Царское дело

Василий Аузан

Статья была опубликована на сайте журнала "Эксперт",
#25 (285) от 2 июля 2001 года

• Мимо менеджера
• ERP – это управление
• Исключительно для капиталистов
• Будь готов

Пожалуй, все мы уже смирились с тем, что автоматизация управления компанией неизбежна. Утверждение о том, что без автоматизации не выдержать конкурентной борьбы, давно доказано опытом западного бизнеса и стало банальностью. Но вот что странно: менеджеры, ради которых эта самая автоматизация осуществляется, зачастую крайне смутно представляют ее возможности. Нет, почти каждый довольно уверенно попытается объяснить: интеграция, мол, контроль, снижение издержек... И еще десять–пятнадцать штампов, оторванных от жизни. А более глубокие сведения отошлют получать у компьютерщиков.

С компьютерщиками же на эту тему говорить-то надо как раз в последнюю очередь. В этом мы окончательно убедились, когда наивно попытались сделать рейтинг ERP-систем, дабы дать читателям возможность сориентироваться в десятках брендов. Один очень квалифицированный специалист, вооружившись многотомным исследованием компании "МетаСинтез", с жаром рассказывал, чем одна система отличается от другой. Динамические области, поля для непрерывных параметров и тому подобное – простому смертному этого не переварить. А значит, не понять и степень полезности всех этих премудростей.

Пришлось отказаться от идеи рейтинга. Тем более что предварительное исследование показало, что автоматизация управленческих процессов слишком многогранна, чтобы все системы выстроить в затылок друг другу. Эта задача сродни спору о преимуществах Mercedes и BMW. При автоматизации, как и при выборе системы, необходимо понять свои потребности, возможности, предпочтения и только после этого заниматься сопоставлением вариантов.

Поэтому вместо ранжирования мы решили попытаться ответить на довольно наивные вопросы: как и при каких условиях способны эти пресловутые ERP-системы помочь отечественному бизнесу.

Для ответа на эти вопросы пришлось провести исследование, в ходе которого были проинтервьюированы несколько десятков топ-менеджеров из компаний-поставщиков ERP-систем, консалтинговых компаний и, конечно же, компаний, уже имеющих опыт внедрения этих систем у себя.

Мимо менеджера

Для начала мы попытались выяснить причины неудач (что греха таить, пока отрицательного опыта больше, чем положительного). И выяснили, что основная причина неудач внедрения ERP-систем в России кроется в том, что менеджеры не участвуют в проекте. Это звучит довольно странно, если учесть, что ERP-система призвана дать информацию именно управленческого характера.

Исторически сложилось несколько путей, которыми ERP-системы попадают на предприятия. Во-первых, через собственные отделы АСУ, через отделы информационных технологий и т. п. Если такая организационная единица в компании сильна и многолюдна, то она заинтересована увеличить собственную влиятельность. Оправдывая свое существование, она вносит посильный вклад в удорожание и усложнение технологической инфраструктуры. При таком развитии событий директор изначально считает внедренческий проект делом АСУшников и даже не думает вникать в него. Те, в свою очередь, обращают больше внимания на технологические изыски, чем на требования бизнеса. Итог предугадать нетрудно.

Второй вариант – через продавцов систем, которые каким-то образом выходят на руководителей компании и рассказывают им красивые истории успеха. Нельзя сказать, чтобы продавец всегда лукавил, но его цель – продать, и думать, нужно это компании или нет, – не его забота. В ситуации, когда рынок только формируется, многие продавцы ради получения клиентов действуют достаточно беспринципно. Подчас же, в силу неопытности, они просто не в состоянии даже выделить основные бизнес-процессы предприятия.

Наконец, третий путь – внедрение системы по рекомендации консультантов. Преимущество независимых консультантов в том, что при внедрении системы вам все равно не избежать общения с ними. Если же вы наняли консультантов, может быть, вам удастся избежать необдуманного приобретения системы. "Не стоит бросаться к ERP как к панацее. Если вы чувствуете, что что-то не так, лучше обратитесь сначала к консультантам. Они, как правило, не начинают сразу говорить, что все плохо, и предлагать срочно ставить ERP-систему. Если в процессе анализа проблемы клиента выясняется, что внедрение ERP-систем – один из способов ее решения, то это предлагается сделать", – защищает цеховой интерес Сергей Коровин, менеджер Accenture.

Однако и приглашение консультанта не может стать гарантией успеха. Дело консультантов – предложить варианты, окончательное решение все равно должны принимать руководители предприятия, ведь в конечном счете им пользоваться системой, иначе это будут выброшенные деньги. "Мы всегда подчеркиваем, что систему – любую систему – внедряет по сути сам заказчик, ведь это его проект, – отмечает Андрей Иолтуховский из IBS. – Мы, консультанты, лишь помогаем ему в этом, вместе ищем оптимальные пути решения стоящих перед клиентом задач".

ERP – это управление

Необходимо помнить, что ERP-системы изначально создавались для нужд единичных предприятий, а потому отвечают совершенно определенным, хотя и многочисленным, требованиям бизнеса и решают в первую очередь управленческие задачи.

На омском пивном заводе "Росар" генеральный директор ставил сразу несколько целей. "Его волновала система управления предприятием, и он хотел добиться "прозрачности" среднего звена для управления. Он считал, что необходимо в реальном времени иметь данные по производственным затратам, по каждому виду готовой продукции. Еще он хотел, чтобы была возможность анализировать собранные данные и оперативно вмешиваться в процесс. Главное же, поскольку у нас сырье – ячмень – закупается сезонно и имеет значительную долю в себестоимости, ставилась задача четкого планирования, чтобы обеспечить производственную программу и не вкладывать капитал в сырье, которое не будет использоваться", – рассказывает Константин Емельянов, начальник отдела АСУ завода "Росар". На предприятии компанией "Фронтстеп СНГ" была внедрена система SyteLine. Прошло внедрение не без проблем, но, по заверению всех сторон, окончилось успешно.

Без труда можно заметить, что ключ к решению задач, поставленных директором "Росара", – не во власти электроники, информационные технологии могут служить здесь лишь средством контроля. "Определяя направление развития, руководители предприятия устанавливают ряд целевых показателей: необходим такой-то уровень прибыли, рентабельности, должны выпускаться такие-то продукты, быть заняты определенные рынки. Чтобы достичь этих показателей, необходимо спланировать всю деятельность предприятия: от операционных планов продаж, производства, закупок и так далее до финансовых планов и бюджетов, – и увязать возможности и потребности компании по всем видам ресурсов. Для контроля исполнения плана нужна комплексная автоматизированная система учета, которая снимет информацию по каждому акту хозяйственной деятельности, обеспечит ее хранение и обработку и в итоге позволит, сравнивая факт и план, принимать адекватные решения", – раскладывает задачу Александр Слесаренко, управляющий директор, партнер "Юникона".

Уже в 60-е годы на Западе были выделены общие особенности планирования и функционирования производственных предприятий. Тогда же начали возникать новые системы планирования, ориентированные на возможности компьютерных технологий. Современные ERP-системы позволяют автоматизировать процесс принятия заказа, его обработки и изготовления, координируют работу всех подразделений предприятия в интегрированной компьютерной системе.

Исключительно для капиталистов

ERP-система по сути являет собой формализованное представление бизнес-процессов типичной западной компании. Соответственно, она налагает определенные рамки на бизнес-процессы предприятия, на котором она внедряется. Поэтому внедрение ERP-системы невозможно и бессмысленно без управленческих реформ. Инициировать же их и контролировать могут опять-таки только руководители предприятия.

"Каждый раз при внедрении мы делаем анализ проведенных работ. В среднем получается, что чисто технологическая настройка занимает пятнадцать–двадцать процентов всего объема. Все остальное – бизнес-составляющая, включая очень серьезную часть по человеческому фактору, то есть по обучению людей, закреплению функций, взаимосвязей. Технологическая часть может быть реализована без активного участия руководства. Все, что связано с человеческим фактором, – нет", – объясняет Сергей Коровин.

Но весьма часто руководство попросту игнорирует проекты внедрения ERP-системы. Иногда это связано с превратным представлением менеджеров компании о системе как о чисто технологическом явлении. Однако есть и более серьезная причина, по которой менеджеры не участвуют во внедрении системы: их незаинтересованность в результатах ее деятельности.

"Решение о том, покупать систему или нет, – решение серьезное, связанное со снижением издержек, повышением эффективности и инвестиционной привлекательности предприятия. Система может быть внедрена там, где есть руководитель западного типа, который хочет привести все в порядок, сделать стройную систему взаимодействия бизнес-процессов и избежать дублирования одних и тех же функций в разных подразделениях. Говорить о том, что сегодня все российские предприятия готовы к этому, – неправильно. Но большинство уже ощущает такую необходимость", – считает Андрей Иолтуховский.

По мнению Марии Ильиной, генерального директора компании "Фронтстеп СНГ", представляющей на российском рынке систему Syteline, неудачное внедрение систем часто происходит на предприятиях, по существу оставшихся социалистическими: "Внедрение ERP-системы даст результат, выявит скрытые резервы повышения эффективности предприятия только там, где есть собственник, заинтересованный в развитии бизнеса. Сейчас растет число менеджеров, которые подняли бизнес "с нуля". Они очень четко знают потребности бизнеса и из любой инвестиции будут выжимать максимум, потому что для них дорога каждая копейка. Работа с такими людьми – одно удовольствие".

Действительно, если раньше основной спрос на ERP-системы был со стороны крупных предприятий сверхприбыльных отраслей, которыми двигала не столько экономия, сколько стремление внешне выглядеть прогрессивными, то сейчас, по мере экономического роста, круг предприятий, которые могут себе позволить инвестиции в передовые информационные технологии, стремительно расширяется.

Хотя для менеджеров крупных прибыльных компаний актуальность ERP-систем не снижается: "Передел для них – пройденный этап, и перед бизнесменами стоит задача обеспечить эффективное использование собственности. Поэтому для прямого владельца чрезвычайно важна прозрачность: он должен быть уверен, что компания достигнет поставленных целей, что в компании не воруют, что аналитические документы, которые ему готовят, соответствуют истине. В этом ERP-системы могут оказать неоценимую помощь", – убежден Александр Слесаренко. Кроме того, наличие информационной системы весьма существенно влияет на капитализацию компании, а это становится все актуальнее.

Менеджеры все больше заинтересованы в получении однозначной и срочной финансовой информации. "Последние полгода я стала нуждаться в отчетности от отделов, потом потребовалась связка, и когда по одному и тому же показателю мне принесли три разные цифры – тогда я поняла, как нужна интегрированная система с однозначной финансовой информацией", – рассказывает Мария Ильина.

Возможности контроля за исполнением заказов очень важны для предприятий, работающих в конкурентной среде. Постепенно происходит переход от простого сбора фактов к более сложному планированию, возможному только в более или менее стабильных экономических условиях: "По своему опыту я могу сказать, что те компании, которые внедряли системы несколько лет назад, в основном автоматизировали бухгалтерию, учет материалов, логистические процессы, расчет себестоимости: они приводили в порядок фактическую информацию. Сейчас компании обращают большее внимание на автоматизацию планирования своей деятельности. Это большой шаг во внедрении инструментов управления компанией", – говорит Александра Иванова, старший менеджер PricewaterhouseCoopers.

Будь готов

Необходимо понимать, что решение о внедрении системы связано со значительными изменениями в работе предприятия, и сначала нужно оценить готовность компании к ним.

Если вы действительно заинтересованы в использовании всех возможностей новой информационной системы, то должны быть готовы к управленческим реформам – в противном случае вы останетесь на старом уровне эффективности, но при новом дорогостоящем программном продукте. И не исключено, что он будет хуже решать задачи, которые вы ставили предыдущей программе, написанной местными программистами пять лет назад. Если же у вас нет желания или возможности реформировать систему управления, лучше не браться за проект.

"Во многих случаях в компании уже могут быть средства сбора информации. Нужно ли их менять – совершенно неочевидно, – говорит Сергей Коровин. – Это могут быть собственные или покупные разработки, эти системы могут быть разрозненные, они могут работать не очень совершенно, но при этом они выполняют свои функции. Стоит ли начинать тяжелый проект стоимостью в сотни тысяч или в миллионы долларов лишь для того, чтобы заменить уже существующее на что-то более модное?"

Один из индикаторов, показывающих готовность предприятия к внедрению системы, – кто-то из руководителей с энтузиазмом относится к проекту. По мнению экспертов, желательно, чтобы и подчиненные горели энтузиазмом, иначе на каком-то этапе проект может затормозиться и сойти на нет.

Словосочетание "человеческий фактор" чаще других можно встретить рядом со словами "ERP-система". Проблема не только, и даже не столько в готовности работников самых разных уровней воспринять технически новое рабочее место. Более болезненно проходит процесс изменения рабочих отношений с коллегами. Поэтому эксперты рекомендуют, прежде чем внедрять систему, оценить и загруженность, и терпимость персонала. Как правило, внедрение системы требует обучения, дополнительной работы ведущих сотрудников и эмоционального напряжения. Несмотря на то что разработаны и применяются самые разные методики, позволяющие смягчить реформы управления персоналом (например, проведение среди сотрудников деловых игр с новыми ролями), нередки случаи, когда внедрение обходится компании в несколько уволенных опытных работников. Поэтому у персонала должен быть некий резерв прочности, иначе предприятие может столкнуться с саботажем и потерять производительность.

Директору придется не раз применять свои властные полномочия. Часто отделы конкурируют за доминирование на предприятии. При реструктуризации же бизнеса может оказаться, что их функции переплетаются и надо резать по живому. Бывает, что один из отделов начинает противостоять внедрению системы. На "Росаре", например, бухгалтерия отказывалась работать в новой системе только потому, что не было тех же полей, что и в старой. Для решения таких проблем без власти и авторитета руководителя не обойтись.

Необходимо учитывать, что после внедрения ERP-системы значительно вырастет уровень ответственности работников: интеграция отделов в одну сеть рушит границы, отгораживающие подразделения компании от внешнего мира. Бухгалтеру, например, придется учитывать последствия его действий для производственных процессов. Тем более что каждое конкретное решение и его автора начальство сможет отследить, нажав несколько кнопок. Требуя от персонала дополнительных усилий и устанавливая дополнительный контроль, руководство должно обрисовать и четкие перспективы работникам, иначе у них не будет мотивации.

ERP (Enterprise Resource Planning) – система управления ресурсами предприятия. Представляет собой интегрированную компьютерную систему, охватывающую все области деятельности предприятия: планирование (прогнозирование), управление продажами, планирование производства, управление структурой изделий (при дискретном производстве), управление запасами, планирование потребности в материалах (MRP), планирование производственных мощностей (CRP), управление производством, управление закупками, управление финансами/бухгалтерией, финансовый анализ. ERP-системы появились в результате развития стандарта MRP II (планирование производственных ресурсов), который включает в себя ранее появившиеся MRP и CRP. Принципиальное отличие ERP от MRP II в том, что она предоставляет возможность динамичного анализа и динамичного изменения плана.

Функциональность системы – набор бизнес-процессов и бизнес-функций, реализованных в системе.

• Раздел "Системы автоматизации (ERP/MRPII, SCM, CSRM)"
• Другие статьи по системам автоматизации

Дополнительную информацию Вы можете получить в компании Interface Ltd.

Отправить ссылку на страницу по e-mail
Обсудить статью на специализированном форуме по ERP-cистемам