставление наиболее подходящих документов (best bets), поиск по свойствам и автоматическое распределение просматриваемых информационных ресурсов по категориям.
Доступ к данным и функции индексирования. Поиск и сбор данных для индексирования на файловых и Web-серверах, серверах Lotus Notes, удаленных серверах и в общих папках Microsoft Exchange для SharePoint Portal Server.
Подписки. Возможность подписки на документ, папку, категорию или запрос поиска позволяет получать оповещения о происшедших изменениях по электронной почте или непосредственно через портал.
Категории. Информационные ресурсы классифицируются в соответствии с набором категорий, определяемых заказчиком. Благодаря этому упрощается переход к необходимой информации.
Индексирование с низкой задержкой. Возможность вручную или по расписанию запускать процесс сбора информации для индексирования, а также поддержка системы адаптивного и добавочного сбора данных для индексирования обеспечивают получение самой свежей информации при выполнении поиска.
Интеграция с Windows и Office. Все функции управления документами доступны непосредственно из панели инструментов Microsoft Office 2000 и из Windows Explorer. Благодаря этому пользователи могут применять знакомые средства для управления документами.
Расширяемость системы поиска. Интерфейсы обработчика протоколов поиска позволяют подключаться к пользовательским источникам данных. Поддержка пользовательских типов источников данных обеспечивается через интерфейс IFilter.
Извлечение и возврат документов. Расширяет возможности Web-папок, давая пользователям возможность резервировать документы для обновления.
Создание версий документов. Возможность отслеживания изменений в документах, в том числе в метаданных (например, в ключевых словах), и присвоения версиям различных номеров для последующего аудита и выполнения отката.
Профили документов. Профили содержат обязательные и дополнительные метаданные о пользовательских типах документов.
Совместная работа над документами. Возможность выполнять совместную проверку и просмотр материалов с помощью имеющихся в Office средств организации обсуждений, а также документов в формате HTML.
Безопасность. Применение ролей, основанных на системе безопасности Microsoft Windows NT, гарантирует, что доступ к документу получат только пользователи, имеющие соответствующие полномочия.
Управление жизненным циклом. Сначала создаются наброски, они проходят проверку и редактирование и затем публикуются (возможно, с включением маршрута для утверждения).
Портал на базе электронной инструментальной панели. Гибкие порталы на основе Web-компонентов создаются с применением электронной инструментальной панели и интерфейсов информационных ресурсов, а также Web-компонентов, разработанных независимыми поставщиками или самой компанией.
Web-хранилище (Web Storage System). Наличие встроенных служб создания Web-приложений для совместной работы.
Создание Web-узла с помощью MS SPP Server не требует специальных знаний, и решения на его базе можно достаточно быстро реализовать без специальных навыков программирования (рис. 3). Хотя при этом имеются возможности разработки специальных модулей с помощью разнообразного инструментария.
Рис. 3. Общий вид интерфейса портала SharePoint
Управление документами
Безусловно, одна из наиболее важных функций ПО коллективной работы - хорошо организованное хранение общих документов и файлов (рис. 4). MS SPP Server обеспечивает хранение корпоративных документов в общих папках. Можно создать любое число папок и хранить в них любое количество документов. Для контроля версий используется встроенный механизм, но при желании можно применять и внешний, например Microsoft SourceSafe. Причем команды взять/вернуть документ (check in/check out) доступны прямо из меню Файл приложений Office, т. е. для работы с документом даже не придется запускать браузер и посещать сайт.
Рис. 4. Вид библиотеки документов сервера
Версии документов помечаются как "черновые", т. е. не предназначенные для публикации, и "чистовые", которые публикуются на сервере и индексируются поисковой машиной (рис. 5). При необходимости можно просмотреть всю историю работы над документом - кто и когда его открывал, какие изменения вносил - и вернуться к любому прошлому варианту.
Рис. 5. Вид документа в общей папке
Очень важная функция MS SPP Server - маршрутизация документов. Допустим, к примеру, что в компании существует правило, по которому все коммерческие предложения, подготовленные менеджерами по продажам, должны проверяться коммерческим директором. Координатор рабочей области коммерческого отдела организует папку для предложений и задает для всех менеджеров по продажам роль Автор, чтобы они могли создавать в ней новые документы. Затем определяет маршрут документов в этой папке, указав, что все чистовые версии должны отсылаться на ревизию коммерческому директору и публиковаться на сервере лишь после его утверждения. И все - больше никогда клиент не получит устаревший или не проверенный руководством вариант документа.
Маршруты могут также разбиваться на несколько этапов, а ревизии допускаются как индивидуальные, так и групповые. Благодаря таким возможностям сервера на его основе легко построить автоматизированную систему документооборота без какого бы то ни было программирования.
Еще одна полезная функция - возможность указать шаблон для каждой папки (библиотеки), на основе которого должны создаваться документы. Многие компании сталкиваются с проблемой, когда однотипные документы, подготовленные их сотрудниками, оказываются по-разному оформленными. Это не так уж критично, но все-таки партнерам (да и руководству), скорее всего, будет приятнее получать, скажем, все пресс-релизы на стандартных бланках, содержащих логотип и контактную информацию. Чтобы этого добиться, достаточно указать для папки, в которой будут располагаться все пресс-релизы, необходимый шаблон документа. После этого работнику, готовящему очередной пресс-релиз, потребуется либо зайти на сервер MS SPP Server и нажать в нужной папке кнопку Создать новый документ, либо просто в Word выбрать опцию Создать по шаблону и указать шаблон прямо на сервере.
Поиск документов по их содержимому - одна из ключевых функций MS SPP Server. Индексировать можно не только документы, хранящиеся на сервере, но и файлы в папках Microsoft Exchange, Lotus Notes, библиотеках SharePoint Team Services* и даже произвольные сайты, в том числе из Интернета. Таким образом, поисковая система на базе MS SPP Server может охватить практически всю доступную компании информацию, а возможность автоматического выполнения заранее определенных поисковых запросов по заданному расписанию позволит, например, оперативно отслеживать все действия конкурирующих фирм.
--------------------------------------------------------------------------------
* SharePoint Team Services - это "облегченный" продукт на базе технологии SharePont. Он входит в состав FrontPage 2002 и предназначен для создания Web-сайтов для обеспечения коллективной работы групп до 75 человек. Подробнее см. "Microsoft Office XP - платформа разработки приложений", "BYTE/Россия" № 10/2001.
Очень полезная функция MS SPP Server - подписка. На любой список, документ, папку, библиотеку или доску обсуждений можно "подписаться" - определить, какие изменения выбранного объекта (добавление, удаление, редактирование) вас интересуют, и получать уведомления по электронной почте всякий раз, когда данные изменения происходят. Вместо почтового клиента можно использовать специальный компонент Web Part, который отображает состояние всех выбранных подписок. Эта возможность освобождает пользователей от необходимости постоянно просматривать сайт в поисках новостей. Можно спокойно заниматься своим делом, а новости "придут" сами.
Безопасность и распределение ролей
Сервер использует фиксированный набор ролей, которые можно назначать для узла рабочей области, т. е. на верхнем уровне, но обычно они используются на уровне папок рабочей области. Кроме того, можно полностью запретить пользователю или целой группе доступ к конкретному документу. В настоящее время реализованы три роли. ·
Coordinator (координатор) рабочей области управляет документами в папке верхнего уровня и выполняет ряд административных задач, касающихся всей рабочей области: управляет источниками информации, профилями документов, категориями и подписками, настраивает электронные панели и распределяет роли. Роль координатора присваивается автоматически администратору, создавшему рабочую область. ·
Author (автор) создает и редактирует документы в папке. Он может создавать, переименовывать и удалять папки, но не имеет права изменять роли или политику утверждения для созданных им папок.
Reader (читатель) может искать и читать документы, но не может добавлять их в рабочую область с узла электронных панелей. Он не может извлекать, редактировать и удалять документы и не имеет права просматривать черновики.
Электронные инструментальные панели
Web-cайты MS SPP Server реализованы в виде узлов электронных инструментальных панелей, созданных с помощью технологии Microsoft SharePoint DashBoard*, что позволяет свести необходимую информацию воедино, сделать ее более доступной "в одном месте и в одно время" (рис. 6). Большинство операций пользователя реализуются через Web-компоненты DDB (Web Parts), которые могут компоноваться на экране произвольным образом.
--------------------------------------------------------------------------------
* О технологии DDB см. также "Digital Dashboard - окно в информационное пространство", "BYTE/Россия" №2/2001.
Рис. 6. Пример электронной инструментальной панели
Электронные инструментальные панели можно формировать непосредственно, путем сохранения офисных документов (чаще всего в формате Excel) в виде интерактивных Web-страниц. Для создания более сложных панелей или собственных Web-компонентов существуют средства разработки, входящие в состав выпуска Office XP Developer Edition (создание проектов типа DashBoard Project).
Перспективы применения
Microsoft SharePoint Portal - новый продукт, и должно пройти некоторое время, чтобы заказчики к нему присмотрелись и приступили к внедрению. По опыту нашего Центра обучения можно сказать, что спрос на курсы вторичен по отношению к внедрению продукта. Однако, прогнозируя будущий интерес пользователей к новому серверу, осенью были подготовлены два сертифицированных курса по данной технологии: "2095 - Implementing Microsoft SharePoint Portal" (внедрение портала) и "2382 - Developing Digital Dashboards" (разработка инструментальных панелей). 24 декабря началось обучение первой группы специалистов из числа компаний -- партнеров Microsoft: "Кречет", "Крок", Scala, "Ай-Ти", "Найтвей Ойл", "Бизнес Компьютер Центр" и т. д. Группа собралась в рекордно сжатые сроки. Так что реализация конкретных проектов не за горами.