|
|
|
Ваши замечания и предложения отправляйте редактору По техническим вопросам обращайтесь к вебмастеру Дата публикации: 26.01.06 | |
© Алексей Савкин
Статья была опубликована на сайте citcity.ru
Помните о важных принципах:
В настоящее время существует большое количество информационных систем, призванных улучшить бизнес процессы компании, оптимизировать время обработки запроса клиента, дать возможность увидеть новые возможности в бизнесе.
Существует несколько общепринятых классификаций информационных систем. Например, удобно выделять системы CRM (работа с клиентами), ERP (управление предприятием) или MPC (управление на основе финансовых показателей).
На российском рынке границы подобной классификации сильно размыты, например известная финансовая система 1C позиционируется как ERP, при этом было бы не корректно заявлять, что 1C является конкурентом такой ERP системы как Navision Axaptra.
Для определения какой-либо информационной системы предлагается использовать несколько основополагающих качеств:
Это важные критерии, определяющие информационную систему. Необходимо помнить об этих критериях во время работы с поставщиком информационной системы. Важно знать о том, какие бизнес процессы позволит улучшить данная система, сколько времени займет внедрение системы и какова будет конечная стоимость системы для компании.
Перед тем как принимать решение о внедрении информационной системы, необходимо определить тот круг задач, которые должна поддерживать информационная система. Решение о внедрении не должно приниматься просто на основании того, что подобным образом поступают другие компании в отрасли.
Необходимо ответить на вопросы о том, как информационная система поможет достичь стратегические цели компании. Каковы эти цели и соответственно, какие основные требования должны быть выдвинуты к внедряемой системе.
На данном этапе необходимо получить список тех стратегических целей и ключевых процессов, которые должна улучшить система. Необходимо детализировать решаемые проблемы, так чтобы предъявлять будущей системе вполне определенные требования.
Пример:
Если компания собирается внедрять информационную систему по работе с клиентами (CRM система), то необходимо определить те проблемы, которые как предполагается, CRM должна решить. Например, компания может быть недовольна скоростью или качеством ответов на запросы клиентов, или же компания имеет основания считать, что настоящая база клиентов используется неэффективно.
После определения проблемных вопросов, которые будут в последствии улучшаться за счет внедрения информационной системы, необходимо выявить те критерии, по которым возможно оценить степень успешности решения проблемы. Например, каким-либо способом оценить уровень удовлетворенности клиентов или качество определенных бизнес процессов.
Если в компании активно применяется система стратегического управления, то ответить на указанные вопросы будет просто. Основная сложность заключается в оценке нефинансовых показателей. Здесь может помочь метод предложенный Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном – Balanced Scorecard. Данный метод широко применяется как в отечественных, так и в западных компаниях, достаточно сказать, что 400 компаний из списка Fortune 500 успешно используют данный подход.
Постановка задачи на внедрение информационной системы должна описывать цели компании, а именно те бизнес процессы, которые компания намеривается улучшить.
При постановке задачи на внедрение важно ответить на вопросы:
Современный рынок заявляет, что главный ресурс компании – это люди, которые в ней работают. Это утверждение справедливо и при внедрении крупной информационной системы. Необходимо определить круг людей, которые будут вовлечены во внедрение и использование данной системы. Это позволит более четко осознать, как будет необходимо строить работу по обследованию бизнес процессов компании, а также как необходимо строить процесс обучения персонала.
Крупная информационная система не продается как коробочная версия и, как правило, внедряется специальной компанией внедренцем. Существует несколько устоявшихся критериев, по которым следует выбирать компанию внедренца.
Основные критерии оценки будущего поставщика:
Взглянем на проблему несколько шире. Для того чтобы процесс внедрения информационной системы прошел удачно необходимо ответить на два важных вопроса о компании внедренце:
Компания внедренец занимается, по сути, настройкой и установкой программного обеспечения. Как устанавливаемая система будет влиять на бизнес и окажется ли решение, в конечном счете, успешным – эти вопросы компания внедренец оставляет вне определения «успешное внедрение».
Необходимо проанализировать успешные внедрения компании, оценить окупились ли затраты других компаний после внедрения систем, выяснить как внедренные системы повлияли на бизнес в целом.
Важно работать с компанией, придерживаясь своих собственных принципов ведения бизнеса. Выясните, каким образом производиться оплата услуг данной компании, возможно ли поэтапно оплачивать исследование, внедрение и лицензии на систему. Каким образом будет организована работа с компанией, будите ли вы иметь возможность без значительных потерь отказаться от услуг данной компании.
Проанализировав те проблемы, которые должна решать система, а также те бизнес процессы, которые внедряемая система призвана улучшить, можно сформулировать необходимые критерии оценки решения.
Остановимся на самом важном. При поиске и оценке конкретного решения важно помнить о том, какие цели позволит достичь внедрение этого решения.
Информационная система начнет приносить прибыль компании, только после того, как она будет включена во все текущие бизнес процессы. Важно оценить соответствует ли рассматриваемое решение принятой в вашей компании модели бизнеса, сколько потребуется времени, чтобы обучить текущие кадры вашей компании использовать новую систему.
После того как были сформулированы цели компании, а также был осуществлен поиск решения и поставщика этого решения, начинается основной этап по работе с компанией внедренцем.
Общие вопросы организации работы с компанией внедренцем
Остановимся на общих принципах, которые позволят избежать рисков при работе с внедренцем информационной системы.
Самое простое – документируйте все вопросы, связанные с постановкой задач, описанием бизнес процессов, постановкой сроков и контрольными точками. Необходимо определить систему взаимодействия с поставщиком таким образом, чтобы
Не следует упускать из внимания возможности по оптимизации оплаты услуг внедренца, необходимо:
Следует выделить три этапа внедрения информационной системы:
Любая компания поставщик системы отводит определенное время для исследования бизнес процессов компании, где будет внедряться информационная система.
На данном этапе необходимо как можно более точно описать представителям компании, какие процессы необходимо улучшить.
Важно, чтобы результаты исследования бизнес процессов были предоставлены в качестве отдельного документа, где в соответствии с требованиями компании должны быть детально описаны изученные бизнес процессы.
После исследования бизнес процессов компания поставщик должна точно ответить на вопрос о стоимости и сроках внедрения информационной системы.
На этапе доработки системы важно контролировать процесс реализации требуемых функций в информационной системе. Необходимо проверять соответствие реализации требованиям компании и при необходимости использовать установленный механизм для влияния на компанию-внедренца.
Важно, чтобы со стороны компании выступал менеджер проекта внедрения, хорошо знакомый с задачами компании и её бизнес процессами. Необходимо понимать, что этот человек также должен иметь опыт по поддержке внедрения подобных систем в компании.
На этом этапе важно переключить бизнес процессы компании на использование внедренной системы. Основная задача быстро обучить и мотивировать персонал использовать новую информационную систему.
Внедренная система, как правило, не начинает работать сразу. Необходимо проанализировать насколько внедрение было успешно, достигнуты ли основные цели внедрения.
Внедрение можно считать успешным, только если система позволяет получать выгоду, а именно оптимизирует работу служб, позволяет выполнять работу быстрее, повышает качество процессов. Необходимо постоянно анализировать показатели работы системы, а также степень заинтересованности персонала в использовании данной системы.
Процесс внедрения информационной системы занимает как минимум несколько месяцев. На протяжении этого времени важно фокусироваться на целях, которые ваша компания хочет достигнуть, внедряя систему, также помните о возможных рисках и финансовых издержеках. Организуйте вашу работу правильно, и внедрение информационной системы в вашей компании будет успешным.
За дополнительной информацией обращайтесь в компанию Interface Ltd.
| INTERFACE Ltd. |
| ||||