Гамильтон Гайес (Hamilton Hayes),
менеджер линейки продуктов AllFusion
Переведено БНТП по заказу Interface Ltd.
В современной высококонкурентной бизнес-среде неожиданно появляются и быстро эволюционируют новые бизнес-модели, что заставляет организации непрерывно улучшать имеющиеся бизнес-процессы и запускать новые инициативы, в частности, разрабатывать приложения, автоматизирующие трудоемкие и сложные ручные операции.
Но прежде чем организация сможет оптимизировать или автоматизировать свои процессы, необходимо произвести оценку уже имеющихся операций. Моделирование бизнес-процессов может помочь бизнес-аналитикам быстро собрать и объективно проанализировать информацию о проводимых в организации операциях, а также эффективно распространить эту информацию среди руководителей и ИТ-персонала. Обладая подобной информацией, руководители могут принять информированные решения по оптимизации этих процессов, а ИТ-персонал может разработать соответствующие программные системы. Моделирование предоставляет механизм для сбора ключевых корпоративных бизнес-знаний вместе с расширением сотрудничества и руководством процессом разработки с результирующим повышением производительности и качества.
В этой статье описываются цели и преимущества моделирования бизнес-процессов, а также инструментальные средства, предоставляемые компанией Computer Associates International, Inc. (CA), позволяющие организациям реализовать эти преимущества.
Процессы, которые организация использует для поставки товаров или предоставления услуг, часто определяют ее коммерческий успех. Тем не менее, по ряду причин определение и контроль этих процессов может оказаться затруднительным.
В прошлом моделирование процессов выполнялось с помощью карандаша и бумаги, что приносило неконтролируемые и непредсказуемые результаты, с которыми было трудно работать. Но за последние двадцать лет данный метод оформился в хорошо определенную, основанную на стандартах методологию, с поддержкой широкого диапазона инструментальных средств. Сегодня моделирование является одной из наиболее эффективных техник для выявления и распространения информации о бизнес-процессах.
Первоначальной целью моделирования процессов является графическая иллюстрация того, что на текущий момент происходит в организации. Какие операции вовлечены в выполнение ваших бизнес-целей, как и насколько часто они проводятся? Какие операции вовлечены во взаимодействие с внешними организациями, такими как поставщики или заказчики? Какими факторами контролируются эти операции? Какая информация необходима и какая информация производится?
При создании модели вы также можете присвоить каждой операции стоимость, например, стоимость материала или рабочей силы. Это может использоваться не только для вычисления общей стоимости процесса, но также и для идентификации высокозатратных областей, которые следует оптимизировать или устранить с целью снижения расходов.
Идентификация того, что на текущий момент происходит в вашей организации, позволяет создать базовую линию, на основе которой можно оптимизировать ваши текущие практики, отреагировать на изменение рыночных условий, выявить требования к новым приложениям или запланировать новые мероприятия.
Широко используются три основных вида моделирования процессов:
Моделирование бизнес-процессов фокусируется на высокоуровневом представлении корпоративных операций, на факторах, которые контролируют эти операции, и на результатах этих операций. Контролирующие факторы включают предварительные операции, которые должны быть выполнены перед выполнением основного задания, правила, согласно которым происходит выполнение заданий (такие как федеральные или государственные регулятивные нормы, или другие ограничения со стороны собственных бизнес-правил организации), а также ресурсы, необходимые для выполнения заданий (включая рабочий персонал и оборудование).
Моделирование потоков процессов фокусируется на пошаговом выполнении операций и на принятии решений, относящихся в выполнению определенной операции, а также на том, как информация или иные результаты передаются от одного процесса другому.
Моделирование потоков данных фокусируется на операциях обработки данных — данных, необходимых для проведения или создаваемых какими-либо операциями; данных для сотрудников или организаций, которые либо предоставляют, либо получают данные; потоком данных между различными задачами или операциями, и вовлеченными хранилищами данных.
Организации, выполняющие моделирование процессов, могут использовать один или все эти виды моделирования, в зависимости от типа решаемых проблем. Например, с помощью моделирования бизнес-процессов можно идентифицировать процессы, не имеющие какого-либо управления, или не производящие каких-либо результатов. Моделирование потоков процессов может помочь в устранении дублирования работ или задач, выполнение которых происходит с нарушением регламента. С помощью моделирования потоков данных можно обнаружить ситуации, когда одна и та же информация хранится в различных местах или различные процессы перезаписывают одни и те же данные.
Моделирование бизнес-процессов способно принести пользу многим работникам организации — сотрудникам, менеджерам, руководителям, аналитикам и разработчикам приложений — не только в плане улучшения текущих бизнес-процессов, но и в создании надежного фундамента для будущего развития.
Одним из преимуществ моделирования процессов является значительное облегчение создания модели. Сбор необходимой информации требует участия множества сотрудников. Люди, вовлеченные в этот процесс, не только начинают совместно использовать свой уникальный опыт и видение, но также получают большее понимание того, как область их деятельности вписывается в общую картину деятельности компании, достигая большего понимания бизнес-целей организации.
В случае, когда различные сотрудники или подразделения выполняют сходные задачи различным образом, создание модели также предоставляет возможность совместной оценки этих отличий и идентификации лучших практик. Благоприятное воздействие документирования процессов способствует их анализу и создает взаимосвязи между сотрудниками, так как они начинают учитывать общие потребности и вырабатывать совместную точку зрения.
После разработки и документирования согласованных процессов, результирующие модели процессов могут использоваться в рамках всей организации, снижая потребности в обучении новых или переведенных сотрудников, и повышая общий уровень согласованности и качества проведения корпоративных операций. Собирая разрозненные знания отдельных сотрудников, моделирование процессов повышает общий уровень корпоративных знаний и минимизирует риск их утери при переходе сотрудников в другие организации.
Хотя сотрудничество и может помочь в идентификации и решении конкретных бизнес-проблем, его оказывается недостаточно для решения более крупных и более сложных корпоративных задач. Моделирование процессов предоставляет руководителям и бизнес-аналитикам базовое представление корпоративных практик с возможностью оценки их операционной эффективности, идентификации бесполезных или избыточных операций с целью их улучшения, замены или устранения, с последующим снижением расходов и повышением эффективности использования ресурсов.
Кроме того, известно, что сотрудники организации легко воспринимают бизнес-проблемы в рамках своих производственных обязанностей, но не всегда понимают их с внешней точки зрения (например, с позиций поставщиков или заказчиков).
Моделирование предоставляет возможность оценки процессов сразу с нескольких точек зрения. После того, как вы идентифицировали проблемы, осложняющие ведение бизнеса вашей организацией, можно начинать работу в направлении устранения этих затруднений и повышения уровня удовлетворенности заказчиков работой вашей компании.
Моделирование процессов также может помочь в разработке и документировании стабильных, воспроизводимых процессов, повышающих общее качество функционирования компании. Это облегчает сертификацию компании со стороны таких организаций, как Международная организация стандартизации (ISO), или позволяет достичь более высоких уровней Модели зрелости разработки ПО (CMM), созданной Институтом разработки ПО (SEI). Согласно SEI, определение , управление и оптимизация процессов в организации может снизить уровень дефектов в развернутых приложениях более чем на 50% и сократить длительность цикла разработки проекта более чем на 30%.1
За последние годы, многие организации упорядочили свои операции и увеличили производительность, автоматизировав свои процессы и создав приложения, которые сотрудники и заказчики могут использовать для выполнения текущих задач, таких как он-лайновое заполнение заявок на пособия работающим по найму или размещение заказов. Моделирование бизнес-процессов может играть ключевую роль в обеспечении гладкой реализации подобных инициатив.
Прежде чем организация приступит к выполнению какой-либо инициативы по автоматизации или разработке приложений, важно адекватно оценить риски, затраты и преимущества этой инициативы, и убедиться в автоматизации соответствующих процессов. В этой фазе планирования, модели бизнес-процессов являются критически важными по двум причинам:
Хотя замена ручных процессов программными приложениями способна значительно увеличить производительность и повысить степень удовлетворения заказчиков работой компании, плохо спроектированные приложения могут не выполнять поставленные перед ними задачи, например по сбору или управлению необходимыми данными. Эти приложения могут приводить к недовольству пользователей, требуя выполнения дополнительных нестандартных операций или не предоставляя достаточной информации для работы пользователей.
Использование моделей в качестве документов регистрации требований к приложению способно упредить возникновение данных проблем. С помощью моделей бизнес-процессов можно идентифицировать подлежащие автоматизации операции и определить правила, управляющие этими операциями. Например, приложение, позволяющее сотрудникам выбрать вид медицинского обслуживания, может позволять производить выбор только в рамках текущего регистрационного сезона, или при наличии других специальных условий.
Моделирование потоков процессов способно гарантировать, что разработанное приложение будет запрашивать информацию в логически ясной форме. Например, от сотрудника может потребоваться предоставить список членов семьи, прежде чем он сможет запросить вид медицинского обслуживания для этих членов семьи.
Моделирование потоков данных может определить взаимосвязь и порядок хранения собранной информации. Например, изменения домашнего адреса сотрудника следует хранить и обновлять в отдельной базе данных, отличающейся от базы данных по медицинскому обслуживанию.
За счет того, что модели представлены в графической форме, и предоставляют информацию в согласованном и непротиворечивом виде, устраняется неопределенность, присущая традиционным "написанным" документам требований. Четкая формулировка требований к моделям позволяет сократить время проектирования и разработки, ускорить выход на рынок и гарантировать соответствие приложения поставленным бизнес-целям.
После того, как вы создали модель, иллюстрирующую текущее выполнение корпоративных процессов, становится значительно легче формулировать и оценивать альтернативные отклики на изменение рыночных условий — иначе говоря, формировать сценарии вида "что, если".
С помощью модификации модели вы сможете оценить влияние изменений еще до их реализации на практике. Вы сможете лучше оценить уровень затрат и экономии финансов и времени, выявить, какие данные или ресурсы могут потребоваться, и с какими рисками это может быть связано. В результате руководители и менеджеры могут проанализировать значительно более широкий спектр действий, и принять оптимальное, более информированное решение.
Формирование модели имеющихся процессов также оказывает благотворное влияние на достижение соответствия регулятивным требованиям. Каждая операция в модели бизнес-процессов включает контролирующие факторы. При изменении контролирующего фактора — например, при возникновении нового или модификации старого требования — можно точно определить, какие операции будут затронуты, и как следует скорректировать процессы организации для адаптации к этим требованиям.
Кроме того, возможность компании быстро реагировать на изменение рыночных условий часто непосредственно связана с возможностью учета новых требований специалистами ИТ-отдела. Подобная гибкость значительно повышается в случае, когда бизнес-процессы хорошо документированы с помощью моделей процессов.
Для помощи организациям в реализации преимуществ, обеспечиваемых моделированием процессов, компания CA предоставляет решение AllFusion Process Modeler. Эта мощная система предоставляет базовый фундамент для понимания, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.
AllFusion Process Modeler в рамках одного инструмента обеспечивает функциональность моделирования бизнес-процессов, потоков процессов и потоков данных, что учитывает потребности как бизнес-аналитиков, так и технологов. В отличие от простых приложений для создания диаграмм, AllFusion Process Modeler предоставляет доступ к множественным уровням детализации, привязывающих операции моделирования бизнес-процессов к потокам данных или к потокам работ. Кроме того, каждый объект модели может иметь свои собственные свойства, включая определенные пользователем, и относящиеся к особенностям конкретного бизнеса. AllFusion Process Modeler также может привязывать конкретные операции к различным ролям или подразделениям самой организации, предоставляя вам полное понимание не только того, что сделано, но и кем сделано, и когда.
AllFusion Process Modeler может помочь организациям оценить влияние изменений на существующие бизнес-процессы.
Так как AllFusion Process Modeler специально предназначен для разработки моделей процессов, его пользовательский интерфейс предоставляет соответствующие указания для руководства вашими действиями по созданию модели. Используя этот инструмент, вы можете разделить модели сложных процессов на более простые рабочие пакеты, а затем объединить простые модели в одну крупную модель, формируя таким образом общее представление корпоративных операций. AllFusion Process Modeler также полностью поддерживает расчет себестоимости по операциям (ABC), и с помощью своего двунаправленного интерфейса со специализированным инструментарием ABC значительно упрощает стратегию управления по операциям.
AllFusion Process Modeler является частью полного комплекта продуктов CA, интегрирующихся друг с другом с формированием законченного сквозного решения разработки и управления данными. Например, можно экспортировать информацию из AllFusion Process Modeler в AllFusion ERwin Data Modeler, с возможностью дальнейшего обновления имеющихся баз данных. Таким же образом, данные из AllFusion ERwin Data Modeler могут быть импортированы в AllFusion Process Modeler и привязаны к потокам и операциям моделей процессов.
AllFusion Process Modeler также интегрируется с AllFusion Model Manager, что улучшает координацию разработки и сопровождения крупных моделей несколькими сотрудниками, обеспечивает контроль версий, разрешение конфликтов, защиту информации и соблюдение стандартов. AllFusion Model Manager, в свою очередь, интегрируется с AllFusion Model Navigator, что позволяет многим сотрудникам компании просматривать модели, с формированием единого корпоративного понимания бизнес-процессов.
Инструменты AllFusion Modeling Suite взаимосвязанно решают сложные бизнес и ИТ-проблемы.
С помощью своих разнообразных интерфейсов, AllFusion Process Modeler также обеспечивает дополнительную поддержку сред моделирования, а также систем управления и отслеживания требований. Подобная расширяемость позволяет получать подробную информацию о процессах и данных из инструментов моделирования AllFusion с целью дальнейшей поддержки анализа и разработки сложных и крупномасштабных корпоративных архитектур.
Успех в бизнесе часто зависит от эффективности бизнес-процессов, при этом непрерывно изменяющаяся и сложная бизнес-среда затрудняет определение и контроль за этими процессами. Моделирование бизнес-процессов предоставляет надежный целевой механизм, способный обеспечить лучшее понимание корпоративных процессов, идентифицировать критически важные недостатки текущих практик и определить пути их устранения и оптимизации операций.
Создание модели процессов благоприятно для всех сотрудников и подразделений организации. Руководители и менеджеры могут оценить предложенные изменения в существующих системах, прежде чем вкладывать средства в их реализацию. Сотрудники рабочих коллективов смогут воспользоваться улучшенными возможностями обмена информацией и совместной работы над задачами организации. Бизнес-аналитики смогут количественно проанализировать корпоративные практики и идентифицировать те операции, которые могут быть улучшены, заменены или устранены. Разработчики могут использовать модели процессов в качестве документов регистрации требований, с целью гарантированного соответствия возможностей разрабатываемого приложения бизнес-потребностям организации.
Создание модели процессов поможет организации быстро реагировать на изменения, обеспечивая все условия для будущего успеха.
AllFusion Process Modeler от CA является идеальным инструментом для достижения подобных преимуществ. Со своей выдающейся функциональностью и возможностью интеграции с другими решениями от CA и от сторонних производителей, AllFusion Process Modeler предоставляет организациям все необходимое для достижения и сохранения высокой конкурентоспособности.
1 Профиль зрелости процессов сообщества разработки ПО (Process Maturity Profile of the Software Community) Институт разработки ПО, Университет Карнеги-Меллон, март 1999 г.
За дополнительной информацией обращайтесь в компанию Interface Ltd.
| INTERFACE Ltd. |
| ||||
