Хочу ERP- систему... Но что это - не знаю...

Обычно до заключения договора на выполнение работ по внедрению ERP системы происходит следующее. На основании своего предшествующего опыта, информации от фирм, занимающихся внедрением, или других источников информации в недрах Заказчика (Руководство или подразделения АСУ) возникает желание улучшить свою систему управления с помощью внедрения ERP-системы. Далее, создается группа из специалистов Заказчика для более подробного изучения проблемы, довольно скоро эта группа убеждается, что информации слишком много и она слишком сложна для того, чтобы быстро разобраться в ней собственными силами. Фирмам, занимающимся выполнением работ по внедрению, предлагается дать коммерческие предложения на внедрение продукта, которым они располагают (на основе весьма скудных сведений об объекте автоматизации и целях Заказчика). Сравнение характеристик полученных коммерческих предложений убеждает Заказчика в том, что разброс цен и сроков внедрения велик, а уверенности в их полезности и выполнимости нет. Принятие решения о внедрении затягивается. В некоторых случаях Заказчик приходит к решению о необходимости проведения конкурса среди внедряющих организаций, предлагая им разработать и продемонстрировать некоторую часть будущей системы. При этом ни цели системы, ни критерии оценки проектов заранее не определены. В этих условиях вендор приносит то, что он умеет, а не то, что действительно необходимо предприятию. Заканчивается преддоговорная работа заключением договора на внедрение

Общим для всех этих этапов является отсутствие у Заказчика как осознания своих действительных целей, так и представления о путях их достижения. Доказательством тому является то обстоятельство, что в подавляющем большинстве случаев составление Технического задания на разрабатываемую систему, в котором и фиксируются цели системы и пути их достижения, осуществляется разработчиком в ходе выполнения работ по проекту, а значит уже после заключения договора. Состав необходимого комплекса технических средств (КТС) определяется на стадии разработки ТЗ. Значит, объем финансирования на создание КТС тоже становится известным уже после подписания договора на внедрение. Может ли Заказчик по своим условиям финансирования создать КТС к срокам, которые предусмотрены в договоре на внедрение? Если нет, то только что начавшийся договор уже необходимо пересматривать по графику работ и, иногда, существенно. Отсюда следует, что на момент подписания договора по существующему стереотипу процедуры его подготовки. Заказчик еще точно не знает:

• сколько ему будет стоить создание системы;
  
• что он получит в результате выполнения работ по внедрению;
  
• в какие сроки будет создана система.
  

Перечисленное показывает, что сложившийся стереотип процедуры подготовки к заключению договора необходимо менять.

Предложения по организации работ на предпроектной стадии

Первый этап - формулирование целей внедрения и формирование ПРОГРАММЫ работ по автоматизации системы управления предприятием.

Этот этап должен состоять из следующих, последовательно выполняемых работ:

• Экспресс-обследование предприятия, ознакомление с программой развития, анализ экономики предприятия, анализ состояния автоматизации систем управления;
  
• Формулирование совместно с заказчиком основных целей внедрения и, исходя из них, основных направлений автоматизации Системы Управления
  
• Составление ПРОГРАММЫ работ по автоматизации системы управления предприятием:
  
  
  
  • Содержание программы работ на предприятии;
    
  • Формирование приблизительной структуры комплекса технических средств;
    
  • Выбор претендентов на базовую ERP-систему;
    
  • Примерный график выполнения работ по программе с разбивкой на очереди, этапы и т.п.;
    
  
  
• График финансирования программы работ, согласованный с возможностями предприятия




• Формирование команды внедрения на предприятии;
  
• Распределение работ программы между командой внедрения предприятия и командой внедряющей организации.
  

Первый этап заканчивается принятием одного из вариантов программы и созданием команды внедрения предприятия. Этот этап необходимо выполнять с привлечением высококвалифицированных консультантов. Принимается стратегическое решение, и ошибки его наиболее дорогостоящие. Важной задачей консультантов на первом этапе работ, помимо выполнения работ этого этапа, является создание понимания у руководителя предприятия и руководителя команды внедрения действительных возможностей ERP-системы.

Второй этап - подготовка технических заданий на первоочередные работы ПРОГРАММЫ работ по автоматизации системы управления предприятием. Этот этап работ можно выполнять как собственными специалистами (что дешевле), так и сторонними специализированными организациями. Все зависит от наличия на предприятии специалистов необходимого уровня. Оценка уровня собственных специалистов может быть проведена руководителем предприятия по качеству и степени проработанности Технического задания, выполненного ими на одну из первоочередных работ программы по автоматизации системы управления предприятием.

Третий этап - фирмам, занимающимся выполнением работ по внедрению, предлагается составить собственные коммерческие предложения на внедрение продукта, которым они владеют, на основе предоставленной им информации по результатам первого и второго этапов подготовки. Считаем, что самостоятельное освоение предприятием западных ERP-систем нерационально и приведет к значительному увеличению сроков внедрения. Первоначальное освоение этих систем должно идти с помощью консультантов специализированной организации.

Четвертый этап - анализ представленных предложений и выбор базовой системы и исполнителя.

Важно грамотно провести первый этап. Если он пройдет успешно, то последующие, скорее всего, также будут исполнены грамотно. Как правило, у Заказчика нет команды, способной грамотно выполнить первый этап, поэтому и сложилась нынешняя ситуация с организацией работ по внедрению ERP-систем.

Соблюдение предлагаемой этапности выполнения работ на преддоговорной стадии позволит помочь заказчику правильно сформировать стратегию автоматизации системы управления предприятием, согласованную с общей программой развития предприятия, понизить риск нерационального расходования средств на эти цели, а также подготовить грамотное техническое задание на первоочередные этапы совершенствования системы управления предприятием для обсуждения с возможными исполнителями и заключения договора на внедрение и своевременно начать подготовку своей команды внедрения.

Формирование команды внедрения заказчика

Правильное понимание целей внедрения и правильная организация преддоговорной работы необходимые, но не единственные условия для успешного внедрения ERP-системы. Заказчику необходима собственная команда внедрения, которая:

• Хорошо понимает цели внедрения;
  
• В состоянии грамотно провести перестройку бизнес-процессов, не дезорганизуя производственный процесс;
  
• Имеет в своем составе квалифицированного конструктора (разработчика) информационных систем и IT-специалистов для внедрения и эксплуатации ERP системы;
  
• Имеет финансовые ресурсы, необходимые для построения технической базы информационной системы в сроки, согласованные со сроками внедрения.
  

• Подготовить техническое задание на систему;
  
• Выбрать ERP систему;
  
• Заключить договор на ее внедрение и договора на создание комплекса технических средств ( локальная сеть передачи данных, персональные компьютеры, сервер), согласовав при этом сроки готовности технических средств с графиком работ по внедрению;
  
• Пройти обучение по функциональным возможностям системы;
  
• Совместно с внедряющей организацией сформировать проектную схему бизнес процессов в системе;
  
• Принять решения по структуре и кодировке справочников в системе;
  
• Подготовить информационную базу для тестовых испытаний;
  
• Провести тестовые испытания составить акт доработок;
  
• Совместно с внедряющей организацией составить план перехода к новой системе (график обучения пользователей; графики проведения опытной эксплуатации и сдачи в промышленную эксплуатацию);
  
• Провести собственными силами (с консультацией разработчиков) обучение пользователей;
  
• Организовать опытную эксплуатацию комплексов задач (с консультацией разработчиков);
  
• Организовать сдачу в промышленную эксплуатацию;
  
• Обеспечить промышленную эксплуатацию принятых комплексов задач.
  

Необходимо особо отметить, что попытка переложить часть этих работ на внедряющую организацию приводит к неготовности команды заказчика обеспечить грамотную промышленную эксплуатацию принятых комплексов задач. Кроме того, это еще и удорожает внедрение (так как услуги внедряющей организации не бесплатны, а консультант, как правило, дороже собственного сотрудника). Большинству российских предприятий необходимо предварительно создавать подобную команду, на что требуется время и деньги. Для руководителя предприятия важно самому понимать степень компетентности своей команды внедрения. Команда внедрения Заказчика - естественное место подготовки будущего руководящего состава предприятия.

Требования к специалистам в организации, внедряющей ERP-системы:

Для успешного ведения работ по созданию ERP системы во внедряющей организации должны быть два вида специалистов:

• специалисты, досконально знающие модули внедряемой системы;
  
• специалисты по анализу и разработке крупных информационных систем (класса, аналогичного ERP-системе), которые в состоянии:
  
  
  
  • Совместно с Заказчиком сформировать ПРОГРАММУ работ по внедрению ERP-системы; (отдельный договор);
    
  • Совместно с Заказчиком разработать Техническое задание на реализуемую часть системы (отдельный договор);
    
  • Разработать, с помощью специалистов первого вида, пилотный проект внедряемой системы и предъявить его Заказчику;
    
  • Своевременно поставить вопрос о необходимости доработок (если они нужны);
    
  • Сопровождать создание ERP системы у Заказчика до сдачи ее в промышленную эксплуатацию
    

Необходимость в перечисленных видах специалистов следует из логики вышеизложенного материала.

Из сказанного можно сформулировать следующие выводы:

Для организаций - заказчиков:

• Начинать, в любом случае, необходимо с разработки и утверждения программы работ по автоматизации управления, определяющей цели работ на каждом этапе, содержание работ, смету затрат, график работ. Движущей силой на этом этапе должен выступать руководитель предприятия. На этом этапе необходимо привлечение специалистов-консультантов;
  
• Внедрять следует только отдельные модули ЕRP-системы, не затрагивающие основные черты внутрихозяйственного механизма, но помогающие решить неотложные задачи предприятия;
  
• Для выполнения работ по утвержденной программе на предприятии должна быть создана команда внедрения Заказчика с задачами и правами, определенными в программе работ;
  
• Соблюдение этапности работ, предложенной в настоящей статье позволит Заказчику снизить риск нерациональных трат в ходе выполнения работ по программе;
  
• При выборе базовой ERP - системы необходимо обратить внимание на следующие проблемы (если их решение необходимо в соответствии с утвержденной ПРОГРАММОЙ работ):
  


• Как решены вопросы ведения конструкторской и технологической документации в соответствии с требованиями ЕСКД и ЕСТД;
  
• Хорошо ли локализована в исходном продукте российская бухгалтерия.
  


• При правильном подходе внедрение основных модулей ЕRP-систем может стать мощным рычагом развития предприятия. Внедрение требует активного участия всего управленческого коллектива предприятия и своей грамотной команды внедрения.
  

Выполнение перечисленного возможно только при активном участии в проведении работ на всех стадиях, начиная с формулирования целей внедрения, руководителя организации;

• К внедрению полнофункциональной ЕRP-системы следует переходить только тогда, когда проработано и принято решение об изменении внутрихозяйственного механизма предприятия на аналогичный западному. Полнофункциональное внедрение может быть эффективным, если:

  
  

  • На предприятии действует современная система оплаты труда, идеологически совместимая с выбранной Вами ERP - системой
    
  • К этому времени разработан модуль расчета заработной платы, состыкованный с выбранной Вами ЕRP-системой;
    
  • Решены способы формирования документации для налоговых органов;
    

Для организаций, занимающихся внедрением ERP-системы:

• Отсутствие внедренных полнофункциональных ЕRP-систем в России - следствие неэффективности внедрения систем такого класса при сохранении существующего внутрихозяйственного механизма;
  
• В настоящее время на предприятии могут быть внедрены только отдельные модули ЕRP-систем, не затрагивающие в корне существующий внутрихозяйственный механизм (система планирования, система оплаты труда), эффективность такого внедрения невысока;
  
• Существующий на предприятиях внутрихозяйственный механизм достался нам в наследство с "советских времен" и, похоже, существует только благодаря инерции мышления хозяйственных руководителей. Активная позиция влиятельных вендоров по вопросу замены этого механизма на современный западный перед, например, "Союзом предпринимателей", возможно, позволит относительно быстро решить этот вопрос;
  
• Внедряющие организации также (как и Заказчик) заинтересованы в правильной последовательности решения задач автоматизации управления предприятием, поэтому пропаганду и проведение в жизнь предлагаемой этапности выполнения работ им целесообразно взять на себя, согласовав эту политику между ведущими вендорами;
  
• Для реализации предлагаемой этапности выполнения работ вендор должен иметь отдельное подразделение со специалистами, способными выполнять работы по первому этапу. С самого начала общения Заказчика с внедряющей организацией, с Заказчиком должен работать не менеджер по продажам, а высококвалифицированный специалист, в задачу которого входит грамотное выполнение работ по этапа №1 и доведение до Заказчика действительных (а не мнимых) возможностей ЕRP-систем;
  
• По-видимому, целесообразно ведущим внедряющим организациям выступить инициаторами разработки российского стандарта на состав документации локализованного ERP продукта. Это, несомненно, повысит качество разработки документации и облегчит освоение ее пользователям.
  

Для организаций, сопровождающих лицензионные ERP-системы:

• В объем локализации по ERP продукту, видимо целесообразно, дополнительно включить разработку документов конструкторской и технологической документации в требованиях ЕСКД и ЕСТД.
  

Для аудиторских фирм и фирм - консультантов по управлению и организационному развитию:

• Как организациям, незаинтересованным в продвижении какого-либо конкретного продукта (ERP - системы) и, одновременно, имеющим круг потенциальных потребителей в этой сфере, наиболее органично взять на себя выполнение консультационных услуг по начальному для каждой организации этапу - формированию программы работ по автоматизации системы управления предприятием. Для этого необходимо подобрать соответствующих специалистов.
  

• Статьи по системам автоматизации
  
• Посетить сайт ERP-Forum