В новом ориентированном на результат интерфейсе пользователя Microsoft Office Excel 2007 содержатся мощные средства и функции, которые можно использовать для анализа, совместной работы и управления данными.
Ориентированный на результат интерфейс пользователя
Новый ориентированный на результат интерфейс пользователя значительно облегчает работу в Microsoft Office Excel. Команды и функции, которые часто были спрятаны в сложных меню и панелях инструментов, теперь проще найти на проблемно-ориентированных вкладках, содержащих логические группы команд и функций. Множество диалоговых окон заменены раскрывающимися коллекциями, которые отображают доступные параметры, а наглядные подсказки или демонстрационные примеры помогают в выборе нужного параметра.
Какая бы задача ни решалась в новом пользовательском интерфейсе - форматирование или анализ данных - приложение Excel предоставляет инструменты, наилучшим образом подходящие для успешного выполнения этой задачи.
Больше строк и столбцов и другие новые ограничения
Чтобы можно было исследовать большие объемы данных на листах, Office Excel 2007 поддерживает листы размером до одного миллиона строк и 16-ти тысяч столбцов. Так сетка Office Excel 2007 состоит из 1 048 576 строк и 16 384 столбцов, что обеспечивает увеличение числа строк на 1500% и столбцов на 6300% по сравнению с приложением Microsoft Office Excel 2003. И вот почему: нумерация столбцов теперь оканчивается на XFD вместо IV.
Вместо четырех тысяч разных способов форматирования ячеек теперь их можно использовать неограниченное количество, а максимальное число ссылок на ячейки, составлявшее ранее восемь тысяч, теперь ограничивается только объемом доступной памяти.
Для увеличения производительности приложения Excel возможности управления памятью, позволявшие использовать в Microsoft Office Excel 2003 1 ГБ оперативной памяти, увеличены в Office Excel 2007 до 2 ГБ.
И, наконец, ускорены вычисления в больших листах, содержащих множество формул, благодаря поддержке Office Excel 2007 нескольких процессоров и многопоточных наборов микросхем.
Office Excel 2007 также поддерживает до 16-ти миллионов цветов.
Темы Office и стили Excel
В Office Excel 2007 можно быстро форматировать данные таблиц на листе, используя темы и конкретные стили. Темы могут совместно использоваться другими приложениями Выпуск 2007 Office, например Microsoft Office Word и Microsoft Office PowerPoint, а стили предназначены для изменения формата элементов только в приложении Excel, например таблиц, диаграмм, сводных таблиц, фигур или диаграмм.
Применение темы. Тема представляет собой заранее определенный набор цветов, шрифтов, линий и эффектов заливок, который можно применить ко всей книге или к ее отдельным элементам, например, диаграммам или таблицам. Они могут помочь создавать отлично смотрящиеся документы. Компания может создать собственную корпоративную тему; можно также выбрать одну из заранее определенных тем, имеющихся в приложении Excel. Можно также без труда создать собственную тему для единообразного, профессионального вида документов, которую можно применить ко всем книгам Excel и к другим документам Выпуск 2007 Office. При создании темы можно отдельно настроить цвета, шрифты и эффекты заливки, внося изменения в отдельные или сразу во все параметры.
Использование стилей. Стиль - это заранее определенный формат на основе темы, который можно использовать для изменения вида таблиц, диаграмм, сводных таблиц, фигур или схем Excel. Если встроенные заранее определенные стили не удовлетворяют требованиям пользователя, их можно настроить самостоятельно. Для диаграмм имеется возможность выбора из множества заранее определенных стилей, однако создать собственные стили диаграмм нельзя.
Как и в Microsoft Excel 2003, стили ячеек используются для форматирования выбранных ячеек, но теперь можно быстро выбрать заранее определенный стиль ячеек. Большинство стилей ячеек не имеют отношения к используемой в книге теме, так что можно без труда создавать собственные стили ячеек.
Условное форматирование с расширенными возможностями
В приложениях, входящих в Выпуск 2007 Office, для визуального выделения данных в целях анализа или в презентационных целях можно использовать условное форматирование. Чтобы было легко обнаружить в данных исключения и важные тенденции, можно реализовать и управлять различными правилами условного форматирования, которые позволяют использовать условное форматирование с расширенными возможностями в виде цветовых градиентов, строк данных и значков, добавляемых к данным, удовлетворяющим этим правилам. Условные форматы применить несложно - несколько щелчков мышью позволяют увидеть взаимные связи данных, которые можно использовать для анализа.
Упрощенное написание формул
Усовершенствования, введенные в Office Excel 2007, значительно упрощают написание формул.
Строка формул переменного размера. Размер строки формул автоматически изменяется, чтобы в нее поместились длинные, сложные формулы. Это позволяет не заслонять формулой другие данные в таблице. Можно также записывать более длинные формулы с большим уровнем вложенности, чем это было возможно в предыдущих версиях приложения Excel.
Функция автозавершения. При помощи функции автозавершения можно быстро записывать надлежащую синтаксическую структуру формулы. Все это - от быстрого обнаружения функции, которую предполагается использовать, до получения справки по заполнению аргументов формулы - обеспечивает возможность всегда правильно записывать формулы с первого раза.
Структурированные ссылки. Кроме ссылок на ячейки, например, A1 и R1C1, Office Excel 2007 предоставляет структурированные ссылки, которые позволяют ссылаться в формулах на именованные диапазоны и таблицы.
Легкий доступ к именованным диапазонам. Используя диспетчер имен Office Excel 2007, можно организовывать, обновлять и управлять множеством именованных диапазонов из главного расположения, что важно при необходимости продолжения интерпретации формул и данных листа.
Новые формулы OLAP и функции куба
При работе с многомерными базами данных (например, SQL Server Analysis Services) в Office Excel 2007 можно использовать формулы OLAP для построения произвольных сложных форм или отчетов о связях с данными OLAP. Для извлечения данных OLAP (множеств и значений) из служб SQL Server Analysis Services и отображения их в ячейке используются новые функции куба. Формулы OLAP могут быть созданы при преобразовании формул сводных таблиц в формулы ячеек или при использовании автозавершения для аргументов функций куба при вводе формул.
Улучшенные сортировка и фильтрация
В Office Excel 2007 с помощью расширенных средств сортировки и фильтрации можно быстро представить данные в листе таким образом, чтобы получить нужные ответы. Например, теперь можно сортировать данные по цветам и по большему, чем 3 (вплоть до 64), количеству уровней. Можно также фильтровать данные по цветам или датам, отображать более 1000 элементов в раскрывающемся списке "Автофильтр", выделять несколько элементов для фильтрации и фильтровать данные в сводных таблицах.
Расширение возможностей таблиц Excel
В Office Excel 2007 можно использовать новый пользовательский интерфейс для быстрого создания, форматирования и расширения таблицы Excel (называемой в Microsoft Excel 2003 листом Excel) в целях более удобной организации данных в листе. Новая улучшенная функциональность таблиц включает следующие элементы.
Строки заголовка таблицы. Можно включать или отключать строки заголовка таблицы. Когда заголовки таблицы отображаются, при перемещении по длинной таблице они всегда остаются видимыми для данных в столбцах.
Вычисляемые столбцы. Вычисляемый столбец использует одну формулу, которая применяется к каждой строке. Он автоматически расширяется, включая дополнительные строки, так что формула немедленно распространяется и на эти строки. Нужно всего лишь один раз ввести формулу - использование команд "Заливка" или "Копирование" не нужно.
Автоматический автофильтр. Для обеспечения возможности использования мощных средств сортировки и фильтрации табличных данных автофильтр в таблице по умолчанию включен.
Структурированные ссылки. Данный тип ссылки позволяет использовать в формулах имена заголовков столбцов таблицы вместо ссылок на ячейки, например A1 или R1C1.
Строки итоговых значений. В строке итоговых значений теперь можно использовать ввод пользовательских формул и текста.
Стили таблиц. Для быстрого форматирования таблиц на уровне профессионального дизайнера можно применять стиль таблицы. Если в таблице включен стиль с чередующимися строками, приложение Excel в ходе операций будет поддерживать этот стиль, что обычно разбивал макет на части, например, при фильтрации, скрытии строк или при изменении порядка строк и столбцов вручную.
Новый внешний вид диаграмм
В Office Excel 2007 можно использовать новые инструменты для работы с диаграммами, облегчающие создание профессионально-оформленных диаграмм, эффективно представляющих данные. Основанные на используемой в книге Excel теме, новые, современные формы диаграмм содержат специальные эффекты, такие как объемность, прозрачность и мягкие тени.
Новый пользовательский интерфейс упрощает изучение существующих типов диаграмм, так что пользователь легко может создать для своих данных нужную диаграмму. Предусмотрено множество заранее определенных стилей и макетов диаграмм, которые позволяют быстро применить понравившийся формат и включить в диаграмму необходимые детали.
Визуальные указатели элементов диаграммы. Кроме быстрых макетов и быстрых форматов для лучшего представления данных можно изменить любой элемент диаграммы с помощью нового интерфейса пользователя. Несколькими щелчками мыши можно добавлять или удалять заголовки, надписи, метки данных, аппроксимации и другие элементы диаграммы.
Современный вид, обеспечиваемый OfficeArt. Поскольку диаграммы в Office Excel 2007 создаются с помощью OfficeArt, почти все то, что можно сделать с фигурами OfficeArt, можно сделать также и с диаграммой и ее элементами. Например, для выделения элементов можно добавить мягкие тени или эффект рельефа, использовать прозрачность, чтобы сделать видимыми элементы, частично скрытые в макете диаграммы. Можно также использовать реалистичные объемные эффекты.
Четкие линии и шрифты. Линии в диаграммах выглядят менее зазубренными; для улучшения читаемости текста используются шрифты ClearType.
Больше столбцов, чем когда бы то ни было. Можно легко выбрать цвета заранее определенной темы и изменить интенсивность этих цветов. Кроме того, можно добавить свои собственные цвета, выбрав их из 16 миллионов цветов в диалоговом окне "Цвета".
Шаблоны диаграмм. Сохранить избранные диаграммы как шаблоны в новом интерфейсе пользователя значительно проще.
Совместное построение диаграмм
Использование диаграмм Excel в других приложениях. В Выпуск 2007 Office функции для создания диаграмм Excel, Word и PowerPoint используются этими приложениями совместно. Все функции построения диаграмм, которые предлагались раньше в Microsoft Graph, Word и PowerPoint, теперь входят в мощные средства построения диаграмм Excel. Поскольку листы Excel используются в качестве листов данных для диаграмм Word и PowerPoint, совместное построение диаграмм позволяет использовать богатые функциональные средства Excel, включая использование формул, фильтрацию, сортировку и возможность включения в диаграмму источников внешних данных, например Microsoft SQL Server и служб SQL Server Analysis Services (OLAP) для помещения последних данных в диаграмму. Лист Excel, содержащий данные диаграммы, может храниться в документе Word, презентации PowerPoint или в отдельном файле, что позволяет уменьшить размер документов.
Копирование диаграмм в другие приложения. Диаграммы можно легко копировать и вставлять из документа в документ или из одного приложения в другое. При копировании диаграммы из приложения Excel в Microsoft Word или Microsoft PowerPoint она автоматически изменяется таким образом, чтобы соответствовать документу Word или презентации PowerPoint, однако ее можно оставить в формате диаграммы Excel. Данные листа Excel можно внедрить в документ Word или в презентацию PowerPoint, а можно оставить в исходном файле приложения Excel.
Анимированные диаграммы в Microsoft PowerPoint. Для акцентирования внимания на данных диаграммы, созданной в приложении Excel, в Microsoft PowerPoint стало проще использовать анимацию. Можно анимировать подпись и метки осей, а также диаграмму в целом. В гистограмме можно анимировать даже отдельные столбцы, чтобы лучше иллюстрировать определенные точки. Функциональных возможностей анимации стало больше и их стало легче находить. Например, можно вносить изменения в отдельные шаги анимации и использовать дополнительные эффекты.
Простые в использовании сводные таблицы
В Office Excel 2007 сводные таблицы стали значительно проще в использовании, чем в предыдущих версиях приложения Excel. Благодаря новому пользовательскому интерфейсу сводной таблицы сведения о данных можно получить с помощью нескольких щелчков мыши - больше не нужно перетаскивать данные в специальные области, куда не всегда легко попасть. Вместо этого можно просто выделить поля, которые необходимо просматривать в списке полей новой сводной таблицы.
После создания сводной таблицы можно воспользоваться преимуществами множества новых и улучшенных функциональных возможностей для суммирования, анализа и форматирования данных сводной таблицы.
Использование команды "Отменить" в сводных таблицах. Теперь существует возможность отмены большинства действий, выполненных для создания или перегруппировки сводной таблицы.
Индикаторы приемов работы "плюс" и "минус". Эти индикаторы показывают, можно ли развернуть или свернуть части сводной таблицы для просмотра большего или меньшего количества сведений.
Сортировка и фильтрация. Для сортировки теперь достаточно выбрать элемент в столбце, в котором нужно выполнить сортировку, и нажимать кнопки сортировки. Можно также фильтровать данные с помощью фильтров сводной таблицы, таких как фильтры по дате, фильтры по подписи, фильтры по значению или ручные фильтры.
Условное форматирование. Условное форматирование в Office Excel 2007 можно применять для ячейки или для пересечения ячеек.
Стиль и макет сводной таблицы. К сводным диаграммам можно быстро применить заранее определенный или пользовательский стиль, как к обычным таблицам и диаграммам Excel. Изменение макета сводной таблицы в новом пользовательском интерфейсе также значительно упростилось.
Сводные таблицы. Благодаря новому пользовательскому интерфейсу стало гораздо проще создавать не только сводные таблицы, но и сводные диаграммы. Все улучшения, связанные с фильтрацией данных, доступны также и для сводной диаграммы. При создании сводной диаграммы пользователю доступны специальные инструменты сводной диаграммы и контекстные меню, позволяющие анализировать данные в диаграмме. Можно также менять макет, стиль и формат диаграммы или ее элементов таким же образом, как и для обычных диаграмм. В Office Excel 2007 есть защита использованного форматирования диаграммы при изменении сводной диаграммы, что является шагом вперед по сравнению с предыдущими версиями приложения Excel.
Быстрое подключение к внешним источникам данных
В Office Excel 2007 больше нет необходимости знать имена серверов или баз корпоративных данных. С помощью средства "Быстрый запуск" можно выбрать их из списка источников данных, которые администратор или эксперт рабочей группы сделали доступными для пользователя. Диспетчер подключений в приложении Excel позволяет просмотреть все соединения в книге и упростить повторное использование подключений или их замену.
Новые форматы файлов
Форматы файлов на основе XML. В приложении Выпуск 2007 системы Microsoft Office корпорация Microsoft вводит новые форматы файлов для приложений Word, Excel и PowerPoint, известные как форматы Office Open XML. Эти новые форматы файлов упрощают интеграцию с внешними источниками данных, а также обеспечивают уменьшение размера файлов и улучшение средств восстановления данных. В приложении Office Excel 2007 стандартным форматом книг Excel является основанный на XML формат файлов Office Excel 2007 (XLSX). Также доступны такие форматы файлов на основе XML, как основанный на XML формат файлов Office Excel 2007 с поддержкой макросов (XLSM), формат файлов Office Excel 2007 для шаблонов Excel (XLTX) и основанный на XML формат файлов Office Excel 2007 для шаблонов Excel с поддержкой макросов (XLTM).
Форматы двоичных файлов Office Excel 2007. Кроме новых форматов файлов на основе XML, в Office Excel 2007 также вводится двоичная версия формата сегментированно сжатых файлов для больших или сложных книг. Этот формат, Office Excel 2007, формат "Двоичный" (или BIFF12) (XLS), может использоваться для оптимальной производительности и обратной совместимости.
Совместимость с предыдущими версиями Microsoft Excel. Можно проверить, не содержит ли книга Office Excel 2007 функциональных особенностей или форматирования, несовместимых с предыдущей версией приложения Excel, и при необходимости изменить ее для улучшения обратной совместимости. Для предыдущих версий приложения Excel можно установить обновления и конвертеры, которые позволят открывать книгу Office Excel 2007 для редактирования, сохранения и повторного открытия в Office Excel 2007 без потери каких-либо функций или возможностей Office Excel 2007.
Улучшенная печать
Режим разметки. Кроме видов Обычный и Разметка страницы, Office Excel 2007 поддерживает вид Разметка страницы. Данный вид можно использовать для создания листа, следя при этом за тем, как он будет выглядеть при печати. В этом виде можно работать с заголовками таблиц, колонтитулами и настройками границ непосредственно на листе, а также помещать объекты, например, диаграммы и фигуры, именно туда, куда нужно. Можно также легко получить доступ ко всем параметрам страницы на вкладке Разметка страницы нового пользовательского интерфейса, что дает возможность быстро задать их значения, например, ориентацию страницы. Можно легко увидеть, что будет напечатано на каждой странице, и это помогает избежать многочисленных попыток печати и отсечения данных при печати.
Сохранение файлов в формате PDF и XPS. Файл из программы Выпуск 2007 системы Microsoft Office можно сохранить в виде PDF-файла или XPS-файла только после установки надстройки. Дополнительные сведения см. по ссылке Включение поддержки для других форматов файлов, таких как PDF и XPS.
Новые способы совместной работы
Использование службы Excel для совместной работы. При наличии доступа к Службы Excel можно использовать данные листа Office Excel 2007 совместно с другими пользователями, например, руководителями и другими совладельцами компании. В Office Excel 2007 можно сохранить книгу в Службы Excel и определить данные листа, которые могут просматривать другие пользователи. После этого они смогут использовать Веб-клиент Microsoft Office Excel в веб-обозревателе (Обозреватель. Программное обеспечение, обрабатывающее HTML-файлы и выводящее их на экран в виде веб-страниц. Веб-обозреватель, такой как Windows Internet Explorer, может выполнять переходы по гиперссылкам, передавать файлы, а также воспроизводить звуковые и видеофайлы, внедренные в веб-страницы.) для просмотра, анализа, печати и извлечения данных листа. Также можно будет создавать статический набор данных через регулярные временные интервалы или по запросу. Веб-клиент Office Excel упрощает такие действия, как прокрутка, фильтрация, сортировка, просмотр диаграмм и приемы работы в сводных таблицах. Можно также подключить веб-часть веб-клиента Excel к другим веб-частям для отображения данных другими способами. Пользователи веб-клиента Excel могут открыть книгу в Office Excel 2007 и использовать все возможности приложения Excel для анализа и работы с данными на своих компьютерах, если на них установлено приложение Excel.
Использование этого способа совместной работы гарантирует, что другие пользователи будут иметь доступ к одной и той же версии данных в одном месте, что позволит сохранять актуальность используемых данных. Если необходимо разрешить другим пользователям, например, участникам группы, оставлять комментарии и вводить обновленные данные, можно организовать совместную работу таким же образом, как и в предыдущих версиях приложения Excel, для сбора необходимых данных перед их сохранением в Службы Excel.
Использование сервера управления документами. Службы Excel можно интегрировать с сервером управления документами для создания процесса проверки новых отчетов Excel и действий по расчету книг, например, уведомлений об изменении ячеек или рабочего процесса на основе сложных вычислений Excel. Сервер управления документами можно также использовать для планирования ночного пересчета сложной модели книги.
Быстрый доступ к расширенному набору шаблонов
В Office Excel 2007 новую книгу можно создать на основе широкого набора шаблонов, устанавливаемых вместе с приложением Excel. Кроме того, шаблоны можно быстро загрузить с веб-узла Microsoft Office Online.