Еще в 2005 году исследование Института хранилищ данных (The Data Warehousing Institute, TDWI) показало, что лишь 18% потенциальных BI-пользователей активно используют эти инструменты на практике (не реже одного раза в неделю). Если учесть, что компании тратят миллионы долларов на Хранилища данных (ХД) и BI-проекты, то это очень низкий показатель. Компания TDWI поставила перед собой задачу рассмотреть проблему в деталях и выяснить, каков прогресс за эти 3 года, и каким образом специалисты могут добиться более глубокого и широкого проникновения технологии в своих организациях и, тем самым, оправдать столь серьезные инвестиции.
В феврале 2008 года среди пользователей BI и поставщиков программных продуктов был вновь проведен опрос. Чуть больше половины участников (51%) находятся в фазе разработки и развития BI-проекта. Оставшаяся часть либо уже довела задачу до конца (22%), либо начинает ее (27%).
Что же удалось выяснить?
Ключом к проникновению BI во все сферы деятельности компании является привлечение клиентов и активное использование ими приобретенных инструментов. Эта, казалось бы, простая идея очень сложна, если учесть все факторы, которые делают BI-инструмент простым в использовании. Поэтому на сегодняшний день средний процент активных BI-пользователей составляет всего лишь 24%.
Конечно, технология играет существенную роль в повышении уровня использования и проникновения BI. В частности, немалое значение имеют:
- технологии визуализации,
- встроенный поиск,
- анализ в оперативной памяти,
- интеграция с офисными приложениями,
- инструментальные панели,
- высокопроизводительные системы и
- интегрированные BI-платформы.
Это все разные составляющие одного уравнения. Но, что интересно, пользователи, участвовавшие в опросе, отмечали преимущественно иные, в особенности, "человеческие", факторы успеха BI - заинтересованность руководства, маркетинг, обучение, поддержка, мониторинг и т.п. Респонденты также отмечали важность хорошего дизайна, архитектуры, управления проектом и возможности масштабирования.
BI-специалисты заявляют, что проекты этого типа могут давать как положительный, так и отрицательный результат. Иногда, несмотря на все усилия IT- и бизнес-пользователей, добиться понимания сути и широкого распространения не удается. У иных компаний - все наоборот. Они просто сражены успехом и не справляются с пользовательским спросом.
Необходимо выяснить, в чем же секрет быстрого распространения BI-технологии в организации.
Уровни внедрения и использования
Уровень внедрения BI (BI adoption) в организации характеризует масштаб, в котором компании приобретают инструменты для своих сотрудников. Уровень использования характеризует меру, в которой BI применяется этими пользователями на практике. Сочетание этих двух факторов дает точный показатель, описывающий благополучие BI-среды.
Условно говоря, всех пользователей BI можно разделить на подготовленных (power users) и обычных (casual users). К категории подготовленных пользователей относятся бизнес-аналитики, занимающиеся анализом информации и созданием нерегламентируемых отчетов. С другой стороны, обычные пользователи - это руководители, менеджеры, рядовые сотрудники, которые, как правило, используют отчеты, подготовленные кем-то еще,- они не заинтересованы в изучении деталей работы BI-инструментов или баз данных. В целом, опытные пользователи составляют 20% от численного состава организации. А обычные - 80%.
Ролевое принятие
Очевидно, что опытные пользователи (или бизнес-аналитики) лидируют среди всех остальных групп как по уровню внедрения, так и по использованию. Это не удивительно, учитывая природу их деятельности. Также эта категория существенно влияет на выбор приобретаемых компанией инструментов и устанавливает свои требования. Однако для других типов пользователей эти средства в итоге оказываются слишком сложными.
Менеджеры и руководители следуют за опытными бизнес-аналитиками по уровню внедрения и использования BI. Треть менеджеров можно отнести к категории "активных" пользователей, а вот среди руководителей - таких только четверть. Это лишний раз подтверждает, что именно руководство является главной целевой аудиторией для поддержки. Некоторые из них слишком заняты и рассчитывают на бизнес-аналитиков. А другие относятся к "старой школе" менеджеров, которые делали карьеру в те времена, когда компьютеров не было, или отчетность была не столь разнообразна. Большинство своих решений они принимают, исходя из сформированных годами стереотипов.
Рядовые сотрудники являются следующей категорией потребителей BI-инструментов. Менеджеры складов, торговые представители, технические специалисты, представители служб работы с клиентами - вот лишь небольшой список представителей этой группы пользователей. Так как, по сути, они представляют собой лицо компании, то времени на просмотр и анализ информации у них немного. Поэтому результаты BI-операций должны быть простыми, быстро поступать и вливаться в текущий рабочий процесс. Компании, успешно донесшие BI до рядовых сотрудников, либо разрабатывают инструментальные панели, либо простые статические отчеты, которые можно окинуть взглядом и сразу получить необходимую информацию.
Препятствия к внедрению
Время и сложность
Наиболее значимое препятствие к принятию BI-средств - "время и сложность внедрения". Большинство BI-проектов на уровне подразделений работают хорошо, однако трудности и затраты возрастают, когда все это делается в корпоративных масштабах.
BI-инструменты, по крайней мере, в их нынешнем виде, не являются готовыми продуктами. Они включают сложные механизмы запросов, отчетности и анализа и интегрируются с системами безопасности и прочими корпоративными приложениями.
Иногда грандиозные проблемы может вызвать интеграция BI с серверами Web-приложений и СУБД. В этих случаях снижается эффективность BI-решения, увеличиваются сроки внедрения, а значит, уровни внедрения и использования BI падают.
Учитывая эти трудности, многие новые и уже давно существующие BI-компании серьезно работают над архитектурными решениями, которые "бесшовно" интегрируются с веб-сервисами и другими стандартизированными архитектурами, а также не требуют предварительного конфигуририрования.
Полная стоимость владения
Стоимость инструментов оказывается очень важным препятствием на пути внедрения BI и складывается из трех факторов - стоимости BI-лицензий, стоимости управления средой (стоимости владения) и стоимости обучения и поддержки пользователей. Косвенные расходы по внедрению BI иногда существенно превышают стоимость лицензий. И все эти затраты необходимо окупать, наблюдая при этом появление на рынке новых, менее дорогих продуктов.
Именно высокие затраты не позволяют компаниям приобрести необходимое количество лицензий.
Развитие возможностей
Одна из проблем заключается в том, что BI-инструменты исторически создавались в расчете на потребности опытных пользователей, а не руководителей, менеджеров и рядовых сотрудников. В результате обычные пользователи, которые составляют 80% в организации, столкнулись с невозможностью использования BI-средств первого поколения. Им понадобилось специальное обучение, поддержка, что серьезно повысило общие расходы на BI.
Большинство поставщиков сделало существенные шаги по упрощению своих пакетов и настройке их на обычных пользователей, которые хотят всего лишь заниматься мониторингом ключевых показателей эффективности, рассматривать и анализировать данные, обнаруживая корни проблем. Многие разработчики приложили немало усилий, чтобы сделать свои продукты привлекательными (модули отчетов для конечных пользователей, авторизация тонких клиентов, инструментальные и оценочные панели, графические интерфейсы, поиск по ключевым словам, развитая визуализация, предоставление программного обеспечения в виде услуги.
Препятствия к использованию
Если организация внедрила BI-инструмент (приобрела лицензии), то следующей задачей является широкое его распространение и применение среди сотрудников. И на этом пути возникает немало проблем. И чем больше рабочие группы стремятся расширить использование BI, тем больше появляется сложностей и препятствий.
Опрос показал, что 30% респондентов отмечают предпочтение других инструментов и методов среди своих пользователей. Порой единственным методом заставить пользователей применять новый BI-инструмент является устранение прежней среды отчетности.
Ключевыми факторами, снижающими использование BI, являются качество данных, производительность запросов, сложность. Сложности мы уже коснулись выше. Качество данных - это вопрос как управления изменениями, так и технических действий, поскольку пользователи часто отказываются от создания новых отчетов, представляющих данные в ином формате, с иными метриками или результатами (даже если данные сами по себе точные).
Эффективность тоже нельзя снимать со счетов. Часто сотрудники быстро теряют терпение, глядя на медленно выполняемые запросы. Ожидания обычных пользователей подкрепляются быстротой и гибкостью популярных веб-приложений, но достичь такого же уровня при выполнении BI-отчетности нелегко.
Пути преодоления трудностей
Технологические рычаги
Оказывается, что у рабочих групп не так уж много рычагов повышения уровня использования BI. Первая задача - интеграция с Microsoft Office. Так как многие пользователи вынуждены работать в Excel, чтобы добиться реализации сложных бизнес-планов и моделей, а также в PowerPoint, чтобы отображать результаты для менеджеров и рабочих групп, то необходимо эти приложения сблизить с BI. В последние годы эту задачу решают многие поставщики, средства Microsoft становятся полнофункциональными клиентами для BI-приложений.
Переломная точка
Переломная точка во внедрении BI - это этап, на котором непродуктивные действия в компании прекращаются, и начинается активная подача информации.
Для этого нужно:
- заручиться поддержкой руководства;
- обучить менеджеров и пользователей, донести до них важность принятия решений на базе фактов и опасность лавинного распространения несогласованных выборок и баз данных;
- установить партнерство с опытными пользователями в каждом отделе и проводить с ними регулярные встречи, с целью установки приоритеты BI-проектов.
Грамотная рабочая группа по внедрению BI выбирает инструменты, разрабатывает семантический слой, обучает бизнес-партнеров и рекомендует политику, улучшающую пользовательский опыт, в том числе, модернизацию платформы для оптимизации эффективности. Как только удовлетворяются основные запросы пользователей, люди начинают смотреть вперед, принимать важные решения, и резко возрастает уровень использования программного обеспечения. Важно осознать, что мешает разработчикам понять потребности пользователей. Кроме того, нужно уметь выделять критически важные моменты в развитии проекта - переломные точки.