SaaS уже несколько лет одна из главных и перспективных моделей развития ЕСМ/СЭД на ИТ-рынке. Применив ее, компания может значительно сократить издержки, однако ей придется доверить хранение и управление своей информацией разработчику облачного сервиса.
Рынок SaaS для управления корпоративным контентом в России еще только формируется. Главное - выбрать "правильный" сервис, который в идеале должен включать в себя все инструменты, необходимые корпоративным пользователям для эффективной работы.
На сегодня, как отмечает Павел Плотников, директор по маркетингу корпорации "ЭЛАР", можно выделить несколько типов облачных решений.
- Аналоги облаков вроде Google, iCloud для частных лиц.
- Небольшие системы хранения корпоративного контента с минимальным набором сервисов и минимальной ответственностью интегратора: он не отвечает за сохранность данных (Dropbox, 42 cloud).
- Собственные корпоративные облака управления контентом на предприятиях крупного бизнеса, особенно с территориально распределенной структурой. Этот вид облаков активно используется в бухгалтерии для поддержки работы объединенных центров обслуживания. Яркие примеры - ОАО "СУЭК", ОАО "ОМК", ТНК-BP.
- SaaS-решения для управления корпоративным контентом - облака, построенные на мощной ECM-платформе с широким спектром сервисов ECM-систем. Такое решение востребовано компаниями, которые не готовы вложиться в корпоративное облако, но воспримут продукт, гарантирующий им экономию на ИТ-инфраструктуре и обеспечивающий эффективное управление и надежную сохранность корпоративного контента. Отличие SaaS от корпоративного облака также в том, что юридическую и финансовую ответственность за хранимый контент полностью несет ИТ-предприятие, которое предоставляет облачный сервис.
Среди SaaS-решений наиболее востребованы решения для создания среды совместной работы над документами и другой коллаборации - например, совместной работы над задачами. Из наиболее известных можно выделить Dropbox.com, Box.com, Google Disk, Alfresco Cloud, Shared Drive, позволяющие организовать единое хранилище контента и совместный доступ к нему. "Сейчас мы наблюдаем очень агрессивную стратегию продвижения на рынок решений shared drive, - рассказывает Олег Бейлезон, главный архитектор компании "Логика бизнеса 2.0" (ГК "АйТи"). - Сервис-провайдеры устроили в буквальном смысле "гонку гигабайтов", предлагая вновь подключившимся пользователям все бо,льшие объемы хранения в рамках базового пакета, причем бесплатно. Такая щедрость свидетельствует, скорее всего, о явном превышении предложения над спросом и о попытке провайдеров продемонстрировать преимущества SaaS-подхода максимально широкому кругу потребителей".
Решения более широкого спектра применения - с функциями управления бизнес-процессами, трансформации контента, управляемого хранения - востребованы в меньшей степени. Скорее всего, так происходит потому, что в этой сфере еще не появилось внятное продуктовое предложение - и работа с облачными ECM-продуктами является пока больше "нишей энтузиастов". Но развитие этого рынка - очень бурное, новости поступают буквально каждую неделю.
Почему SaaS?
От внедрения SaaS-модели ожидают значительного снижения расходов на развитие и сопровождение корпоративных информационных систем и упрощения внедренческих процессов.
- Поэтому SaaS-модель в первую очередь интересна небольшим компаниям, - поясняет Андрей Кучеров, руководитель отдела регионального развития компании "ИнтерТраст". - Для них содержание ИТ-инфраструктуры в ее традиционном виде часто бывает накладным, SaaS же дает возможность таким компаниям использовать облачные версии промышленных СЭД-решений. Принято считать, что использование облачной СЭД позволяет снизить затраты на этапе внедрения системы от 2 до 10 раз в зависимости от количества автоматизируемых рабочих мест (чем больше мест, тем больше экономия), а срок внедрения СЭД сокращается в среднем втрое.
Еще один плюс - легкость старта. Компания может попробовать сервис и решить, стоит ли продолжать им пользоваться, поскольку тарифные планы SaaS предусматривают фиксированную оплату по месяцам, а некоторые сервисы имеют и бесплатные тарифы.
"Очевидно, - полагает Олег Бейлезон, - что 50-100 долларов ежемесячной аренды сервиса с перспективой начать "прямо сейчас", не дожидаясь результатов внедрения, - гораздо более интересное, на первый взгляд, предложение, нежели десятки-сотни тысяч рублей на проект внедрения "домашней" системы и плата за лицензии и
(или) поддержку этой системы".
Системным администраторам нет нужды контролировать защиту данных, настраивать системы автоматизации и доступ к информационным системам с бесчисленного количества рабочих станций и так далее. С переносом упомянутых систем в облако потребность в мощных компьютерах рабочих станций вообще отпадает.
Еще одним аргументом в пользу облачной модели Павел Плотников считает возможность работы с корпоративным контентом через Интернет вне зависимости от местонахождения пользователя. Кроме того, сотрудникам гарантирован оперативный доступ к данным любого формата и расположения, что обеспечивает постоянный контроль бизнес-процессов, эффективную документационную поддержку деятельности специалистов, их мобильность, сокращение сроков согласования документов и времени принятия решений.
К тому же многие компании ставят задачу унификации систем управления контентом, поскольку бизнес продолжает существовать в условиях "ИТ-зоопарка". SaaS эту задачу решает, ибо облачный сервис можно распространить на все структуры организации.
Применение SaaS будет полностью оправдано для компаний, испытывающих необходимость в реализации специфических и "узких" задач. "Допустим, стоит задача создать хранилище для нормативной документации, - приводит пример Павел Плотников. - Документация статична, пользуются ей редко, и хранить у себя на сервере - дорого. В данной ситуации облако - наиболее оптимальный вариант".
Опасно или не опасно?
Статистика, демонстрирующая финансовые выгоды работы в модели SaaS с корпоративным контентом, пока весьма скудна. Но и она свидетельствует, что использование облачных технологий позволяет минимум вдвое сократить издержки на обеспечение рабочих мест оборудованием. Однако вопрос расходов на SaaS часто недооценивается. "Затраты на публичные сервисы могут быть сравнимыми со стоимостью владения собственными приложениями, - предупреждает Андрей Кучеров.
- Дело в том, что, как справедливо отмечает в своем исследовании компания Corporate Executive Board, расходы на СЭД всегда сравнивают, исходя из старта нового приложения. Но в реальности гораздо чаще в облака переносятся уже существующие приложения. Соответственно, надо иметь в виду и возникающие при этом затраты на миграцию контента (приложения, данные) и утилизацию оборудования и софта. По этим причинам довольно часто переход в облака совмещают с заменой оборудования". Тем не менее примеры экономии за счет применения модели SaaS уже существуют. Эксперты корпорации "ЭЛАР" рассчитали отдачу по инвестициям для одного из заказчиков. Срок окупаемости проекта по созданию корпоративного облачного решения со 100 лицензиями стоимостью 5 млн рублей составил год и три месяца.
Для отечественного заказчика систем ЭД документы и процессы чаще всего несут значимую деловую нагрузку. Поэтому при расчете эффективности перехода на SaaS эксперты "ИнтерТраста" советуют сравнивать не только эксплуатационные затраты, но и риски, связанные, например, с потерей информации, с обеспечением ее конфиденциальности, с невозможностью предоставить документы по требованию регулирующих органов и т. п.
Принимая решение о переходе на облако, компании важно быть уверенной в безопасности хранимой информации, в гарантированной защите от утечки, уничтожения, копирования… Соответственно, при выборе поставщика SaaS стоит обязательно обратить внимание на репутацию компании на профильном рынке и референс. "Если разработчик SaaS-решения уже имеет опыт построения корпоративных облаков, если он сам пользуется таким сервисом и создал его самостоятельно - такие факторы являются лучшей рекомендацией, - считает Павел Плотников. - Разработчик также должен брать на себя финансовую и юридическую ответственность за сохранность и защиту контента".
Если решение о миграции системы управления корпоративным контентом в модель SaaS принято, организация неизбежно столкнется с проблемами кастомизации и ее интеграции со смежными информационными системами.
- Многие облачные сервисы сегодня "страдают" из-за скромных возможностей для кастомизации, - рассказывает Сергей Рыжиков, генеральный директор "1С-Битрикс". - Их техническая архитектура не готова к масштабированию - а значит, при развитии проекта и появлении потребностей в новом функционале весьма проблематично его добавить. Российские провайдеры в большинстве своем не могут предложить необходимые сервисы для разработки полноценных проектов, поэтому многие наши облачные службы размещаются в западных инфраструктурах - Amazon и Azure. Доверие к отечественным провайдерам появится, если они смогут обеспечить надлежащее качество услуг, без задержек и "ломки" функционала, с всегда доступной технической поддержкой.
Необходимо обратить внимание на соглашение, заключаемое с провайдером, - SLA (Service Level Agreement). "SLA, в отличие от обычного соглашения на оказание услуг, не только и не столько подразумевает перечень выполняемых провайдером работ, - подчеркивает Андрей Кучеров, - сколько определяет все сервисы облачной СЭД, которые будут предоставляться клиенту в течение действия договора, а также временны,е границы, в которых эти сервисы будут предоставляться в надлежащем объеме и качестве. Как правило, отдельным разделом оговариваются штрафные санкции к поставщикам услуг в случае нарушения ими условий SLA".
Игра на опережение
В России до сих пор практических примеров внедрения СЭД, построенных полностью на модели SaaS, очень мало. "По большому счету перспектива остается перспективой, - констатирует Андрей Кучеров. - Тем не менее элементы облачных технологий используются все активнее: например, организация рабочих мест пользователей СЭД на основе "тонких" клиентов (веб-интерфейса). Но при подобном подходе модель SaaS реализуется в рамках корпоративной сети (подключение к интранет-серверам), тем самым несколько дискредитируя основную идею облачных решений - передачи непрофильных ИТ-функций на аутсорсинг".
Факторы, сдерживающие спрос на SaaS, не меняются уже несколько лет. Во-первых, недостаточно высок уровень доверия к сервис-провайдерам - ведь потребитель, перенося свою информацию внутрь сервиса, по сути, доверяет критически важную часть своего бизнеса постороннему юридическому лицу, чья правовая и финансовая ответственность в случае разрушения или утечки данных несоизмеримо ниже рисков, которые несет владелец информации. Пользователи СЭД по-прежнему опасаются передавать и хранить свою корпоративную информацию (нередко конфиденциального характера) на внешних ресурсах, серверах сторонних подрядчиков. "SaaS-поставщики, естественно, пытаются поднять это доверие, - рассказывает Олег Бейлезон, - но основная их аргументация делится на два типа - "Посмотрите, какой надежный у нас сертифицированный ЦОД" и "Работаем уже два года, никто пока не жаловался". Такого рода аргументы могут работать в бизнесе, но только до определенного порога размера и ответственности этого бизнеса. Дальше требуются юридические гарантии и соразмерная ответственность поставщика. А вот с этим, насколько мне известно, сервис-провайдеры связываться не хотят".
Во-вторых, еще не сложились лучшие практики по интеграции SaaS-приложений в корпоративную ИТ-инфраструктуру. Дело как минимум в том, что SaaS находится вне "безопасного периметра", и служебный трафик между внутренними, "традиционными", и внешними SaaS-системами зачастую трудно организовать из-за несоответствия такого подхода требованиям корпоративной безопасности. В результате получается, что сервис остается некой "вещью в себе": и аутентификация у него своя, и информационный обмен с другими ИТ-системами не налажен в достаточной степени.
Тем не менее, как подчеркивает Олег Бейлезон, ИТ-департаментам надо понимать, что бизнес в любом случае "заражен" облачными идеями, и игнорировать их не удастся: рано или поздно решение о переходе в облако может быть принято "сверху". Поэтому стоит работать на опережение - самостоятельно изучать имеющиеся SaaS-предложения, выбирать из них наиболее подходящие по функциональным или инфраструктурным характеристикам, прорабатывать самые эффективные варианты их интеграции в корпоративную инфраструктуру, "примерять" SaaS к своим ИТ-политикам. Или же, если SaaS-подход категорически не устраивает ИТ-руководителя, готовить обоснованную критику, с указанием рисков, которые несет бизнес.
- Думаю, со временем весь необходимый функционал будет в облаках, - прогнозирует Сергей Рыжиков. - Крупные компании-вендоры корпоративных информационных систем работают над созданием облачных сервисов, и многие уже представили их рынку. Но главный тренд сегодня - это мобильные приложения, которые становятся все популярнее у клиентов. Необходимо, чтобы сервисы поддерживали мобильные устройства, потому что бизнес не стоит на месте, и главное его преимущество - это умение быстро меняться в соответствии с требованиями времени и рынка.