Аналитическая компания Gartner определила четыре ключевых роли (позиции) в процессах управления документацией. К ним относятся: юрист-итэшник (IT and legal hybrids), архивариус цифровых архивов (digital archivist), информационный менеджер (business information manager) и архитектор корпоративных систем информации (enterprise information architect). Аналитики также отмечают, что, поскольку во многих компаниях таких специалистов может и не оказаться, ИТ-бизнесу необходимо по возможности привлечь их со стороны - так, к концу 2010 года порядка 40% ИТ-кадров появятся не из технической среды, а из сферы бизнеса или не-ИТ-специальностей. В Gartner предлагают, например, обучать существующих специалистов по безопасности праву или провести дополнительную подготовку для юристов компании.
Отечественный рынок СЭД, как выяснилось в ходе опроса CNews, в целом пока не готов к принятию этих четырех ролей в силу своей специфики. "В странах Европы в области СЭД сейчас как раз больше внимания уделяют архивным вопросам и построению корпоративных систем. У нас же такое распределение вообще не применимо, во всяком случае, в настоящее время", - утверждает Елена Иванова, начальник отдела маркетинга ЭОС. "Кроме того, нельзя говорить, что мы до этого дойдем когда-нибудь, потому что рынок СЭД в России развивается совсем другим путем. Это во многом из-за того, что делопроизводство в России было изначально исторически гораздо более развито и регламентировано, чем в Европе", - объясняет специалист, указывая, что на отечественном рынке преобладают информационные менеджеры, а архитекторов корпоративных систем крайне мало.
"Роли, которые определила Gartner, в целом соответствуют современным тенденциям: бизнес-информация должна стать ближе к бизнесу. И если, с одной стороны, требуются посредники между деловыми процессами и их участниками, а с другой, - технологиями их документарной поддержки, то это должны быть не ИТ-специалисты или такие ИТ-специалисты, которым очень близки и понятны бизнес-цели, задачи и процессы", - считает Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании "Интертраст". Говоря о российском рынке СЭД, эксперт отметил, что на нем наблюдается "определенный конфликт между бизнес-менеджерами, ИТ-менеджерами, рекордс-менеджерами и топ-менеджерами". Он считает, что выход из него заключается не в устранении одних и введении других ролей, а во взаимном сближении существующих: "ИТ-специалист сегодня должен уметь мыслить бизнес-категориями, а бизнес-специалист думать о повышении собственной продуктивности с помощью предлагаемых ему инструментов".
По мнению Вячеслава Лазарева, директора дирекции по разработке и внедрению СЭД компании Optima, определение Gartner ролей объясняется проблемами связанными с управлением документами, и той ступенью на которой западный рынок находится в решении этих проблем. "С учетом российских реалий я бы выделил роль бизнес-аналитика и методолога для решения задач по организации и оптимизации процессов обработки документов. Это в первую очередь связано с отсутствием во многих компаниях регламентов обработки документов и необходимостью формализации регламентов для электронного документооборота", - замечает господин Лазарев. Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink, приводит успешный пример создания центров компетенции по задачам управления корпоративным системам электронного документооборота на отечественном рынке (речь идет о "Мегафоне)", когда заказчику потребовалось организовать и контролировать эффективное внедрение и использование технологий управления корпоративным контентом.
Александр Семенов, генеральный директор "Корус Консалтинг", считает, что выделенная Gartner роль юриста-айтишника связана с глобальным изменением миропорядка: "В постиндустриальном информационном обществе управление информацией и цифровыми активами, интеллектуальной собственностью приобретает огромное значение. Вопросы безопасности и сохранности информации, киберпреступлений, легальность использования программного обеспечения и любых других видов цифровой интеллектуальной собственности, условия предоставления цифровых сервисов конечным пользователям - все это крайне важно для корпораций и государства, поэтому неудивительно, что юристы и ИТ-специалисты находятся на переднем крае общего фронта, буквально "в одном окопе". На российском рынке с высоким уровнем пиратства и с "зачаточным правосознанием" (по оценке господина Семенова) эти универсальные специалисты встречаются редко.
Роль архивариуса цифровых фондов также связана с тем, что на Западе уделяется большое внимание управлению данными, хранящимся в электронном виде, считает эксперт, на сегодняшний день неактуальна. "У нас цифровые архивы находятся в зачаточном состоянии и большинство корпораций и госструктур в принципе не придает этому слою своей ИТ-инфраструктуры никакого значения. Работа по созданию цифровых архивов ведется в филиалах западных корпораций, где это просто часть корпоративного ИТ-стандарта, в крупных российских государственных библиотеках, получивших соответствующие гранты, и в ряде компаний, которые понимают необходимость таких архивов. В абсолютном же большинстве случаев, когда данные хранятся вне базы - это "файлопомойки" на серверах, и хорошо, если они хоть как-то структурированы. В любом случае, найти в них информацию под силу только тем сотрудникам, которые сами занимались таксономией этих "файлопомоек", - констатирует специалист. Остальные две роли, упомянутые Gartner, по его словам, отошли на второй план из-за усиления первых двух позиций на рынке, однако, для России актуальна, только роль архитектора корпоративных систем информации, но только в крупном бизнесе, ориентированном на западный стиль работы.
Тем не менее, в компании DocsVision и Directum считают, что выделенные роли находят свое применение на отечественном рынке управления документацией, причем "с точностью до перевода ролей с английского на русский", как выразился Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision, если под юристом-айтишником понимать директора по информационной безопасности, под архивариусом цифровых архивом - администратора серверов БД предприятия, под информационным менеджером - заведующего канцелярией или общим отделом и под архитектором корпоративных систем информации - ИТ-директора. "В случае автоматизации бизнес-процессов в состав этого центра принятия решений входят еще и коммерческий или финансовый директор, или другой директор по основным процессам компании-заказчика", - добавляет специалист. Максим Галимов, директор по перспективным исследованиям компании Directum, утверждает, что российская практика делопроизводства выделяет предметную роль "управляющего документацией" (делопроизводителя), который берет на себя множество обязанностей - от проектирования архивов до оперативного контроля за движением документов. Эксперт видит распределение ролей "заказчик - делопроизводитель, исполнитель - ИТ-служба" более прагматичным и эффективным, замечая, что при этом делопроизводитель должен быть "на острие прогресса". "С другой стороны, при отсутствии квалифицированного управляющего документацией перемещение его обязанностей в ИТ-службу - логичный шаг, и тогда выделение указанных ролей вполне обоснованно", - подытоживает господин Галимов.