Что такое ERP?

Enterprise Resource Planning - система планирования ресурсов предприятия. Как говорят авторы журнала CIO, по отчетам которых скомпилирован краткий обзор, - главное слово в названии это “предприятие”. ERP-системы претендуют на то, чтобы объединить все подразделения компании и все необходимые функции в одной компьютерной системе, которая будет обслуживать текущие потребности этих подразделений. Разработка подобной единой системы — непростая задача. Обычно каждое подразделение имеет собственную компьютерную систему, оптимизированную для решения его задач. ERP ведет единую базу данных по всем подразделениям и задачам, так что доступ к информации становится проще, а главное, подразделения получают возможность обмениваться информацией.
Возьмем, к примеру, типичную ситуацию поступления заказа от клиента. В виде бумажного документа заказ начинает путешествие по кабинетам и службам, частенько перепечатываясь, отдельная информация из него вносится в частные базы данных подразделений. Каждая перепечатка, каждый дополнительный ввод данных чреваты ошибками. В итоге финансовый отдел ничего не знает о состоянии склада и возможности выполнить заказ срочно. А разгневанный заказчик, не получивший в срок свой заказ, произносит сакраментальное: “Вы должны были узнать на складе”.

Как ERP может улучшить работу компании?

Система автоматизирует задачи, встроенные в выполнение бизнес-процессов. Так, при получении заказа от потребителя менеджер имеет всю информацию об отношениях с заказчиком и его кредитный рейтинг. Когда одно подразделение заканчивает работать с заказом, тот автоматически передается в следующее подразделение. При этом исключаются многократные ошибки ввода информации, потери документов и тому подобные казусы. В итоге заказы обрабатываются быстрее и без ошибок. Аналогичные возможности возникают у многих других служб — службы персонала, производственного отдела, у маркетинга, службы снабжения. Единая информационная база позволяет учитывать взаимосвязь отдельных процессов, как, например, загрузка заказами на текущий месяц и график отпусков персонала. ERP меняет отношение персонала в отдельности и служб в целом к своей работе. Теперь менеджеры, ведущие заказ, владеют информацией о его состоянии в каждый момент времени и по всем аспектам: поступила ли оплата за работу, достаточно ли комплектующих на складе, стоит ли в графике выполнения работ их заказ к нужному сроку... И если, например, склад не вовремя введет в систему информацию о запасах, то получивший запрос клиента менеджер, справившись в системе о состоянии склада, может ответить отказом на его обращение, увидев, что запас на складе недостаточен или нужное изделие отсутствует. Тем самым ERP повышает ответственность каждого за общее дело.

Сколько времени занимает внедрение ERP?

Внедрение ERP — нелегкое дело. Не верьте, когда поставщики ERP-систем называют срок от трех до шести месяцев. Такой короткий (а для задач такого класса — это короткий промежуток) срок можно объяснить определенной лукавостью: ранее ERP внедрялась в маленькой компании или внедрялись только отдельные модули, а не полнофункциональная система. Правильное внедрение ERP предполагает изменение внутренних процедур в компании, изменение в работе ее сотрудников и в отношениях с заказчиками и поставщиками. В то же время не следует гнаться за модой, и если ваш бизнес налажен, все происходит по графику и без сбоев, заказчики удовлетворены, тогда, может быть, и нет нужды в ERP.
В любом случае не следует ломать голову над тем, “как долго происходит внедрение ERP” (реально этот процесс занимает от одного до трех лет, а окупаемость наступает значительно позже). Главное, ответить на вопрос, — “зачем это нужно нашей компании и как это улучшит ее работу”.

Что ERP может привнести в наш бизнес?

Компании выбирают ERP исходя из трех основных соображений. Объединение финансовых данных. Когда управляющий хочет составить представление об общем положении дел в компании, он может получить много версий и все они будут верны. Каждое подразделение ведет свой учет, каждое имеет свое мнение относительно вклада в общее дело, и далеко не всегда легко понять — затраты на маркетинг достаточны или избыточны, окупаются или нет. При использовании ERP затрудняются манипуляции с данными, поскольку данные едины и все подразделения используют одну и ту же систему. Стандартизация производственных процессов. Производственные компании, особенно те, у которых много подразделений, географически удаленных, расположенных в разных странах и на разных континентах, осознают, что отдельные подразделения могут пользоваться разными методами учета, разными компьютерными системами, так что не всегда концы сходятся с концами. Объединенная многовалютная система позволяет сократить персонал и унифицировать учетные процессы. Развитие Internet обеспечивает простой доступ к данным из любого, самого удаленного места. Кроме того, когда производство конечного продукта раздроблено на производство комплектующих в разных местах, не менее важно обеспечить техническую совместимость, единство методов контроля, своевременность поставок партий сырья, заготовок, комплектующих. Стандартизация информации в системе кадров. ERP с успехом решает задачи объединения данных о персонале в различных подразделениях — кадровый подбор, перспективы роста, переподготовка и т.п. С помощью системы облегчается возможность связи с каждым сотрудником. Фактически ERP-системы являются своеобразным компьютерным представлением способов ведения бизнеса различными компаниями. Каждая отрасль промышленности имеет свои особенности, поэтому разработчики систем ориентируют их на применение в различных областях, где их возможности будут проявлены максимально. Вот почему потребители из соответствующей отрасли промышленности требуют от разработчиков максимального соответствия их потребностям

Подходит ли ERP к нашим способам ведения бизнеса?

Подобная постановка вопроса в принципе неверна. Частенько случается так, что компании отказываются от многомиллионных проектов внедрения ERP, когда обнаруживают, что программа не поддерживает какой-либо из важных бизнес-процессов. С этой точки зрения возможны два дальнейших пути действий. Первый — изменить бизнес-процесс так, чтобы он соответствовал программе. Это путь тяжелых и длительных изменений в самом бизнесе, которые, впрочем, зачастую дают компании ряд конкурентных преимуществ и хорошую встряску персоналу. Второй путь — внести изменения в программу. Здесь возможно затягивание сроков внедрения, появление ошибок в программе, а также затруднено дальнейшее обновление системы с появлением новых версий программы. Нечего говорить о том, что стоимость работ по внедрению ERP может свести с ума любого финансового директора. Помимо стоимости программного обеспечения в проекте предстоят затраты на консалтинг, реинжиниринг бизнес-процессов, тестирование системы и ее опытную эксплуатацию. Добавьте к этому затраты на обучение персонала, создание интегрированной системы хранения данных — и мало не покажется. Поэтому еще раз: эти огромные затраты на внедрение уместны только тогда, когда компания стоит перед необходимостью перемен. Другого пути внедрения ERP не бывает.

Сколько в действительности стоит ERP?

Исследовательская компания Meta Group изучала вопрос о стоимости владения ERP (TCO — Total Cost of Ownership), включая аппаратное и программное обеспечение, услуги и затраты на персонал. В итоговую величину включались затраты на инсталляцию системы и двухлетний период внедрения, в течение которого происходит сопровождение системы специалистами, ее обновление или наращивание и оптимизация. Среди 63 компаний, участвовавших в исследовании (они представляли разные отрасли промышленности и относились как к малому или среднему, так и к крупному бизнесу), средняя величина TCO составила $15 млн, с разбросом от $300 млн до 400 000. Средняя отдача от ERP по тем же исследованиям составила $1,6 млн в год. Так что ERP — крайне дорогая штука.

В число скрытых издержек внедрения ERP входят:

- подготовка персонала (зачастую недооценивается, в частности, из-за небольшого энтузиазма со стороны персонала осваивать новые процессы и системы);

- интеграция и тестирование (в рамках этих работ отлаживается взаимодействие ERP с другими системами, установленными в компании);

- конвертация данных (накопленный компанией архив данных может потребовать перевода их в другой, приемлемый для ERP формат);

- анализ данных (часто возникает потребность в совместном анализе данных, содержащихся в системе, и внешних данных из других источников; при этом необходимо учитывать потребности в хранении данных и вводе их в систему);

- услуги консультантов (в каждом случае внедрение системы является нетривиальным процессом и услуги консультантов стоят достаточно дорого);

- команда по внедрению (работа по внедрению может длиться очень долго, так как персонал заинтересован в сохранении рабочих мест, консультанты — в консультациях и т.п.; следует строго следовать графику работ по проекту и не втягиваться в многочисленные “улучшения”).