© Дубейковский В.И., аналитик отдела внедрения и консалтинга компании "Интерфейс"
Информационная бедность традиционной оргдиаграммы (на диаграмме отсутствует какая-либо детализирующая информации о взаимоотношениях субъекта и объекта управления) затрудняет возможность активной оптимизации одного из главных проектных документов, определяющих устройство производственной системы.
Между тем в каждой производственной системе, как правило, присутствуют несколько структур управления:
- технологическое управление - управление корректностью осуществления технологических процессов;
- техническое управление - управление техническим обеспечением выполняемых технологических процессов,
- управление качеством выпускаемой продукции и услуг,
- финансовое управление,
- кадровое управление, и др.
Все участники функционирования предприятия так или иначе - тотально или выборочно - встроены в эти структуры.
При формировании организационной структуры "…взаимоотношения между работниками" устанавливаются как отношения управления[1], обеспечивающие дисциплину производственно - технологического взаимодействия участников функционирования этих структур.
Эта дисциплина должна упорядочить и оптимизировать их сотрудничество в перечисленных сферах.
Взаимоотношения управления рассматриваются не только между работниками предприятия, но и между его подразделениями. А также между руководителями и подразделениями.
Системы управления для массива сотрудников человекомашинной - организационно-технической - системы носят, как правило, иерархический характер с несколькими уровнями иерархии подчинения-управления.
Информация об этом отсутствует в традиционной оргдиаграмме.
В последнее время оргдиаграммы пополняют должностными инструкциями, предназначенными для их информационного обогащения.
В [ 4 ] некоторая детализация информации о взаимоотношениях сотрудников представлена "…Матрицей присвоений" - см. стр. 200.
Качество организации взаимоотношений работников, формализованное в виде организационной диаграммы зависит от:
1. Полноты спецификации функций, распределённых между работниками для выполнения ими,
2. Качества организации собственно управления.
Первое может быть обеспечено тщательной проработкой модели функционирования системы. Второе требует тщательной проработки при создании организационной структуры.
В сборнике "Менеджмент процессов" [ 4 ], подготовленном международным коллективом из 20 авторов (из Германии, России, Голландии, Австралии) и изданном European Research Center for Information Systems (ERCIS www.ercis.de) целая глава посвящена вопросу разработки организационной структуры - см. Мартин Кугелер, Михаель Витинг "Формирование организационной структуры", стр. 167 - 205. Рассматривается формирование организационной структуры - для процессно - ориентированной организации: "… Определение организационной структуры происходит на основе моделей процессов "как должно быть". Фаза моделирования "как должно быть" определяет структуру процессов, а значит и то, какие возникают объекты и функции, какие применяются ресурсы, технологии и методы, и в каком временно-логическом порядке должны выполняться отдельные подзадачи. Вопрос "Кто?" получает ответ на завершающем этапе путём разработки процессно-ориентированной организационной структуры, т.е. какие должности или организационные единицы должны быть созданы, каким образом они участвуют в выполнении подзадач в рамках процесса (полномочия и сферы ответственности) и как происходит координация организационных единиц (система управления)…". См. стр. 168).
Отмечается, что формирование процессно-ориентированной оргструктуры меняет технологию её создания по сравнению с традицией в той части, что в основу определения оргструктуры закладываются модели "как должно быть".
В отечественной практике к настоящему времени предлагаются услуги разработки организационной диаграммы и поддерживающих её должностных инструкций - на основе разработки функциональной модели - см., например, http://www.businessstudio.ru. Под формирование оргструктуры подводится основа - формирование состава исполнителей осуществляется на основе массива функций, выявленного в процессе предшествующего функционального моделирования (используются методики IDEF0, Basic Flowchart, Cross Functional Flowchart, Event-Driven Process Chain − Business Stud). Оргдиаграмма создётся - как на рис. 9.
[1] В некоторых случаях схемы, описывающие эти взаимоотношения, называются, непосредственно, схемами "структуры управления".
Рис. 5. Организационная структура предприятия
(см. http://www.businessstudio.ru/description/functional/ ).
Однако характер этого итогового документа - организационной диаграммы - и в этом случае, как правило, остаётся недостаточно информационным.
Аналогичные построения могут быть произведены с помощью AllFusion Process Modeler (название этого ППП претерпело очередное изменение; теперь он называется СА ERwin Process Modeler; без существенных изменений его функциональности). Поддерживается разработка организационной диаграммы Organization Chart. Организационная диаграмма используется, чтобы помочь вам визуализировать структуру организации. Организационная диаграмма в этом продукте ( CA Erwin Process Modeler) использует традиционную иерархию, показывая на экране единственный бокс вверху диаграммы, который расширяется вниз в виде дерева боксов нижних уровней. Каждый бокс в оргдиаграмме представляет специфическую роль или обязанность, такие как Президент, Вицепрезидент, или помощник [1]. С м. рис. 6.
[1] Organization charts are used to help you visualize the structure of an organization. Organization charts in this product use the traditional hierarchy by displaying a single box at the top of the diagram that expands down into a tree of sub-boxes. Each box in the organization chart represents a specific role or responsibility such as President, Vice-President, or Secretary - см. СА ERwin Process Modeler, Help/ Help Topics/ Organization Chart/ Defined.
Рис. 6. Фрагмент оргструктуры, разработанной как Organization Chart при поддержке СА ERwin Process Modeler. Внизу выделен фрагмент в увеличенном виде.
Разработка может вестись параллельно с функциональным моделированием IDEF0, IDEF3, DFD.
Организационная диаграмма разрабатывается на основе трёх словарей:
- Role Group Dictionary (словарь ролевых групп; чаще всего - это подразделения предприятия),
- Role Dictionary (словарь ролей - т.е. должностей),
- Resource Dictionary (словарь физических лиц).
Словари могут быть импортировании и экспортированы - см., например http://www.interface.ru/home.asp?artId=1129.
Во все словари уже может быть введена дополнительная информация в виде Definitions (определения), Associations (связи между Role Groups и Roles), иллюстрации в формате *.BMP (в том числе, например, фотографии сотрудников); при построении диаграмм могут быть использованы нестандартные (не прямоугольные) формы боксов (Shape). Форму "шапки" Role Dictionary - см. на рис. 6.
[1] Organization charts are used to help you visualize the structure of an organization. Organization charts in this product use the traditional hierarchy by displaying a single box at the top of the diagram that expands down into a tree of sub-boxes. Each box in the organization chart represents a specific role or responsibility such as President, Vice-President, or Secretary - см. СА ERwin® Process Modeler, Help/ Help Topics/ Organization Chart/ Defined.
Рис. 7. Форма шапки Role Dictionary СА ERwin Process Modeler.
В боксы одновременно могут быть введены Role Group Names, Role Names, Resource Names - см. рис.9
Однако связи остаются по-прежнему без какой-либо информации о них.
Никакая дополнительная информация собственно в диаграмму Organization Chart, кроме текстов на её поле (см. инструментарий Text Tool), внесена быть не может.
Технология построения Organization Chart - см. [1], раздел 5.22.
Рис. 8. Заполнение Рис. 9. Различное информационное наполнение
Role Group Dictionary боксов Organization Chart. Настройки
Показано постепенное расширение вводимой
информации. СА ERwin® Process Modeler.
На самом же деле между парами работников, находящихся внутри многоуровневой системы управления и сотрудничающих между собой в режиме управления - подчинения, неизбежно выстраивается - в явном или неявном виде - "контур управления" (КУ), регламентирующий, упорядочивающий отношения между ними. Этот КУ представлен комплексом взаимосвязанных функций и должен быть поддержан инфраструктурно. Всё это должно найти отражение в оргдиаграмме.
Описание функциональной основы четырёхзвенного КУ приводится в ГОСТ Р ИСО 9001-2001, в разделе:
"Процессный подход…
…П р и м е ч а н и е - …ко всем процессам может применяться цикл "Plan - Do - Check - Act" (PDCA). Цикл PDCA можно кратко описать так:
- Планирование (plan) - разработайте цели и процессы, необходимые для достижения результатов в соответствии с требованиями потребителей и политикой организации;
- Осуществление (do) - внедрите процессы;
- Проверка (check) - постоянно контролируйте и измеряйте процессы и продукцию в сравнении с политикой, целями и требованиями на продукцию и сообщайте о результатах;
- Действие (act) - предпринимайте действия по постоянному улучшению показателей процессов".[1]
Цикл этих функций является типовым, хотя в данном случае выглядит обуженным, так как используется, здесь, для сугубо частной цели создания и эксплуатации системы менеджмента качества.
После пополнения их связями, массив приводимых функций может быть принят за основу контура управления (КУ).
На рис. 10 а, б показано функциональное "устройство" четырёхзвенного КУ, соответствующего PDCA. Рисунок выполнен как диаграммы IDEF0.
Сгенерированный PLAN передаётся на выполнение DO и на контроль CHECK. Информация о выполнении PLAN также передаётся на CHECK. Их сопоставление может, при необходимости, привести к решению (ACTION) о генерации управляющего воздействия (рис. 10 б).
Распределение функций:
- Субъект управления (СУ, рис. 10 б) - PLAN, CHECK, ACTION,
- Объект управления (ОО) - DO (выполнение запланированного)
Их взаимоотношения характеризуются связями между ними (рис. 10 а) :
- От СУ исходят к ОО PLAN и управляющее воздействие,
- От ОО исходит информация о состоянии выполнения PLAN
[1] См. ISO 9001:2000. В стандарте приводится ссылка на так наз. Цикл Деминга. В специфике его использования для построения системы менеджмента качества, основанной на процессах.
[1] См. ISO 9001:2000. В стандарте приводится ссылка на так наз. Цикл Деминга. В специфике его использования для построения системы менеджмента качества, основанной на процессах.
Рис. 10 а. Модель работы контура управления. Связи между субъектом и объектом управления. Разделение функций объекта и субъекта управления - см. рис. 10 б.
Рис. 10 б. Модель работы контура управления в функциональной структуре PDCA. Разделение функций объекта и субъекта управления. Диаграмма декомпозиции рис. 10 а. IDEF0.
Продолжение следует