Методология: составление диаграмм согласно
ISO9000
©
Федор Петренко
Статья была опубликована
в интернет-еженедельнике CONSULTING.RU
Данная методология составлена на основе стандартов серии ISO9000 и доказала
свою эффективность, позволяя получать четкое и легкое для восприятия изображение
бизнес-процессов. Методология рекомендована к использованию для "Технических
заданий" и "Конфигурации" комплексных информационных систем.
1. Отражение бизнес-процессов
Диаграмма отображает процесс в привязке к организационной структуре.
- Подразделения показываются в левой части диаграммы.
- Все действия фиксируются слева направо в порядке их осуществления.
- Подразделения должны быть упорядочены таким образом, чтобы максимально
облегчить понимание их взаимодействия. Например, если процесс начинается в
отделе А, потом переходит в отдел Б (путем передачи некоторого бумажного документа),
а затем в отдел В (путем телефонного звонка), то следует расположить отдел
А наверху диаграммы, под ним - отдел Б и в самом низу - отдел В.
- Количество блоков на диаграмме не должно превышать 30.
- Перечень используемых символов:
|
1
|
|
Начало процесса.
|
|
2
|
|
Конец процесса.
|
|
3
|
|
Ручной процесс.
|
|
4
|
|
Автоматизированный процесс. Блок этого типа должен обязательно
иметь связь с блоком типа 7 с указанием соответствующей подсистемы и т.
д.
|
|
5
|
|
Бумажный документ. В каждом блоке этого типа, помимо названия,
должен быть обязательно указан код печатного документа. В отдельной таблице,
прилагаемой к диаграмме, по коду должны восстанавливаться шаблон и процедуры
заполнения печатной формы. При правильном документообороте все бумажные
документы в том или ином виде архивируются.
|
|
6
|
|
Ручной (с клавиатуры, сканера) ввод данных в автоматизированную
систему. Блок этого типа должен обязательно иметь связь с блоком типа
7 с указанием соответствующей подсистемы и т. д.
|
|
7
|
|
Автоматизированная система, электронное хранилище данных. В
тексте блока такого типа обязательно должно быть указано название Модуля,
Подсистемы, Системы и т. д.
|
|
8
|
|
Решение (выбор). Текст в этом блоке должен предполагать ответы
"Да" или "Нет". Отступление допускается, если при
этом вопрос и варианты ответов становятся более понятными (например, возможен
вопрос: "Как клиент оплачивает заказ?" - и варианты ответа:
"Наличными", "Через банк").
|
|
9
|
|
Архив. Значок размещается в том подразделении, где ведется архив.
|
|
10
|
|
Соединитель страниц. Если символ находится в конце страницы,
он должен содержать номер следующей страницы. Если значок расположен в
начале - указывается номер предыдущей страницы.
|
|
11
|
|
Соединитель с другим процессом. Должен содержать код процесса
(указывается в заголовке диаграммы перед именем процесса).
|
- Каждый раз, когда процесс переходит из одного подразделения в другое, должен
указываться способ передачи и носитель информации, инициирующей продолжение
процесса в следующем подразделении. Передаваемая информация может быть бумажной
(символ 5), электронной (символ 7), устной и др. Если информация устная, специальный
символ не используется, но обязательно делается соответствующая запись над
стрелкой.
- Передаваемая информация всегда изображается в том подразделении, куда она
передается.
- Каждый процесс должен иметь начало и конец (или несколько начал и концов).
- Рекомендуется избегать использования блоков выбора (символ 8). Если в результате
выбора процесс распадается на два частично или полностью независимых подпроцесса,
рекомендуется изображать их как два отдельных процесса.
- Ветвь процесса, рассматриваемая как основная или предпочтительная, должна
быть выделена более толстой линией, чем остальные ветви.
- Стрелка, обозначающая продолжение процесса, должна исходить из стороны
символа, противоположной входящей стрелке. Для основной ветви входящая стрелка
может располагаться только с левой стороны символа.
2. Название и реквизиты
Заголовок диаграммы размещается в верхней части диаграммы, посередине, и формируется
согласно следующей структуре:
<XYY>. <Функция - Область - Метод - …>.
- XYY - буквенно-цифровой код процесса, X - буква, YY - двузначное число.
- Функция - базовая бизнес-функция, например: Продажа, Администрация, Производство,
Закупка и т. д.
- Область - товарное направление, бизнес-область, канал распространения и
т. д.
- Метод - способ доставки, оплаты и т. д.
- … - необходимые уровни Подметодов.
Образец заголовка: S12. Sales - gases - centralized delivery - depots.
Диаграмма должна иметь следующие реквизиты:
- имя компании-клиента (указывается в левом верхнем углу);
- имя компании-автора (в правом верхнем углу);
- имя файла (в левом нижнем углу);
- дата (в правом нижнем углу).
3. Примеры диаграмм
Нижеследующая диаграмма не является диаграммой реального процесса на работающем
предприятии, но позволяет лучше понять описанные выше методы и приемы.
4. Комментарии
Описанная методика составления диаграмм позволяет легко контролировать
правильность отражения процессов. Например:
Известно, что при оптовой продаже товаров выписывается накладная
и счет-фактура клиенту. Для проверки, на любой диаграмме, отражающей продажу
товаров оптом, достаточно найти печатные формы, расположенные в подразделении
"Клиент". Если там нет накладной и счета-фактуры, значит, где-то в
описании процесса, допущена ошибка.
Дополнительную информацию Вы можете получить в компании Interface Ltd.
Обсудить на форуме
Отправить ссылку на страницу по e-mail
