Совершенствование документооборота cредствами MS Office 2000. Часть 1

Источник: КомпьютерПресс, #9'2001
Дмитрий Карташев, Ольга Лазаричева

Оглавление

Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации и имеет законченную форму.

Каждый документ характеризуется содержанием, которое определяет его автор, и типом. Документы - это не только письма или собственно текстовые документы, они, кроме текста, могут включать в себя таблицы, расчеты, графики, диаграммы и другой графический материал. Кроме того, к документам можно отнести презентации, базы данных, сообщения электронной почты.

Документы можно классифицировать следующим образом:

  • в зависимости от носителя - обычные бумажные документы (твердые копии) и документы, созданные на компьютере и хранящиеся на магнитном носителе;
  • в зависимости от содержания - первичные документы (исходные данные) и сводные документы (анализ данных из исходных документов);
  • в зависимости от разработчиков - внутренние документы, которые создаются и используются внутри организации, и внешние документы, поступающие из других организаций или высылаемые в другие организации.

С появлением документов началась регламентация работы с ними, сегодня это принято называть делопроизводством. Помимо работы с отдельным документом исключительно важным вопросом является организация системы делопроизводства. Задачами делопроизводства являются:

  • создание документов;
  • рассылка документов;
  • хранение документов;
  • обеспечение санкционированного доступа к документам;
  • поиск нужных документов и их фрагментов.

Общие принципы документооборота в компании

Строго говоря, любой документ может быть представлен в виде файла. А манипулирование файлами, их обработка и рассылка - это как раз то, что компьютеры умеют делать лучше всего. Совокупность всех достижений информационных технологий привела к возникновению корпоративных систем документооборота.

Корпоративная система документооборота кроме обычных функций, которыми обладают все системы документооборота и делопроизводства, имеет ряд особенностей. Предусмотрена, например, возможность поставить на документ электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент времени установить, где находится документ, и просмотреть заметки сотрудников, обрабатывающих его. В такой системе существенно облегчается сбор обобщенных данных, когда приходится обрабатывать много документов, относящихся к разным периодам времени и разным направлениям деятельности.

Для создания такой системы необходимо, чтобы сотрудники фирмы имели доступ к компьютерам, оснащенным современными средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением. Конечно, корпоративная система документооборота требует определенных капиталовложений, но постоянное снижение стоимости компьютерной обработки данных и хранения информации в памяти компьютера делает ее применение целесообразным.

Практически в любой деятельности компании можно выделить три основные функциональные подсистемы:

  • Back Office - организация работы предприятия;
  • Management - управление работой предприятия;
  • Front Office - работа с клиентами.

Каждая из этих подсистем работает с различными внешними и внутренними структурами компании - клиентами, партнерами, акционерами и пр. В совокупности эти подсистемы образуют сложный механизм, управление которым невозможно без интегрированного документооборота и внутреннего контроля за деятельностью всех элементов. Сама по себе система корпоративного документооборота является весьма сложной, поэтому от ее адекватности реальной схеме функционирования компании зависит, насколько эффективно в конечном счете будет ее применение.

По специфике задач, кругу исполнителей и периодичности выполнения задач общая система корпоративного документооборота обычно делится на достаточно автономные подсистемы:

  • поддержка принятия решений;
  • контроль качества исполнения принимаемых решений;
  • регламентация внутреннего и внешнего документооборота компании.

Каждая из этих подсистем решает специфические задачи, но интегрированным показателем эффективности корпоративного документооборота в целом является время реакции системы на изменение условий функционирования компании (принятие новых решений, изменение регламента отдельных операций и процедур, изменение внешних факторов и т.д.). В конечном счете все это влияет на эффективность принятия бизнес-решений и, по большому счету, на конкурентоспособность самой компании. Эффективность использования передовых технологий подготовки и сопровождения документов, предлагаемых в Microsoft Office 2000, позволяет не только сократить время реакции системы документооборота, но и снизить стоимость владения информационной системой компании.

Исходя из рассмотренного выше деления системы корпоративного документооборота видно, что Microsoft Office 2000 позволяет решать следующие задачи:

  • подготовка документов для планирования и анализа деятельности компании;
  • формирование отчетности о внутренней и внешней деятельности компании;
  • подготовка и распространение внутренней и внешней корреспонденции.

Интеграция Microsoft Office с инфраструктурой компании

На основании развития средств информационного взаимодействия в бизнесе, а также анализа реакции компаний и отдельных групп пользователей можно сделать вывод, что в процессе эксплуатации Microsoft Office 2000 наиболее важными возможностями для решения названного круга задач корпоративного документооборота стали:

  • улучшенная интеграция Office 2000 с Web-технологиями и инфраструктурой предприятия;
  • богатый аналитический инструментарий для принятия решений;
  • расширение функциональных возможностей и простота использования.

Единые средства публикации в Web

С помощью Web-компонентов Microsoft Office 2000 и серверных расширений Office Server Extensions группы пользователей могут работать над документами по очереди, совместно вести дискуссии и анализировать сложные данные прямо в среде браузера. Office Server Extensions - это средства расширения для Web-сервера Internet Information Server, которые обеспечивают возможность публикации и совместной работы над документами. Установленные на корпоративном Web-сервере, они значительно повышают функциональность Office 2000, браузера Internet Explorer и проводника Windows. Кроме того, Office 2000 интегрируется как развитая клиентская часть с внутренними службами предприятия, такими как СУБД Microsoft SQL Server и сервер для обмена сообщениями Microsoft Exchange Server, в целях повышения уровня взаимодействия и сотрудничества в рамках предприятия, а также подготовки корпоративных отчетов с помощью приложений Office (Excel 2000, Access 2000).

Благодаря серверным расширениям Office Server Extension опубликовать документ на корпоративном Web-сервере стало так же просто, как сохранить его на традиционном файловом сервере. Для этого достаточно воспользоваться командой сохранения и выбрать в списке доступных папок группу Web folders или My Network Places.

Поддержка HTML в качестве открытого универсального стандарта означает, что любой документ, сохраненный в формате HTML, может быть просмотрен в HTML-браузере или приложении Office. В результате усовершенствований в Office 2000, которые касались поддержки двустороннего преобразования между форматом HTML и форматами двоичных файлов Office, пользователи могут публиковать документы в Web и копировать их оттуда в приложения Office 2000 для дальнейшего редактирования без потери основных функциональных возможностей. Это также избавляет от необходимости преобразовывать файлы в формат, соответствующий предыдущим стандартам предприятия, чтобы обеспечить совместный просмотр документов несколькими сотрудниками.

Благодаря расширенным функциональным возможностям Microsoft Internet Explorer 5.0 можно воспользоваться командой Edit (Редактировать), чтобы полностью отформатировать или отредактировать документ Office непосредственно в обозревателе. Он распознает, в каком приложении был изначально создан HTML-файл, и при использовании команды File-Edit запускает это приложение «внутри» Internet Explorer.

Web Page Preview - средство, схожее с Print Preview (Просмотр), - дает возможность предварительно просматривать Web-страницу в любом приложении Office 2000, что избавляет от необходимости публиковать документ в Web, чтобы посмотреть, как он будет выглядеть в Internet Explorer.

Используя возможности все тех же средств Office Server Extensions, в качестве альтернативы пересылки документов или обмена сообщениями электронной почты Office 2000 позволяет вводить комментарии в среде Internet Explorer или приложения (кнопка discuss в Internet Explorer или одноименная панель в приложении). Это дает пользователям возможность организованно вставлять комментарии в HTML-страницы во всех приложениях Office. Члены группы могут просматривать комментарии своих коллег сразу же после их внесения и даже одновременно вводить комментарии.

Презентации PowerPoint 2000 могут быть просмотрены в Web в интерактивном режиме. Вместо того чтобы пассивно смотреть презентацию, пользователи могут вести беседы в режиме реального времени, высказывать свои мнения и делиться друг с другом дополнительной информацией: с помощью Outlook 2000, где эти возможности получили дальнейшее развитие, пользователи могут планировать широковещательные презентации так же, как они планируют проведение встреч или собраний.

Средства анализа и принятия решения

Microsoft Excel 2000, являясь составной частью MS Office 2000, предоставляет богатейшие средства анализа данных. Усовершенствованные средства анализа и доступа к данным, широко представленные в меню Tools и Data, удачно сочетаются с дополнительными возможностями Web-компонентов Office 2000. Благодаря этим компонентам анализ данных и подготовка отчетов могут выполняться в среде Web, что упрощает распространение корпоративных данных и доступ к ним, а также избавляет от необходимости копировать данные для анализа с помощью отдельного инструмента. Чтобы не просматривать статические данные, их можно представить в интерактивном виде в Web.

Office 2000 упрощает совместную работу через Web нескольких пользователей с информацией в электронных таблицах посредством компонента Spreadsheet. Этот элемент управления ActiveX обеспечивает доступ к базовым функциям электронных таблиц в рамках Web-браузера, позволяет вводить текстовые и цифровые данные, создавать формулы, производить перерасчет таблиц, сортировать и фильтровать данные, а также выполнять простое форматирование. Пользователи могут анализировать данные непосредственно на узле интрасети с помощью компонента PivotTable, манипулировать данными и проводить расчеты с помощью компонента Spreadsheet или представлять данные в графическом виде с помощью компонента для построения диаграмм Chart. Поскольку данные на узле интрасети являются полностью интерактивными, различные пользователи могут иметь одновременный доступ к ним.

Браузер не является приложением для работы с данными, а скорее предоставляет механизм их просмотра. Команда Excel 2000 New Web Query облегчает процесс копирования данных из Web в Excel, что позволяет пользователю анализировать данные более эффективно. Это очень ценное свойство для тех пользователей, которые постоянно отслеживают меняющиеся данные, опубликованные в Web, и для анализа должны импортировать их в среду Excel.

Страницы доступа к данным представляют собой формы HTML, созданные в среде Access 2000 и связанные с конкретным набором данных. Пользователи могут вносить в эти данные изменения, дополнять и удалять их в основной базе данных непосредственно из обозревателя, что обеспечивает чрезвычайно быстрый и эффективный обмен информацией между ними, а также включение информации из базы данных в любую Web-страницу. Список полей (Field List) позволяет легко добавлять информацию в страницу доступа к данным (Data Access Pages), перетаскивая имена полей из простого списка. Каждое такое поле поддерживает прямую динамическую ссылку, которая связывает страницу доступа и реальные данные. Страницы доступа к данным могут быть отправлены другим пользователям по электронной почте, что упрощает своевременное предоставление отчетов.

Эффективность персонального использования

Исследования показали, что сложность интерфейсов приложений нередко заводит в тупик конечных пользователей. Разработав Office 2000, корпорация Microsoft не стала в целях упрощения интерфейса избавляться от части функций, а избрала путь дальнейшего развития и повышения интеллектуальности интерфейса в приложениях.

В окнах File Open и File Save отображается большее число файлов, они не столь перегружены и обеспечивают быстрый выбор документов, к которым пользователь обращается чаще всего. Кроме того, в окне появилась панель команд с такими стандартными функциями управления файлами, как копирование, перемещение и удаление. Панель адресов Places, очень напоминающая панель Outlook с ее богатейшим набором значков, позволяет перейти к наиболее часто используемым папкам с документами и тем самым избавляет пользователя от постоянных блужданий по иерархической структуре каталогов. Один из этих значков указывает на папку Recent Files, где может храниться до 20 ярлыков документов, использовавшихся в последнее время. Значок Web Folders указывает на каталоги Web-сервера и упрощает размещение файлов в интрасетях и Web. Кроме того, новые диалоговые окна заимствовали от браузеров метод навигации, знакомый миллионам пользователей. Кнопка Back позволяет быстро вернуться к недавно просмотренным папкам, где бы они ни находились в структуре каталогов.

Сбор информации из нескольких источников всегда был весьма распространенной задачей, но при нынешнем обилии данных в Web пользователям требуются и более глубокая интеграция с различными источниками информации, и возможность одновременного управления несколькими группами данных. Включенная в Office 2000 функция «Собрать и вставить» (Collect and Paste) развивает доступную в предыдущих версиях функцию «Скопировать и вставить», облегчая работу с несколькими блоками данных. При использовании стандартного буфера обмена Windows нужно было скопировать информацию, переключить окно, вставить фрагмент, снова переключить окно, скопировать новые данные, перейти в другое окно, вставить данные и т.д. Буфер обмена Microsoft Office Clipboard позволяет легко скопировать до 12 отдельных фрагментов текста или изображений из одного или нескольких документов, сообщений электронной почты, Web-страниц, презентаций или других файлов. Затем эти фрагменты либо по отдельности, либо все вместе можно сразу вставить в любое приложение Office с помощью команды Paste All.

Настраиваемые меню представляют собой вариант решения известной проблемы - как сфокусировать внимание пользователя именно на тех функциях, которые ему нужны в данный момент. Сразу после запуска Office все меню приложений содержат команды, используемые на протяжении 95% общего времени работы, и не загромождаются редко вызываемыми командами. Расположенная в нижней части каждого меню кнопка расширения выводит на экран полный набор вариантов, так что пользователь легко может получить доступ ко всем командам. Кроме того, меню автоматически расширяется в соответствии с правилами технологии IntelliSense (например, по истечении определенного промежутка времени, при задержке указателя мыши и т.д.). Когда пользователь выбирает какую-то команду, она получает повышение и отображается ближе к началу меню. Неиспользуемые команды в настраиваемых меню не отображаются. После некоторого периода работы с программой меню будут содержать наиболее часто используемые команды, а неиспользуемые или редко используемые пункты окажутся скрытыми. Если пользователь захочет ознакомиться с новой функцией, он сможет быстро расширить меню и найти ее. В остальное время он видит только те команды, которыми реально пользуется, что значительно упрощает интерфейс. По желанию конечных пользователей и системных администраторов данная функция может быть легко настроена или отключена.

Настраиваемые панели инструментов работают во многом так же, как настраиваемые меню. В комплекте Office 2000 такие панели выводятся с наложением, в одну строку. Пользователь может получить доступ ко всем командам, щелкнув мышью на треугольнике, который имеется на каждой панели. Выбранные значки перемещаются в видимую часть панели, а те, что давно не применялись, уходят за разделитель и становятся невидимыми. Чтобы вывести на экран больше значков, можно передвинуть бегунок. С течением времени конфигурация панелей инструментов подстраивается под потребности пользователя. В результате удается избежать загромождения экрана и при этом облегчить доступ к наиболее часто применяемым функциям.

Настройка панелей инструментов Office 2000 производится легче, чем когда-либо прежде. Достаточно щелкнуть на кнопке Toolbar Options, имеющейся на всех панелях, и на экране появится список всех доступных для данной панели кнопок. В списке можно пометить флажком кнопки, которые должны быть видны на экране, и убрать флажок с ненужных.

Быстрое переключение между файлами обеспечивает немедленный доступ к любому конкретному документу Office, а не к самому приложению. Если в каком-то приложении Office открыто несколько документов, то для каждого из них на панели задач Windows появляется отдельная кнопка. Это сделано в ответ на многочисленные пожелания упростить переключение между документами, что особенно важно при проведении операций вырезания и вставки или перетаскивания объектов.

Коллективная работа средствами Microsoft Word 2000

Каким образом можно повысить эффективность коллективной работы над документом средствами Word 2000? Как правило, корпоративный документ - продукт совместной деятельности автора или группы авторов и рецензентов. Автор всегда начинает с выбора шаблона для документа, и для этого Word 2000 дает удобную возможность пользоваться не только стандартными шаблонами Office 2000, но активно применять заранее подготовленные и опубликованные в общих источниках корпоративные шаблоны. Все это делается с помощью настроек команды Toolsа®Options®File locations®Workgroup templates.

Выбрав источник корпоративных шаблонов и зафиксировав его, можно смело пользоваться известной командой File®New. Можно обнаружить, что во вкладке General появились новые шаблоны документов, готовые к использованию. Если же папка с корпоративными шаблонами содержала вложенные папки, то можно увидеть и новые одноименные вкладки, где эти шаблоны хранятся.

Авторы, наделенные правами редактирования корпоративных шаблонов, могут заметно сократить время подготовки документов другими авторами на основе этих шаблонов, если воспользуются мощным средством Microsoft Word 2000 - пользовательскими стилями. Создав при очередном редактировании шаблона с помощью команды Format®Style®New новый стиль абзаца или текста и сохранив его, можно многократно пользоваться им в окне Style на панели форматирования при разработке нового документа на основе этого шаблона, как это происходит со стандартными стилями.

Рецензирование документов

Чтобы окончательно согласовать документ, его необходимо обсудить с рецензентами или с коллегами. Помимо упомянутых выше интерактивных Web-дискуссий, для которых необходим Web-сервер с развернутыми Office Server Extensions, в Word 2000 имеется возможность включить в документе с помощью команды Tools®Track Changes®Highlight Changes режим отслеживания редакторских правок с последующей возможностью окончательно применить их или отказаться от некоторых из них. Этот режим будет еще эффективнее, если перед отправкой документа рецензенту воспользоваться командой Tools®Protect Document в режиме Tracked Changes, задать пароль и сохранить документ в таком виде. Теперь только автор, знающий пароль, сможет применить или отменить все редакторские правки рецензентов. А как узнать, какой рецензент сделал те или иные правки? В стандартном режиме каждый новый рецензент автоматически делает правки своим цветом, а настроить цвета можно заранее, с помощью команды Tool®Options®Track Changes.

Отправка документа по маршруту

Для отправки документа на согласование совсем не нужно запускать отдельно почтовый клиент и готовить там сообщение с вложенным документом. Проще воспользоваться в Word 2000 командой File-Send To. Эта команда, в отличие от почтового клиента, позволяет не только определить группу получателей, но и задать последовательный маршрут прохождения документа от одного рецензента к другому, с попутным уведомлением автора. Такая удобная возможность настраивается командой File®Send To®Routing Recipient.

Комплексные документы

Word 2000 обладает дополнительными возможностями для работы с документами, представляющими собой объемные отчеты, аналитические справки и т.п. Авторами таких документов, как правило, является целая группа сотрудников компании, каждый из которых готовит свою часть документа. Координатор группы может объединить подготовленные части в один общий документ таким образом, чтобы все изменения в любой из частей автоматически отражались при открытии общего документа. Такой документ называется главным документом и создается в Word в режиме Outline View. Этот режим позволяет в главном документе прописать с помощью стандартных стилей оформления заголовков названия частей, а потом динамически связать с каждым из этих заголовков файл, который подготовлен как отдельная часть документа. Подобная динамическая связь обеспечивается с помощью кнопок Insert Subdocument и Create Subdocument, расположенных на панели инструментов для главного документа.

Главный документ можно создавать как до создания подчиненных документов, так и после того, как они уже существуют в виде отдельных файлов. Разница состоит в том, что в первом случае подчиненный документ, созданный из главного, получает все шаблоны, стили оформления и настройки главного документа. Файл подчиненного документа в этом случае создается автоматически при первом сохранении главного документа, находится в той же папке, что и главный документ, и получает имя, совпадающее с его заголовком в главном документе. Во втором случае подчиненный документ может иметь собственные шаблоны и стили оформления, находиться отдельно от главного документа и называться собственным именем, но при развертывании подчиненного документа в главном часть настроек главного документа (нумерация заголовков, нумерация страниц, параметры печати и пр.) временно применяется к подчиненному с целью единообразия оформления.

Подчиненные документы являются, однако, достаточно автономными файлами и допускают независимое редактирование вне рамок главного документа. В главном документе они представлены обычно гиперссылками на соответствующие файлы. Но если координатор группы сочтет нужным просмотреть в рамках главного документа, отформатировать или отредактировать подчиненные документы, то он сможет легко развернуть все гиперссылки с помощью кнопки Expand/Collapse Subdocument. Такая технология хорошо укладывается не только в рамки общего компьютера или общего диска на файловом сервере, но и в рамки интрасети компании, где имеются Web-сервер с Office Server Extensions или MS Exchange Server с общими папками.

Публикация однотипных документов

Эффективным методом публикации документа с однотипным содержанием для нескольких адресатов (за исключением, быть может, некоторой персональной информации) является процедура Tools®Mail Merge. Процедура позволяет подготовить текст документа или воспользоваться уже подготовленным документом, в котором можно по тексту расставить в виде автоматически заполняемых полей данные из корпоративных источников: баз данных, таблиц, адресных книг. Эти документы в процедуре так и называются - источники данных. Подключив на втором этапе процедуры нужный источник данных, можно вернуться в окно исходного документа и воспользоваться появившимся на панели инструментов списком полей из активного источника данных. При этом совершенно не обязательно хранить все экземпляры персонифицированного документа, поскольку генерация таких экземпляров всегда ведется автоматически - на третьем, последнем этапе процедуры.

Процедура генерации может быть настроена с помощью набора кнопок на панели инструментов таким образом, чтобы все документы были сразу же напечатаны на принтере без сохранения в виде отдельного файла, либо сохранены как один документ со многими разделами, либо, что очень ценно, отправлены электронной почтой по указанному списку адресов. Настройки процедуры слияния позволяют поработать и с источником данных: сделать выборку по нужным полям, отсортировать исходные данные в нужном порядке, ограничить область просмотра в базе. Наконец, такая технология полностью отслеживает актуальность источника данных, поскольку всякий раз при открытии документа со ссылками на какой-либо источник данных происходит подключение базы данных или таблицы в актуальном виде со всеми внесенными изменениями.

Часть 2


Страница сайта http://test.interface.ru
Оригинал находится по адресу http://test.interface.ru/home.asp?artId=3295