Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 1. Азы работы и основные параметры

Стандартные блоки Microsoft Word 2010. Часть 1. Азы работы и основные параметры

Понаблюдайте за работой типичного офисного пользователя в Microsoft Word. Изрядная часть его действий - это компоновка нового документа из ранее созданных и оформленных фрагментов. Примерно так ребенок собирает новую оригинальную игрушку из типовых деталей своего конструктора.

В этой статье мы поговорим об одном из инструментов такой работы - стандартных блоках. В первой части публикации рассматриваются элементарные основы применения стандартных блоков и подробно разбираются параметры, которыми можно охарактеризовать каждый блок. Во второй части собраны несколько более тонких и частных рецептов использования стандартных блоков Microsoft Word 2010.

Место стандартных блоков в работе офисного пользователя

Прежде всего оговоримся, что стандартные блоки - не единственный инструмент Word для повторного воспроизведения ранее созданных фрагментов. Чтобы вновь использовать результаты своей (или чужой) работы, пользователь, в частности, может:

• Скопировать готовый фрагмент документа в буфер обмена и вставить его в другое место текущего документа или другой документ. В отличие от общесистемного буфера обмена, собственный буфер пакета Microsoft Office позволяет одновременно хранить и использовать до 24 фрагментов.
• Сохранить готовый документ или его "полуфабрикат" как шаблон, затем создавать новые документы на основе этого шаблона.
• Создать новый документ на основе ранее созданного документа - при этом документ-источник не затрагивается редактированием и не может быть случайно изменен.
• Создать элемент автозамены, закрепив за короткой комбинацией символов длинный фрагмент текста.
• Записать макрос, многократно воспроизводящий одни и те же действия пользователя. В т. ч. это может быть и ввод текста.

Стандартными блоками этот арсенал пополнился сравнительно недавно - с выходом Microsoft Word 2007. Относительная новизна - это их главная слабость. По нашим наблюдениям, даже спустя год-полтора с момента перехода на новую версию Word 50-60 процентов пользователей все еще не замечает эту ценную возможность. А те, кто обнаруживает, ограничивают свою работу с блоками лишь самыми простыми формами.

При этом, ознакомившись с технологией использования блоков, офисные пользователи самой разной квалификации констатируют, что вставка блока - это более понятное, интуитивное действие, чем использование других, ранее известных им методов.

Эта статья написана на материалах Microsoft Word 2010. Однако в данной версии стандартные блоки не претерпели сколько-нибудь ощутимых изменений по сравнению с версией-предшественницей. Поэтому предлагаемые решения, за исключением сугубо технических моментов (таких, как пути к папкам), применимы и к Word 2007.

Азы использования стандартных блоков

Начнем с основ. Логика стандартных блоков предельно проста:  сначала нужно набрать и оформить фрагмент документа, который необходимо использовать многократно, затем в готовом виде сохранить его в хранилище, из которого он двумя-тремя щелчками мыши может быть вставлен в любое место любого документа.

Чтобы сохранить какой-либо готовый фрагмент в качестве стандартного блока, проделайте следующее:

1. В любом доступном документе наберите и полностью отформатируйте фрагмент, который хотите в дальнейшем использовать повторно.
2. Когда фрагмент готов к сохранению, выделите его. Обратите внимание: форматирование последнего абзаца фрагмента может быть частично утрачено, если при выделении вы "потеряли" символ конца абзаца. На рис. 1 показано различие между полным и неполным выделением абзаца при включенном и выключенном отображении служебных символов. Формат абзацев, концы которых на этом рисунке отмечены красными стрелками, будет сохранен полностью. Абзацы с синими стрелками могут при сохранении потерять часть оформления. 



Рис. 1. Примеры полного (красные стрелки) и неполного (синие стрелки) выделения абзаца.

3. Перейдите на вкладку Вставка и в группе Текст вызовите команду Экспресс-блоки. Откроется меню, в котором по умолчанию представлено пять команд. По мере накопления пользовательских стандартных блоков они будут добавляться в это меню (рис. 2). Элементы управления, живущие по таким правилам, принято называть также коллекциями или галереями.





Рис. 2. Вверху - первоначальный вид галереи Экспресс-блоки, внизу - она же после вставки первого пользовательского блока.

4. В открывшемся меню выберите самую нижнюю команду - Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков. Откроется диалог Создание нового стандартного блока (рис. 3).





Рис. 3. Диалог, в котором устанавливаются параметры стандартного блока.

5. В появившемся диалоге установите параметры сохранения фрагмента. Тонкости всех параметров мы разберем далее. Пока сделайте минимум:
• Задайте уникальное Имя нового блока (по умолчанию в качестве имени предлагаются первые слова фрагмента).
• Убедитесь, что в поле Коллекция установлено именно значение Экспресс-блоки.
• Нажмите кнопку Ок.

Учтите, что непосредственно в момент создания (или изменения) стандартного блока, Word не сохраняет новую информацию на жестком диске. Только когда вы попытаетесь закрыть программу, она напомнит о внесенных изменениях (рис. 4). Если в этом окне предупреждения выбрать ответНе сохранять, изменения стандартных блоков, которые вы внесли за сеанс работы с программой, будут утрачены.

Рис. 4. Предупреждение о необходимости сохранения изменений в хранилище стандартных блоков.

Теперь вставим сохраненный экспресс-блок в произвольный документ. Для этого:

1. Установите курсор в место вставки блока, перейдите на вкладку Вставка и в группе Текст вновь вызовите команду Экспресс-блоки. В открывшейся галерее, как видим, отображается фрагмент, который мы только что добавили (рис. 2, нижняя часть).
2. Щелкните мышью по пункту галереи. Фрагмент вставится в точку положения курсора.

Получается, что стандартный вариант вставки экспресс-блока требует трех щелчков мышью. Сократим эту процедуру еще на один шаг - поместим галерею Экспресс-блоки на панель быстрого доступа:

1. Наведите мышь на команду ленты, которую хотите добавить на Панель быстрого доступа, и   щелкните правой кнопкой мыши. Появитсяконтекстное меню.
2. В появившемся контекстном меню выберите команду Добавить на панель быстрого доступа (рис. 5). 

Рис. 5. Меню, которое появляется по щелчку правой кнопкой мыши на команде Экспресс-блоки.

За стандартными блоками зарезервировано две горячих клавиши:

• Чтобы создать новый экспресс-блок, выделите подготовленный фрагмент и нажмите <Alt+F3>.
• Если вы помните точное имя блока, наберите его в точке вставки, и, не перемещая курсор, нажмите клавишу <F3>. Если программа распознает имя блока, она заменит его на содержимое блока.

Предположим, что ваш стандартный блок потребовал удаления или изменения свойств. Для этого:

1. Пройдите в галерею экспресс-блоков и в ее нижней части выберите команду Организатор стандартных блоков. Откроется одноименный диалог, в котором собраны все встроенные и пользовательские блоки (рис. 6). Также сюда можно попасть, если щелкнуть на любом экспресс-блоке и из появившегося контекстного меню выбрать команду Упорядочить и удалить.
2. В диалоге Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и, выделив его, нажмите одну из кнопок в нижней части диалога. Кнопка Изменить свойства приведет вас в уже знакомый диалог, где можно установить имя,  коллекцию и т. п. параметры (рис. 3). Действия кнопок Удалить и Вставить очевидны.

Увеличить рисунок

Рис. 6. Организатор стандартных блоков.

Если требуется отредактировать не свойства блока, а его содержимое, проделайте следующее:

1. В произвольном документе вставьте блок, требующий изменения.
2. Измените содержание и оформление фрагмента.
3. Сохраните отредактированный фрагмент описанным  выше способом.  Если старая редакция блока не нужна, проще всего в диалогеСоздание нового стандартного блока указать имя, которое совпадает с именем старого варианта. Когда программа поинтересуется, действительно ли вы хотите переопределить блок, ответьте утвердительно.

Очевидно, что в этом случае мы просто записываем новый блок поверх старого. 

Изучаем настройки стандартных блоков внимательнее

Мы разобрались с базовой логикой стандартных блоков. Теперь вновь вернемся в диалог настройки  экспресс-блока (рис. 3) - тот самый, который мы вызвали командой создания нового блока, а затем - и нажатием кнопки Изменить свойства в диалоге Организатор стандартных блоков. Подробнее рассмотрим поля, представленные в этом диалоге.

Поле Имя

Его мы уже использовали. Выбирая имена, учитывайте три важных обстоятельства:

• Здесь важна краткость. Имя должно уложиться примерно в три десятка символов.
• В галерее, которую мы вызываем с ленты, блоки группируются в категории (о них чуть ниже), а внутри каждой категории - сортируются по именам. Изменить этот порядок невозможно. В пределах одной категории блок, имя которого начинается с цифры или, скажем, английской буквы, всегда будет стоять ближе к началу галереи. Соответственно, блок, имя которого начинается с русской буквы Я, неизменно попадет в самый конец. Чтобы сократить расстояние, которое предстоит преодолеть вашей мыши, давайте часто используемым блокам имена, гарантирующие им место в начале галереи.
• Особенно тщательно следует подходить к выбору имени, если вы собираетесь активно использовать вставку по горячей клавише <F3>. Допустим, среди ваших блоков только один имеет название, которое начинается с символов Рек - Реквизиты фирмы. В этом случае вам удастся вставить этот блок нажатием клавиши <F3>, даже если вы не набрали имя целиком. Достаточно ввести три-четыре символа - программа уже опознает блок среди других. Однако если среди ваших блоков есть Реквизиты фирмы Альфа и Реквизиты фирмы Аленка, Word не сумеет различить имена блоков, пока вы не наберете 20 символов. Присвоив тем же блокам имена Р1-Альфа и Р2-Аленка, вы дадите программе возможность различать их уже по первым двум знакам.

Раскрывающийся список Коллекция

Здесь задается галерея ленты, в которую будет включен блок. По умолчанию предлагается использованный нами вариант Экспресс-блоки. Мы видели, что при таком значении блок попадает в галерею, которая доступна на вкладке Вставка в группе Текст по команде Экспресс-блоки. Попробуем создать еще один блок, и при его сохранении установим в этом поле другое значение, например, Таблицы. Сохранив его, пройдем на вкладку Вставка и вызовем команду Таблица - Экспресс-таблицы. Как видим, наш фрагмент попал именно сюда (рис. 7). При этом для программы совершенно не важно, соответствует ли его содержание названию выбранной коллекции.

Увеличить рисунок

Рис. 7. Пример вставки стандартного блока в галерею Экспресс-таблицы.

Выбирая значения в поле Коллекция, можно добавлять свои элементы в самые разные галереи ленты  (Вставка - Колонтитулы - Верхний колонтитул, Вставка - Колонтитулы - Нижний колонтитул, Вставка - Текст - Надпись, Ссылка - Оглавление - Оглавление и т. п.). Всего по разным вкладкам ленты Microsoft Word разбросано полтора десятка элементов управления, которые наполняются из  общей системы стандартных блоков. В нижней части каждой такой галереи есть собственная команда сохранения. Она приведет все в тот же уже хорошо знакомый нам диалог.

Обратите внимание, что в перечне доступных коллекций есть элементы, которые не представлены на стандартной ленте, например,Настраиваемая коллекция 1, Настраиваемая коллекция 2 и т. п.. Во второй части статьи мы поговорим о том, как их можно использовать.

Раскрывающийся список Категория

Под категориями в данном случае понимаются группы стандартных блоков в пределах каждой галереи-коллекции. Еще раз повторим свой совет: добивайтесь, чтобы наиболее используемые элементы попадали в начало меню. Для этого задайте им  категорию с именем, которое по общепринятым правилам сортировки помещается максимально близко к началу. Например, сравните левую и правую часть рис. 8. Сначала элемент, который называется Пример 1, стоял последним, но мы принудили его встать первым, переместив в категорию, имя которой состоит из одних лишь восклицательных знаков.

Увеличить рисунок

Рис. 8. Правильно выбирая имена категорий, можно добиваться разного расположения одного и того же элемента в галерее.

Поле Описание

Это поле позволяет задать блоку более подробную характеристику. Если в галерее задержать мышь над блоком, текст описания появится во всплывающей подсказке. В этом поле можно использовать перевод строки, для этого надо вместо привычного <Enter> (он воспринимается как команда закрытия диалогового окна) нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Enter> или <Shift +Enter>.

Раскрывающийся список Сохранить в

Очень важный параметр. Он определяет место, в котором будет сохранен стандартный блок. В принципе таких мест три:

• Глобальный шаблон Normal
• Шаблон, на котором основан текущий документ (если таковой имеется).
• Хранилище стандартных блоков текущего пользователя.

Рассмотрим их подробнее.

Шаблон Normal часто называют "общим шаблоном". Word использует Normal, чтобы создавать новые документы, если пользователь в явном виде не указал какой-либо другой шаблон. Файл Normal хранится в профиле пользователя в папке %appdata%\Microsoft\Шаблоны. Сохранять стандартные блоки в Normal стоит, например, в том случае, если вы используйте его на нескольких компьютерах. Концентрация максимального количества настроек в одном файле облегчит синхронизацию настроек Microsoft Office.

Однако документ может создаваться не только на основе Normal, но и на основе какого-то специализированного шаблона. Предположим, в организации принято генерировать договоры на основе унифицированного шаблона Dogovors. Тогда логично сохранять заготовки фраз, относящиеся к данной предметной области (например, типовые договорные формулировки), именно в Dogovors. Размещенные там блоки будут отображаться в галереях только тогда, когда открыт документ, связанный с этим шаблоном.

Наибольший интерес представляет хранилище стандартных блоков текущего пользователя. Это специализированная папка профиля (рис. 9). Если вы работаете под управлением Windows XP, то, вероятно, найдете ее по адресу  c:\Documents and Settings\имя пользователя\Application Data\Microsoft\Document Building Blocks. В папке имеется одна или несколько подпапок с цифровыми номерами - они соответствуют используемым языкам интерфейса Microsoft Office. Например, если у вас русская версия программы, в Document Building Blocks присутствует подпапка1049.  В свою очередь она содержит папку 14 - это технический номер версии Microsoft Office 2010. Внутри этой папки должны присутствовать как минимум два файла: Built-In Building Blocks и Building Blocks. В первом из них хранятся встроенные стандартные блоки - те, которые пользователь обнаруживает в своих галереях при первом запуске Word (заготовки таблиц, колонтитулы, оглавления и т. п.). Файл Building Blocks программа по умолчанию предлагает для хранения пользовательских элементов.

Увеличить рисунок

Рис. 9. Хранилище стандартных блоков пользователя, открытое в окне Проводника Windows XP.

Для нашего дальнейшего обсуждения важно, что в папку Document Building Blocks можно добавлять и свои шаблоны - блоки из них будут при старте программы автоматически "подкачиваться" в галереи. Чем больше файлов в этой папке, тем больше пунктов отобразится в списке Сохранить в диалога установки свойств экспресс-блоков.

Примечание. Если вы дорожите своими настройками Microsoft Office, научитесь добираться до папки %appdata%\Microsoft и самостоятельно осуществлять ее резервное копирование. Если этого не делать, при крахе жесткого диска, смене рабочего места и т. п. вы можете утратить все ваши настройки (тщательно выверенный набор стилей, любимые макросы, годами собираемые стандартные блоки и т. п.).

Раскрывающийся список Параметры

Здесь можно выбрать один из трех вариантов: Вставить только содержимое, Вставить содержимое в тот же абзац, Вставить содержимое на ту же страницу. Выбор последнего значения приводит к обособлению блока разрывами страницы. Что касается первых двух вариантов, то мы, признаться, так и не смогли до конца понять, какая же между ними разница. При повседневном офисном использовании в этом поле, вероятно, лучше всего оставлять значение, установленное по умолчанию.

Заключение

Как видим, в целом технология стандартных блоков проста и наглядна. В то же время каждый стандартный блок характеризуется целым рядом параметров, которые при умелом использовании позволяют многого добиться от  этой технологии. О некоторых способах повышения отдачи от стандартных блоков мы поговорим во второй части этой статьи.