Одновременно с традиционной "советской" терминологией при этом используется и "западная" - ECM1 и BPM2 . Такое наложение терминологий затрудняет понимание целей автоматизации и выгод, которые может получить от нее предприятие.
"Западному" термину ECM в части организации хранения документов, в том числе электронных архивов, соответствует "советский" термин "делопроизводство", а в части управления движением документа в процессе создания, согласования и утверждения - "документооборот". Организационно-распорядительные документы, как правило, возникают в процессе принятия управленческих решений, поэтому термин "документооборот" может полноправно использоваться и в области управления процессами. В этом смысле "документооборот" - это взгляд на управление процессом принятия решения, сфокусированный на документе как объекте. Маршрут документа при этом отражает последовательность действий, совершаемых в процессе принятия решения. Созданная российскими разработчиками система DocsVision решает задачи как в части управления информационными ресурсами, так и управления процессами организации.
Постараемся перечислить требования к автоматизированной системе и ответную функциональность DocsVision.
Общее делопроизводствои управление документами
Регистрация входящей корреспонденции
Очень часто к одному вопросу относится несколько разных документов. При этом нужна консолидация всех этих документов и их связывание с этим вопросом. Система автоматизации для решения этой задачи должна удовлетворять следующим требованиям:
-
образовывать структуры электронных документов, относящиеся к одному вопросу;
-
при большом потоке входящих бумажных документов обеспечивать их потоковый ввод и распознавание;
- обеспечивать и группирование документов по любым реквизитам, категориям, связанным с документом-исполнителем, подразделениям, а также по тексту, содержащемуся в документе.
Формирование заданий и контроль исполнения входящих документов
Входящий документ после регистрации направляется для рассмотрения документа сотруднику предприятия. Результатом рассмотрения является резолюция - решение о выполнении необходимых действий для реакции на документ или исследования связанных с этим документом вопросов для получения необходимой для принятия решения информации (справок и отчетов). Действия, определяемые для исполнителей резолюцией на входящем документе, образуют маршрут. Маршрут документа, как правило, зависит от условий, определяющихся на каждом шаге движения документа. Задачи обработки документа могут делегироваться по управленческой иерархии с разделением на ряд заданий различным исполнителям. Необходим не зависимый от исполнителей процесс контроля исполнения резолюций, решений, задач и заданий.
Система автоматизации для решения этих задач должна удовлетворять следующим требованиям:
-
вести справочник должностных лиц с указанием их должности, роли, прав доступа к документам и операциям с ними;
-
хранить типовые маршруты документов, позволять создавать уникальные маршруты или изменять типовой маршрут в ходе движения документов, контролируя при этом соблюдение ограничений в управленческих регламентах предприятия;
-
обеспечивать делегирование и декомпозицию заданий;
-
обеспечивать не зависимый от исполнителей контроль исполнения заданий;
-
предоставлять отчетность по контролю исполнения документов в различных разрезах.
Информационная безопасность
Документы и совершаемые с ними действия должны обеспечивать целостность, конфиденциальность и доступность. Целостность документа подразумевает невозможность отказа от авторства и гарантию неизменности содержания документа и совершенных с ним действий (ознакомление, согласование и утверждение). Уровень целостности должен обеспечиваться вплоть до юридической значимости электронных документов в соответствии с национальным законодательством.
Конфиденциальность требует шифрования документов и фильтрацию результатов поиска в соответствии с правами пользователя. Система должна предоставлять средства обеспечения целостности и конфиденциальности информации электронной цифровой подписью и шифрованием тела документа и журналов совершенным с ним действий.
Регистрация и учет исходящей корреспонденции
Важной задачей является контроль состояния и истории действий, входящих и исходящих документов по определенному вопросу. Система электронного документооборота должна фиксировать действия и изменения состояния документов в специальных журналах и обеспечивать представление этой информации как в контексте вопроса, так и в контексте каждого входящего или исходящего документа, относящегося к данному вопросу.
Все описанные выше функции по регистрации, учету резолюций, формированию заданий, контролю исполнения и журнализации должны поддерживаться точно так же и для внутренних документов организации - служебных записок, запросов, заявок и т.п.
Подготовка приказов и решений
Предприятие издает приказы руководства и решения коллегиальных органов управления. Процессы их подготовки бывают единичными или типовыми и повторяющимися, привлекается множество исполнителей. Часто для издания приказа готовится несколько приложений.
Система электронного документооборота должна для решения этих задач иметь возможность создания, хранения и корректировки регламентов подготовки и издания приказов и распоряжений, разных для разного типа управляющих документов, а также обеспечивать запуск процесса подготовки документа по инициативе руководителя или при наступлении определенных календарных вех.
Возможности DocsVision позволяют тесно интегрировать его в существующую информационную систему предприятия
Управление нормативной документацией
Специфической задачей является работа с нормативной документацией, особенностью которой помимо жестко заданного регламента подготовки, согласования, утверждения, ввода в действие и ознакомления является наличие регламентированных сроков действия.
Система электронного документооборота должна контролировать актуальность документов, своевременно инициировать процесс их актуализации, а также давать удобные средства навигации для каждой системы документов предприятия.
Ведение архива
Все документы предприятия, завершившие свой цикл, должны храниться в архиве, организованном определенным образом. Жизненный цикл архивного документа вплоть до его уничтожения регламентируется национальным законодательством и потребностями предприятия. Электронный архив в случае электронно-бумажного документооборота может использоваться как единый индекс, фиксируя выдачу копий не только электронных, но и бумажных документов и единообразно обрабатывая процесс заявок на предоставление документов из архива.
Система электронного документооборота для организации архива должна:
-
поддерживать принятую на предприятии структуру классификации архивных документов по архивным делам, процедуры жизненного цикла архивных документов от помещения рабочего документа в архив до его списания и уничтожения;
-
обеспечивать целостность и конфиденциальность архивных документов с управлением правами пользователей на доступ к документам.
Автоматизациябизнес-процессов предприятия
Организация процессного управления предприятием чаще всего начинается с ключевых бизнес-процессов, реализующих или обеспечивающих основную деятельность предприятия. Для контроля бизнес-процессов необходимо иметь возможности их конструирования, инициализации (создания и активации очередного экземпляра бизнес-процесса), мониторинга и управления всем множеством процессов, а также анализа статистики.
Конструирование бизнес-процессов предприятия, анализ их хода и эффективности требуют глубокого понимания его деятельности и в идеале должны выполняться бизнес-аналитиками самостоятельно.
Система управления бизнес-процессами, ориентированная на комплексное решение, должна:
-
быть интегрированной с системой управления документами, в частности, иметь возможность создавать, изменять и определять параметры существующих в ней документов;
-
содержать средства конструирования бизнес-процессов, ориентированные на использование бизнес-аналитиками, и набор действий (активностей) как для людей, так и для автоматизированных систем;
-
содержать средства инициирования, мониторинга и динамического управления экземплярами бизнес-процессов в зависимости от текущих параметров процесса, документов, исполнителей, объектов других автоматизированных систем;
-
содержать средства для анализа бизнес-процессов с набором метрик для их количественной оценки, включая измерение фактической стоимости процесса.
Архитектура системыDocsVision
Система DocsVision, поддерживая решение всех перечисленных выше задач, делится на две части:
-
Платформа, объединяющая базовые объекты, механизмы и сервисы.
-
Приложения и дополнительные модули, реализующие прикладную функциональность и дополнительные сервисы.
В состав поставки системы DocsVision входят два стандартных приложения: "Делопроизводство" и "Управление процессами", реализующих соответствующую функциональность. Приложения содержат средства настройки, позволяющие создавать на их основе законченные решения для конкретных задач пользователя.
Дополнительные модули расширяют технические возможности системы. Например: модуль репликации между серверами, модули интеграции и шлюзы к внешним системам (1C:Предприятие 8, Microsoft Dynamics Ax, Microsoft SharePoint, Microsoft Project и т.д.), веб-расширения доступа к системе через корпоративный портал, модуль архивирования, модуль расширенных отчетов и т.д.
Система DocsVision насчитывает уже около 400 внедрений в России и странах бывшего СССР. В Томске на сегодняшний день насчитывается около 10 предприятий самого разного масштаба, на которых внедрено или идет внедрение DocsVision.
Партнером DocsVision в Томске является компания "Стек Софт", имеющая 12-летний опыт реализации программных проектов разной степени сложности. Специалисты компании ответят на все вопросы, касающиеся DocsVision, сделают презентацию системы, окажут услуги по поставке, внедрению и сопровождению.
Сергей Курьянов,
DocsVision