Подготовлена первая редакция проекта стандарта ГОСТ Р "Системы электронного документооборота" (документация)

Источник: cnews

Компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС), в рамках Программы национальной стандартизации РФ на 2009 г., завершила работы по подготовке первой редакции проекта национального стандарта ГОСТ Р "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Требования к электронным сообщениям".

В стандарте описан алгоритм, позволяющий осуществить взаимодействие различных СЭД, говорится в сообщении ЭОС. Объектом стандартизации является электронное сообщение, пересылаемое между СЭД. Сообщение представляет собой XML-документ с определенной структурой и заданным составом элементов и атрибутов. Для эффективной передачи электронного сообщения между СЭД в стандарте унифицированы требования к его формату, составу и содержанию.

По информации ЭОС, в настоящее время в РФ осуществляется переход к межведомственному электронному документообороту с целью повышения качества и эффективности государственного управления, повышения оперативности предоставления государственных услуг, обеспечения оперативности и полноты контроля над результативностью деятельности органов исполнительной власти.

Одной из основных проблем при создании межведомственной системы обмена документами является отсутствие единого стандарта форматов передачи электронных документов для автоматического обмена документами между СЭД. Для успешного решения этого вопроса необходима разработка на национальном уровне стандарта, регулирующего вопросы практической реализации взаимодействия различных СЭД, отметили в ЭОС.

Разработка и применение национального стандарта, закрепляющего требования к электронным сообщениям, пересылаемым между различными СЭД, способствует объединению СЭД разных организаций в единую межведомственную систему обмена документами, подчеркнули в компании. Такой подход направлен на повышение эффективности хранения и поиска электронных документов, обеспечение прозрачности процесса работы с документами, повышение эффективности управления за счет оперативного получения и использования необходимой информации.

В настоящий момент проходит этап публичного обсуждения, сбора и анализа замечаний к тексту первой редакции.

Пояснительная записка к первой редакции проекта стандарта ГОСТ Р

Пояснительная записка к первой редакции проекта стандарта ГОСТ Р
"Системы электронного документооборота.
Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления.
Требования к электронным сообщениям"

1. Шифр соответствующего задания в программе разработки национальных стандартов

1.11.459-1.060.09

2. Основание для разработки стандарта

Проект стандарта разрабатывается на основании программы национальной стандартизации Российской федерации на 2009 год по ТК 459 "Информационная поддержка жизненного цикла изделий".

3. Краткая характеристика объекта стандартизации

В стандарте описан алгоритм, позволяющий осуществить взаимодействие различных автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

Объектом стандартизации является электронное сообщение, пересылаемое между системами автоматизации документационного обеспечения управления. Сообщение представляет собой XML-документ с определенной структурой и заданным составом элементов и атрибутов.

Для эффективной передачи электронного сообщения между автоматизированными системами документационного обеспечения управления в стандарте унифицированы требования к его формату, составу и содержанию.

4. Технико-экономическое, социальное или иное обоснование целесообразности разработки стандарта (с указанием мотивированного решения о проведении этой работы на национальном уровне). Описание ожидаемой экономической, социальной или иной эффективности применения стандарта

В настоящее время в Российской Федерации осуществляется переход к межведомственному электронному документообороту с целью повышения качества и эффективности государственного управления, расширения возможностей доступа граждан к информации для реализации своих конституционных прав, устранения дублирования сбора данных органами исполнительной власти, повышения оперативности предоставления государственных услуг, обеспечения оперативности и полноты контроля над результативностью деятельности органов исполнительной власти.

Одной из основных проблем при создании межведомственной системы обмена документами является отсутствие единого стандарта форматов передачи электронных документов для автоматического обмена документами между различными автоматизированными системами документационного обеспечения управления. Для успешного решения этого вопроса необходима разработка на национальном уровне стандарта, регулирующего вопросы практической реализации взаимодействия различных систем автоматизации документационного обеспечения управления.

Формирование согласованных стандартов и протоколов информационного обмена между государственными информационными системами в электронном виде на межведомственном уровне предусмотрено Федеральной целевой программой "Электронная Россия (2002-2010 годы)" (1).

Разработка и применение национального стандарта, обеспечивающего взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления, позволит осуществлять информационное взаимодействие государственных и негосударственных учреждений и предприятий в электронной форме. Использование единого формата обмена документами решит вопросы пересылки электронных документов без потери информации и без необходимости ее дополнительной обработки, уменьшения стоимости разработки интерфейсов и связей между системами. Это уменьшит дублирование данных и необходимость их повторного ввода и создаст условия для реализации менее дорогостоящей и трудоемкой интеграции и сопровождения систем.

Таким образом, разработка и применение национального стандарта, закрепляющего требования к электронным сообщениям, пересылаемым между различными автоматизированными системами документационного обеспечения управления, способствует объединению автоматизированных систем документационного обеспечения управления разных организаций в единую межведомственную систему обмена документами. Такой подход, в свою очередь, направлен на повышение эффективности хранения и поиска электронных документов, обеспечение прозрачности процесса работы с документами, повышение эффективности управления за счет оперативного получения и использования необходимой информации.

5. Сведения о соответствии проекта стандарта федеральным законам, техническим регламентам или иным нормативным актам, которые содержат требования к объекту стандартизации

Положения проекта стандарта не противоречат действующим в Российской Федерации нормативным правовым актам, регламентирующим вопросы автоматизации документационного обеспечения управления.

6. Сведения о соответствии проекта стандарта международному стандарту и о форме применения данного стандарта как основы разработки национального стандарта РФ

Первая редакция проекта стандарта внесена Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 "Информационная поддержка жизненного цикла изделий" и не имеет аналогичных, взаимосвязанных с разрабатываемым проектом, международных стандартов.

7. Сведения о взаимосвязи проекта стандарта со стандартами, утвержденными ранее и действующим в РФ в качестве национальных, а также предложения по их пересмотру, изменению или отмене

Стандарт вводится впервые и непосредственно не взаимосвязан с национальными стандартами Российской Федерации.

8. Сведения о публикации уведомления о разработке проекта стандарта и его размещении в информационной системе общего пользования - на официальном сайте национально органа Российской Федерации по стандартизации в сети Интернет (после проведения данной процедуры)

Уведомление о разработке проекта национального стандарта опубликовано на сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

9. Перечень исходных документов и другие источники информации, использованные при разработке стандарта, в том числе информацию об использовании документов, относящихся к объектам патентного или авторского права

Первая редакция стандарта подготовлена на основе стандарта организации "Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Состав, содержание и описание зон электронного сообщения", разработанного в 2004 г. Рабочей группой под руководством Региональной общественной организации "Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией".

В состав Рабочей группы вошли: