Специалисты Digital Design начали проект по внедрению системы управления документами и бизнес-процессами DocsVision 4.1 в петербургской компании "ТрансПрофКонсалт", оказывающей юридические и консалтинговые услуги в области ведения судебных дел. Документооборот в "ТрансПрофКонсалте" будет автоматизирован в части судебных документов, канцелярии, согласования договоров, синхронизации контрагентов, обработки факсов, электронной почты и ресурсно-финансовой отчетности.
Большой объем документации на различных этапах судебного делопроизводства, связанный со спецификой бизнеса "ТрансПрофКонсалта", требовал сокращения трудозатрат на обработку документов.
"Мы решили оптимизировать этот процесс за счет работы с электронными копиями документов, обеспечить быстрый доступ к ним, надлежащий контроль над исполнением поставленных задач, наладить гибкую и оперативную отчетность, а также обеспечить более прозрачную и понятную структуру управления документами, соответственно, минимизировав время на решение той или иной задачи. Всей этой функциональностью обладает система DocsVision", - рассказал Алексей Егоров, управляющий компанией "ТрансПрофКонсалт".
В системе будут автоматизированы ключевые процессы документооборота, включая маршрутизацию документов, импорт и экспорт судебных дел. Стандартная функциональность DocsVision будет дополнена инструментом Windows Rights Management Server, который позволит разграничить права доступа к документам. Еще одна особенность проекта состоит в разработке специальной веб-страницы, предназначенной для согласования документов. Теперь клиенты "ТрансПрофКонсалта" получат возможность удаленно просматривать документы, требующие подтверждения, согласовывать их и при необходимости оставлять свои комментарии. DocsVision также будет интегрирована с системой "1С: Предприятие 8.1" в части синхронизации данных контрагентов.
В ходе проекта будет создано единое хранилище судебных документов с управлением правами доступа. Пользователи СЭД смогут регистрировать и рассылать поступающую документацию, согласовывать электронные копии документов, назначать и контролировать получения, а также обрабатывать факсы с помощью системы.
"Важное преимущество будущей системы - возможность учитывать и впоследствии анализировать временные затраты сотрудников с учетом их индивидуальной почасовой ставки в разрезе договоров, - отметил Алексей Семидетнов, директор департамента управления информацией Digital Design. - Это позволит управляющим партнерам повысить эффективность работы компании".