Office 2010: ожидания перед внедрением

Введение

Скоро выходит финальная версия Microsoft Office 2010. В преддверии долгожданного выпуска хочу предложить краткий схематический обзор данной системы. Он сделан с точки зрения использования Microsoft  Office 2010 на предприятии среднего сегмента бизнеса.

В первой части описываются основные векторы развития данной системы.  Под этим понимаются области, в которых произошли наиболее существенные изменения, а также влияние этих изменений на процесс корпоративного использования данного продукта.

Вторая часть посвящена обзору возможностей  интеграции Office 2010 с уже существующей или планируемой IT-инфраструктурой. Рассматриваются возможности, предоставляемые конечному пользователю при совместном использовании клиентских и серверных технологий Microsoft.

Векторы развития

Одной из основных целей IT-специалистов является создание среды, позволяющей наиболее эффективно решать поставленные бизнесом задачи и как следствие способствовать экономическому процветанию своего предприятия. Действительно, чем раньше  бизнес получит более совершенные инструменты, тем быстрее он приобретет преимущество перед своими конкурентами.

Программы, входящие в состав пакета Microsoft Office, уже давно являются одним из основных инструментов офисного работника. Поэтому их технической поддержке рекомендуется уделять особое внимание.  Рассмотрим, в каких именно областях использования Office 2010 произошли наиболее значительные изменения и усовершенствования.

Совместная работа

Зачастую при подготовке документов требуется совместная работа сразу нескольких сотрудников.  Теперь необязательно работать с документом по очереди, предупреждая  коллег о внесении изменений. В компонентах Word 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010 и OneNote 2010 реализован полноценный режим совместной работы. При помощи SharePoint Server 2010  можно организовать одновременное редактирование несколькими авторами различных разделов одного и того же документа.  При этом режим совместной работы достаточно удобен для конечного пользователя. Из его наиболее привлекательных возможностей можно выделить следующее.

• Отображение информации обо всех авторах, работающих с документом.
• Возможность обмена информацией посредством электронной почты или службы мгновенных сообщений непосредственно из окна редактора документа.
• Блокировка редактирования выбранного раздела документа при работе с ним одного из авторов.
• Появление внесенных изменений только после сохранения документа (при этом коллеги видят уже законченные и выверенные фразы, а не промежуточные формулировки).
• Возможность просмотра истории внесения изменений и восстановлении предыдущих версий документа (при использовании SharePoint 2010).

Мобильность

Работа с документами может происходить не только со своего рабочего компьютера, расположенного в офисе компании. Теперь, благодаря интеграции с другими компонентами IT-инфраструктуры, доступ к корпоративным данным можно получить из дома, интернет-кафе или даже с мобильного телефона. Для этого на коммуникаторах с операционной системой семейства Windows Mobile используются средства просмотра Microsoft® Office Mobile 2010. Более подробно об этом можно прочитать в статье "Доступ к документам Office с помощью телефона".

Возможность интеграции со службами SharePoint 2010 и их дополнением Microsoft Office Web Apps, позволяет просматривать и даже редактировать документы непосредственно из окна веб-браузера. При этом сохраняется практически полная функциональность редактора. Кроме того, существует альтернативный сценарий доступа к документам через интернет при помощи браузера и служб Windows Live. Более подробную информацию о Microsoft Office Web Apps можно получить из статьи "Обзор Office Web Apps Beta".

Похожие возможности работы с документами существуют и при использовании нового веб-интерфейса доступа к почте (Outlook Web App 2010). Теперь он поддерживает просмотр  документов в формате Word, PowerPoint, Excel и PDF. Кроме того в нем добавились следующие интересные возможности:

• поддержка альтернативных браузеров,
• улучшение поиска,
• интеграция с Microsoft Office Communicator,
• просмотр общих календарей и контактов,
• группировка сообщений в цепочки по отдельным обсуждениям.

Безопасность

При использовании приложений в корпоративной среде важно соответствовать современным стандартам безопасности.  Особенно это актуально при работе с двоичными файлами старого формата (doc, xls и ppt), уязвимости которых активно используются злоумышленниками.  Теперь при открытии таких файлов осуществляется проверка. При возникновении подозрений на вредоносное содержимое, документ автоматически открывается в защищенном режиме. В этом случае файл открывается в режиме "только для чтения" и не может причинить существенный вред компьютеру. При желании можно отметить файл как "надежный" и избежать его проверок в будущем.

Кроме того,  поддерживается высокий уровень безопасности при работе с электронной почтой. Например, при работе в Outlook Web App используется механизм фильтрации веб-маяков (изображений включенных в тело сообщения и информирующих отправителя о том, что адрес, на который отправлено сообщение, является действующим).

Производительность

Иногда на пути внедрения нового продукта может возникнуть множество препятствий, связанных с его системными требованиями. Например, по сравнению со своим предшественником, Office 2007 требовал вдвое больше ресурсов процессора и памяти. При этом непонятно что делать со старым оборудованием, не соответствующем предложенным требованиям.

Сейчас ситуация значительно улучшилась и в подавляющем большинстве случаев Office 2010 может использоваться на том же самом оборудовании, что и Office 2007. Для установки требуется компьютер, соответствующий следующим минимальным требованиям:

• 32-разрядный или 64-разрядный процессор с тактовой частотой 500 МГц или более,
• 256 МБ системной памяти или более,
• 3.5 ГБ свободного дискового пространства,
• Монитор с разрешением 1024 x 768 пикселей или выше.

Следует отметить, что требования к процессору и объему памяти остались без изменений.

Microsoft Office 2010 разрабатывался с расчетом использования графических процессоров, совместимых с технологией Microsoft® DirectX® 9.0c и 64 МБ видеопамяти. Это позволяет оптимизировать некоторые графические возможности (например, анимацию в PowerPoint 2010). Однако наличие графического адаптера не является обязательным. В случае его несоответствия  указанным требованиям, Office 2010 все равно может быть установлен и использован для работы с документами.

64-разрядная Архитектура

Подавляющее большинство выпускаемых сейчас серверов и рабочих станций оснащено 64-разрядными процессорами. Это позволяет пользователям более эффективно использовать ресурсы физической памяти, а также работать с большими объемами данных. В Microsoft Office 2010 впервые появилась 64-разрядная версия данного продукта.

Однако следует учитывать, что по умолчанию даже для 64-разрядных операционных систем устанавливается 32-разрядные версии компонентов. Это обеспечивает совместимость с элементами управления, надстройками и VBA для которых не существует 64-разрядных версий. Кроме того, пока не сильно распространены документы с размером более 2 ГБ.

Интеграция с другими элементами IT-инфраструктуры

Для расширения функциональных возможностей пакет приложений Office 2010 может использоваться совместно с другими элементами IT-инфраструктуры. В основном это серверные компоненты, такие как Exchange 2010, SharePoint 2010 и Office Communication Server 2007 R2. Рассмотрим более подробно возможности предоставляемые данными продуктами.

Exchange 2010

Microsoft Exchange Server 2010 - это новая версия популярного сервера корпоративной электронной почты. С его помощью сотрудники предприятия могут обмениваться сообщениями как со своими коллегами, так и с внешними партнерами. Основной программой для работы с Exchange 2010 является почтовый клиент Microsoft Outlook, входящий в состав пакета Microsoft Office.

Из новых возможностей данной системы следует отметить появление системы защиты сообщений. С её помощью можно настроить автоматическую проверку содержания передаваемых писем и при наличии в них конфиденциальной информации ограничить пользователю возможности:

• распечатать текст документа;
• переслать письмо;
• скопировать из него информацию.

Кроме того, значительно вырос максимальный объем почтового ящика, рекомендуемый для комфортной работы с почтовой системой. Если ранее он составлял приблизительно 20 00 писем или 2 Гб хранимой информации, то сейчас рекомендуемые значения выросли в пять раз и равняются 100 000 писем или 10 Гб хранимой информации. Это позволяет отойти от практики использования почтовых архивов, хранящихся в pst-файлах.

В Exchange 2010, так же как и в предыдущей версии, включена поддержка функции Outlook Anywhere. С её помощью мобильные пользователи могут получить доступ к своему почтовому ящику, используя Microsoft Outlook, даже находясь за пределами корпоративной сети.

Sharepoint Server 2010

SharePoint Server - это один из ключевых элементов современной IT-инфраструктуры. С его помощью можно решать следующие задачи:

• Организация совместной работы,
• Управление корпоративной информацией,
• Создание веб-порталов,
• Автоматизация и рационализация бизнес-процессов,
• Бизнес-анализ.

SharePoint Server 2010 может быть доступен в двух основных вариантах:

• Microsoft SharePoint Foundation 2010  - бесплатная версия продукта,
• Microsoft SharePoint Server 2010 - корпоративный вариант продукта с расширенной функциональностью.

SharePoint Workspace 2010 -это клиентское приложение, предоставляющее быстрый интерактивный доступ к библиотекам документов и спискам Microsoft SharePoint Server 2010 и Microsoft SharePoint Foundation 2010. С его помощью возможны автономные сценарии работы с данными и дальнейшая синхронизация изменений при восстановлении связи с корпоративным сервером.

Office Communication Server 2007 R2

Office Communications Server - это серверный продукт, позволяющий усовершенствовать процесс взаимодействия между сотрудниками предприятия. С его помощью можно легко найти нужного человека и связаться с ним наиболее удобным образом. Например, в веб-интерфейсе почтового клиента (Outlook Web Apps) есть возможность увидеть, кто из коллег  находится на рабочем месте, и мгновенно послать ему сообщение, даже находясь за пределами корпоративной сети.

Кроме того, на его основе можно дополнительно предоставить ряд корпоративных решений по обмену информацией таких как:

• Телефонная сеть,
• Служба обмена мгновенными сообщениями,
• Аудио -, видео- и веб-конференции.

Клиентской частью Office Communications Server является Office Communicator.

Заключение

В статье предложен краткий обзор основных направлений развития системы Microsoft Office, нашедших свое отражение в новой версии данного продукта - Microsoft Office 2010. Обзор сделан с точки зрения использования данного продукта в корпоративной среде предприятия среднего сегмента рынка. Рассмотрены серверные продукты, позволяющие существенно расширить функциональные возможности Microsoft Office и предоставить пользователям наиболее полный набор преимуществ от их совместного использования.