Юридическое бюро Олега Гусева использует решение Microsoft Enterprise Project Management и Microsoft Windows Small Business Server 2003 для организации работы над проектами
Руководитель юридического бюро Олег Гусев решил использовать новый метод ведения бизнеса: вся работа юристов была представлена как перечень проектов. Возникла необходимость в инструменте, который бы позволил четко назначать задания, отчитываться за каждый важный шаг в работе над проектом, была необходима информационная система, которая позволяла бы руководителю контролировать работу юристов удаленно. В качестве базовой платформы для Microsoft Office Project Server 2003 было предложено комплексное решение Microsoft Windows Small Business Server 2003 Premium Edition.
О компании
Юридическое бюро Олега Гусева работает с 1992 года. Изначально компания была задумана как добровольный союз юристов, чьи отношения строятся на принципах и условиях партнерства, и объединила более двадцати юристов - специалистов в самых разных отраслях права. Их значительный опыт и знания, широкие связи как в России, так и за рубежом, позволяют решать широкий круг вопросов - от создания своего бизнеса до получения второго гражданства. Постоянные клиенты - около сотни организаций и физических лиц, как российских, так и зарубежных.
Юридическое бюро Олега Гусева является лидером в области использования программного обеспечения среди компаний такого рода. Новые информационные технологии всегда появляются в деятельности бюро даже с некоторым, для российского бизнеса, опережением. Например, в 1996 году бюро открыло свой юридический сайт и столкнулось с курьезной проблемой: большинство клиентов не имело электронной почты. Спустя несколько лет компания начала, первая в России, оказывать юридические интернет-консультации.
Ситуация
Руководитель пошел на смелый и прогрессивный для юридической компании шаг, решив использовать новый способ ведения бизнеса. Вся работа юристов была представлена как перечень проектов. Эта уникальная перспективная методика позволила в несколько раз увеличить производительность труда.
Для осуществления задуманного требовалась реорганизация работы. Возникла необходимость в инструменте, который бы позволил четко назначать задания, отчитываться за каждый важный шаг в работе над проектом. Также требовалась новая система отчетов, которая позволяла бы следить за каждым этапом работы над проектом.
Без автоматизации осуществить задуманное было невозможно.
Первоначально для организации совместной работы сотрудников использовался продукт TMU GroupWare. Однако решение не предусматривало интеграции с другими используемыми приложениями, в частности, с Microsoft Outlook 2003, и не имело необходимой функции анализа задач.
Также следует отметить, что работа юриста связана с постоянными разъездами и ведением дел вне офиса, а данный продукт не позволял осуществлять распределенную работу, когда сотрудники находились вне офиса.
Особенно это было важно для руководителя компании, который бывает в офисе всего около четырех часов в неделю. В остальное время он ведет переговоры с крупными, в том числе и зарубежными, клиентами. Поэтому была необходима информационная система, которая позволяла бы руководителю контролировать работу юристов удаленно, в противном случае это привело бы к торможению развития бизнеса.
Выбор технологии
Начальные сведения о системе управления проектами на базе решения Microsoft Enterprise Project Management представители компании получили на регулярно проводимых бесплатных семинарах в Центре Решений Microsoft.
В качестве базовой платформы для решения Microsoft Enterprise Project Management было предложено комплексное решение Microsoft Windows Small Business Server 2003, в состав которого входят все необходимые дополнительные компоненты: Microsoft SQL Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft ISA Server 2000. Для организации коллективной работы над проектными документами и вопросами были использованы службы Windows SharePoint Services.
Решение
Основу решения Microsoft Enterprise Project Management составляют:
| - |
Microsoft Office Project Server 2003 - центральная точка доступа к проектной информации. |
| - |
Microsoft Project Professional 2003 - инструмент руководителя проектов. |
| - |
Microsoft Project Web Access - рабочее место сотрудника, получающего новые задачи и отправляющего отчеты по их выполнению. |
| - |
Windows SharePoint Services - благодаря встроенной интеграции с Microsoft Office Project Web Access пользователи смогли перенести все документы, связанные с выполнением текущих задач по клиентам, в единое хранилище, доступное как внутри, так и вне офиса. |
Дополнительно для сотрудников, которые привыкли использовать Microsoft Outlook 2003 в своих повседневных задачах, была задействована представленная в Project 2003 возможность синхронизации календаря Microsoft Outlook и Project Server 2003. Это позволило отображать все задачи в привычном для пользователей интерфейсе и оповещать о начале их выполнения.
В ходе внедрения были учтены запросы компании, отражающие специфику юридического бизнеса:
| - |
Была создана специальная система организации проектов, позволяющая получать аналитику по всем услугам, оказываемым отдельно взятому клиенту. Для каждого клиента был заведен отдельный суммарный (мастер) проект, в который были включены все текущие проекты по оказанию услуг данному клиенту. Поскольку каждый подпроект соответствовал отдельному договору с клиентом, то руководитель, открыв соответствующий мастер-проект, получил возможность отслеживать ход реализации и бюджет сразу всего пакета услуг по одному клиенту. |
| - |
Предложенный вариант решения сделал возможным сохранение документов и возникающих в ходе оказания услуг вопросов в единой рабочей области, ассоциированной с клиентом, а также получать доступ к этой области сотрудникам, находящимся вне офиса. В данной области сохраняются структурированные документы по всем проектам одного клиента. В результате сотрудник компании получает консолидированную информацию по клиенту, накопленную за все время работы, даже если в предыдущих работах этот сотрудник не принимал личного участия. Для ограничения доступа к такой конфиденциальной информации было настроено разграничение прав для разных ролей и сотрудников в проекте. Таким образом, с помощью Microsoft SharePoint Services была создана база знаний по клиентам, которая хранит всю историю общения и оказывает неоценимую помощь сотрудникам компании в их работе. |
| - |
Основной бизнес-процесс компании - оказание услуг клиентам - удалось значительно ускорить, сформировав шаблоны проектов. Каждый из 12 шаблонов содержит предопределенный список задач, причем к каждой задаче прикреплен набор навыков, которые необходимы для ее выполнения. Это позволило практически моментально определять, какой из свободных на данный момент сотрудников может выполнить заказанную клиентом услугу. Кроме того, этот сотрудник сразу получает готовый план действий, гарантирующий, что никакие этапы работ не будут забыты или пропущены. Поэтому после составления очередного договора на оказание услуги руководителю достаточно всего лишь открыть готовый шаблон проекта и, внеся минимальное количество изменений в свойства, сохранить проект на сервере. После сохранения сотрудники моментально получают оповещения о новых назначениях. |
Результаты
Использование решения Microsoft Enterprise Project Management и Microsoft Windows Small Business Server 2003 в юридическом бюро Олега Гусева привело к следующим результатам:
Возможность удаленной работы. Теперь руководитель может назначать задания и контролировать их выполнение сотрудниками, даже находясь вне офиса. Это ключевое свойство, из-за которого было выбрано решение именно на базе Microsoft Office Project Server 2003. Фактически, с помощью Project Server 2003 был реализован мобильный юридический офис, работающий слаженно и эффективно. Кроме руководителя, ощутимую пользу от возможности дистанционной работы получили и сотрудники компании, которые теперь могут не заезжать на 5 минут в офис под конец рабочего дня только для того, чтобы отчитаться о проделанной работе. Они могут это делать дистанционно. В результате опроса выяснилось, что половине сотрудников удобнее работать дома.
|
" |
Меня интересует не столько время прихода сотрудника в офис, сколько конечный результат его работы. |
" |
| Олег Гусев руководитель Юридического бюро Олега Гусева |
Руководитель компании работает с проектами со своего мобильного компьютера. С помощью консультационных услуг партнера, осуществлявшего внедрение, подключение мобильного компьютера происходит по беспроводным сотовым сетям (GPRS), что позволяет руководителю держать руку "на пульсе" работы компании, даже когда он летит в самолете на встречу с зарубежным клиентом.
Зарубежные клиенты компании теперь могут получать промежуточные и итоговые отчеты по заказанной ими работе практически моментально. Это происходит благодаря расширенным возможностям удаленного доступа. Такая отчетность - один из ключевых моментов в создании атмосферы взаимного доверия между компанией и ее клиентами. Теперь клиенты не беспокоятся о том, успеет ли компания выполнить задание в срок - эту информацию они видят сами в любой момент времени.
Сотрудники компании получили возможность коллективной работы над проектами. Координация работы нескольких юристов стала простым, прозрачным и эффективным процессом. Если юрист должен выполнить более срочную работу, то он может передать текущую другому юристу быстро и без потерь. Это ключевое свойство для компании небольшого размера (несколько десятков сотрудников), когда каждый час каждого сотрудника ценится очень высоко.
В компании планируется переход сотрудников из офисного режима на удаленную работу с использованием всех возможностей дистанционной работы Project Server 2003. Так будут обеспечены удобные условия деятельности для юристов, которые теперь не привязаны к своему рабочему столу. Кроме того, это сэкономит от 1 до 2 часов, которые тратятся на дорогу до офиса для каждого сотрудника ежедневно.
|
" |
Юридические услуги не требуют постоянного пребывания сотрудников в офисе. Данное решение на базе Micosoft Project 2003 позволило рассредоточить консультантов и привело к значительному уменьшению расходов на аренду недвижимости. |
" |
| Олег Гусев руководитель Юридического бюро Олега Гусева |