Автоматизация управления документами и бизнес-процессами предприятийИсточник: docsvision
В статье описывается предметная область управления документами и бизнес-процессами предприятий безотносительно системы DocsVision, однако, с позиций понимания разработчиками DocsVision предметной области систем этого класса и этого сегмента рынка (средние и крупные предприятия). Во втором разделе очень кратко описан функционал системы DocsVision 4.0 как ответ на требования, сформулированные в первом разделе. Информация, поступающая на предприятие извне, создающаяся в процессе его деятельности и выходящая из предприятия наружу является одним из важнейших активов предприятия, доля информационных ресурсов в стоимости предприятий растет. Поэтому растет сложность и объем задач по управлению корпоративной информацией. Структурированные данных о транзакциях предприятия как правило хранятся в ERP-системах, неструктурированная информация в виде сообщений (электронной почты и систем мгновенного обмена сообщениями) и документов (текстовых, структурированных в HTML и XML, электронных таблицах и т.п.) хранится в различных приложениях и с трудом консолидируется для анализа и повторного использования. Для решения этой задачи используется системы управления корпоративным содержанием (ECM-системы). Задачи ECM разбиваются на два больших и сильно связанных класса:
Электронный управленческий документ, подобно бумажному, является носителем истории принятия решения, а также средством координации участников в процессе подготовки решения. Поэтому два упомянутых выше класса задач ECM тесно связаны и должны решаться совместно. Рассмотрим последовательно различные задачи из областей управления документами и бизнес-процессами чтобы сформулировать требования к системе для их автоматизации. Общее делопроизводство и управление документамиРегистрация входящей в организацию корреспонденции, направление на рассмотрение должностным лицам и контроль её прохождения Информация, требующая принятия управленческих решений поступает на предприятие извне по различным каналам и в различной форме - бумажные и электронные документы и сообщения. Очень часто к одному вопросу относится несколько разных документов и сообщений. Важнейшей задачей при этом становится консолидация всех этих документов и сообщений и их связывание с этим вопросом (контекстом). Система автоматизации для решения этой задачи должна удовлетворять следующим требованиям:
Формирование заданий по исполнению входящих документов и контроль по всей цепочке исполнения, включая делегирование, подчиненные и связанные задания Входящий документ, как правило, требует выполнения некоторых действий должностными лицами предприятия. Минимально - ознакомления, во многих случаях - подготовки некоторого исходящего или внутреннего документа, отражающего принятые в организации решения составляющие реакцию на входящий документ. Для этого после регистрации необходимо указать среди сотрудников предприятия адресата для рассмотрения документа. Результатом рассмотрения документа является резолюция - решение должностного лица о выполнении необходимых действий для реакции на документ или исследования связанных с этим документом вопросов для получения необходимой для принятия решения информации (подготовка справок и отчетов для рассмотрения документов). Действия, определяемые для исполнителей резолюцией на входящем документе, образуют логическую последовательность - маршрут. Маршрут документа как правило является вариативным, ветвясь или образуя циклы в зависимости от условий, определяющихся на каждом шаге движения документа по цепочке исполнителей. Задачи обработки документа могут делегироваться исполнителем по управленческой иерархии. При этом каждая задача может быть еще и разделена на ряд заданий, направляемых различным исполнителям. Тем не менее, маршрут заданный резолюцией на документе должен сохранять свою целостность и соответствовать принятым в организации управленческим регламентам. Кроме того, в ряде случаев должен быть организован независимый от исполнителей процесс контроля исполнения резолюций, решений, задач и заданий. Документы предприятия и совершаемые с ними действия должны обеспечивать целостность, конфиденциальность и доступность. В частности целостность документа подразумевает невозможность отказа от авторства и гарантию неизменности содержания, как в теле документа так и в журнале совершенных с ним действий (ознакомление, согласование и утверждение). Уровень целостности должен обеспечиваться вплоть до юридической значимости электронных документов в соответствии с национальным законодательством. Для обеспечений конфиденциальности необходимо шифрование документов и фильтрация результатов поиска в соответствии с правами пользователя. Система автоматизации для решения этих задач должна удовлетворять следующим требованиям:
Регистрация и учет исходящей корреспонденции, формирование двусторонних связей с входящей корреспонденцией Важной задачей управления является контроль состояния и ретроспективы действий, входящих и исходящих документов созданных в контексте обработки предприятием определенного вопроса. Для его реализации система электронного документооборота должна фиксировать действия и изменения состояния документов в специальных журналах и обеспечивать представление этой информации как в контексте вопроса так и в контексте каждого входящего или исходящего документа, относящегося к данному вопросу. Все описанные выше функции по регистрации, учету резолюций, формированию заданий, контролю исполнения и журнализации должны поддерживаться точно также и для внутренних документов организации - служебных записок, запросов, заявок и т.п. Процессы подготовки приказов руководства и решений коллегиальных органов на основании рапортов (служебных записок, протоколов совещаний), включая этапы создания, согласования, утверждения, публикации, подтверждения об ознакомлении и контроля исполнения Кроме реакции на входящие, исходящие и внутренние документы, предприятие издает по инициативе своих руководящих органов приказы руководства и решения коллегиальных органов управления. Для подготовки таких документов привлекается множество исполнителей. Процессы их подготовки бывают единичными или типовыми или повторяющимися через определенные промежутки времени. Поскольку такого рода документы являются наиболее важными для управления предприятием, их подготовка, согласование и утверждение как правило жестко регламентируется. Кроме того, как правило для издания приказа готовится несколько приложений, часть из которых является сборными, т.е. готовится в различных подразделениях. Например для приказа об отпусках в каждом подразделении готовится своя часть списка отпускников. Система электронного документооборота должна для решения этих задач иметь возможность создания, хранения и корректировки жестких регламентов (шаблонов) процессов подготовки и издания приказов и распоряжений, разных для разного типа управляющих документов, а также обеспечивать запуск процесса подготовки документа по инициативе уполномоченных лиц или при наступлении определенных календарных вех для периодических документов. Управление нормативной документацией, включая коллективную подготовку, согласование, утверждение, ввод в действие, публикацию, подтверждение об ознакомлении, пересмотр, актуализацию, отмену Специфической задачей является работа с нормативной документацией, особенностью которой помимо жестко заданного регламента подготовки, согласования, утверждения, ввода в действие и ознакомления является наличие регламентированных сроков действия. Дополнительной особенностью нормативной документации является то что она образует как правило сложную систему, например систему документов по качеству. Система электронного документооборота должна контролировать актуальность документов, своевременно инициировать процесс из пересмотра и актуализации, а также давать удобные средства навигации специфичные для каждой системы документов предприятия. Ведение архива нормативной и организационно-распорядительной документации с контролем прав доступа и управлением жизненным циклом документации Все документы предприятия, завершившие свой цикл, должны храниться в архиве, организованном определенным образом. Жизненный цикл архивного документа вплоть до его уничтожения регламентируется национальным законодательством и потребностями предприятия. Электронный архив в случае смешанного (электронно-бумажного) документооборота может использоваться как единый индекс, фиксируя выдачу копий не только электронных, но и бумажных документов и единообразно обрабатывая процесс заявок на предоставление документов из архива. Система электронного документооборота для организации архива должна:
Автоматизация ключевых бизнес-процессов предприятияОрганизация процессного управления предприятием чаще всего начинается с ключевых бизнес-процессов, реализующих или обеспечивающих основную деятельность предприятия. Для контроля бизнес-процессов необходимо иметь возможности их конструирования (описания), инициализации (создания и активации очередного экземпляра бизнес-процесса), мониторинга и управления всем множеством процессов, а также их анализа с целью корректировки и оптимизации. Ниже кратко перечислим процессы, с которых чаще всего начинается процессное управление предприятием. Процессы обслуживания запросов клиентовУправление процессом выполнения заявки на обслуживание, включая регистрацию, назначение исполнителей, производство работ, формирование необходимых документов, контроль исполнения этапов по срокам и качеству. Такими запросами могут быть:
Продажи, закупки, договорная деятельность
Процессы и информация жизненного цикла промышленных изделий
Вспомогательные бизнес-процессы
Учитывая что бизнес-процессы предприятия реализуются и в общем документообороте и делопроизводстве, а с другой стороны в ключевых бизнес-процессах также большую роль играют соответствующие документы, задачу управления документами и процессами необходимо решать комплексно. Маршруты и жизненные циклы документов должны соответствовать бизнес-процессам и это соответствие должно поддерживаться постоянно. Конструирование бизнес-процессов предприятия, анализ их хода и эффективности требуют глубокого понимания его организации и функционирования и должны в идеале выполняться бизнес-аналитиками самостоятельно или с таким уровнем поддержки ИТ-персоналом, который полностью предоставлял бы интерпретацию описаний и аналитических отчетов бизнес-аналитику. Необходимо также учитывать что в бизнес-процессах часть функций (активностей) выполняется людьми - human workflow, а часть - автоматизированными системами - transactional workflow. Учитывая Система управления бизнес-процессами, ориентированная на комплексное решение должна:
Система электронного документооборота как часть КИССистема электронного документооборота внедренная на предприятии становится частью единой корпоративной информационной системы, и поэтому должна кроме функциональных удовлетворять еще ряду эксплуатационных и инфраструктурных требований. Платформа Внедрение системы производится как правило в уже готовую ИТ-инфраструктуру. С этой точки зрения, оно должно приводить к минимальным изменениям во всех подсистемах вычислительной платформы предприятия - начиная с операционной системы и заканчивая состав и квалификацию обслуживающего персонала. В этом смысле лучше всего выбирать систему, которая может быть развернута на имеющейся платформе, с минимальным набором дополнительных сервисов, которые придется запустить на имеющейся платформе. Если такие дополнительные сервисы все-таки требуются, лучше чтобы все они приобретались у производителей, продукция которых уже используется предприятием. Это позволит получить наилучшие цены при закупке и снизит затраты на персонал. Производительность Система должна обеспечить требующуюся предприятию производительность. Основным параметром при этом является время реакции на самые распространенные действия пользователей - поиск и группирование документов в системе, создание нового документа, построение часто используемых отчетов, инициация экземпляра бизнес-процесса и его отдельных активностей Требуемые значения параметров производительности должны достигаться в конкретных масштабных ограничениях - количестве одновременно работающих пользователей, количестве и объеме хранящихся в системе документов, количества одновременно исполняющихся экземпляров бизнес-процессов. Параметры производительности должны сохраняться приемлемыми в течение среднего времени хранения документов в системе с учетом регулярного выполнения процедур обслуживания архива включая вытеснение редко-используемых документов на медленные дешевые носители в системе хранения. Масштабируемость Система, должна быть масштабируемой в соответствии с планами развития предприятия, допуская подключение новых пользователей, перестройку организационной структуры, создание новых, в том числе удаленных, филиалов и дочерних предприятий без остановки эксплуатации и без существенного падения производительности. Для работы в распределенных сетях система должна поддерживать распределенную модель данных, иметь возможности репликации данных между серверами. Интеграция Система электронного документооборота должна обеспечивать высокий уровень интеграции со следующими системами:
Следует указать дополнительные требования к системе, реализующей управление бизнес-процессами. Такая система должна во первых интегрироваться с транзакционными системами и с системой управления документами с возможностью определение и изменения характеристик имеющихся в них объектов, контроля появления и возможности создания новых объектов связанных систем. Во-вторых интеграция должна быть "бесшовной", т.е. для пользователей транзакционных систем не должно появляться новых сущностей и новых интерфейсов для работы с уже имеющимися в них сущностями. Системы для крупных предприятий должны также интегрироваться с другими системами электронного документооборота, управления бизнес-процессами и workflow, поддерживая отраслевые форматы передачи документов и взаимодействие бизнес-процессах с унаследованными предприятием системами аналогичного назначения. Работа мобильных пользователей Система электронного документооборота должна поддерживать доступ мобильных и удаленных пользователей - например сотрудников, находящихся в командировках. Такой доступ не должен нарушать требований информационной безопасности. Важными преимуществами являются возможность офф-лайн работы пользователя с системой, а также работы без установки ПО на рабочее место (режим Интернет-кафе), пусть даже и некоторыми функциональными ограничениями. Информационная безопасность В документах и бизнес-процессах предприятия содержится заметная часть его стоимости, утечка, уничтожение или искажение являются серьезными угрозами непрерывности бизнеса. Поэтому система электронного документооборота должна удовлетворять с одной стороны политикам и требованиям службы ИБ предприятия, а с другой - всем нормативным документам национального законодательства, включая ограничения на использование алгоритмов шифрования и регламентацию электронной цифровой подписи. Организация хранилища документов Система ЭДО должна быть прозрачно для пользователя масштабируемой в направлении увеличения емкости хранилища документов с оптимизацией стоимости (поддерживать процедуры вытеснения редко используемых документов в дешевые емкие хранилища с меньшим быстродействием). Кроме того, система должна иметь возможности резервного копирования и восстановления данных в случае нарушения их целостности в том числе при физическом разрушении носителей информации. Настройка и развитие Система ЭДО должна обладать достаточной гибкостью для проведения настроек и развития в процессе эксплуатации. При этом чем больше настроек может быть выполнено с бизнес-аналитиками без привлечения ИТ-персонала, тем лучше. К минимальному набору средств настройки, адаптации и развития системы электронного документооборота необходимо отнести:
|