© В.В.Ботавин , аудитор-консультант, Interface Ltd.

В последнее время появилась довольно интересная тенденция - руководители промышленных предприятий, расположенных на периферии, где уже знают, что такое единая система управления предприятием, но ещё не вполне представляют, для чего нужна новая кейс-система, принимают волевое решение, связанное с консалтингом - не выбрасывать деньги зря. Решение разумное и заслуживающее уважения. Как правило, такое решение трудно не выполнять. Однако выполнять можно по-разному…

Что такое предпроектное обследование, знают многие. Это сбор информации о структуре предприятия и организации его деятельности. Так написано во многих книгах по консалтингу. В этих же книгах написано, как проводится такой сбор информации - методом опроса сотрудников организации. К сожалению, нигде (по крайней мере, в доступных автору источниках) не написано, какие же именно вопросы задаются при опросе и какие ответы можно иногда получить.

Основные вопросы, которые консультант задаёт при обследовании - как, что и почему. В отличие от маленького ребёнка, которого довольно легко переключить в режим собственных размышлений, ответив: "Так надо. Вырастешь - поймешь", отделаться от консультанта довольно трудно. Тем более, что в режим размышлений обычно он загоняет вас, причём делая это довольно быстро.

Посудите сами. На одном из крупных и известных российских заводов (мы не говорим, на каком именно, чтобы не обижать другие российские заводы, где вполне может произойти то же самое) стал увеличиваться объём экспорта. Ну что же, дело хорошее. А как продукция экспортируется? - спрашивает консультант. А вот так - через вновь созданный отдел экспорта. А что делает отдел экспорта? - известно, что - готовит грузовые таможенные декларации и сопроводительные документы на груз (извлекая информацию из наработанных своих трудом баз данных), проводит процедуры таможенного декларирования (выезжая для этого на таможню), готовит распоряжения финансовой службе об уплате таможенных платежей, следит за движением груза. А почему он это делает, - спрашивает консультант. Ответ краток и прост - так надо.

А когда объём экспорта стал увеличиваться, стали повышаться требования к продукции. Сырьё, которое использовалось ранее, не во всём стало удовлетворять производственников, старое отечественное оборудование износилось, нового не выпускают. Как быть в такой ситуации? Известно как - создать специальное подразделение, которое занималось бы закупками по импорту. И такое подразделение было создано. А что оно делает? - интересуется консультант. Работает, - отвечают "непонятливому" - готовит грузовые таможенные декларации и сопроводительные документы, проводит процедуры декларирования, готовит распоряжения финансовой службе, и так далее. А почему у вас логистикой, то есть движением товаров, занимаются два практически одинаковых подразделения - спрашивает бестактный консультант. Так надо - отвечает усталый руководитель. Вопрос "Кому" повисает в воздухе, но вслух не произносится. Этот вопрос выходит за рамки обследования.

Если попытаться ответить на вопрос "почему", то один из вариантов ответа может быть таким: труд людей настолько дёшев, что вполне можно создать не два, а три, четыре и больше подразделений, которые будут решать ещё более узкие задачи. Вместе с тем не следует забывать, что дешёвый труд предполагает и дешёвое (то есть невысокое) качество. Дешёвое качество в процедурах движения грузов - это неправильно заполненные декларации, оборачивающиеся незапланированным (и не бесплатным) хранением груза на складах временного хранения при таможнях, это не внесённый вовремя депозит на счёт таможенного органа, когда декларирование предвидится и неразумное нахождение их на счету, когда декларирования в ближайшее время не будет. Это закупка относительно дешёвых бумажных справочников таможенных пошлин для каждого отдельного подразделения и отсутствие нужного тома как раз во время заполнения деклараций. Это поездки двух человек в один и тот же день по маршрутам предприятие - банк - таможня - предприятие (да, конечно, с банком у нас есть электронная почта, но именно сегодня так получилось, что нужна платёжка "с исполнением").

Консалтинг и реорганизация процессов, идущих на предприятии, нужны в том числе для того, чтобы исключить ненужное дублирование потоков: информации, денег, людей, и, как следствие, исключить непроизводительные затраты рабочего времени. То, что время - деньги, понимают уже многие руководители.

Консалтинг нужен для того, чтобы выявить "узкие места" в деятельности предприятия - это тоже знают многие. Узкое место сегодня - это отношения с бюджетом. Именно отношения, а не только платежи, как это было совсем недавно.

Узкое место в учёте документов, например, может возникать, когда у предприятия относительно большое количество поставщиков и такое же относительно большое количество покупателей. Ситуация, когда в день приходит десяток наименований сырья, производится десяток отгрузок продукции, и в банк нужно отправить два - три десятка платёжных поручений, не является для многих предприятий необычной. Не так уж редко документы опаздывают, заполняются не совсем правильно, совсем неправильно, иногда их просто нет. Как правило, с этими проблемами управляются. Причём управляются хорошо - так, что выездная проверка налоговой инспекции не находит никаких недоплат налогов, например НДС, в бюджет. При этом важно понимать, что задачей налоговой инспекции при проведении тематической (то есть одного, редко двух налогов) проверки является именно поиск недоплат. Для поиска недоплат производится проверка правильности расчётов. Если в процессе проверки правильности расчётов выяснится, что по данному виду налога произошла переплата, то налоговый инспектор должен сообщить организации об этом. Сообщить и сообщит.... Казнить нельзя помиловать. Всего одна запятая… Цена этой запятой составляет десятки, а иногда и сотни тысяч рублей.

Практика проведения консалтинговых обследований предприятий показывает, что технология учёта движения документов организована (или неорганизована) таким образом, что отсутствие утерь документов по любым причинам - скорее счастливый случай, чем норма. Формализация же документооборота, пусть без использования компьютеров, файлов, серверов и прочих разных протоколов, приведение его к системе приводит к тому, что терять отдельные документы становится сложно. На формализованную же систему документооборота наложить систему управления документами целесообразно. Берусь утверждать, что в современной компьютеризованной системе документооборота потерять документ не только очень сложно, но скорее невозможно. Поэтому для предприятий с отработанной и проверенной временем системой управления следует пытаться внедрить компьютерную систему управления и документооборота

Заканчивая короткий рассказ о консалтинге, хочется обратиться к руководителям предприятий: - Пожалуйста, не экономьте на консалтинге. Вы можете потерять гораздо больше.

Дополнительная информация

• Статьи по консалтингу

Дополнительную информацию Вы можете получить в компании Interface Ltd.

Обсудить на форуме
Отправить ссылку на страницу по e-mail