Автоматизированный документооборот - фундамент эффективного бизнеса - Программные продукты

Компания "Микротест" объявляет о завершении проекта создания корпоративной системы электронного документооборота (СЭД) в ОАО "Газавтоматика".

В ходе проекта в компании была проведена оптимизация процессов учета и ведения документации и построена единая информационная среда, обеспечивающая эффективную организацию делопроизводства.

ОАО "Газавтоматика", входящая в ОАО "Газпром", выполняет полный комплекс работ от исследований до внедрения в области автоматизации и управления объектами газовой отрасли. В состав предприятия входят 4 научно-исследовательских и инжиниринговых подразделения, 2 завода, 3 конструкторских бюро, отраслевой метрологический центр и 11 специальных монтажно-наладочных фирм.

В условиях постоянного развития газовой отрасли и стремительного роста бизнеса в ОАО "Газавтоматика" появилась необходимость совершенствования процедур обмена внешней и внутренней документацией. С целью оптимизации процессов разработки, согласования, распространения, хранения и поиска документов руководство компании приняло решение о создании системы электронного документооборота. После проведенного анализа представленных на рынке систем было выбрано решение на базе платформы Microsoft Office SharePoint Server 2007, как наиболее точно отвечающее следующим основным требованиям ОАО "Газавтоматика":

• сквозная интеграция с используемыми настольными приложениями, электронной почтой и web-обозревателями;
• обеспечение упрощенного доступа к данным бизнес-приложений ведущих мировых производителей;
• возможность сбора необходимых для бизнеса данных в рамках целой организации;
• управление функционированием приложений по всему предприятию.

Исполнителем проекта выступила компания "Микротест", с которой заказчик успешно сотрудничал в ряде других проектов. Данный выбор был обусловлен значительным опытом "Микротест" в области построения информационных систем с использованием решений Microsoft, а также высоким качеством выполнения предыдущих работ.

Реализация проекта создания корпоративной системы электронного документооборота в ОАО "Газавтоматика" проходила в два этапа. В начале проекта эксперты компании "Микротест" провели анализ текущего состояния ключевых бизнес-процессов делопроизводства заказчика и подготовили предложение по их оптимизации. На втором этапе проекта в соответствии с полученными результатами была разработана и внедрена система управления документооборотом и делопроизводством. При этом специалисты "Микротест" автоматизировали процедуры управления договорами и провели интеграцию СЭД с системой "1С" в части ведения договорной документации.

В результате выполнения проекта в ОАО "Газавтоматика" построена комплексная система электронного документооборота на базе решения Microsoft Office SharePoint Server 2007, которая позволила компании:

• структурировать и унифицировать информационный обмен внешней и внутренней документацией;
• повысить прозрачность движения документации за счет обязательной регистрации каждого документа в системе и возможности контроля его статуса;
• заменить большой объем бумажной документации электронными версиями документов;
• снизить временные затраты на проведение документов по всем этапам документооборота за счет четкого следования регламентам и мгновенной передачи документации от одного участника процесса к другому;
• осуществлять контроль исполнения документов, включая временные и качественные показатели;
• повысить ответственность сотрудников компании при исполнении документов за счет оперативного контроля;
• оптимизировать хранение и поиск документов, а также минимизировать вероятность их потери.

Кроме того, данная система предоставила сотрудникам компании "Газавтоматика" необходимый набор инструментов для самостоятельного описания и автоматизации возникающих бизнес-процессов, а также формирования новых процедур и документов.

"Организация эффективного документооборота принципиально важна для компаний любого масштаба и сферы деятельности, поскольку документы сопровождают все основные бизнес-процессы и являются важнейшим управленческим ресурсом, - отметил Микаэл Антонян, начальник управления ИТ ОАО "Газавтоматика". - Система электронного документооборота позволит нам сократить трудо- и времязатраты на ведение делопроизводства. В ходе реализации проекта создания СЭД компания "Микротест" в очередной раз проявила себя как надежный и опытный партнер, сотрудничество с которым является залогом успешного выполнения проекта любой сложности".

"Система электронного документооборота - это основа единого информационного пространства предприятия, - отметил Эдуард Белоус, руководитель бизнес-направления специальных проектов компании "Микротест". - Благодаря внедрению СЭД руководство ОАО "Газавтоматика" получит возможность в любой момент времени осуществлять доступ к достоверной и актуальной информации и на ее основе принимать верные и своевременные управленческие решения, позволяющие достичь максимальной эффективности и конкурентоспособности бизнеса".